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1、文书档案管理,本课程分五章进行讲述：,第一章 归档文件 第二章 归档文件的形成 第三章 文件的归档 第四章 归档文件整理方法单份文件整理 第五章 归档文件整理方法立卷法,第一章 归档文件,文书档案是记录政务活动（包括党务、行政管理等）的档案。,它记录了机关、团体、企业事业单位所从事的各种管理性活动、如党务管理、政务管理、财务管理、人事管理、业务管理、科研管理等。,第一节归档文件概述,一、文件国家机构、社会组织或个人在履行其法定职责或处理事务中形成的各种形式的信息记录，通常具有一定的体式和处理程序。,二、归档办理完毕且具有保存价值的文件经过系统整理，移交给档案室或档案馆集中保存的过程。,三、文件
2、转化为档案必须具备的基本条件,P1,1、从公文处理流程来看已办理完毕 2、属于归档范围 3、按规范要求进行系统整理 4、移交归档,第二节归档文件的种类,一、规范性公文,条例 规定 办法 其他,归档文件主要是各种公务文件，因此，归档文件种类即为公文的种类，简称文种。,二、领导指导性公文,指示 命令（令） 决定 批复 通报 通知,三、公布性公文,公告 公报 通告,四、陈述呈请性公文,请示 报告 议案,五、商洽性公文,六、证明性公文,证明信 介绍信 协议书 会议纪要,函,第三章 文件的归档,第一节概念,归档就是办理完毕、具有保存价值的文件经系统整理交档案室保存的过程。,中华人民共和国档案法第十条规定
3、：“对国家规定应当立卷归档的材料，必须按照规定，定期向本单位档案机构或档案工作人员移交，集中管理，任何人不得据为己有”。,第二节归档制度,一、归档责任：,文件处理部门,档案部门,共同责任,2、档案室具有对本单位文件归档工作进行监督指导的职责，包括制定本单位归档制度、指导与督促各部门的兼职档案人员落实归档制度、做好归档工作。,1、文件处理部门了解文件处理过程，具备做好文件归档的条件。,3、规模较小单位的工作人员身兼数职，文件归档与档案管理一般由一人承担。,一、归档责任：,二、归档时间 P30,根据归档与整理分工的不同，归档时间有两种形式：,1、归档文件整理工作由档案室完成，文件承办部门于每年1至
4、2月份向档案室移交应归档的文件 。,2、档案由文件承办部门整理，一般6月份向档案室移交档案。,三、归档要求与手续 P30,归档要求主要是指对归档文件鉴定与整理质量的要求。,1、纸质文件与同版本电子文件同步归档,2、归档文件必须齐全完整,每份文件齐全完整，定稿与正本、主件与附件、转发件与被转发件、请示件与批复件等完整无缺。,有关一项工作、一次会议的全部文件必须完整。,反映本单位主要职能工作与基本历史面貌的档案必须完整。,3、归档文件必须系统科学,反映本单位工作的各方面文件都要归档：党务、行政管理、主要职能、辅助管理职能、发文、收文、文字、表格。,4、归档文件必须优质精炼,6、文件归档要有交接手续
5、,5、文件归档必须及时迅速,制作文件移交清册或归档清册，填写题名、份数、归档部门、移交人、接收人、时间等内容。归档清册（移交清册）归入全宗卷保管。,一、划分归档范围的指导性文件,第三节归档范围,1、机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定（2006.12.28，国家档案局令第8号） 2、国有企业文件材料归档办法（档发20044号） 3、企业档案工作规范（DA/42-2009） 4、高等学校档案管理办法（2008年教育部、国家档案局发布）,二、归档范围划分的原则,根据国家（地方）、行业的有关规定，结合本单位的实际予以制定。,1、 “以我为主”应以本单位工作活动为主，突出反映本单位基本职能活动和
6、各项业务工作,3、应当避免有文必档、有档不归。,2、需要办理应以是否与单位工作有直接关系、本单位是否需要办理、本单位日后是否查考利用为文件归档的出发点。,三、机关文件归档范围,1、反映本机关主要职能活动和基本历史面貌的，对本机关工作、国家建设和历史研究具有利用价值的文件材料； 2、机关工作活动中形成的在维护国家、集体和公民权益等方面具有凭证价值的文件材料；,3、本机关需要贯彻执行的上级机关、同级机关的文件材料；下级机关报送的重要文件材料； 4、其他对本机关工作具有查考价值的文件材料。,三、机关文件归档范围,不归档范围： P33,1、上级机关的文件材料中，普发性不需本机关办理的文件材料，任免、奖
7、惩非本机关工作人员的文件材料，供工作参考的抄件等；,2、本机关文件材料中的重份文件，无查考利用价值的事务性、临时性文件，一般性文件的历次修改稿、各次校对稿，无特殊保存价值的信封，不需办理的一般性人民来信、电话记录，机关内部互相抄送的文件材料，本机关负责人兼任外单位职务形成的与本机关无关的文件材料，有关工作参考的文件材料；,不归档范围： P33,3、同级机关的文件材料中，不需贯彻执行的文件材料，不需办理的抄送文件材料；,4、下级机关的文件材料中，供参阅的简报、情况反映，抄报或越级抄报的文件材料。,不归档范围： P33,对机关文件材料归档范围要掌握两点：,针对本机关 与本机关业务工作有关 与本机关
8、业务无关，但需贯彻执行的,收文中 需要归档的,1、本单位形成的文件材料，只有少数不归档,2、本单位收文中，只有一部分需归档,（一）机关,永久,定期,30年 10年,第四节保管期限,一、保管期限规定,2、本机关召开重要会议、举办重大活动等形成的主要文件材料；,1、本机关制定的法规政策性文件材料；,4、本机关关于重要问题的请示与上级机关的批复、批示，重要的报告、总结、综合统计报表等；,3、本机关职能活动中形成的重要业务文件材料；,二、永久保管的文书档案主要包括：,6、本机关房屋买卖、土地征用，重要的合同协议、资产登记等凭证性文件材料；,5、本机关机构演变、人事任免等文件材料； P36,二、永久保管
9、的文书档案主要包括：,8、同级机关、下级机关关于重要业务问题的来函、请示与本机关的复函、批复等文件材料。,7、上级机关制发的属于本机关主管业务的重要文件材料；,2、本机关召开会议、举办活动等形成的一般性文件材料；,三、定期保管的文书档案主要包括：,1、本机关职能活动中形成的一般性业务文件材料；,3、本机关人事管理工作形成的一般性文件材料；,4、本机关一般性事务管理文件材料；,5、本机关关于一般性问题的请示与上级机关的批复、批示，一般性工作报告、总结、统计报表等；,8、同级机关、下级机关关于一般性业务问题的来函、请示与本机关的复函、批复等文件材料；,7、上级机关和同级机关制发的非本机关主管业务但
10、要贯彻执行的文件材料；,9、下级机关报送的年度或年度以上计划、总结、统计、重要专题报告等文件材料。,6、上级机关制发的属于本机关主管业务的一般性文件材料；,三、定期保管的文书档案主要包括：,第五节归档方法,一、编制文件材料归档范围和文书档案保管期限表,2、掌握本单位各部门职能及工作内容。,3、分析本机关文件材料产生、利用的情况。,4、草拟文书档案保管期限表。,5、广泛征求意见。,6、发布执行。,（一）编制方法与步骤,、熟练掌握国家和地方档案行政管理部门、本行业（系统）主管部门关于文书档案归档范围和保管期限的规定,、利用原有基础。 、关注新领域文件材料。,（二）编制时应注意的问题,二、严格文件的
11、日常管理,1、严格登记制度。 2、做好平时归类和积累。 3、办理完毕的文件，即时收集归档。 4、检查文件的完整性。 5、注意帐外文件的收集。,（l）本单位形成的党组、行政、业务会议记录、纪要； （2）本单位各业务部门形成的各种台账、年报表（业务、党员、人事劳资等各种统计报表）汇总表及相关分析材料； （3）本单位各种图表、花名册、本单位出版的书籍、刊物；,账外文件主要包括：,（4）各种介绍信存根（党团组织关系、干部调动、行政事务等），本单位形成的各种规章制度； （5）本单位与有关部门签订的协议、合同； （6）本单位领导及工作人员参加其他公务活动形成的与本单位有关的文件材料； （7）本单位领导及工
12、作人员参加与本单位职能工作有关会议的会议文件； （8）外单位直接发到文件承办部门的文件。,账外文件主要包括：,第四章归档文件整理方法单份文件整理,使用单件整理方法的前提是有电脑辅助管理并安装了专用的档案管理软件。,单份文件整理.mpg（视频）,一、单件归档的概念及适用范围,概念：,将归档文件以“件”为单位进行装订、分类、排列、编号、装盒，使之有序化的过程。,适用范围：,适用于各级机关、团体、企业事业单位和其它组织的文书材料的整理归档，实施本方案的前提是使用了电子计算机和国家档案局推荐的优秀档案管理软件。,一、单件归档的概念及适用范围,归档原则：,遵循文件的自然形成规律，保持文件的原貌和完整，准
13、确判定文件的保管期限，适合新技术应用的需要，便于保管和利用。,一、单件归档的概念及适用范围,总的方法：,顺其自然，单件归档。即顺应文件形成时的本来状况，以自然件为归档单位，逐件整理归档。,既然要以“件”为归档单位，就首先要清楚“件”的含义。,二、单件文件归档的主要做法,整理单位应为 “自然件”，即单份文件。,“件” 的含义,二、单件文件归档的主要做法,1、单份文件,“件” 的含义,单份文件，一份文件为一件。,二、单件文件归档的主要做法,2、报表、名册、图册、书刊,“件” 的含义,各种报表、名册、图册、书刊等，应按照其本来的装订方式，一册（本）为一件。,二、单件文件归档的主要做法,3、正本与定稿
14、,文件正本与定稿一般应作为一件；定稿过厚不易装订的，也可单独作为一件；重要文件需保留不同稿本（包括历次修改稿、讨论稿、征求意见稿、定稿等）的，可将正本与历次稿各为一件。,二、单件文件归档的主要做法,文件的正本,文件的定稿,4、正件与附件,“件” 的含义,正件与附件一般为一件；如果附件数量较多，或者太厚不易装订，也可各为一件。,二、单件文件归档的主要做法,5、正文与文件处理单,“件” 的含义,正文与文件处理单（包括文件处理表、拟办单、发文稿纸、签批条等）应作为一件。,二、单件文件归档的主要做法,6、原件与复制件,“件” 的含义,原件与复制件（包括复印件以及抄件等）应作为一件。,二、单件文件归档的
15、主要做法,7、转发件与被转发件,“件” 的含义,转发件与被转发件应作为一件。,二、单件文件归档的主要做法,来文与复文、去文与复文,包括：请示与批复、报告与批示、函与复函、通知与报告等。 外机关的来文与本机关的复文作为一件，本机关向同级或上级机关的去文与这些机关的复文可以各为一件。,二、单件文件归档的主要做法,文件材料归档的主要步骤,二、单件文件归档的主要做法,单份文件归档整理的主要步骤包括：分类、编制页码、装订、排序编号、盖档号章、著录、装盒排架、制作纸质目录等。,文件材料归档的主要步骤,收集文件,区分年度,划分保管期限,文件装订,文件排列,文件编号,文件装盒,填备考表,编制档案目录,档案排架
16、,划分机构 (视具体情况),下面，我们对单件文件归档方法的工作步骤一一进行分解：,文件材料归档的主要步骤,第一步：收集文件，齐全完整,要把反映本单位主要职能活动的，应该立卷归档的文件材料种类、份数以及每份文件的页数收集齐全完整。,文件材料归档的主要步骤,第二步：区分年度，合理准确,根据形成和处理文件的年度对归档文件进行区分，即不同年度形成的文件材料要按年度具体分开。,文件材料归档的主要步骤,将文件按其形成年度（成文日期）分开。,第二步：区分年度，合理准确,一般的文件材料，放在其形成年度归档。,计划、预决算、总结、报告、统计报表等，应放在文件内容针对的年度。,长远规划应放在文件内容针对的头一年。,文件材料归档的主要步骤,第二步：区分年度，合理准确,多年的总结、报告，应放在文件针对的最后一年。,跨年度的案件
