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1、Access数据管理与应用,数据库简介 创建数据库及表 数据表字段规划 多表关系 查询 设计窗体 制作报表 常用宏命令,课程内容,数据库简介,ACCESS 关系数据库 解决多数据关联 处理大量数据 历史数据的收集及管理 什么是数据库 为了实现一定的目的按某种规则组织起来的“数据”的“集合”。,一、数据库简介,ACCESS的窗口及界面介绍 标题栏:用来显示软件标题名称的地方 菜单栏 工具栏:将一些常用的命令用图标代替 状态区:状态区可以显示正在进行的操作信息,这可以帮助我们了解所进行操作的状态 数据库窗口,Access界面,数据库窗口 数据窗口工具栏:主要用于创建、打开或管理数据库对象,以及改变
2、数据库对象的显示方式。 对象栏:对象创建方法及已有对象 Tables:存储数据库管理的数据 Queries:按照准则,执行对数据的查找分析 Forms:以交互式窗口方式表达表中数据 Reports:将数据以格式化方式发送到打印机 Pages:在WEB页中查看、修改数据库中数据 Macros:一个或多个操作的集合,实现特定功能 Modules:将VBA的声明和过程作为一个单元保存 对象列表框:当前数据库中某个对象类型包含的所有对象,及创建该对象的快捷方式。,Access界面,表 格,查 询,报 表/Excel数据访问页,条件,窗体 宏/模块,控制报表,返回条件,录入数据,Access程序设计概念
3、,对数据库设计得当可确保数据库容易维护。设计数据库步骤如下: 确定数据库的用途 确定包括多少个表 确定每个表中有多少个字段 在每个字段中用唯一值标识 确定表与表之间的关系 输入数据并创建其它数据库对象,二、关于设计数据库,创建数据库 根据模板创建数据库 创建空白数据库,二、建立数据库及表,Tables,Field,Record,Primary key Tables:某个相同主题的数据集合。 Fields:表中列称为字段,用来描述数据某类特征。 Records:表中的行称为记录,它由若干个字段组成。记录反映某一事物的全部信息。 Primary Key:能惟一标识表中每一条记录的字段或字段集称为主
4、关键字。我们可以通过这个字段来区分数据。,数据库简介,AutoNumber :自动插入唯一顺序或者随机编号 Format:“A”000(可定义字段属性,不变的字符用双引号引起, 会变的数字用零表示) Text :可输入文字或数字,不用计算的身份证号码或手机号码都可存储为文本型。 Input Mask :可以控制输入的值,掩码参数按F1。 Default Value :该值在新建记录时会自动输入到字段中。 Required :可以指定字段中是否必须有值。 Index :大型数据表中加速信息检索。,字段类型介绍,Lookup Wizard :使用列表框或组合框从另一个表或值列表中选择一个值。要修改
5、,进入Look标签。 Row Source :修改下拉列表中的值 Limit to List :只能从下拉列表中选择 Number:存储进行算术计算的数字数据。 Validation Rule:指定对输入到记录、字段或控件中的数据的要求。 Validation Text:当输入的数据违反了有效性规则 的设置时,本属性指定将显示给用户的消息。,字段类型介绍,Date/Time:从 100 到 9999 年的日期与时间值。 Format:设置日期格式,自定义格式请按F1 Yes/No:是/否“是”和“否”值,以及只包含两者之一的字段。 Currency:输入数据时,不必键入人民币符号和千位处的逗号
6、。 Format:自定义货币格式,请按F1,字段类型介绍,Hyperlink:保存超级链接的数据,如网址或电子邮件等。 OLE Object:插入WORD文档、EXCEL电子表格、图像、声音等。 插入对象进入输入视图中,InsertObject Memo:长文本或文本和数字的组合,最多为 65,535 个字符 。,字段类型介绍,使用向导创建表 各种预定义的示例表,如客户表、雇员表、产品表、订单表等。 通过输入数据创建表 用户先不创建表,而通过输入一组数据,由系统根据输入数据的特点自动确定各个字段的数据类型和长度。,建立数据库及表,导入外部数据 导入EXCEL:文件类型Microsoft Exc
7、el 导入文本文件:文件类型文本文件 链接:另外一个应用程序与数据库之间建立的联系 文件的位置发生变更,进入ToolsDatabase UtilitiesLinked Table Manage,导入数据,导出:将ACCESS的表导出到其它应用程序。 导至WORD:ToolsOffice LinksPublish it with Microsoft Office Word 导至EXCEL:ToolsOffice LinksAnalyze it with Microsoft Office Excel EXCEL中导入ACCESS DataImport External DataImport Dat
8、a,导出数据,关系简介 不同表中的数据之间都存在一种关系 各张表中的每条数据记录都和数据库中唯一的主题相联系 关系是通过两个表中匹配字段的数据来执行,多表表关系,关系类型 一对一:表A每条记录只能与表B中的一条记录相匹配,表B中每条记录只能与表A中的一条记录相匹配。这种关系简单,但实际中不常用,因两表中重复字段浪费磁盘空间。 一对多:最常用。 多对多:表A中的记录能与表B中的许多条记录匹配,表B中的记录也能与表A中的许多记录相匹配。,多表表关系,参照完整性是一个规则系统 确保相关表中记录之间关系的有效性 不会意外地删除或更改相关数据 在符合下列所有条件时,可以设置参照完整性: 来自于主表的匹配
9、字段是主键或具有唯一索引 相关的字段都有相同的数据类型 两个表都属于同一个 Microsoft Access 数据库,实施参照完整性,使用参照完整性时要遵循下列规则 不能在相关表的外键字段中输入不存在于主表的主键中的值 如果在相关表中存在匹配的记录,则不能从主表中删除这个记录 例如,如果在“订单”表中有订单分配给某一雇员,就不能在“雇员”表中删除此雇员的记录。 如果某个记录有相关的记录,则不能在主表中更改主键值 例如,如果在“订单”表中有订单分配给某个雇员时,不能在“雇员”表中更改这位雇员的雇员ID。,使用参照完整性,Cascade Update Related Fields 更改主表中记录的
10、主键,Access 会自动在所有相关的记录中将主键更新为新值。例如,如果在“客户”表中更改某个客户ID,则在“订单”表中每个有该客户订单的记录中,“客户ID”字段都会自动更新。 Cascade Delete Related Records 删除主表中的记录,Access 会自动删除相关表中的相关记录。例如,如果在“客户”表中删除某个客户记录,在“订单”表中此客户的所有订单都会自动删除。,级联更新和级联删除,查询,查询:对查询在表中的数据提出问题。 同时基于多个表,按准则进行数据重组,使多个表中数据在同一个虚拟数据表中显示。 对查询后的信息进行统计、计算或生成新信息。 完成大量数据修改,如更新、
11、删除等。 可作为窗体或报表的数据源。 查询视图方式 设计视图及SQL视图用于创建查询,数据表显示结果,查询,选择查询 提出问题,根据查询准则选择所需的信息进行回答。 准则栏中写在同行表明并且,写在不同表明或者。,选择查询,选择查询 表达式生成器 :连接两个表达式连接在一起 Like:模糊查询 ?:表示任何单一字符 *:表示零个或多个字符 NOT:非,选择查询,表达式生成器 函数 今天日期:DATE() 年:YEAR() 月:MONTH() 日:DAY() 日期间隔:DATEDIFF(“类型“,起始日期,终止日期) 范围:between 起始值 and 终止值,选择查询,多表查询 参数查询 在要
12、作为参数使用的字段下的准则单元格中,输入相应提示,提示要用方括号括起来。 如:Between and 参数类型更改:QueryParameters 与模糊查询结合:Like “*” & 查询姓名 & “*”,选择查询,动作查询:在Query菜单中选择 Make-Tables Query:将查询的数据固定下来形成新表。,动作查询,动作查询:在Query菜单中选择 Update Query:改变已有表中满足查询准则的记录。,动作查询,动作查询:在Query菜单中选择 Append Query:追加查询:向已有表中添加数据。,动作查询,动作查询:在Query菜单中选择 Delete Query:删除
13、满足查询指定的准则的记录。,动作查询,多表表关系查询 多表表关系 查找两表中不匹配的数据:IS NULL,多表表关系在查询中应用,创建交叉表查询 NewCrosstab Query Wizard 交叉表能将以行显示的数据转换为列,交叉表查询,单击查询工具栏的求和按钮 Group By:以此字段为分类字段 Sum:根据分类字段求和 Avg:根据分类字段求平均值 Max:同类中的最大值 Min:同类中的最小值 First:同类中的第一条记录 Last:同类中的最后一条记录 Where:以此字段为分类条件,查询中计算,范围查询 在ALL的输入框输入需要显示的范围 联接查询 在查询设计视图中点击SQL视图 通过UNION连接多个查询 select 列名 from 表名 as 别名 where 条件,联合查询,什么是宏 在ACCESS数据库应用系统中,如果能使一些重复的操作能够自动实现,可以提高对数据库的管理效率。宏是由一个或多个操作组成的集合,其中每个操作都能实现特定的功能,创建这些操作可帮助用户自动完成某些常规任务。,宏,常用宏,常用宏,报表介绍 报表使用方法简介,报表,什么是窗体 窗体创建方法 窗体应用示例,报表,