工程档案管理培训教学案例

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1、工程档案管理培训,普洱供电局办公室,工程档案的几个相关术语 工程项目文件的收集 工程竣工档案的整理立卷 声像材料的整理 工程竣工档案的移交 工程档案软件单机版操作,工程档案的几个相关术语,工程档案的几个相关术语,项目档案：是指经过鉴定、整理并归档的项目文件。 工程项目前期文件：指工程开工以前在立项、审批、招投标、勘察、设计以及工程准备过程中形成的文件。,工程档案的几个相关术语,档案的完整：是指按国家档案局档发200210号、原能源部能源办1991231号文确定的内容，将项目（工程）建设全过程中应该归档的文件、资料收集归档，各种文件原件齐全。 档案的准确：是指档案的内容真实反映项目（工程）竣工时

2、的实际情况和建设过程，做到图物相符，技术数据准确可靠，签字手续完备。 档案的系统：是指按工程档案的形成规律，保持各部分之间的有机联系，分类科学，组卷合理。,工程项目文件的收集,工程项目文件的收集,一、项目文件产生于工程建设全过程，项目文件的收集应与 项目的立项准备、施工和竣工验收同步进行。 二、要确保收集的项目文件正确的反映工程施工全过程和工 程结果，不能出现擅自修改、伪造或事后补做的现象。,工程项目文件的收集,三、项目文件的收集范围 凡是反映与项目有关的重要职能活动、具有查考利用价值的各种载体的文件材料，都为收集范围。 项目文件的收集应齐全、完整，以确保档案的成套性。 35kV及以上项目文件

3、的收集范围按照国家重大建设项目文件归档范围和保管期限表或电网工程项目文件归档范围、分类、保管期限参照表。 10kV及以下项目文件的收集范围按照云南电网公司10kV及以下城农网工程建设竣工资料编制范本进行。,工程项目文件的收集,四、项目文件的收集时间 各类文件应按文件形成的先后顺序或项目完成情况及时 收集。,工程项目文件的收集,五、项目文件的质量要求 字迹清楚，图样清晰，图表整洁，签字手续完备。 需永久长期保存的文件不应用易褪色的书写材料(红色墨水、纯蓝墨水、圆珠笔、复写纸、铅笔等)书写、绘制。 复印、打印文件及照片的字迹、线条和影像的清晰及牢固程度应符合设备标定质量的要求。 录音、录像文件应保

4、证载体的有效性。 长期存储的电子文件应使用不可擦除型光盘。,工程竣工档案的整理立卷,工程竣工档案的整理立卷,工程项目所形成的全部项目文件,应在移交前根据国家重大建设项目文件归档要求与整理规范、电力工业企业档案分类规则供电企业档案分类表、科学技术档案案卷构成的一般要求、云南电力集团有限公司农村电网和县城电网建设与改造工程档案管理办法实施细则（云电集办200412号）、云南电网公司10kV及以下城农网工程建设竣工资料编制范本及有关配网工程项目档案管理的相关要求，由文件形成单位（建设、设计、施工、运行、监理、调试、物资供应等）进行整理立卷。,工程竣工档案的整理立卷,科技文件材料整理立卷的一般程序如下

5、： 区分科技文件的类别 鉴别科技文件材料完整性和准确性 组卷 案卷内科技文件的排列 编写案卷页号 填写卷内目录 填写卷内备考表 案卷装订 打印案卷封面、脊背并粘贴,工程竣工档案的整理立卷,一、区分科技文件的类别 按其内容性质，根据工程的情况来分类。 科技文件材料一般按其项目针对内容划入各类，在各类内按不同子项分开，不同项目的文件一般不要混合组成保管单位。 如：工程档案要分为变电站工程、送电线路工程、10kV及以下农网工程、10kV及以下城网工程等。整理立卷时要按各个单项工程分开，如输变电工程，要将其划分为变电站工程和线路工程。,工程竣工档案的整理立卷,举例说明： 110kV迁糯输变电工程分为几

6、个单项工程：110kV迁糯变电所 工程、220kV东那变扩建110kV迁糯间隔工程、110kV迁糯 东那送电线路工程、接团永线35kV送电线路工程、改接 35kV孟班永平输电线路工程。 竣工资料归类时也要按照单项工程来做。,工程竣工档案的整理立卷,二、鉴别科技文件材料完整性和准确性 科技文件材料要完整、系统、成套。一个项目的成套材料，不能缺项，一份科技文件材料内不能缺张少页，要完整地反映一项科技活动的全过程和全部内容。可对照档案分类表或国家重大建设项目文件归档范围和保管期限表或电网工程项目文件归档范围、分类、保管期限参照表中对应内容，逐条进行检查，凡工程中产生过的文件材料、图表、声像等均为归档

7、范围，不齐全的项目要及时补齐。,工程竣工档案的整理立卷,科技文件同其记载和反映的对象或科技活动的过程相一致，科技文件材料相互间在内容上一致，如实际情况与竣工图保持一致等。,工程竣工档案的整理立卷,工程依据性文件 原件的问题：凡归档文件必须用原件归档。 合同、协议、证书的归档：凡为签订协议、合同的履行方和办理证书的签字方，其合同、协议与证书均应以正本归档，不应副本或复印件归档（所谓合同、协议证的正本，即履行合同的双方或参与证书签字代表均应亲笔签名、并加盖公章，不亲笔签名只加盖私章的，或虽签名不为原件而以复印件归档的，对履行合同方或参予证书签字代表方，均属不符合档案管理要求。）,工程竣工档案的整理

8、立卷,工程施工、安装及调试文件 原材料、器材出厂质量合格证明和试验记录：要求报告单字迹清楚、数据准确。试验单要有编号、试验日期、规格型号，试验单位加盖公章与签名。材料试验报告要以原件归档，杜绝用不合格书写材料书写（如用圆珠笔、铅笔、红铅笔、纯兰墨水书写）及复印件归档。 施工记录、安装记录、设备试验报告：要求文件材料齐全、完整，记录数据准确（即与现场实际施工情况相符），填写规范，原件记录详细、按具体情况要求不漏项、凡需填写数据的栏目均要填写。要求签字手续齐全，亲笔签名，不能用图章代替。不可用复写纸复写，原件需用合格的书写材料书写，记录表式要规范符合部颁技术管理要求，纸张大小为A4幅面。,工程竣工

9、档案的整理立卷,竣工图的编制 竣工图是工程的实际反映，是工程的重要档案，是对工程进行交工验收、运行、维护、管理、改扩建的凭证和依据。工程各参建单位都要重视竣工的编制工作。 竣工图一定要与实际情况相符，要保证图纸质量，做到规格统一，图面整洁，字迹清楚。 竣工图按A4（297mmx210mm）尺寸折叠，标题栏外露。（标题栏一般露在右下角）,工程竣工档案的整理立卷,设计单位竣工图的编制要求： 要求竣工图必须与设计、设计修改内容及现场施工条件相符合，必须达到100%的准确。 设计单位受建设单位委托负责本单位设计范围内竣工图的编制。施工、调试和建设单位应在施工及启动调试过程中及时、准确地做好变更记录，提

10、供完整的变更资料给竣工图的编制单位进行编制并出版。,工程竣工档案的整理立卷,C）竣工图的编制工作应及时、正确、完整。设计单位各专业工地代表应及时做好本专业的设计变更记录，收集施工、建设单位的工程联系单和设计变更单，并将变更情况及时反映在设计蓝图上。对于涉及其它专业的设计变更应及时通知相关专业。,工程竣工档案的整理立卷,d) 相关单位应在试运行结束后向设计单位提交编制竣工图所需的有关监理、施工、调试等变更资料，设计单位完成工程全部竣工图的编制工作，加盖竣工图章，（竣工图应由编制单位逐张加盖并签署竣工图章竣工图章填写栏目齐全，编制人、审核人、技术负责人签字手续齐全，且不能跨栏签名。为对竣工图准确性

11、负责，签字人必须亲笔签字不可用私章代替，不得代签，竣工图章应使用红色印泥，盖在标题栏附近空白处，不能压着图样），并将竣工图整理立卷后移交建设单位。,工程竣工档案的整理立卷,e）经修改或变更的施工图应重新编制竣工图（现均要求设计单位重新出全套竣工图），图标采用竣工图标（即为“竣工图阶段“），签署齐全。 f）要编制竣工图总说明及各专业的编制说明，叙述竣工图编制原则、各专业目录及编制情况。,工程竣工档案的整理立卷,三、组卷 项目文件的分类：按照电力工业企业档案分类规则供电企业档案分类表或对照电网工程项目文件归档范围、分类、保管期限参照表进行分类组卷。10kV及以下农（城）网建设与改造工程的组卷方法见

12、后按照云南电网公司10kV及以下城农网工程建设竣工资料编制范本进行。,工程竣工档案的整理立卷,组卷要遵循项目文件的形成规律和成套性特点，保持卷内文件的有机联系：分类科学，组卷合理；法律性文件手续齐备，符合档案管理要求。案卷及卷内文件不重份；同一卷内有不同保管期限的文件，该卷保管期限从长。保管期限分为永久、30年、10年。,工程竣工档案的整理立卷,档号由目录号分类号案卷号组成。 例如：1060840001 （一）目录号 由一至四位阿拉伯数字组成。由移交归档单位的档案部门提供。 （二）确定分类号 由一至四位阿拉伯数字组成四级类目，各级类目均用09标识。通常，变电站工程为“84”类，送电线路工程为“

13、82”类，变电站设备仪器为“94”类等等。,工程竣工档案的整理立卷,分类号确定与原来不同的几处： 1、“施工组织设计报审表、施工方案（措施）报审表、开（复）工报审表、主要材料报审表、单位工程质量报验申请表及其附件”施工单位要报审表连同附件一起移交，分类号为附件对应分类号；监理单位只需移交报审表，附件不用移交； 2、“特殊工种人员及主要工器具报审表（包括附件）、特殊工种人员上岗证复印件”由监理单位移交，分类号为8204（8404）（8405）；,工程竣工档案的整理立卷,3、“线路参数测试报告、步骤及避雷器试验报告”，分类号为8206； 4、“设备开箱申请表、开箱检查记录”由物资供应单位移交，分类

14、号为8405，立为一卷； 5、“工程竣工验收通知”也要移交，分类号为8206（8406）； 6、“监理见证、旁站记录”，监理单位要移交，分类号为8207（8407）。,工程竣工档案的整理立卷,（三）案卷号 由三位阿拉伯数字组成，为同一分类号下的案卷顺序号。 对照分类表，将竣工资料分类，同一类别可分为若干卷。 例如：变电工程的“设计变更通知单”与“施工组织设计” 同属于8403类中，可组卷为840301卷“设计变更通知单” 和840302卷“施工组织设计”。,工程竣工档案的整理立卷,注意：档号里的案卷号与案卷顺序号不同，案卷号指的是分 类号下的小流水号，而案卷顺序号指的是整个工程的案卷按 分类号

15、全部顺序排列完成后编写的大流水号。 例如：110kV迁糯变电站新建工程中第16卷为“主控制楼建 筑、结构竣工图”，档号为：1080-8451-02，这里，案卷顺 序号为16，是该工程的第16卷；案卷号为02，为“8451”分 类号下的第2卷。,工程竣工档案的整理立卷,（四）应注意的几个问题： 1、凡涉及两个以上建设项目的综合性文件，按主要建设项目确定归属。比如说输变电工程有的文件资料是混合在一起的，而只有一份原件的情况下，要将原件归入其中一个工程，为方便查阅另一工程可用复印件归入，但在备考表中要注明原件归在哪一个工程中。 例如：“关于110kV江城输变电工程竣工结算的批复”这份文件，涉及到两个

16、工程，即110kV江城变电站工程和110kV城江送电线路工程，将原件归入110kV江城变电站工程，复印件归入110kV城江送电线路工程。,工程竣工档案的整理立卷,2、可结合工程的实际情况自行决定使用到哪一级类目，没有实体档案的类目可空号不用。如工程较小，文件材料少的情况下，可归到三级类目。（主要是针对35kV输变电工程项目） 例如：35kV南郊变电站移址新建工程中电气一次部分竣工图 较少，不便于细分，可将其归到三级类目，即归类为 “841”，档号为：3330-841-01。 3、案卷不宜过厚，数量较多时可以拆开组成若干卷。如是已印刷成册的资料或是成套的资料，也可不拆开组卷。,工程竣工档案的整理立卷,4、不同保管期限的科技文件材料应分开组卷，有利于档案部门归档了一段时间后对科技文件材料的鉴定销毁。 保管期限：分为永久、30年、10年三种。 保管期限的确定可查阅国家重大建设项目文件归档范围和 保管期限表或电网工程项目文件归档范围、分类、保管 期限参照表。 要注意的是：凡是介于两种保管期限的，其保管期限一律从长。 如一份文件材料，既有永久保存的内容，