{时间管理}如何进行有效的时间管理

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1、自我管理,有效时间管理,2,许多的电话在响 许多的事要备忘 许多的门与抽屉 开了又关关了又开如此的慌张,我来来往往，我匆匆忙忙 从一个方向到另一个方向 忙忙忙 盲盲盲 盲的已经没有主张 盲的已经失去方向 忙的分不清欢喜和忧伤 忙的没有时间痛哭一场,3,确定事件,你的时间流向到哪里去了？,4,确定事件,突发事件,5,确定事件,突发事件,琐碎事件,6,确定事件,突发事件,琐碎事件,浪费,7,学习目标,学会正确的时间分配并充分有效地利用时间 学会制定SMART的工作目标 掌握制定有效工作计划的方法和过程,8,学习内容,时间管理上的误区,时间管理基本原则,时间管理的概念,9,案例分析,假设今天是星期一

2、的晚上，你要计划未来的五天的日程，面前是这五天要做的事情： 1、你从昨天早晨开始牙疼，想去看医生。 2、星期六是一个好朋友的生日，你还没有买礼物和生日卡。 3、你有好几个星期没有回家，也没有打电话或写信。 4、有一份夜间兼职不错，但你必须在星期二或星期三去面试（19点以前），估计要花1小时。 5、明晚8点有个1小时电视节目，与你的工作有密切的联系。 6、明晚有一场演唱会。 7、你在图书馆借的书明天到期。 8、外地一个朋友邀请你去玩，你需要整理行李。 9、你要在星期五交计划书之前把它复印一份。 10、明天下午2点到4点有一个会议。 11、你欠某人200元钱他明天也要参加那个会议。 12、你明天早

3、上9点到11点要听一场讲座。 13、你的上级留下一张便条，要你尽快与他见面。,10,14、你没有干净的内衣，一大堆脏衣服没有洗。 15、你想好好洗个澡。 16、你负责的项目小组将在明天下午6点钟开会，预计1个小时。 17、你身上只有5元钱，需要取钱。 18、大家明天晚上聚餐。 19、你错过了星期一的例会，要在下星期一之前复印一份会议记录。 20、这个星期有些材料没整理完，要在下星期一之前整理好，约需2小时。 21、你收到一个朋友的信一个月了，没有回信，也没有打电话。 22、星期天早上要做一次简报，预计准备简报要花15个小时，而且只能业余时间。 23、你邀请恋人后天晚上来你家烛光晚餐，但家里什么

4、吃的也没有。 24、下个星期二，你要参加一次业务考试。 请将这份事件清单中的各种事件划分不同的优先级，按优先级把它们重新排序，然后根据这些事件，制定一个周末的时间安排表。,11,分析：,在这些项目中，有些是相互冲突的，有些是富有弹性的。如何制定一份合理实用的计划表呢？在制定时间表以前请： 1、把要做的事情全部看一便。 2、确定每件事情的重要等级。 3、根据重要程度把把事情重新排序。,12,一、时间管理的概念,任何有效的时间管理系统均包括以下五个步骤： 1、明确你的价值观 2、确定你的目标 3、对你的目标按优先级排序 4、明确你的任务 5、对你的任务按优先级排序 价值观是我们想和做的基本原则，是

5、进行时间安排的最基本因素。,13,案例中的事件可分为的类别,健康看牙医、洗澡等等 家庭给家里打电话等等 友谊买礼物、回信、参加聚会、拜访朋友，等等 爱情准备烛光晚餐等等 工作简报、电视节目、整理资料、考试，等等 金钱夜间兼职的面试，等等 兴趣看演唱会，等等 目标是我们的需求和愿望我们想得到什么，它们直接源于我们的价值观。,14,小案例,如果银行每天早晨向你的帐号拨款8.64万元。你在这一天可以随心所欲，想用多少就用多少，用途也没有任何的规定。条件只有一个：用剩的钱不能留到第二天再用，也不能节余归自己。前一天的钱你用光也好，分文不花也好，第二天你又有8.64万元。请问：你如何用这笔钱？,15,什

6、么是“时间管理”？,“时间管理”所探索的是如何减少时间浪费，以便有效地完成既定目标。时间管理的对象不是“时间”，是指面对时间而进行的“自管理者的管理”。,16,“银行拨款”案例分析,人生宝鉴公布了一个很有意思的调查数据：一个人活到72岁，他的一生是这样度过的： 睡觉：21年 工作：14年 个人卫生：7年 吃饭：6年 旅行：6年 排队：6年 学习：4年 开会：3年 打电话：2年 找东西：1年 其它：3年 以上是个平均数，通过这些数据可以看到许多问题，想到许多问题。该在哪儿节省，该在哪儿下功夫？,17,时 间 管 理 三 要 素,管 理 时 间 管 理 个 人 管 理 团 队,18,管 理 时 间

7、 的 三 大 任 务,设 立 目 标 制 定 计 划 区 分 轻 重 缓 急,19,二. 时间管理的误区,猪八戒踩西瓜皮滑到哪里是哪里 不好意思拒绝别人 “反正时间还早”拖延 不速之客 会议病 文件满桌病 事必躬亲,20,1、猪八戒踩西瓜皮滑到哪里是哪里,没时间做计划 工作是程序化，规律化，根本没必要做计划 计划常常被打断 不喜欢被计划束缚 “船到桥头自然直”,21,2. 不好意思拒绝别人,接受请托比拒绝更容易 拒绝请托会触怒请托从而导致请托者报复 我想做一个广受爱戴的人 我不懂得如何拒绝,22,3、“反正时间还早”拖延,帕金森定律 工作会自动地膨胀占满所有可用的时间。 时间管理陷隐含着你可以

8、为一项工作安排过多的时间，如果你给自己安排了充裕的时间从事一项活动，你会放慢你的节奏以使用掉所有分配的时间。,23,4、不速之客,没有预约的客人，无端的申诉，往往会使你难以专心致志的工作。,24,5、会议病,基于合群的愿望而聚会倾谈 为符合传统 为推卸责任 没有勇气，逃避指出个别员工之错误 无效的会议不断重复,25,6文件满桌病,安全感 犹豫的个性 半途而废的工作习惯 个人的喜好,26,7事必躬亲,担心部属做错 安全感 不愿放弃得心应手的工作 找不到可授权的下属,27,时间大盗有：,打扰 （电话或没有预约） 重要性次序无所调整 没有目标、次序和计划 叫人同一时间完成多项工作却不 懂得拒绝 个人

9、缺乏组织能力 缺乏自律 会议 资料不完整或有所延误 文书工作和繁文缛节 分不清责任和权力,28,走出误区,1积极 2通盘考虑 3按顺序做事 4提前准备,29,三、时间管理误区的解决方法,要事第一 以最终的结果来开始行动（以终为始） 学会说“NO！” 如何对付不速之客 如何减少冗长会议 办公桌上的“5 S”运动,30,1、 要事第一,“二八”定律 ABC法则 办事的优先次序,31,2. 以终为始,是必须要做的吗？ 不完成会怎样？ 是自己想要的吗？ 和目标直接相关吗？ 回报及收益高吗？,32,3. 学会说“NO！”,1.耐心倾听 2.如无法当场决定则要告诉他你要考虑多长 3显示慎重. 4.表情应和

10、颜悦色 5.态度坚定 6.指出拒绝的理由 7.拒绝的是请托而不是他 8.如有可能为他提供其他可行途径 9.切忌透过第三者来拒绝,33,4.如何对付不速之客,1. 不要采行无条件的门户开放政策 2. 授权秘书对约会事宜作初步之安排 3. 授权秘书甄别并拦截来客。 4. 规定接见部属之时间。 5. 在办公室外接见外界不速之客。 6. 站立会客。 7. 让秘书控制会谈时间。 8、限时面谈。 9、 宁可提早上班，但不要延迟下班。 10、 定期与部属会面。,34,5如何减少冗长会议,会议前 会议中 会议后,35,6办公桌上的“5 S”运动,整理废纸篓的作用 文件存档系统 “各就各位”的摆置 集中精力做一

11、件事 不要总是重复处理同一文件 不要为了表面的整洁而塞入一处 下班前的清理 整理 整顿 清扫 清洁 修养,36,四、时间管理的原则,原则一：明确目标 原则二：有计划、有组织地进行工作 原则三：分清工作的轻重缓急 原则四：合理地分配时间 原则之五：与别人的时间取得协作 原则之六：制定规则、遵守纪律,37,四、时间管理的原则,原则一：明确目标 如何制定目标 具体的 可衡量的 达到的 相关的 基于时间的,38,四、时间管理的原则,原则二：有计划、有组织地进行工作 所谓有计划、有组织地进行工作，就是把目标正确地分解成工作计划，通过采取适当的步骤和方法，最终达成有效的结果。通常会体现在以下五个方面： 1

12、、将有联系的工作进行分类整理。 2、将整理好有各类事务按流程或轻重缓急加以排列。 3、按排列顺序进行处理。 4、为制定上述方案需要安排一个考虑的时间。 5、由于工作能够有计划地进行，自然也就能够看到这些工作应该按什么次序进行，各哪些是可以同时进行的工作。,39,四、时间管理的原则,原则三：分清工作的轻重缓急 把每天要做的事列一份清单 确定优先顺序，从最重要的事情做起 每天都这么做 世界最大的钢铁制造公司伯利恒钢铁公司管理顾问李爱菲 优先矩阵,40,五、时间管理技巧,优先矩阵 紧急任务指：如果不能按期完成，它对你或别人的价值会减少甚至消失。 重要任务指：如果它成功地完成，你或别人将取得很大的收益

13、。带来的收益越高，这项任务的重要程度越高。,41,重要，非紧急,重要，紧急,重要,紧急,非重要，非紧急,非重要，紧急,优先矩阵,事关重大者不可受制于细枝末节 -哥德,42,优先矩阵分类表：,43,偏重各类事务的结果：,44,重要，非紧急,重要，紧急,重要,紧急,非重要，非紧急,非重要，紧急,尽量避免扩大,尽量减少事情,多投资时间在,尽量避免事情,优先矩阵,事关重大者不可受制于细枝末节 -哥德,45,准备 预防 理清价值观 计划 建立人际关系 能力充实 ,投资你的第二象限,46,优先级排序,第二种分类 发展任务指：如果成功完成此项任务，你现在的情况会得到改善。例如，你搬进一套更好的住房。 维持任

14、务指：完成这些任务可维持你现在的情况。例如，你每个月缴纳房租和水电费。,47,你的角色应是平衡的,个人 丈夫（妻子） /父亲（母亲） 网络安全工程师 软件工程师 网页设计师,有任何角色是自己觉得花时间太多或太少的？ 有任何角色是自己感到不舒服的？ 有哪些未来的角色是我现在可以开始努力的？,48,高 效 能 组 织,非紧急紧 急,重 要 不 重 要,I,20-25%,65-80%,15%,1%,49,四 代 时 间 管 理 理 论,第一代时间管理 -备忘录型 第二代时间管理-事先规划安排行程 第三代时间管理-规划、定优先顺序、操之在我 第四代时间管理-以原则为中心，以良知 为导向，创造高品质生活

15、,50,四代时间管理的着眼点,第一代：易有成就感，但没有“优先”观念 第二代：能未雨绸缪，但也不分轻重缓急 第三代：有目标追求，但一、三类事务耗时较多 第四代：承认人比事重要，我比别人重要，针对个人独有的使命，帮助个人平衡发展生活中的不同角色，并且全盘规划日常生活，着重第二类事务的完成。,51,时间管理学的演变,第一代,第二代,第三代,第四代,优点： 重要事情发生时应变能力强，有顺应时势的变通能力； 人际关系较佳 时间安排不会太紧凑或太复杂，会逐步完成待办事项 缺点： 没有严格的组织架构； 因忽略组织规划而疲于应付； 最重要的事就是眼前的事,优点： 准时赴约做答应做的事 通过制定目标与规划，能

16、完成较多事 因事先准备充分，会议或行事较能发挥实效 缺点： 实现更多目标，却未必满足真正的需求 最重要的事就是时间表上的事,优点： 能将价值观化为目标与行动 能发挥短、中、长期目标的效果 效率提高，时间与自我更具管理技巧 缺点： 价值观未必符合自然法则 最重要的事因急迫性与价值观而定,优点： 集前三代时间管理学于大成的时间管理理论，侧重于先做重要的事，而非急迫的事 讲求多方面平衡 改变思想而非改变行为,52,如何处理高价值活动,让高价值活动充实每一天，剩余的时间再用于做琐碎的小事。 坚持重点，排除外界干扰，头脑中始终有最终的结果。 设定最后期限，合理安排事情的进展。 将大项目分解，逐步完成。 高效运用自己的黄金时段 奖励自己，始终保持积极进取的态度。,53,如何处理低价值的活动,授权或分派出这些活动，节约自己的时间。 降低自己的标准，不要追求完美。 学会放弃既没有价值，又浪费时间的事。 将它们汇总，集中时间处理。 做正确的事比正确的做事更重要,54,时间管理通则,把每天要做的事列一份