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1、多组织费用管理,用友软件股份有限公司 NC产品事业本部 2013年2月,客户需求分析 产品总体架构 产品详细解决方案 产品应用价值 客户案例,企业中面临的费用管理难题,如何及时了解费用预算执行情况及剩余额度,员工单据填写不规范; 审批流程不符合财务制度; 报销审核工作占用大量时间,个人垫付资金,报销不及时 审批领导出差、会议中,费用预算额度是否合理? 如何做到事前、事中费用控制? 如何在一个系统中同时提供满足对外报告、对内管理的费用数据,企业费用管理目标,保证资源配置合理性 责任中心考核的依据,合理化,合理化 规范化 高效化,规范化,高效化,费用预算合理 费用流程规划 费用报销高效,报销标准、
2、报销凭证、报销流程规范化 以费用预算为依据,减少排队时间 减少等候领导签字时间,企业费用管理的内容,支出,偿债性 支出,资本性 支出,收益性 支出,权益性 支出,费用,成本,制造费用,生产成本,费用管理涵盖的内容,企业费用管理的方式,费用报销制度,费用预算/计划,费用报销标准,费用报销流程,成本中心,成本中心,成本中心,成本中心,多组织费用管理的常见场景,1,2,3,4,常见场景,单组织应用,上述4个组织相同,报销人替所在组织A之外的组织B办事,报销付款组织、费用承担组织、预算消耗组织都是组织B,报销人 所在组织,组织,报销付款组织,报销费用承担组织,报销预算消耗组织,报销人替所在组织A之外的
3、组织B办事,在本组织A报销付款,但是费用承担组织、预算消耗组织都是组织B,上述4个组织均不同,企业费用管理的常见模式共享服务中心,分支机构1,报账员,分支机构2,分支机构3,报账员,报账员,共享服务中心,财务专员1,财务专员2,共享服务将企业各业务单位“分散式”进行的某些“重复性业务”整合到共享服务中心进行处理,促使企业将有限的资源和精力专注于自身的核心业务,并达到整合资源、降低成本、提高效率、保证质量、提高客户满意的目的。,什么是共享服务中心?,出纳,企业费用管理的常见模式传统分散报账,分支机构2,分支机构3,分支机构4,出纳,费用会计,出纳,费用会计,出纳,费用会计,集团总部,分支机构1,
4、出纳,费用会计,出纳,费用会计,客户需求分析 产品总体架构 产品详细解决方案 产品应用价值 客户案例,产品总体架构,事项审批单,费用申请单,借款单,报销单,机票预订,原始单据影像,原始单据扫描,营销费用,助理工作台,资本性支出,借款控制,财务确认,费用预算,报销标准,支付,资金计划,预提费用,费用结转,待摊费用,月末结账,员工信用管理,费用考核分析,费用查询,前台 业务,财务 后台,协同办公 OA,费用管理,现金管理 网银,注:红色字体内容63以后版本提供,费用管理与其他系统的集成,动态会计平台,费用管理,OA网上报销,OA其他申请,全面预算,费用预算,应付,总账,固定资产,现金管理,利润中心
5、会计,集中资金结算,计划与分析,财务分析,业务,核算,销售与分销,项目预算,集团商旅管理(第三方),资金计划,注:红色字体内容63以后版本提供,客户需求分析 产品总体架构 产品详细解决方案 产品应用价值 客户案例,一:费用报销完整流程,费用预算,事项审批,借 款,报 销,预算预占,预算预占,预算占用,手工支付、网银支付、 委托结算中心支付,事前控制:年度预算+事项预算+报销单,1、事项预算可跨年有效 2、若有事项预算,则报销单只与事项预算比较 3、未执行完事项预算可关闭,招待费 通讯费 广告费 ,年度预算,事项1预算 招待费 交通费 ,事项2预算 场租 交通费 ,事项3预算 ,招待费 报销单1
6、 ,交通费 报销单2 ,多种控制方式,预算控制,分类一 不控制 柔性控制: 超预算提示 超预算预警 超预算走特批流程 刚性控制: 超预算不允许 通过,必须追加预算,分类二 总额控制: 总额超预算控制 单一项目超预算但总额未超不控制 明细控制: 单一项目超预算即控制,分类三 静态预算控制 与预算对比 ,不能超预算 与预算+预警范围对比,不能超,预警范围可为绝对值或比例 动态预算控制: 与某一指标实际数百分比对比 (如不能超过销售收入3%),设置预算控制策略,预算控制,通信费借款3000元,目前预算余额2000元,通信费报销1500元,预算释放占用1500,通信费报销60000元,超预算,刚性控制
7、,通信费报销60000元,超预算,柔性控制,联查预算执行情况&预算联查单据,报销单联查预算执行情况,预算联查原始单据,报销标准控制,设置报销标准 显示报销标准 报销标准控制,显示的报销标准,设置报销标准,超标准提示,二:多组织费用报销财务共享服务中心,多组织费用报销财务共享服务中心,原始单据模式1:影像处理扫描专岗扫描,报销人,报账人,原始单据核对员,首签领导,原始单据扫描,出纳,银行,网银付款,所有纸质原始单据存放在分支机构处,共享服务中心人员可查看原始单据影像 设有专门的档案管理人员,核对原始单据附件与系统扫描影像,财务专员,核对系统内原始单据与纸质原始单据,原始单据模式1:影像处理报销人
8、扫描,报销人,报账人,原始单据核对员,首签领导,原始单据扫描,出纳,银行,网银付款,财务专员,核对系统内原始单据与纸质原始单据,原始单据模式2:邮寄,原始单据邮寄到共享服务中心,报销人,报账人,共享服务中心财务专员,首签领导,原始单据邮寄,出纳,银行,网银付款,原始单据接收及分发,多组织费用报销跨组织报销,可用于确定审批流,报销人 所属部门,报销人 所属组织 (财务组织),报销组织 (财务组织),费用承担组织 (财务组织),费用承担 部门,费用承担 利润中心,可用于确定审批流,报销付款组织,报销记财务账的组织,用于确定审批流,并与报销组织记内部往来,可用于确定审批流,可用于确定审批流,用于确定
9、审批流,并记内部考核账,费用承担 成本中心,费用承担 预算组织,确定预算占用组织,报销单上涉及到的组织信息,多组织费用报销跨组织报销,报销单支持多个角度的组织信息,可以实现报销人所属组织、报销付款组织与费用承担组织分别不同的情况 跨组织报销可自动生成多组织间的内部往来凭证,内部往来凭证,内部往来凭证,B公司:,C公司:,报销单,报销人 张三 所属组织:A公司,报销付款 组织:B公司,费用承担 组织:C公司,多组织费用报销多组织承担费用,会议费报销单 报销人:张三 报销金额:1500,A公司,B公司,借:费用 1000 贷:现金1000,借:费用 500 贷:现金500,承担组织,归口管理部门,
10、可报销当时指定分摊 可事后按一定规则分摊,会计主体口径 利润中心口径,三:待摊费用处理,日常业务,报销_财务 确认,摊销期 尾期处理原则,待摊销的报销单,月末处理,摊销,摊销汇总 数据,摊销凭证,报销时,由财务人员根据该业务的受益情况(一般企业中有具体的制度规定),在系统中录入摊销期限 每个会计期间,费用会计要对所有待摊费用进行当期费用的摊销,四:费用查询与分析,1,3,2,4,集团企业主要费用管理分析类别,考核类 预算执行情况 对比分析,决策类 供应商分析,发现问题类 趋势分析,过程监控类 审批流程监控 人员执行效率分析,费用分析,费用分析,客户需求分析 产品总体架构 产品详细解决方案 产品
11、应用价值 客户案例,产品应用价值,提升员工报销满意度,提高财务人员工作效率,提高部门主管控制意识,有效支持企业主管,帮助企业员工基于互联网进行费用报销,简化手工报销方式的繁琐程序,彻底解决了报销排队情况 规范了报销流程,提高了费用报销透明度 报销人员可以实时查询报销情况及历史记录,预算自动控制,降低出错率 凭证自动生成,减轻财务人员工作量 网银实时支付,降低库存现金量及出纳人员工作量,随时查看部门预算执行情况和费用支出情况,及时得到预警信息 事前申请有效控制不合理费用发生,随时随地的审批,随时查看整个企业预算执行情况和费用支出情况,及时得到有效预警,充分内部挖潜,实现开源节流,有效保证利润的实
12、现 费用管理流程规范化、制度化得以有效落实,客户需求分析 产品总体架构 产品详细解决方案 产品应用价值 客户案例,客户案例-合生元,广州市合生元生物制品有限公司 产品。包括高端婴幼儿营养品和日常护理品 营销。营销中心大区办事处3级组织模式和妈妈100平台,按组织和渠道考核,客户案例-合生元,法人组织 管理组织,客户案例-合生元,解决的问题: 营销费用占企业总成本很大比重,因此如何能有效控制营销费用,是企业内部管理的一个重点 营销费用进行多级预算控制,营销组织预算分办公费和营销费用,营销费用采用事项管理方式 营销活动费用采用事前申请、形成事项预算,报销事项的费用或者领用材料的费用受事项预算控制,
13、客户案例-合生元营销费用解决方案,方案简介 面向销售业务过程及财务管理的费用管理平台 管理会计角度责任考核的数据归集平台 实际解决的问题 对销售业务过程的费用进行精细化管理,使销售费用透明可控 根据受益对象承担费用,合理考核各利润中心 为获利能力提供数据依据 产品核心功能 申请-落实-报销全流程 按管理会计、费用预算分别归集费用,使用者角色: 销售业务人员 覆盖领域:销售分销、费用管理、管理会计,营销费用管理,费用预算,管理会计,费用报销,费用申请,费用落实,费用管理,责任考核,促销品 申请,其他 出库单,返利折扣,营销费用支出管理与控制:费用申请占用预算费用报销费用核算,客户案例-合生元营销费用解决方案,客户案例-合生元营销费用解决方案,费用申请,分期,费用申请,费用预算,管理会计,业务,费用申请,费用预算,管理会计,业务,费用申请,费用预算,管理会计,业务,