{办公文秘}秘书考证辅导

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1、三级（高级）秘书考前培训,国际教育学院 陈蘅瑾,第一章 秘书职业资格考试概述,秘书职业技能鉴定，有两个模块的内容组成（二级秘书除外） 第一模块为基础知识部分。此模块有两个部分组成，一是职业道德部分，一是理论知识部分；此模块共100分，125题，其中职业道德25题，理论知识100题。 第二模块为专业能力部分。此模块有两个部分组成，一是案例分析，一是工作实务（二级增加综合评审）；此部分共100分，案例分析2题，50分，工作实务3-5题50分。 报考涉外秘书还要加考秘书英语。,各部分考试的题型及分值安排,成绩计算,试卷结构中，知识和技能两部分各为100分，均为60分及格。如果有一部分成绩没有达到60

2、分，那么该部分可以补考一次，合格部分的成绩有效期为一年，秘书英语部分的成绩单独计算。,第二章 职业道德,职业道德部分的题目比较简单，但是要求相当严格，如果在整个考试中职业道德部分不及格，那么就视为整个秘书考试不及格，必须经过补考合格才能取得相应的秘书职业资格证书。,该部分考试分为两个模块：一是职业道德基础知识，一般情况下15题左右，其中5题为单项选择题，10题为多项选择题，答案均在书本中；二是个人情况表述题，10题左右，要求考生根据自己的实际情况来作答，该部分没有固定答案。,第三章 文书基础,一、考试概述 本章的重点是应用文的含义与分类；通用公文、事务文书、商务文书的制发程序与格式；应用文的四

3、个要素；应用文的表达方式。 文书基础在考试中多以单选、多选形式出现，在三级、四级中占10%左右。,二、考点重点,（一）应用文书的概念与制发程序 1. 应用文书是各级机关、企事业单位、社会团体以及个人处理事务中经常应用的具有一定格式的文体总称。 2.应用文书的分类 （1）行政公文，是指行政机关在行政管理过程中形成的具有法定效力和规范体式的文书，是依法行政和进行公务活动的重要工具，又称通用文书。2000年8月24日国务院发布的国家行政机关公文处理办法中所规定的13种通用公文：命令、决定、公告、通告、通知、通报、议案、报告、请示、批复、意见、函、会议纪要。,（2）事务文书，是指机关、单位、团体和个人

4、处理日常事务所使用的文书。有传真稿、备忘录、请柬、邀请信、贺信（贺电）、感谢信、启事、简报、会议记录、计划、总结、述职报告、讲话稿等。 （3）商务文书，是指机关、单位、团体为处理商务业务所使用的文书。有意向书、订货单、商品说明书、市场调查报告、招标书、投标书、合同、可行性研究报告等。,3.通用文书的制发程序： 草拟审核签发复核。,（二）应用文书（通用公文）的格式,通用公文的格式根据1999年12月27日国家质量技术监督局发布的国家行政机关公文格式（国家标准GB/T97041999）执行。 1.通用公文用纸和印装规格 （1）用纸：A4。幅面尺寸：210mm297mm。 （2）公文用纸天头（上白边

5、）：37mm+1mm。公文用纸订口（左白边）：28 mm+1mm。版心尺寸：156mm225mm。 （3）文字符号从左至右横写、横排。每面22行，每行28字。 （4）公文左侧骑马订或平订，不掉页；后背平整、不空,2.通用公文中各要素标识规则 （1）眉首：红色反线以上的各要素统称眉首。具体包括：,（2）主体：红色反线（不含）以下至主题词（不含）之间的各要素。具体包括：,（3）版记：主题词以下的各要素统称版记。具体包括：,（三）通用公文的特定格式： 有信函格式、命令式格式、会议纪要式格式。 （四）事务文书、商务文书的格式：具有灵活性和多样性。 （五）应用文书的要素：四要素包括材料（血肉）、主题（灵

6、魂）、结构（骨骼）和语言（细胞）。,重点掌握应用文书常见专用语言：开头用语、承启用语、引述用语、批转用语、称谓用语、经办用语、表态用语、结尾用语。（P27-29） （六）应用文书的表达方式：叙述、说明、议论。,第四章 办公自动化基础,一、考试概述 办公自动化基础部分的重点是办公自动化基础知识，包括计算机的基础知识、常用办公软件的应用以及互联网的应用知识。考试中，本部分内容多以选择题的形式出现，有时会出现在情景录像题中，在三级中占7%8%左右。 速记部分的重点是速记的概念、功效，手写速记的基本原理、略写方法创制规则；计算机速记的原理、特点等。速记在考试中以选择题的形式考核，在三级中占2%3%。,

7、二、考点重点,（一）计算机基础知识 1.计算机的硬件系统：从外观上看，可分为主机箱、外部设备；从功能上看，可分为运算器、控制器、存储器、输入设备、输出设备。,（1）衡量CPU性能的指标主要有两项：一是主频，即计算机的时钟频率；二是字长，指计算机能够直接处理的 二进制数据的位数。 （2）存储器一般包括内存储器和外存储器。 （选择题） 内存储器按照工作方式不同，可分为随机存储器、只读存储器。 常用的外存储器有硬盘、软盘、光盘及其他移动存储设备。硬盘使用的注意事项：注意保护磁道；硬盘正在读写文件时不能关掉电源；注意防尘；要防震动；要定期整理硬盘；要注意防止计算机病毒对硬盘的破坏。常用的光盘主要有3类

8、：只读型光盘、一次写入型光盘、可擦写光盘。目前广泛使用的移动存储设备，除了软盘、光盘，还有U盘和移动硬盘。 （录像题）,（3）目前最常用的输入设备是键盘、鼠标。 键盘主要包括3个部分：左区的大键盘、右区的小键盘、中区的键位，键盘的右上角还有指示灯区。 常用的鼠标有机械式、光电式 （4）常见的输出设备有显示器、打印机等。显示器的维护和保养应要：注意防磁，不要把带磁性的物体靠近显示器；注意环境卫生，经常擦拭显示器表面；注意使用电源屏幕保护程序。,2.计算机的软件系统。计算机的软件系统可以分为系统软件和应用软件两大类。 （1）常见的系统软件主要有操作系统，也可以包括语言处理程序、连接装配程序、系统实

9、用程序、多种工具软件等。目前常用的操作系统主要有DOS操作系统、Windows操作系统以及Unix系统。 （2）目前常见的应用软件主要有办公自动化软件、管理信息系统和大型科学计算机软件包等。,3.计算机的日常使用与维护,（1）启动与关机：以下各项均要求会操作，掌握操作步骤和方法。 开机顺序。启动。计算机的启动分为冷启动和热启动两种。热启动有两种方法：一种是按住“Ctr1+A1t+De1”键；一种是按主机箱面板上的“Reset”键。关闭。 （2）造成“死机”的原因主要有两大类：一是操作系统本身存在缺陷；二是由于用户操作等外部原因致使系统资源严重匮乏并导致操作系统崩溃。“死机”时应该进行热启动。,

10、（3）常规清理应注意的事项： 首先要关闭主机及所有外部设备的电源。 使用柔软干净的湿布，难以清除的污渍可以使用中性清洁剂。使用的布不要太湿，以免水滴入设备内部。 擦拭键盘时，注意不要让液体洒到键盘上，否则会使键盘受损，导致接触不良或短路等故障。机械式鼠标的清理，只需把鼠标底盖卸下，取出滚动球，用湿布擦干净并晾干后再重新装好即可。光电式鼠标注意不要在强光下照射。,（4）软件系统的维护：清理磁盘。整理碎片。检查磁盘。 （5）计算机病毒 计算机病毒的特征：传染性、隐蔽性、潜伏性、破坏性、不可预见性。 计算机病毒的防治：不能滥用磁盘，尽量做到专机专用、专盘专用；不要运行来路不明的软件；安装防病毒软件，

11、运行病毒防火墙，实时监视病毒的入侵和感染；不要打开来历不明的邮件；对重要的数据进行备份。,（二）Windows XP操作系统的应用基础,1.Windows XP的工作界面 （1）Windows XP桌面由背景画面、快捷图标、任务栏组成。 （2）Windows有两种不同类型的窗口，即应用程序窗口和文档窗口。 几乎所有的Windows窗口都具有下列共同特征：标题栏、菜单栏、工具栏、边框、滚动条、状态栏、工作区。 Windows窗口基本操作有：移动鼠标、改变窗口大小、滚动窗口的内容、切换窗口、排列窗口。,（3）Windows对话框中常见的组成元素有：标题栏、文本框、数值框、列表框、下拉式列表框、单选

12、按钮、复选框、滑块、命令按钮。对话框分为两类：一类是模态对话框，另一类是非模态对话框。 （4）Windows菜单 Windows中的菜单主要有开始菜单、控制菜单、快捷菜单、下拉菜单以及级联菜单等。 菜单的约定：菜单具有分组线、菜单具有虚实选项、命令后带“”、命令后带向右的三尖角标志、命令后带组合键、命令后带有字母、命令后带有“”、命令前带有“”。,2.文件管理： （1）创建文件夹或文档。 （2）选取文件或文件夹。 （3）复制、移动文件或文件夹。 （4）删除文件或文件夹。有两种删除方法：一是将删除对象移入回收站，二是不再保留的删除。 （5）重命名文件或文件夹。 （6）查找文件或文件夹。,（7）查

13、看文件或文件夹。在Windows XP文件系统中，文件夹、文件和快捷方式可以没有属性，也可以是存档、隐藏、只读3种属性的任意组合。 （8）Windows资源管理器的使用 资源管理器的启动有两种方式：从“开始”按钮启动；使用快捷菜单启动。 资源管理器采用双窗格显示结构，其窗口分为两个区域。左窗格显示整个系统的文件夹树，右窗格显示的是左窗格中被选中的对象的具体内容。 查看文件及文件夹：缩略图方式、平铺方式、图标方式、列表方式、详细信息方式。打开文件夹中的对象：双击；使用快捷菜单。,3.程序管理：启动程序；切换程序；安装与卸载应用程序；创建和使用快捷方式。 4.Windows XP的其他常用操作：修

14、改系统日期和时间；使用屏幕保护程序；使用联机帮助功能。,（三）Word 2003应用基础 文档的输入与保存；文本编辑；表格处理（创建表格，编辑表格，修改表格，排版表格）；格式设置；打印输出。 （四）Exce1 2003应用基础 建立和编辑工作表；工作表的格式化；图标的制作；公式与函数；数据管理。 （五）PowerPoint 2003应用基础 创建演示文稿；修改幻灯片；插入各种对象；幻灯片的设计和放映。,（六）计算机网络应用基础,1.网络基础知识 （1）计算机网络最主要的目的是提供不同计算机和用户之间的资源共享，大体上由两部分组成，一是通信子网，二是资源子网。还有用于确保网络通信的协议。 通信子

15、网在计算机网络中负担全网数据传输和通信处理工作。 资源子网负责全网数据处理和向用户提供资源及网络服务，包括网络的数据处理资源和数据存储资源。联网的计算机能够共享的资源包括：数据资源、软件资源、硬件资源。 为使网络内的各计算机之间的通信可靠有效，通信双方必须共同遵守一些规则和约定，这些规则和约定称为通信协议。目前传输控制协议/网际协议（简称TCP/IP）已成为全球因特网所采用的主要协议，其特点为标准化、可路由性。,（2）计算机网络的物理设备 局域网的构成：服务器、网络工作站、网卡、集线器和打印共享器。 网络传输介质：一类是有形的物理设备，如双绞线、同轴电缆和光缆等；一类是无形的设备，如短波、微波

16、和卫星信道等无线通信。 广域网互连设备：调制解调器、中继器、网桥、路由选择器。,（3）计算机网络的分类：按照网络覆盖的范围分，有局域网（简称1AN，指那些连接近距离计算机的网）、广域网（简称WAN，指实现计算远距离连接的网）。,2.IE6浏览器的使用：基本操作；网页信息的保存；收藏夹的使用。 3.网络信息的查询：信息查找的方法（使用关键字检索；按内容分类逐级检索）；浏览检索结果。 4.电子邮件：电子邮件的功能、地址、服务器（P144） ；收发（使用网站提供的系统收发邮件，使用软件工具收发邮件）。,第五章 沟通基础,一、考试概述 本章的考试重点在于了解沟通的定义、特点、类型，了解有效沟通的要素、原则、目标和过程，掌握有效沟通的基本方法与技巧，强调秘书沟通工作需要重视的横向沟通和纵向沟通的意义、内容及作用，掌握危机沟通技能。 在考试中，本章的内容多以选择题的形式出现，在三级占10%左右。,二、考点分析,（一）沟通的基本概念与内容 1.沟通是一种信息