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1、财务数据的综合利用Excel,主讲教师：胡德超,第一讲,初识 Excel,Excel 简介,Excel是由美国微软公司开发的办公软件，它与Word有着很多的相似之处，都可以做文字、表格处理，那Word它侧重于对文字的排版，处理一些文字表格，但是Excel它主要针对带有数据的表格进行处理，比如说一些工资表，人事报表，财务表或成绩表等。,Excel 简介,一、启动软件：单击“开始” “程序” “Microsoft Excel ”(或双击桌面上的快捷方式图标) 二、窗口各部分简介（菜单栏、工具栏、格式栏） Excel文件称作“工作簿”，扩展名为 “ .XLS” 每个工作薄中最多可创建255个工作表，
2、 每个工作表中包括65536行，256列。 （可使用 “Ctrl”与方向键配合在行、列的首末跳转）,标题栏,菜单栏,常用工具栏,格式栏,名称栏,编辑栏,行标号,列标号,工作表标签,任务窗格,工作区,状态栏,Excel 窗口的组成,1、工作薄: 它是所有工作表的集合.在Excel 中,一个Excel文件就是一个工作薄。 2、工作表： 工作薄中的每一张表格。在Excel中，工作表默认三张sheet1、sheet2、sheet3 3、单元格： 表格中的每一个小矩形块。它的引用是通过行列标号来实现的。 4、活动单元格： 指当前正在操作的单元格。 5、表元区域： 单元格的集合。即由多个单元格组合而成的一
3、个区域范围。,Excel 中的常用术语,各类数据的输入方法,设置数据类型的方法：选中将输入数据的单元格 单击菜单栏上的“格式”“单元格” “数字”。,特殊输入： 1、输入数字型字符串时，先输入一个“ ”，再输入数据； 2、输入分数时，先输入“ 0 ”加一个空格，然后再输入； 3、纯小数的输入：如“ 0.26 ” ，可直接输入“ .26 ” ； 4、输入当前日期：按 “ Ctrl ” + “ ； ” 5、输入当前时间：按 “ Ctrl ” + “ Shift ” + “ ； ” 。,6、在行或列中复制数据： 拖动单元格填充柄（注：填充柄还可以用来填充序列） 7、同时在多个单元格中输入相同数据：
4、请选定需要输入数据的单元格, 键入相应数据，然后按 Ctrl+Enter。,各类数据的输入方法,表格的保存与加密,加密：单击“工具” “选项” “安全性”。 保存：单击“文件” “保存”。 快捷键： “Ctrl” + “S”,第二讲,行、列及工作表的操作,行、列的插入与删除,在行标题（或列标题）上右击 “插入/删除”,行、列的隐藏与显示,显示：选择被隐藏的行/列两侧的行/列 单击右 键 “取消隐藏”。,隐藏 : 选择要隐藏的行/列 单击右键 “隐藏”。,冻结窗格,取消冻结：单击 “窗口” “取消冻结”。,冻结 : 选择要冻结的行和列交叉点的右下角单元格 单击 “窗口” “冻结窗格”。,行高、列
5、宽的调整,选中要调整的行/列（或全部），直接拖动边界线。 适应行高（或列宽）： 双击边界线。,工作表的插入与重命名,插入: 方法：单击菜单栏上的“插入” “工作表”。 重命名： 方法：双击工作表的标签 输入新的名称。,工作表的美化,文字格式（同Word类似） 边框与底纹：“格式” “单元格”“边框/图案” 自动套用格式: “格式” “自动套用格式”,保护(或取消保护）工作表 : 单击“工具” “保护” “保护工作表” （“撤消工作表保护”）,工作表的保护,第三讲,常用函数,函数简介,Excel 提供了近300个函数，用于不同的管理过程。 函数式通常由两部分组成： 一是函数 ” 名称 “，写在函
6、数式圆括号左侧； 二是函数式中的一组” 参数 “，写在函数式圆括号内。 一个函数式通常包括一个或多个参数，如果函数存在多个参数，参数与参数之间使用逗号或分号进行分隔。 例如 SUM 函数： SUM （number1,number2,）,常用函数,单击存放结果单元格 单击“插入”“fx函数”,SUM AVERAGE MAX MIN COUNT IF, 填写参数 单击“确定”。,使用方法:,补充函数,统计非空单元格数目：counta 统计空单元格数目：countblank 条件计数：countif,课后作业,公式的应用,第四讲,公式的编辑与复制,一、编辑公式:,注意事项： （1）在输入公式之前，必
7、须先输入一个“=” （2）使用单元格地址参与计算（即：单元格引用） （3）常用运算符号：+、* 、/ 、 （4）输入公式完成后,单击回车表确认。,操作方法：,光标定位存放结果的单元格 输入“=” 输入计算公式 “ 回车 ”。,二、复制公式： 单击要复制公式的单元格 拖动“填充柄”,相对引用,单元格中的公式被复制到另一个单元格时，原单元格内的公式中的地址在新的单元格中会发生新变化 1、 默认的引用方式：直接使用行列地址(如:B1) 2、复制公式时，位置跟着变化。 3、例如： C3=A3+B3 将C3复制到C4，在C4中的公式为C4=A4+B4,绝对引用,公式中的单元格地址始终保持不变,字母前后都
8、加$,或按F4. 1、在行列地址前加“$”,如（$B$3） 2、复制公式时，位置固定不变。 3、例如： C3=$A$3+$B$3 将C3复制到C4，在C4中的公式为C4=$A$3+$B$3,绝对引用,所谓“绝对引用”，是指含有公式的单元格在拖拉复制时，其算术式中存在一个特殊的算术项，它的取值位置(即：单元格地址)相对固定，这些格地址不能随着拖拉过程而递增或递减。,混合引用,既有相对引用，又有绝对引用。 1、行号或列号前加“$”(如：$B3 , B$3) 2、相对部分随公式位置变化，绝对部分保持不变。 绝对列和相对行（如：$A1、$B1等形式） 绝对行和相对列（如：A$1、B$1等形式） 如果多
9、行或多列的复制公式，相对引用自动调整，而绝 对引用不做调整。 注：可以利用F4键在几种引用之间切换。,所谓“混合引用”，是指含有公式的单元格在拖拉复制时，其算术式不同的算术项中，存在一个或若干个取值位置(即：列标和行标)相对固定，不能随着拖拉过程而递增或递减，与绝对引用的差别在于，一些固定的取值位置并非存在同一个算术项中。,混合引用,图表,第五讲,内容提要,图表在数据分析中的作用 创建图表 编辑修饰图表 更改图表类型 数据源的添加/删除,创建图表,具体操作方法： 单击“图表向导”或“插入” “图表” 选择图表类型 确定数据区域（可在原表上直接框选，也可手工输入） 设置各项内容 选择图表的插入方
10、式 “确定”。,编辑修饰图表,方法一：图表工具栏； 方法二：在编辑对象上单击右键； 方法三：双击编辑对象。(推荐),（二） 图表及图表元素大小和位置的修改。,（一）,更改图表类型,方法一：单击“图表工具栏”上图表类型图标 选择其它类型； 方法二：在图表上单击右键 选择“图表类型” 选择其它类型。,数据源的添加/删除,在图表上单击右键 选择 “ 源数据 ” 修改数 据区域（可直接在原数据表上框选) 单击“确定”。 注：添加数据源的最快方法：选中要添加的数据直接拖进图表内即可。,操作方法,第六讲,数据的统计与分析,内容提要,记录单 数据的排序 数据自动筛选 分类汇总,记录单,除了手工在表格中输入数
11、据，还可以使用“记录单”进行操作，使用“记录单”输入数据可以简化过程，防止数据输入错误。 操作方法： 光标定位数据表中 单击“数据” “记录单”,排序类型：,单一条件 多重条件,排序方式：,升序 降序,操作方法：,定位光标 单击“数据” “排序” ,设置排序关键字 选择排序方式,“确定”。,数据的排序,自动筛选：通过数据表的“字段名”设置筛选条件，达到按条件查看记录。,定位光标 单击“数据” “筛选” “自动筛选”,（1）设置筛选:,单击“数据” “筛选” “自动筛选”（去掉“” ）。,（2）取消筛选:,数据自动筛选,分类汇总操作的基本原则： 一、分类原则：不同类型处于不同列中。 二、数据原则
12、：需要汇总的列，数据区内不允许出现空白单元格。 三、操作原则：先排序后汇总，使需要分类的项目集中排列，并且分类字段必须要与排序的关键字段一致。,分类汇总,分类汇总,分类汇总方法：,第一步：按汇总字段排序；,第二步：光标定位 单击“数据” “分类汇总” 设置,分类字段 汇总方式 汇总项,单击 “ 确定”。,第八讲,数据格式及高级筛选,主要内容,条件格式 数据有效性 高级筛选,条件格式,一、条件格式的作用： 当指定条件为真时，Excel 自动应用于单元格的格式，例如，单元格底纹或字体颜色。,二、添加、更改和删除条件格式: 选中要添加、更改或删除条件格式的单元格 “格式” “条件格式” 。,数据有效
13、性,一、数据有效性作用：指定有效的单元格输入项。,二、设置数据有效性的操作方法： 选择单元格区域 “数据”“有效性”“设置”指定数据有效性类型指定单元格是否可为空白单元格（若有需要则设置“输入信息” 、“出错警告”）,高级筛选,作用：快速将满足多重条件的信息筛选并显示出来。,一、筛选条件区,筛选条件区是一个表格，由“表头”和“数据区”构成。 表头：字段名称作为筛选项目的依据； 数据区：按要求的逻辑关系设置多重筛选条件。 筛选条件的逻辑关系原则： 表格同行设置多重条件，各条件之间自动确立逻辑“与”的关系； 表格异行设置多重条件，各条件之间建立逻辑“或”的关系。 为保证“筛选条件区”的“表头”内容
14、与原数据表中的“表头”内容相一致，最好使用复制的方法建立。,二、筛选方法： 单击“数据” “筛选” “高级筛选” 确 定“数据区”、“条件区”及“结果显示区” “确 定”。（各个区域的确定，可直接在表格中框选）,作业,1、创建一个数据表，各字段如下，数据自行填写。,2、将“文化程度”列设置数据有效性，有效性条件为“序列”，来源于区域如下：（淡蓝色区域）,3、进行高级筛选操作，条件区域（黄色区域），将筛选结果显示在数据表下方的某空白区域。,第九讲,数据的分析及外部数据的使用,数据透视表,一、数据透视表： 重组表格数据并添加算法，对数据进行深入分析；通过数据透视表可以快速汇总大量数据。,二、创建数
15、据透视表的基本条件： 合理的表格结构及准确的表格数据。用于透视表的原始表格，通常为流水帐式的表格数据记录，而且不能存在空项。,三、创建数据透视表的操作步骤： 1）单击数据清单中的任一单元格 单击“数据” “数据透视表和数据透视图” 确定数据源类型（一般为默认）“下一步”； 2）确定数据源区域 “下一步”； 3）指定数据透视表显示位置； 4）单击“布局”按钮，将需要字段拖到透视表中的相应位置 “确定”； 5）“完成”。,注意：构造数据透视表的操作时，首先确保数据清单的每列都有列标题；其次拖动数据区域的项必须是有意义的可统计的数据。,四、查看数据： 1、查看数据透视表中的具体数据来源 方法：双击要查看的数据。 2、分页查看 方法：单击透视表中“页”位置的黑色下三角 进行选择。 3、查看任意“行字段“或“列字段”数据 方法：单击其字段旁的黑色下三角，选择想查看的字段。,五、修改数据透视表 1、修改透视方式： 方法：从项目列表中拖进透视表，或相反。 2、修改汇总方式和数字的显示方式： 方法：在需要修改的字段名上单击右键 “字段设置” 按需要设置 单击“确定”。 3、修改数据顺序： 方法：选中数据区域 拖动 4、修改透视表的版式： 方法：单击透视表中的任一单元格 单击透视表工具栏中的“设置报告格式”按钮 选择喜欢的表现形式。 5、数据透视表的更
