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1、一 寸 光 阴 不 可 轻 1 国有公司国有公司（企业）（企业）基本基本管理制度管理制度 文件管理制度文件管理制度 第一节第一节 总则总则 一、为适应公司全方位规范化科学管理，做好公司文件管理工作，使 之规范化和制度化，特制定本制度。 二、公司文件是传达方针政策，发布公司行政规章制度、指示、请示 和答复问题、指导商洽工作、报告情况、交流信息的重要工具。 因此，必须认真做好文件的管理工作，有效地为公司发展服务。 三、公司全体员工都应发扬深入调查、联系群众、结合实际、实事求 是和认真负责的工作作风，努力提高文件质量和处理效率。 四、文件处理必须做到准确、及时、安全，严格按照规定的时限和要 求完成。
2、公司文件由总经办统一发放、传递、用印、保管和立卷 归档。 第二节第二节 文件分类文件分类 一、规定。发布重要的行政规章制度，采取重大的强制性行政措施， 用“规定” 。 二、决定、决议。对重要事项或重大行动做出安排，用“决定” 。经 会议讨论通过并要求贯彻的事项，用“决议” 。 三、通知。转发上级机关文件，批转下级文件，要求下级办理和需要 共同执行的事项，用“通知” 。 一 寸 光 阴 不 可 轻 2 四、通报。表彰先进，批评错误，传达重要信息，用“通报” 。 五、请示、报告。向上级请求批示与批准，用“请示” 。向上级汇报 工作、反映情况、提出建议，用“报告” 。 六、批复。答复请示事项用“批复
3、” 。 七、 函。 商洽工作、 询问问题、 向有关主管部门请求批准等， 用 “函” 。 八、会议纪要。传达会议议定事项和主要精神，要求与会者共同遵守的， 用“会议纪要” 。 档案管理制度档案管理制度 档案是全面反映公司经营管理各项活动的历史记录，是实现今后 决策科学化的重要依据。特制定本方法，各部门必须按本制度认真做 好档案管理工作。 第一节第一节 档案范围档案范围 公司各种具有保存价值的文件、图纸、方案、软件、图片、音像、 实物等都必须立卷、归档。 其中，文件包括：规划、计划、技术资料、工程资料、财务资料、 人事资料、会议纪要、项目方案、合同协议、内外行文等。 第二节第二节 档案分类及编号档
4、案分类及编号 一、档案按其内容及关联部门可分为六大类： 1、行政类 2、财务类 一 寸 光 阴 不 可 轻 3 3、人事类 4、业务类 5、工程类 6、拓展类 二、机要档案须在档案编号后注明：绝密、机密、秘密。具体划分规 则见本制度第三节第二条。 三、档案编号以“一案一号”为原则，遇有一案归入多类者，应先确 定其主要类别进行编号。 四、归档后须填写档案管理登记表 （附表 1） 。 第三节第三节 机要档案机要档案 一、机要档案按其内容分为“绝密” 、 “机密” 、 “秘密”三级。其中： 二、划分标准： 绝密档案包括： 公司经营发展中的经营战略、经营方向、经营规划、经营项目及 经营决策、战略性的合
5、作协议及金额在 100 万元以上的重大合 同。 机密档案包括： 1、财务资料； 2、公司重要会议纪要； 3、公司经营情况； 4、人事档案、薪资性档案、劳动合同； 一 寸 光 阴 不 可 轻 4 5、技术资料； 6、金额在 10 万-100 万元的合同。 秘密档案包括： 1、重要项目资料； 2、项目合同协议。 第四节第四节 档案装订档案装订 一、以左方装订为原则，右上角标明档案号。 二、文件如有皱折、破损、参差不齐等情况，应先整补，裁切折叠，使其 整齐，再装订。 第五节第五节 保存期限保存期限 档案保存期限除政府有关法令或本公司其他规章制度特定者 外，一律按照下列规定办理： 一、永久保存：1、公
6、司章程；2、股东名簿；3、股东会、董事会、 监事会会议纪要；4、公司证照；5、各级批文；6、印鉴；7、公 司年度经营计划；8、公司年度经营总结；9、年度财务报表；10、 技术资料； 11、 不动产所有权状及其他债权凭证； 12、 人事资料； 13、 大型活动图片、 音像资料； 14、 其他核定须永久保存的文书。 二、十五年保存：1、会计凭证；2、其他经核定须十五年保存的文书。 (其它财务档案的保存期限按国家相关规定执行) 三、五年保存：1、期满或解除的合同协议；2、完结后的项目方案； 一 寸 光 阴 不 可 轻 5 3、其他经核定须保存五年的文书。 四、一年保存：1、部门工作计划及工作总结；2
7、、完结后的部门请求 报告；3、完结后无长期保存必要文书。 五、公司规章制度由总经理办公室永久保存，使用部门视其有效期限 予以保存。 第六节第六节 保管部门保管部门 一、财务专项机要档案由财务会计部负责保管。 二、人事专项机要档案由人力资源部负责保管。 三、股东会、董事会、监事会资料由董事会秘书保管。 四、其他档案均由总经办指派专人保管。 第七节第七节 档案移交档案移交 一、公司各类证照、批文在颁发之日起移交总经办。 二、公司章程，股东会、董事会、监事会会议纪要、决议，应自签发 之日起三日内移交总经办。 三、合同协议应在签订之日移交总经办。 四、财务档案、人事档案由部门自行立卷、归档、管理。 五
8、、其余档案半年移交一次，时间为每年的月和月。 六、档案移交须填写档案移交清册 （附表 2） 。 七、 档案移交清册一式三份，移交双方各一份，总经办留存一份。 第八节第八节 档案调阅档案调阅 一、因工作需要需调阅档案时，须填写档案调阅申请单 （附表 3） ， 一 寸 光 阴 不 可 轻 6 并经相应核准人核准后方可调阅。 二、行政类档案、财务类档案、人事类档案、业务类档案、工程类档 案、拓展类档案的调阅须部门经理核准，跨部门档案调阅须总经 办主任核准，但仅仅限于档案的查阅、复印，使用原件或调阅机 要档案资料须总经理核准。 （保密性档案的范围见机要档案管 理制度 ） 。 三、档案管理人员必须严格按
9、照档案调阅申请单的内容，将档案 调出，供调档人查阅。 四、调档人必须是档案调阅申请单里注明的查阅人。 五、 档案调阅申请单由档案管理人员留存备查。 六、档案借阅时间最长不超过 8 个工作时。 七、如调档内容更改、调档时间延长，应按调档程序重新办理。 第九节第九节 档案销毁档案销毁 一、超过保存期，且无保存价值的档案应销毁。 二、需销毁的档案由保管部门填报档案销毁申请表 （附表 4） ，经 相应核准人核准后方可销毁。 三、 部门内部档案由部门经理核准销毁； 机要档案由总经理核准销毁； 其余档案由主管副总经理核准销毁。 四、销毁档案须两人以上人员共同完成，总经办指定专人监督销毁， 并填写档案销毁登
10、记表 （附表 5） 。 五、档案销毁每半年进行一次，即每年的月和月。 一 寸 光 阴 不 可 轻 7 六、 档案销毁申请表 、 档案销毁登记表各一式二份，申请部门一份， 总经办一份。 印章使用管理规定印章使用管理规定 一、根据公司不同业务的工作需要，公司印章有不同的使用范围。为 保证公司的合法权益不受损害，杜绝失误发生，特规定如下印章 使用办法。 二、印章刻制按公司业务需要由部门提出申请，公司领导批准后，由 总经办统一办理。印章刻好后由总经办办理印章登记手续，填写 印章管理登记表 （附表 1） ，备案并留好印章样图。 三、总经理通过授权赋予一些部门对其部门（专业）印章的保管权和 使用权。由被授
11、权人在总经办签字领取印章，指定专人保管。 各部门在使用印章时应严格遵守印章授权使用范围、期限等规定。 四、 公司印章使用范围、保管人、使用印章审批人等规定见下表： 序 号 印章 名称 使用范围 保管 部门 使用审批 人 使用规 定 备注 1 公章 公司对外所 有正式文件, 对内通知等 正式行文 总经办 总经理 或授权人 一 寸 光 阴 不 可 轻 8 2 财务 专用章 公司正式财 务文件、报 告、证明、票 据等 财务 会计部 财务会计 部经理 财务报表使用 时，由财务会 计 部 经 理 审 批，除支票用 印按照财务 管理制度相 关规定外，其 余均由主管副 总经理核准 3 合同 专用章 公司各类
12、合 同 总经办 参见 参见 合 同管理 规定 财务合同需总 经理核准 4 法定代 表人印 （支 票） 支票 财务 会计部 见财务 制度有 关规定 见 财务 制度 有 关规定 5 法定代 表人印 （除支 票外） 公司正式的 合同， 财务报 表文件、 票据 总经办 总经理或 授权人 合 同 管 理 规 定 6 行政部 章 公司物品进 出证明 行政 管理部 行政部经 理 一 寸 光 阴 不 可 轻 9 7 人力资 源部章 公司人事证 明 员工聘用、 解 聘等各类通 知 工资发放,调 整通知 对口单位函 件往来 人力 资源部 人力资源 部经理 重大事项与外 单位人员出具 证明，需总经 理审批 8 工程
13、专 用印章 工程施工告 示 工程建设中 与相关单位 的非正式函 件往来 工程建 设维护 中心 工程建设 维护中心 负责人 9 客服中 心印章 用户通知、 告 示 客户申述处 理的回复 客服 中心 客服中心 经理 五、 印章由指定保管人专人妥善保管。 保管人对所负责的印章丢失 或盗用，所引起的经济损失和法律责任等负全部责任。 六、 当印章管理人变动或印章在经公司领导审批同意调走时， 应及 一 寸 光 阴 不 可 轻 10 时办理交接手续，填写“印章管理登记表” 。 七、 印章的使用 1、 每枚印章使用前要由经办人填写印章使用审批单 （附表 2） ， 并经指定的审批负责人进行审核。审批人要按公司有
14、关规定审 查要加盖印章的文本内容是否在授权的范围内，审批通过后通 知印章保管人员后，方可使用印章。审批人对文本加盖印证后 的一切经济损失和法律义务负主要责任。印章保管人须将加盖 印章的文本连同印章使用审批单归档保存。 2、 公司印章原则不允许携带外出，如确系特殊需要须经部门经理 提出书面借用申请，并经总经理批准签字后方可借走，借用时 须填写印章借用申请表 （见附表 3） ，并必须两人以上一起 办理借用手续，在借用登记表上签字。原则上借出的印章当天 归还， 不得延误。 印章外借期间的使用由部门负责人全权负责。 3、 员工如需要公司出具有关证明，本人应先提出书面申请，部门 负责人审核，总经办签字后
15、方可盖章。 八、 责任 1、 印章使用责任人（签字人）对印章负有经济、行政、法律责任。 监印人员对违反规定的签印有权拒绝用章，印章保管人员不得 私自动用印章。若非法使用印章，一经查出根据事件的严重程序 给予严厉的行政处分或追究其经济、法律责任。 2、 若印章在使用、保管过程中不慎遗失，则追究责任人相应的行 政、经济责任，给予严厉的处分，并赔偿所发生的一切费用。 一 寸 光 阴 不 可 轻 11 证照管理制度证照管理制度 一、 公司证照由总经办指定专人统一管理。 二、 证照是指由上级主管部门颁发的各类证书、批文等。 如：营业执照、法人代码证、法定代表人证书、税务登记证、ISP 经营许可证等等。 三、 证照的使用包括借用、复印等。 四、 证照使用必须填写证照使用申请单 。 五、 证照借用程序： 借用人申请部门负责人复核主管副总经理审核总经理核 准办理借用手续归还借用完毕后，应在时限内归还证照保理 人。 六、 证照复印程序： 借用人申请部门负责人复核主管副总经理核准办理借用 手续归还 如证照复印件未使用，应立即退还证照保管人。 七、 如需使用原件，则须总经理核准。 八、 证照复印件必须加盖“再复印无效章” 。 九、 证照保管人必须做出登记，认真填写证照使用登记表 。 证明证明管理制度管理制
