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1、TIPTOP Implementation Methodology千锤百炼的系统导入方法鼎捷软件集团 许嘉易18665087090 xujydigiwin.biz,自我介绍,毕业於中国台湾辅仁大学讯息管理本科 1996年加入鼎新电脑顾问公司 2001年加入神州数码管理系统有限公司 经历（易拓ERP): 1996年:系统工程师 1996年:服务工程师 1997年:顾问 1998年:资深顾问 2000年:项目经理 2001年:咨询经理 2002年:咨询总监 参与项目: 华硕科技（电子） 技嘉科技（电子） 富士康（电子） 吉事多卫浴（五金+陶瓷） 乐华卫浴（五金+陶瓷）联邦家具（家具）.,百年企业活
2、法：制度及文化建立,制度（红绿灯）: 让想犯错的人犯不了错. 文化(自动自发自律）: 让有机会犯错的人不愿意犯错. .,工具在哪？如何用好工具？,顾问辅导实施步骤,易拓ERP实施标准程序,01.成立项目委员会,02.宣示大会,03.企业现况评估与分析【细部调研】,04.软件标准功能教育训练,05.标准作业流程拟定,06.差异分析与客制化,07.数据移转与输入,08.作业流程上机仿真,09.数据余额验收与导入,10.TIPTOP系统上线驻厂,12.阶段性上线状况检讨会议【建议2星期一次】,05.软件标准流程操作练习,11.帐务结算【库存账+成本账+财务账】,1. Project Committe
3、e and Executive Team,目的：确立ERP项目导入人员分工及决策机制 项目负责人：重大事项裁定及人员进度控管 执行小组： - Key Man ：部门主管 拟定流程、差异确认 - Key User：种子人员 种子教官 - Users：作业人员 实际操作 MIS 小组 - 协助项目负责人整理信息 - 计算机信息相关问题处理- 公司内部对神码统一窗口,成立项目委员会,辅导策略,项目经理,财务/成本顾问,制造顾问,程序人员,服务人员,负责项目进度之拟定与掌控 并促进系统之整合规划,负责财会系统辅导上线事宜,负责生管制造和进销存系统辅导上线事宜,协助项目经理和顾问解决特定的重大问题；属机
4、动性较高的人力,负责程序修改和上线期间问题解决；会依实际需求增减人力编制,神州数码顾问辅导团队,项目总监,目的：- 倡导ERP项目导入目标与决心- 介绍项目组织成员与分工- 引介未来导入时程表 只许成功不许失败的认知 藉由工作的改变，让自己专注于价值的提升,ERP导入宣示大会,2. Kick-off Meeting,KPI,目的：让客户重新Review目前流程,同时神州数码藉由Review的过程了解客户未来流程模式与数据架构，藉以编排后续上课内容 。 参加人员：各单位 KM、KU。 输入文件：- 现行作业流程图(客户)- 现行使用各式流程单据(客户) - 常用之统计分析、管理表报 (客户) -
5、 问卷调查表 (神州数码) 产生文件：- 初步的问题诊断- 初步差异分析报告,3. Survey and Diagnosis,现况评估,知己知彼,目的：- 顾问师介绍TIPTOP标准作业流程与功能- 针对差异流程提出建议 输入文件：- 标准作业流程图- 各模块使用手册 产出文件：- 差异分析报告,4. Application Training,各模块功能培训,传道、授业、解惑,目的：-针对主要作业一一检讨其流程，并应详加考虑产业之销售型态、采购和生产模式，结合企业之现行及未来经营策略和管理制度，所衍生之相关需求，作为双方认同之共识基准，同时也是TIPTOP 做必要性修正之基础 。 参与人员：-
6、 各模块负责人负责召集讨论会议 输入文件：- 标准 SOP- 公司内部ISO/稽核要点 产出文件：- 各模块之标准作业流程图 由各部门主管共同签核完成,5. S.O.P. Modeling,标准作业流程拟定,合乎常理,目的：- 让流程规划者可确实了解系统作法- 细部提出系统差异 参与人员：- Key Men、Key Users 输入文件：- 标准作业流程图-各模块使用手册 -TIPTOP基本功能键操作简表 产出文件：- 差异分析报告,5. Operation Training,软件标准流程操作练习 (选择性使用此步骤),强化学习,目的：透过信息系统的技术运用，将双方拟定之合理化作业流程转化为
7、贵公司未来实际可行之规范机制 。 参与人员：- 各模块 Key Men、Key Users- 顾问师 前置准备：- 公司需先针对流程差异进行内部讨论- 顾问提具差异分析报告及程序调整方向 产出文件：- 需求规格确认书 - 差异分析报告,6. Differential Analysis & Customization,差异分析与客制调整,以前行、现在也行,目的：将旧系统现存之企业内部各种基本数据，透过转文件程序移植到TIPTOP之数据库中，若有不足者，则经由人工输入之方式加强 。 输入文件：- 基本数据建文件时程建议表 执行方式：- 教育训练完成后，由MIS依建议 表设定负责人员及完成时间- 定
8、时 Review 执行进度,7. Data Migration & Entry,数据转文件与输入,优化导入,目的： KM or KU开始扮演种子教练的角色，训练上线后实际作业人员(Users)之操作熟练度，以确定Users能完全独立面对新系统之操作 。 参与人员：- Key Users、End Users 输入文件：-以拟定之S.O.P.作为训练Users之教材 - 验收考题 产出文件：- 验收评分报告,8. Business Flow Simulation,作业流程上机仿真,最终用户考核,目的：- 结算各模块期末结存数- 输入正确开帐数据(或转文件) 输入文件：- 期初余额导入建议表- 期末
9、盘点计划- 各模块开帐计划 产出：- 资料余额验收状况报告- 期初开帐余额转入,9. Balance Check & Implementation,开帐余额验收与导入,最后重要关头,目的： - 新系统正式运作 建议事项：新系统完全取代旧系统，不可平行处理 前置准备：数据余额验收与导入工程完成至少90%以上；分别准备拟定之人/机配合作业流程图作为Users随时备查手册。 执行方式：- 上线初期顾问师与服务人员驻厂服务 产出文件- 实际上线问题反应表,10. System Go-live Meeting,系统正式上线,今日事今日毕!,目的：- 结算企业营运流程所需营业报表 完成时间：- 第一个月建
10、议次月10完成最后结算动作 参与人员- 结算帐务人员 产出文件：- 营业所需报表,11. Accounts Checked,结算帐务,标竿客户,目的：- 项目成本、进度控管- 检核各阶段执行目标- 重大待议事项议决 会议时间：- Kick-off 进行后，每月至少一次 参与人员- 所有项目相关人员 产出文件：- 检讨问题与决议一览表- 下一阶段目标和计划表,12. Project Review Meeting,项目检讨会,回顾、改善,实施过程全程监控,确保进度质量,导入规划,作业分析,导入策略(时间/成本/目标) 导入项目组织 宣誓大会,现行作业分析 教育训练 操作练习,业务流程规划,企业需求
11、分析 应用系统设定 作业流程规划(S.O.P) 基本资料规划 客制化程序确定,文件制作 业务流程构筑,上线准备,操作人员训练 操作人员上机模拟 上线前资料准备开帐,正式上线,月结 (财务三大报表/成本) 检讨会,人员 熟练,资料 正确,流程 顺畅,1.项目时程组织规划2.召开宣誓大会3.现行作业评估4.系统基本教育训练 (MIS技术移转)5.作业程序拟定(S.O.P) (作业程序操作练习)6.差异确认 (客制化程序调整)7.基本数据输入与转档8.作业流程上机仿真(验收)9.各项余额说明及验收(开帐)10.正式上线(驻厂辅导)11.帐务结算(财务成本)12.月检讨会,组织动员最少,移转开发技术,
12、保留差异化弹性给企业竞争优势功能,End User进行 验收考试,TIM的特色,确保完成三个月帐务结算循环,共同落实项目控管,动员最少，对企业冲击最小 的导入方法,以制度确保上线质量,永续的改善工程,TIPTOP Implementation Methodology,凡TIPTOP客户，不因客户购买顾问时数多寡， 而让其无法顺利导入管理系统。,2. 所谓责任，并不单纯指完成顾问师应做的动作而已， 应为客户信息化的成败负责。,3. 负责的对象，应该是客户决定信息化的最高决策者，而非承办人员。,TIPTOP顾问辅导的责任,强调制造产业经验传递及对业务流程的双向优化 保持企业经营特色，对管理流程不全
13、盘否定 着重于产品技术及系统知识移转而非纯软件操作培训 - 系统知识移转首先针对Key User，培训成企业内部教练 - 针对关键IT人员进行产品技术移转，掌控系统开发和维护能力 - 由KU对广泛操作层人员进行系统应用技能扩散 TIM实施方法重要模块一次上线，保持系统应用的全面性 着重项目管理过程，定期项目回顾及讨论会议 保证项目知识传递，内部顾问项目辅导知识库,易拓ERP的TIM实施重点,如何降低ERP系统转换风险,1）项目人力资源的风险.(人） 2）对ERP认识不正确的风险.(事） 3）项目进度的风险(时） 4）项目范围的风险.(地） 5）新旧系统功能的风险.(物） 风险一定存在,不可能完
14、全避免. 规避、减轻、转移、接受,ERP实施成功关键点,A.资料（基础资料+开账资料） B.流程 C.熟练度 D.权限控制 E.查询报表规划 F.维护能力,联邦家私集团易拓ERP上线经验分享,背景 A.内外销形态兼有 B.自产托外生产及外购代理兼有 C.生产系统3个,财务系统:新大中及金蝶 D.多据点生产+多据点销售,01.确定料件编码原则,A.进行原有库存品盘点,确定所有旧编号内 容及未编号料件【编制新旧料号对照表】 B.收集替代料内容 C.进行BOM编制(断阶及制程投料） D.编出给各款产品10个BOM资料,导入TIPTOP系统试运行-调整再导入 （共达3次） 效果：基础资料提前上线,确保
15、资料转换系统衔接问题,02.资讯人员技术移转,导入初期进行TIPTOP技术移转 -（开发及数据库操作和硬件维护） 导入基本资料及期初开帐-提早了解后台表结构 资讯人员执行内训工作 资讯人员上岗考试 效果：资讯同仁加速讯息化投入及系统熟练,03.蓝图汇报,KEY USER面对高层进行蓝图绘报. A.让全公司了解未来规划是否有偏差？ B.KEY USER是否深入了解重点? C.最后商定未来系统发展目标及内容 效果:全公司取得一致想法（进行2次）,04.客制提出及验收,易拓服务工程师验收- 易拓服务主管验收- 项目顾问验收- 项目经理验收- 资讯人员验收- 相关负责人验收签字 效果:确保系统稳定性及
16、减少返工次数,05.相关文件建立,A.顾问制作第一版本 B.资讯人员制作第二版本 C.KEY USER制作第三版本 D.KEY USER & END USER完成操作手册 E.文件均经由审计部门签字发行 效果:让各部门负责同仁深入了解系统及文件传承工作,06.END USER上岗考试,A.END USER进行笔试及上机考试 （笔试进行2次,上机考试3次） B.依据SOP及操作手册为内容 效果:进行模拟3次,所有操作人员均需取得上岗资格,07.财务+审计+人事全程参与,A.所有课程会议及课程上述部门均参与 B.必须讨论上述部门同意签字才生效 效果:经由内部第3方部门认可及把关,08.定期会议,A.实施每个阶段均进行会议,确定进行及问题排除与否,才能进入下阶段内容 B.各模组不定期会议,问题管制表讨论 C.IT技术问题会议 效果:确保各阶段内容正确无误落实,09.进行联合办公,A.立项后即成立联合办公室 B.整合各方资源 效果:问题讨论快速排除,10.多次上线前模拟及上线预结帐,A.新旧系统并行月结模拟. 上线第3个礼拜就进行系统预结帐,包含新旧系统库存账及财务账
