{企业通用培训}某Q概念培训应付管理

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1、2008日立电梯&汉得公司版权所有,1,HAND Enterprise Solutions Co., Ltd. 秀强股份ERP项目组,秀强股份ERP项目 应付模块培训,Rev: 1.0 Date: 2014-08-06,财务标准模块功能,应付模块概述 供应商管理 发票管理 付款管理,财务标准模块功能,应付模块概述 供应商管理 发票管理 付款管理,应付模块介绍,应付模块（Oracle Payables）主要是帮助管理采购结算等过程中的发票和付款。通过配置和使用应付模块，可以： 按时向供应商付款 防止重复付款 Oracle 应付模块包括以下一些主要功能和特性： 供应商管理 由前端业务生成或手工入发

2、票 录入付款单据 对应以上功能和特性，系统提供三个工作平台来帮助用户进行操作： 供应商工作台：用来管理、调整客户信息 发票工作台 ：用来处理标准发票、借项通知单、贷项通知单、预付款等 付款工作台： 用来复核供应商应付款项和开单付款,应付模块的业务流程,各业务部门,财务部门,预付结算单,采购结算单,手工录入 发票,发票,付款/核销预付款,费用申请单,财务复核结算单,匹配,财务标准模块功能,应付模块概述 应付模块设置 供应商管理 发票管理 付款管理,供应商管理,供应商头基本信息： 头层维护供应商名称、纳税登记号等基本信息，这些信息在所有组织间共享 供应商地点基本信息： 地点层维护供应商的明细信息，

3、不同OU之间相互屏蔽。 每个供应商地点都可维护各自默认的负债账户、预付款账户、付款方式、付款条件。 同一个供应商可根据业务、财务的处理不同，设置多个地点，建议根据业务用途为供应商地点命名，包括：材料采购、外协采购、资产采购、运费、其他。,地点1,地点2,地点3,供应商,供应商管理-设置点,地点层设置点（按照业务实体隔离隔离） 地点用途：决定采购、付款时能否选择此地点 账户来源：发票负债、预付、应付票据唯一来源；可以在地点层设置分配集 供应商合并 不可逆，一旦合并不可撤销 同一供应商内地点合并，不同供应商间地点合并,供应商管理-余额查询,余额查询 即可针对供应商查询；也可根据供应商地点查询 如果

4、未输入币种，则将包括所有发票而不考虑币种，并且余额以本位币显示。 为了计算尚欠余额，系统将从未付发票额中减去可用预付款，计算余额时，不会使用未付预付款。,财务标准模块功能,应付模块概述 供应商管理 发票管理 付款管理,发票管理发票基本概念,什么是EBS中的应付发票？ 最常见的意义：供应商送达的增值税发票（标准发票） 红字发票（贷项通知单、借项通知单） 临时收据、预付款（预付款） 员工提交的报销单（费用报表） EBS中，应付发票起了哪些作用？ 记载企业收到的应付发票信息 记载业务信息：供应商、应付金额及币种、发票开具日期、付款条件、采购事项的明细等 记载财务信息：会计分录（分配科目、负债科目、进

5、项税信息、金额）、入账日期等 管理应付帐款事项 财务控制： 控制应付帐款的确认时点，提供完整的审计线索 对供应商应付余额进行查询与管理 自动生成明细的应付帐款账龄分析报表 付款控制： “宽进严出”的体现：作为付款的先决条件，只有经过验证的发票才可进行付款（如果启用审批,发票管理发票基本概念,发票的类别,发票管理发票基本概念,标准发票,常见业务情形 企业购入材料、商品等验收入库，但货款尚未支付，根据有关凭证（发票账单、随货同行发票上记载的实际价款或暂估价值），借记“材料采购”、“在途物资”等科目，按应付的款项，贷记应付账款。（与采购模块集成） 接受供应单位提供劳务而发生的应付未付款项，根据供应单

6、位的发票账单，借记“劳务成本”、“管理费用”等科目，贷记应付账款。 支付时，借记本科目，贷记“银行存款”等科目。,典型分录举例 借：劳务成本-劳务 借：管理费用-办公费 借： 借：应交税费-进项税 贷：应付帐款,发票管理发票基本概念,通常，企业按合同约定，预先付出的款项，以预付款进行处理 常见业务情形： 按与供应商的约定，预先付出一笔款项；日后实际收到物资或劳务时，在系统中录入真实发票，冲减这笔预付款项；核算科目通常为：预付账款 会计分录：,预付款发票,发票管理发票录入,标准发票界面介绍,金 额 ； 发 票日期期； 负债 发票头主要以下信息： 发票类型，供应商，金额。发票日期，总账日期，负债账

7、户债 （ 贷 方） 账户,发票额金额汇总： 可以查看发票所含各项金额的汇总,查看发票状态： 状 态 ： 查 看 验证 情况 已入 帐 ： 查 看是否生成会 计分 录 审 批： 查 看 审 批情况 暂 挂：是否存在 暂 挂事 项,发票管理发票录入,标准发票界面介绍,发票行，将 发票的具体事项进行区分。 在增值税票中，按不同业务 （如采 购 的商 品、服 务 种类）将填列不同的行，以示区 分 默认设置的行类型为： 项目；运费；税等 系统中，即按这些行类型 进行填列或生成,发票管理发票录入,标准发票界面介绍,发票行分配： 针对 每行，都需 进 行分配 行分配中主要 记录该 行的 财务 信息： 1.

8、借方科目（如各 项费 用）； 2. 入账日期（最 终产 生的会 计分录取决于此） 3. 入账 金 额 4. 摘要,发票管理发票验证,标准发票发票验证,验证 ： 对发 票有效性进行验证 内容如： 头行金 额是否一致？行与行分配金 额是否一致？ 是否已 计税？等等 只有通 过验证的发票，在系统中才算有效，可以继续进行其他操作，如付款、核 销预付款、生成会 计分录 等,出于安全性考虑，建议将发票录入及发票验证的权限分开,发票管理预付款核销,标准发票预付款核销,核销预付款动作： 前提条件： 有至少一 张可用的预付款发票； 提交核 销的发票，已经通过验证,如果存在对特定供应商的预付款，当录入相同供应商的

9、标准发票时会弹出窗口提示存在可用预付款。,发票管理预付款核销,标准发票预付款核销,核销预付款动作： 填入核 销金额 、总帐日期 核销 完成后，需要重新 验证该发 票。 借： 应付帐款（发 票负债科目） 贷 ： 预付帐款（预 付款发票分配行科目）,发票管理发票暂挂和释放,录入发票信息,暂不付款的发票,发票暂挂,暂挂释放,调整后重新验证,付款,暂挂报表,暂挂的含义：通过对发票设置暂挂，可以限制付款，释放暂挂后，可继续执行付款。 暂挂的种类： 系统暂挂：在验证发票时，由于没有通过验证而自动设置为暂挂。 （例如：发票分配金额与总金额不符合，有些系统暂挂不允许人工释放） 手工设置暂挂：由于某种原因，暂时

10、停止对发票的付款，可手工设置暂挂。,发票管理发票暂挂和释放,发票暂挂和释放,详细显示暂挂原因。 系统暂 挂：在验证发票时，由于没有通过验证 而自动设置为暂 挂。 手工设置 暂挂：由于某种原因，暂时停止对发 票的付款，可手工设置暂 挂；,暂挂手工释放 注意：由于发票头和行金额差异造成的差异，无法通过手工释放，只能修改金额，重新验证,发票管理发票匹配,发票匹配概念 宽进严出：在企业管理实践中，通常会采取“宽进严出”的总体策略。 能否成功匹配决定发票能否通过系统验证，而验证成功的发票是付款的必要条件。 因此，发票匹配最终控制的是能否付款，即对资金流出的控制。 匹配审批层 双向：发票与采购订单的数量和

11、单价进行匹配。 三向：发票与采购订单的数量和单价，以及接收数量进行匹配。 四向：发票与采购订单的数量和单价、接收数量，以及检验入库数量进行匹配。 已订购：系统允许的录入开票数量匹配采购数量的波动范围，超过允差则暂挂发票。 已接收：系统允许的录入开票数量匹配接收数量的波动范围，超过允差则暂挂发票。 价格：系统允许的录入开票金额匹配采购订单单价的波动范围，超过允差则暂挂发票。,财务标准模块功能,应付模块概述 供应商管理 发票管理 付款管理,付款管理银行管理,银行结构 银行、分行：头信息在不同公司间是共享的。其他组织可以直接在现有的银行、分行下维护各自的账户信息。（名称信息、银行地址、联系人等说明性

12、信息） 银行账户：按公司（法人实体）隔离，各个法人主体维护的银行帐户信息在其他组织下是看不到的，从而也无法用来进行付款操作。,账户开户人及账户用途（应收、应付）,针对法人公司下的业务实体设置访问权限及用途。,账户信息：收付款现金账户等,付款管理银行管理,虚拟银行 系统中设置的银行，既可以是业务中真实存在的银行实体，也可以根据业务需要，设置虚拟银行，用于特殊业务的处理。 应付模块中，所有的付款业务都必须通过银行进行。 例如，我们收到一张供应商发票记录应付债务后，由于某种原因导致无法对供应商进行付款，形成营业外收入，则可以通过在虚拟银行下定义虚拟付款的银行帐户，利用该帐户进行付款操作后，产生如下的

13、会计分录： Dr：应付帐款 Cr：虚拟中转科目 之后总账录入凭证： Dr：虚拟中转科目 Cr：营业外收入,付款管理付款概述,付款控制 付款必须是针对发票的 付款必须是针对供应商的 对某个供应商的付款只能核销其名下的发票 允许分多次付款，但付款总金额不可超过发票金额 付款分录 建立付款时，必须指定从哪个银行帐户支付，该帐户决定了付款贷记的会计帐户 付款产生的会计分录如下： 借：应付账款 贷：银行存款/现金 撤消付款 系统可撤消付款，并反冲己经产生的会计分录，但付款撤销后不可恢复 在撤消付款后，仍可对发票进行重新付款、挂起发票和取消发票,付款管理快速/人工/完全付款,针对发票进行付款的方式包括：

14、付款工作台进行人工付款 付款工作台进行快速付款 发票工作台进行完全支付,三种付款方法之间的比较,付款管理快速/人工/完全付款,人工付款： 允许付款和被核销发票的供应商地点不同 可选择多张发票，并且指定每张发票的不同付款金额 如发现选择错误，可在“输入/调整发票”中冲销对此发票的付款 快速付款： 只允许核销相同供应商下相同地点的发票 同样支持选择多张发票，并指定每张发票不同的付款金额 如发现选择错误，需要撤销整个付款操作 全额付款： 在发票工作台发起对发票的完全支付，必须付清发票的全部未付金额 付款与发票应具有相同的供应商地点,付款管理预付款,付款控制 应付模块要求付款一定要有对应的发票，因此，

15、预付款中是作为一种特殊的发票进行处理的，需要先录入预付款发票，之后对预付款发票进行支付，待收到发票后拿已经支付的预付款发票核销此标准应付发票 输入预付款发票时（假设金额为1000）： Dr：预付帐款 1000 Cr：应付帐款 1000 对预付款发票进行全额支付： Dr：应付帐款 1000 Cr：银行存款 1000 使用全额支付过的预付款发票核销标准发票（5000） ： Dr：应付帐款 1000 Cr：预付帐款 1000 对标准发票剩下的4000余额进行付款 Dr：应付帐款 4000 Cr：银行存款 4000,付款管理预付款退回,预付款退回业务 如果标准发票金额小于预付款发票，则在对新发票进行全

16、额核销后，还需要根据双方协商的结果和公司的有关规定确认是否要收回多余的预付款。 例如，预付金额10000，之后收到供应商发票8000元，则预付款在核销完标准发票的8000元后，会剩余2000。 两种方案： 如果不需要收回多余预付款，则不需要进行别的处理，将剩余的2000元预付款留待将来由供应商的新发票时再进行核销； 如果需要收回多余的预付款，则需要财务部门在应付款管理系统中进行操作预付款退款。 业务部门与供应商联系，收回多余的资金，出纳收款后通知会计。 会计人员在系统中输入一张虚拟发票，供应商为原供应商，借方分配科目是“虚拟中转科目” Dr：虚拟中转科目 2000 Cr：应付账款 2000,付款管理预付款退回,虚拟发票核销，找到对供应商的预付款进行核销，会计分录为： Dr：应付帐款 2000 Cr：预付账款 2000 总账或应收模块的杂项收款界面再产生一笔实际收款的分录，冲掉“虚拟中转科目”的发生额。 Dr： 银行存款/现金 2000 Cr：虚拟中转科目 2000 不直接在发票的借方录入银行存款/现金科目的