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1、优 先 管 理,不能管理时间，就什么也不能管理！,2020年8月2日,优先管理与个人成效,2,学习目的,2020年8月2日,优先管理与个人成效,3,总是忙得很，开会、培训常缺席、迟到。进行时，常有电话侵扰。 我的团队（部门）一刻也离不开我。否则，就玩不转了。 对工作没有兴趣，不想上班； 对下属不满，他们总是帮不到你； 待办工作“堆积如山”； 总是好象“救火队长”； 不能判断、左右事件的“轻重缓急”； 被各种干扰打扰工作计划； 与上司和同事难相处，怕见上司；,时间管理的危险信号：,经常加班，包括节假日； “别烦我！”； 健忘，精神及身体状况越来越差； 欠疚，不是好丈夫、好父亲、好子女。 生活没有
2、乐趣，今天不回家！ 不想活动，越来越“懒”； 情愿做熟悉的工作，新工作“不合适”。,2020年8月2日,优先管理与个人成效,4,时间的定义,从过去、通过现在、直到将来，连续发生的种种事件的“过程”。 时间的基本要素： 事件。,一、时间概论,2020年8月2日,优先管理与个人成效,5,我们拥有同样的小时，以同样的速度度过； 每个人利用这些小时并不相同； 选择和控制的事件决定了我们生活的质量； 我们渴望更多的自由、灵活性和更多的时间。,时间的公平性：,2020年8月2日,优先管理与个人成效,6,你不能、也无法让时间停下来； 时间不能被“管理”； 能够管理的是：“人与环境”。,时间能够管理吗？,20
3、20年8月2日,优先管理与个人成效,7,学习时间管理的目的：,每天比以前做更多的事？不！ 符合你及团队的“价值观”； 判断什么是最重要的事情； 更有“效益”和更“舒适”。,2020年8月2日,优先管理与个人成效,8,做一个“备忘录”，当日事，当日毕； 好处：工作有规律； 坏处：被“事件”所控制； “最重要的事”就是碰到的第一件事。,时间管理学的沿革,第一代：备忘录型：,2020年8月2日,优先管理与个人成效,9,未雨绸缪；不随波逐流 好处：有一定自制力了、事先准备，效率自然 提高； 缺陷：在忙碌中迷失方向、无轻重缓急之分 效率与效能。,第二代：规划与准备型：,2020年8月2日,优先管理与个人
4、成效,10,价值观与目标的关系； 好处：确立个人价值观与目标； 坏处：逐日规划行事，过分强调效率、把时间绷得紧紧的；使人失去增进感情、满足个人需要以及享受意外之喜的机会；缺乏整体观念；致命的缺失：第一、三类事务占去了大量时间。 “最重要的事”取决于个人价值目标。,第三代：价值观目标型：,2020年8月2日,优先管理与个人成效,11,你过得好不好？ 如果辛勤工作、寻求效率与速度，仍无法获 得心灵的平静，你该怎么办？,追求个人价值目标：,2020年8月2日,优先管理与个人成效,12,最重要的事先做； 企业、团体、个人的均衡； 效率与交能的均衡； 通过改变思想而改变行为； 强调原则为重心。以良知为导
5、向，兼顾重要性与紧迫性，针对个人独有的使命，帮助个人平衡发展生活中的不同角色，并全盘规划日常生活。,第四代时间管理学：,2020年8月2日,优先管理与个人成效,13,先做重要的事，而非急迫的事； 认识重要性与迫切性的区别。,时间管理的基本观念：,2020年8月2日,优先管理与个人成效,14,二、时间管理与习惯,2020年8月2日,优先管理与个人成效,15,什么是习惯： 习惯：无意识执行一些行为的趋势； 习惯是精神或性格的一种趋向； 所有事情均始于一种固定的习惯； 潜意识构成上千个习惯。,习惯没有思考的行为,2020年8月2日,优先管理与个人成效,16,重复又重复； 机械的行为 改也难！ 拖延、
6、分散一种习惯。,习惯的养成,2020年8月2日,优先管理与个人成效,17,什么是好习惯，什么是坏习惯？ 好习惯、坏习惯、一般的习惯，那一种危害最大？ 大象为什么不逃跑？,习惯的判断：,2020年8月2日,优先管理与个人成效,18,每个人都有自己的“舒适区”； 这里舒服，我不离开！ 舒适区域是由习惯构成的。 更大的空间,走出习惯舒适区,2020年8月2日,优先管理与个人成效,19,你又在执行过去的习惯，停止！ 持续新的方式新的习惯。,不被旧习惯所牵引,2020年8月2日,优先管理与个人成效,20,同事的惊奇和疑惑； 感到威胁，我要破坏你的努力； 请远离你的目标； 请跟我来！,争取别人的支持,20
7、20年8月2日,优先管理与个人成效,21,三、第二象限文化,2020年8月2日,优先管理与个人成效,22,失败：请指引一条成功之路。 圣人：向什么方向？ 失败：什么方向都无所谓 圣人：那么你走什么路都无所谓,失败者与圣人的故事,2020年8月2日,优先管理与个人成效,23,工作与生活中的四个象限,2020年8月2日,优先管理与个人成效,24,偏重第一类事务,2020年8月2日,优先管理与个人成效,25,偏重第三类事务,2020年8月2日,优先管理与个人成效,26,偏重第三、四类事务,2020年8月2日,优先管理与个人成效,27,着重第二类事务,2020年8月2日,优先管理与个人成效,28,真的
8、无法投资第二象限？ 增强行动能力； 不受急迫性的左右； 急迫性与重要性正邪两立，互为消长。,我身处就是第一象限环境怎么办？,2020年8月2日,优先管理与个人成效,29,从第三象限腾出时间！ 只有第三象限会骗倒我们； 找回在急迫性烟幕下失落的时间。,如何找时间做第二象限的事？,2020年8月2日,优先管理与个人成效,30,什么事情对你最重要：,1、“最重要的”三、四件事； 2、你的长期目标； 3、最重要的人际关系是什么？ 4、你最希望有什么贡献？ 5、思索你希望得到的感受？ 6、假设你剩30天命，你要做些什么？,2020年8月2日,优先管理与个人成效,31,发展性工作：向高目标移动的工作； 维
9、持性工作：平行移动的工作。,发展性工作和维持性工作,2020年8月2日,优先管理与个人成效,32,个人管理四步骤：,丈夫； 父亲； 儿子； 经理； 社团主持人； 旅行家； ,家庭管理； 母亲； 妻子； 女儿； 家长会副会长； 销售员； ,1、确立角色：,2020年8月2日,优先管理与个人成效,33,“七”的规律：,我被吞噬了！ 时间与“最重要的事”； 实现我的信念； 角色检讨； 人至多只能担当七种角色。,2020年8月2日,优先管理与个人成效,34,2、选择目标,使命宣言,规划长程目标,角色,目标,规划每周目标,角色,目标,计划,行事历,授权,2020年8月2日,优先管理与个人成效,35,3、
10、安排进度： 从注意身体、心情、精神、待人处事四 个层面来检讨人目标的情况。 4、逐日调整： 井然有序，勿因小失大。,2020年8月2日,优先管理与个人成效,36,高效率的秘诀授权,1、事必躬亲者：花1小时产生一个单位的成果。,2、管理者：每投入1小时产生十倍、五十倍，甚 至更多的成果。,输 入,输 出,输 入,输 出,2020年8月2日,优先管理与个人成效,37,管理你的时间,以下时间那个最难控制？请排序： （ ）工作时间； （ ）业余受好（酒、牌、电脑、侃大山）； （ ）上司的时间； （ ）下属的时间； （ ）客户的时间； （ ）女（男）朋友的时间； （ ）家庭的时间； （ ）“哥儿们”的时
11、间,四、优先管理,2020年8月2日,优先管理与个人成效,38,自主时间与非自主时间：,自主时间：可以预期改善的时间。 非自主时间：被迫、不易改善的时间。 以下时间不易自主的： （1）意外事件； （2）交通时间； （3）用餐时间： （4）睡眠时间； （5）上司的习惯。,2020年8月2日,优先管理与个人成效,39,时间的感觉：,时间总是被干扰、控制、割裂、破坏； 你总是感觉“时间不够”！,2020年8月2日,优先管理与个人成效,40,避免工作时被打断：,如果有人找你，站起来迎接他； 设立人人安静一小时制度； 降半旗，让每个人都知道这个信号； 红色：请勿打扰！绿色：可以进来。,2020年8月2日
12、,优先管理与个人成效,41,压力与表现：,许多人相信： “我在压力下表现最好”： 事实是： 几乎没有人会在压力下表现最好； 被迫加快速度，犯错的机会就增加； 如果是关键错误，通常没有时间修正。,2020年8月2日,优先管理与个人成效,42,急迫性指数测验：,我在压力下表现最好； 我常感到匆忙紧张，无法自我反省； 我常因周围的人动作太慢而不耐烦； 我讨厌等待或排队； 我休息时会觉得不安； 我似乎永远在赶时间； 我常为某事而拒人于千里之外； 我片刻没和办公室联系就觉得不安；,2020年8月2日,优先管理与个人成效,43,我做一事时常会想到别一件事； 我处理危机时表现最好； 处理突发状况比慢工出细活
13、更有成就感； 我常为了紧急状况，牺牲和亲友共处； 别人应谅解我处理突发状况而失约； 我觉得处理突发状况让生活更有意义； 我常边工作边吃饭； 总有一天能做我真正想做的事情； “已办”文件堆得高，我会很有成就感。,急迫性指数测验：,2020年8月2日,优先管理与个人成效,44,抛弃传统时间管理：,在最短时间内做最多事？ 依照重要程度来安排顺序； 忘掉墙上的闹钟！ 认清急迫性与重要性的区别。,2020年8月2日,优先管理与个人成效,45,辛勤工作即是美德？,“她工作得很卖力”。 “他真的有忙不完的事”； 劳动本身就是美德？ 希特勒非常辛勤，美德何在？,2020年8月2日,优先管理与个人成效,46,尾
14、巴摇狗（不正常）：,当做事缺乏信心，就被迫装出很忙； 在目标不明显时经常加倍努力； 工作狂的每分每秒； 狗摇尾巴，变成尾巴摇狗。,2020年8月2日,优先管理与个人成效,47,确认你的效率：,时间,成果,时间,成果,20%,20%,80%,80%,2020年8月2日,优先管理与个人成效,48,有效目标的关键：,人不能没有目标； 目标没有计划就是空想； 目标必须有期望值和生命力； 目标必须有最后期限。,2020年8月2日,优先管理与个人成效,49,设定顺序的重要性：,做什么？用什么样的标准去做？ 为什么要做，什么时间开始去做？ 怎样分配时间有利？ 调整分配时间的次序排列。,2020年8月2日,优
15、先管理与个人成效,50,如何处理高回报活动：,以高回报为原则安排低回报项目； 集中精力保持重点目标； 放宽最后期限，使他们特殊化； 目标分解，逐步达成； 不能独立完成时，寻求帮助； 使用精力高峰时间解决难事； 回报自己，使自己受到激发； 承担责任，全速前进！,2020年8月2日,优先管理与个人成效,51,如何处理低回报活动：,忽略他们！释放你的时间； 将他们系统化、简单化； 降低标准，最低标准是什么？ 放弃他们！一些事情最好不做； 付钱给别人来做； 分类，在不重要时间再做。,2020年8月2日,优先管理与个人成效,52,抛弃它、拖延它、委派它、去做它：,你不能抛弃的琐事，拖延它； 不能拖延的，
16、委派出去； 不能抛弃或拖延或委派的，去做掉它； 你不得不做的只是日常工作的一小部分。,2020年8月2日,优先管理与个人成效,53,会议管理,有效的会议： 解决问题，是健全组织的表征； 集思广益、博采众长、团队合作。,五、会议的时间管理,2020年8月2日,优先管理与个人成效,54,有效会议的程序（会前）,1、拟定会议主题（一个主题）； 2、决定与会人员（除非必要）； 3、制定会议议程（简明清晰）； 4、发出会议简报（提前通知）。,2020年8月2日,优先管理与个人成效,55,有效会议的程序（会中）,1、按时召开会议（7:58分)； 2、准时结束会议（速战速决）； 3、原则人人发言（规定时限）； 4、作出会议记录（必须结论）。,2020年8月2日,优先管理与个人成效,56,有效会议的程序（会后）,1、总结会议决议（简明扼要）； 2、发出会议文件（迅速及时）； 3、跟进会议成效（重中之重）； 4、及时反馈协调（有变则通）。,2020年8月2日,优先管理与个人成效,57,总 结,如果思想改变，态度就会改变 如果态度改
