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1、几种常用公文文种的区别（一）请示与报告 “请示”和“报告”都是上行文，是行政机关公文使用频率较高且容易混淆的文种。常见的问题主要有：将“请示”文种用“报告”文种呈送上级机关，请求上级机关批复（答复） ，这样就容易贻误工作。因此，在撰写“请示”和“报告”时，要特别注意二者之间八个方面的区别。一是作用不同。 “请示”是向上级机关请求指示、批准；“报告”是向上级机关汇报工作，反映情况，提出意见和建议，答复上级讯问，报送文件、物品等。二是内容不同。 “请示”是本单位无力无权解决或按规定须上级批准之后才能实施的事项；“报告”是本单位职责范围内比较重大的工作或向上级机关建议，须上级机关知道的事项。三是容量
2、不同。 “请示”应一文一事；“报告”可多事一报，但不得夹带请示的事项。四是时间不同。 “请示”应事前行文；“报告”可在事前、事中、事后行文。五是范围不同。 “请示”一般只主送一个上级机关，不得多头主送或越级主送；“报告”可以主送几个相关的上级机关，其他上级机关也可以抄送。六是处理不同。上级机关收到下级的请示后，应及时批准、批复（答复） ，是办理件，下级应在收到上级批复（答复）后才能实施；上级机关收到下级的报告后，主要是了解情况，可以不答复，下级不用等待上级答复。七是篇幅不同。 “请示”的篇幅比较短，一般不超过 1500 字；“报告”的篇幅相对较长，但一般不超过 3000 字。八是结束语不同。
3、“请示”在结束时用“特此请示” 、 “特此请示，请批示” 、“请审示”等；“报告”用“专此报告” 、 “特此报告” 。（二）请示与函“函”是不相隶属机关之间商洽工作，询问和答复问题，请求批准和答复审批事项的公文。 “函”可分为商函、询答函、请批函（请求批准函、审批函） 。“函”在公文往来中使用比较广泛，其主要作用有两个方面：一是不相隶属的同系统部门之间询问和答复工作；二是请求平行或不相隶属的职能部门批准有关事项，不能用“请示”或“报告” ，应使用“请求批准函” 。在公文撰写中，容易出现“请求批准函”误认为就是“请示”或“报告”文种，在与平行或不相隶属的机关行文时使用“请示”或“报告” ，是欠妥
4、的。“请示”与“请求批准函”有严格的区别，主要有：一是类型不同。 “请示”是上行文；“请求批准函”是平行文。二是主送机关不同。 “请示”的主送机关是具有领导、指导关系的上级；“请求批准函”的主送机关是平行或不相隶属的职能单位。三是内容范围不同。 “请示”是请求批准、指示；“请求批准函”是请求批准某项职能事项。四是行文语气不同。 “请示”的用语应尊敬上级机关；“请求批准函”应互相尊重。五是办复方式不同。 “请示”的事项由上级机关批复下级机关；“请求批准函”的有关批准事项由受文单位复函（审批函） 。（三）报告与总结“报告”是上行文，其主要作用是向上级机关汇报工作，反映情况，答复上级机关的询问等。
5、“总结”不是公文文种，但在实际工作中，部分拟稿人将工作总结作为公文文种行文，如在带有工作总结性的公文标题中用“某某单位2007 年 XX 工作总结”等，这样的标题是不对的。其实，工作总结就是向上级机关汇报工作，可直接使用“报告”文种，主送上级机关（可多头主送） ，抄送有关机关。如将上述公文标题改为“某某单位关于 2007 年 XX 工作情况的报告” ，这样就比较规范了。（四）意见与建议“意见”是对重要的问题提出见解和处理办法的公文文种。可用于上行文、平行文和下行文。作为上行文，应按请示性公文的程序和要求办理；作为平行文，提出的意见供受文单位参考；作为下行文，对贯彻执行有明确要求的，下级机关应遵
6、照执行，无明确要求的，下级机关可参照执行。这里着重谈谈作为下行文的“意见”文种。在实际工作中，部分拟稿人往往将“工作打算” 、 “工作安排”和“工作计划”作为公文文种行文，如：“某某单位 2008 年 XX 工作打算”或“工作安排” 、 “工作计划”等，都是欠妥的。 “工作打算” 、 “工作安排”和“工作计划”不是公文文种。可直接使用下行文的意见文种，规范的标题应为“某某单位关于 2008 年 XX 工作的意见” 。（五）通告与通知“通告”是公布社会各有关方面应当遵守或周知的事项的公文文种，其主送对象是不确定的。如：“某某单位关于 XX 的通告” 。“通知”是批转下级机关、转发上级机关和不相隶属机关的公文，传达要求下级机关办理和需要有关单位周知或执行的事项，任免人员等的公文文种，是平行文、下行文，主送对象是确定的。 “通知”在行政机关公文往来中使用较多，如会议通知、转发性通知等。转发性通知应注意标题臃肿的问题。
