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1、Access数据管理与应用,数据库简介 创建数据库及表 数据表字段规划 多表关系 查询 设计窗体 制作报表 常用宏命令,课程内容,数据库简介,ACCESS 关系数据库 解决多数据关联 处理大量数据 历史数据的收集及管理 什么是数据库 为了实现一定的目的按某种规则组织起来的“数据”的“集合”。,一、数据库简介,ACCESS的窗口及界面介绍 标题栏：用来显示软件标题名称的地方 菜单栏 工具栏：将一些常用的命令用图标代替 状态区：状态区可以显示正在进行的操作信息，这可以帮助我们了解所进行操作的状态 数据库窗口,Access界面,数据库窗口 数据窗口工具栏：主要用于创建、打开或管理数据库对象，以及改变
2、数据库对象的显示方式。 对象栏：对象创建方法及已有对象 Tables：存储数据库管理的数据 Queries：按照准则，执行对数据的查找分析 Forms：以交互式窗口方式表达表中数据 Reports：将数据以格式化方式发送到打印机 Pages：在WEB页中查看、修改数据库中数据 Macros：一个或多个操作的集合，实现特定功能 Modules：将VBA的声明和过程作为一个单元保存 对象列表框：当前数据库中某个对象类型包含的所有对象，及创建该对象的快捷方式。,Access界面,表 格,查 询,报 表/Excel数据访问页,条件,窗体 宏/模块,控制报表,返回条件,录入数据,Access程序设计概念
3、,对数据库设计得当可确保数据库容易维护。设计数据库步骤如下: 确定数据库的用途 确定包括多少个表 确定每个表中有多少个字段 在每个字段中用唯一值标识 确定表与表之间的关系 输入数据并创建其它数据库对象,二、关于设计数据库,创建数据库 根据模板创建数据库 创建空白数据库,二、建立数据库及表,Tables,Field,Record,Primary key Tables:某个相同主题的数据集合。 Fields：表中列称为字段，用来描述数据某类特征。 Records：表中的行称为记录，它由若干个字段组成。记录反映某一事物的全部信息。 Primary Key：能惟一标识表中每一条记录的字段或字段集称为主
4、关键字。我们可以通过这个字段来区分数据。,数据库简介,AutoNumber ：自动插入唯一顺序或者随机编号 Format:“A”000(可定义字段属性,不变的字符用双引号引起， 会变的数字用零表示） Text ：可输入文字或数字，不用计算的身份证号码或手机号码都可存储为文本型。 Input Mask ：可以控制输入的值，掩码参数按F1。 Default Value ：该值在新建记录时会自动输入到字段中。 Required ：可以指定字段中是否必须有值。 Index ：大型数据表中加速信息检索。,字段类型介绍,Lookup Wizard ：使用列表框或组合框从另一个表或值列表中选择一个值。要修改
5、，进入Look标签。 Row Source ：修改下拉列表中的值 Limit to List ：只能从下拉列表中选择 Number：存储进行算术计算的数字数据。 Validation Rule：指定对输入到记录、字段或控件中的数据的要求。 Validation Text：当输入的数据违反了有效性规则 的设置时，本属性指定将显示给用户的消息。,字段类型介绍,Date/Time:从 100 到 9999 年的日期与时间值。 Format:设置日期格式，自定义格式请按F1 Yes/No:是/否“是”和“否”值，以及只包含两者之一的字段。 Currency:输入数据时，不必键入人民币符号和千位处的逗号
6、。 Format:自定义货币格式，请按F1,字段类型介绍,Hyperlink:保存超级链接的数据，如网址或电子邮件等。 OLE Object:插入WORD文档、EXCEL电子表格、图像、声音等。 插入对象进入输入视图中，InsertObject Memo:长文本或文本和数字的组合，最多为 65,535 个字符 。,字段类型介绍,使用向导创建表 各种预定义的示例表，如客户表、雇员表、产品表、订单表等。 通过输入数据创建表 用户先不创建表，而通过输入一组数据，由系统根据输入数据的特点自动确定各个字段的数据类型和长度。,建立数据库及表,导入外部数据 导入EXCEL：文件类型Microsoft Exc
7、el 导入文本文件：文件类型文本文件 链接：另外一个应用程序与数据库之间建立的联系 文件的位置发生变更，进入ToolsDatabase UtilitiesLinked Table Manage,导入数据,导出：将ACCESS的表导出到其它应用程序。 导至WORD：ToolsOffice LinksPublish it with Microsoft Office Word 导至EXCEL：ToolsOffice LinksAnalyze it with Microsoft Office Excel EXCEL中导入ACCESS DataImport External DataImport Dat
8、a,导出数据,关系简介 不同表中的数据之间都存在一种关系 各张表中的每条数据记录都和数据库中唯一的主题相联系 关系是通过两个表中匹配字段的数据来执行,多表表关系,关系类型 一对一：表A每条记录只能与表B中的一条记录相匹配，表B中每条记录只能与表A中的一条记录相匹配。这种关系简单，但实际中不常用，因两表中重复字段浪费磁盘空间。 一对多：最常用。 多对多：表A中的记录能与表B中的许多条记录匹配，表B中的记录也能与表A中的许多记录相匹配。,多表表关系,参照完整性是一个规则系统 确保相关表中记录之间关系的有效性 不会意外地删除或更改相关数据 在符合下列所有条件时，可以设置参照完整性： 来自于主表的匹配
9、字段是主键或具有唯一索引 相关的字段都有相同的数据类型 两个表都属于同一个 Microsoft Access 数据库,实施参照完整性,使用参照完整性时要遵循下列规则 不能在相关表的外键字段中输入不存在于主表的主键中的值 如果在相关表中存在匹配的记录，则不能从主表中删除这个记录 例如，如果在“订单”表中有订单分配给某一雇员，就不能在“雇员”表中删除此雇员的记录。 如果某个记录有相关的记录，则不能在主表中更改主键值 例如，如果在“订单”表中有订单分配给某个雇员时，不能在“雇员”表中更改这位雇员的雇员ID。,使用参照完整性,Cascade Update Related Fields 更改主表中记录的
10、主键，Access 会自动在所有相关的记录中将主键更新为新值。例如，如果在“客户”表中更改某个客户ID，则在“订单”表中每个有该客户订单的记录中，“客户ID”字段都会自动更新。 Cascade Delete Related Records 删除主表中的记录，Access 会自动删除相关表中的相关记录。例如，如果在“客户”表中删除某个客户记录，在“订单”表中此客户的所有订单都会自动删除。,级联更新和级联删除,查询,查询:对查询在表中的数据提出问题。 同时基于多个表，按准则进行数据重组，使多个表中数据在同一个虚拟数据表中显示。 对查询后的信息进行统计、计算或生成新信息。 完成大量数据修改，如更新、
11、删除等。 可作为窗体或报表的数据源。 查询视图方式 设计视图及SQL视图用于创建查询，数据表显示结果,查询,选择查询 提出问题，根据查询准则选择所需的信息进行回答。 准则栏中写在同行表明并且，写在不同表明或者。,选择查询,选择查询 表达式生成器 ：连接两个表达式连接在一起 Like：模糊查询 ？：表示任何单一字符 *：表示零个或多个字符 NOT:非,选择查询,表达式生成器 函数 今天日期：DATE() 年：YEAR() 月：MONTH() 日：DAY() 日期间隔：DATEDIFF(“类型“，起始日期，终止日期） 范围：between 起始值 and 终止值,选择查询,多表查询 参数查询 在要
12、作为参数使用的字段下的准则单元格中，输入相应提示，提示要用方括号括起来。 如：Between and 参数类型更改：QueryParameters 与模糊查询结合：Like “*” & 查询姓名 & “*”,选择查询,动作查询：在Query菜单中选择 Make-Tables Query：将查询的数据固定下来形成新表。,动作查询,动作查询：在Query菜单中选择 Update Query：改变已有表中满足查询准则的记录。,动作查询,动作查询：在Query菜单中选择 Append Query:追加查询：向已有表中添加数据。,动作查询,动作查询：在Query菜单中选择 Delete Query：删除
13、满足查询指定的准则的记录。,动作查询,多表表关系查询 多表表关系 查找两表中不匹配的数据:IS NULL,多表表关系在查询中应用,创建交叉表查询 NewCrosstab Query Wizard 交叉表能将以行显示的数据转换为列,交叉表查询,单击查询工具栏的求和按钮 Group By：以此字段为分类字段 Sum：根据分类字段求和 Avg：根据分类字段求平均值 Max：同类中的最大值 Min：同类中的最小值 First：同类中的第一条记录 Last：同类中的最后一条记录 Where：以此字段为分类条件,查询中计算,范围查询 在ALL的输入框输入需要显示的范围 联接查询 在查询设计视图中点击SQL视图 通过UNION连接多个查询 select 列名 from 表名 as 别名 where 条件,联合查询,什么是宏 在ACCESS数据库应用系统中，如果能使一些重复的操作能够自动实现，可以提高对数据库的管理效率。宏是由一个或多个操作组成的集合，其中每个操作都能实现特定的功能，创建这些操作可帮助用户自动完成某些常规任务。,宏,常用宏,常用宏,报表介绍 报表使用方法简介,报表,什么是窗体 窗体创建方法 窗体应用示例,报表,
