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1、,-浅谈时间管理和要事优先原则在项目管理中的重要性,工程管理部,卓有成效的管理者读后感,目录,1、掌握自己的时间（时间管理）,二、时间管理和要事优先原则在项目管理中的应用,一.引言,目录,2、要事优先,一、 引言,“卓有成效”指的是什么？,1、掌握自己的时间（时间管理） 2、我能贡献什么（结果导向） 3、要用人所长 4、要事优先 5、正确而有效的决策,现代管理学之父德鲁克先生在卓有成效的管理者一书中，明确提出了管理者必须卓有成效，那么什么是卓有成效呢？ 所谓卓有成效就是能够使能力和知识的资源对实现组织的使命，产生更多和更好的成果的一种手段。卓有成效是是一种后天的习惯，是一种实践的综合，因此它是
2、可以学会的。卓有成效的管理者在个性、优点、弱点、价值观等方面都各不相同。但是他们的一个共同点就是做正确的事。总结起来,做到卓有成效必须要做好以下五个方面或者说五种习惯。,五种习惯,二、时间管理和要事优先原则在项目管理中的应用,时间管理和要事优先原则在项目管理中的应用,万华工程建设中的项目管理工作，要求部门的每一个人都要承担很大范围的工作，既要管人，要和不同的人沟通协作，有内部的，外部的，有侧重管理的，侧重有技术的，还有劳务的。又要做事，项目管理至少要做六个方面的事情，包括安全、进度、质量、费用、信息、合同，以及关于这六个方面和相互关系的协调。那么问题是如何在有限的时间和精力下做好项目管理呢，掌
3、握时间管理和要事优先原则就显得尤为重要。,时间管理和要事优先原则在项目管理中的应用,一、掌握自己的时间（时间管理） 1、记录时间，认识时间的重要性。 2、管理时间，找出浪费时间的活动，对没有贡献的事情说“不”。 3、合并时间，集中大块的时间办重要的事。 二、要事优先 1、确定优先顺序。 2、把重要的工作放在前面。 3、把精力集中于少数任务。 4、学会放弃。（最重要）,二、时间管理和要事优先原则在项目管理中的应用,掌握自己的时间 （时间管理）,一,目的,时间是宝贵的，放下那些次要的、不重要的事情，关注于关键事情，才能抓住事物的本质，从源头或根本上解决问题。,二、时间管理和要事优先原则在项目管理中
4、的应用-1、时间管理,1、记录时间，认识时间的重要性。,时间是资源，认识时间的重要性 谁都知道“时间就是效率”、“时间就是金钱”、“时间就是生命”但是，上班时间同样是有限的，能否充分利用这上班时间，为公司为自己创造更大的效率？ 在工作中，我们必须引进新的工作方式和生活习惯，包括制定目标、周密的计划、合理分配时间、权衡轻重和权力是否下放，加上自我约束，持之以恒，这样才能提高工作效率，达到事半功倍的效果。,计划是时间管理中最重要的一个环节： 每天安排好日程表、随身携带备忘录、合理安排做事的先后次序,时间记录表,记录每天的一举一动，摆脱习惯的束缚,1、记录时间，认识时间的重要性。,要想实现目标，在今
5、后的生活中要重视以下八点：,1. 雷厉风行 2. 从小事做起 3. 做好笔记、定好时间表 4. 发掘目标背后的推动力,5. 订立详尽的计划 6. 作好第二手准备 7. 重视他人的作用 8. 找到正确的策略,认识时间的价值,2、管理时间，找出浪费时间的活动，对没有贡献的事情说“不”。,勇敢地说“不” 为了自己的重要事情说“不”； 优雅地说“不”，拒绝部分请求。,工作中，请勿打扰！ 工作过程中不断被人打断的状态，绝对不属于休息的范畴。因为你在每次被打断之后都需要重新找回工作状态、整理被干扰的思绪，这是对时间和精力的极大浪费。 要为自己设置一道明确的“隔离线”，并且会坚定却不失礼貌地拒绝他人不合时宜
6、的干扰。,给自己调整时间，把更多的精力留给重要的事,符合生理节律的工作模式 8:0010:00 逐渐进入工作状态 10:0011:30 处理信件和电话，与同事沟通 11:3012:00 发挥创造力 12:3013:00 小憩 13:0014:00 处理较为复杂的事务 14:0015:00 处理日常的例行公事 15:0017:00 一天中的第二个精力高峰期,1、记录时间，认识时间的重要性。,目的,3、合并时间，集中大块的时间办重要的事。,一心多用的利与弊： 所有的事情一起干 一心多用并不完全有益 持续一心多用只会越来越累,认识时间的价值,归根于近年来的技术创新,在同一时间内需要兼顾的方 面太多，
7、毫无喘息机会,过于紧凑的时间安排会 让我们感到紧张,有意识地安排自己的时间，只允许自己把时间用在最有意义的事情上,每天时间安排参考 日计划：以重要的事情为中心,8：0010：00 要事第一！上班后处理的第一件事必须是任务A，这种做法能够让你养成专注于重要事情的好习惯，不会轻易让自己分心或被人打扰。 10：0011：00 沟通是最好的放松方式！现在，暂时把任务A放在一边吧。休息一下，选择一些相对轻松的工作来放松一下紧张的大脑。你可以与同事沟通一下最近的计划，跟客户通个电话，或者回复今天早上的信件。 11：0012：00 始终谨记自己的重要事情！在上午的最后一个小时里，请你把注意力再次集中在重要的
8、事情上。你可以先休息几分钟，喝杯咖啡提提神，然后全神贯注地重新坐在办公室前，继续处理任务A。,全新的时间管理理念,12：0013：00 为自己充电！经过一个上午的努力工作，是时候好好奖励一下自己了，你当然可以选择在办公室里午休，但最好的放松方式还是在户外去散散步，新鲜的空气能够让你重新获得充沛的精力，为下午的工作做好准备。 13：0014：00 是时候处理紧急的事了！在下午的第一个小时里，你可以回复新收到的E-mail和信件，处理今天的任务C。但有一点必须要注意：无论你有多少这类工作，都千万不要延长处理的时间。你可以把一个小时之内完成不了的任务C顺沿到明天下午的一点钟，也可以委托别人完成，或者
9、干脆把它们从日程表上划掉总而言之，千万不要一时大意就让“时间盗贼”趁虚而入！ 14：0016：00 战略问题！先休息一下，然后请你把下午四点以前的时间用来处理具有长远战略意义的任务B。在这段时间，你必须做到百分之百地全神贯注，尽可能避免任何外界的干扰，不让自己分心。请记住，这就是你朝着自己梦想前进的时间！,全新的时间管理理念,16：0017：00 沟通是最好的放松方式！我们往往会因为忙碌而忽略了人际交流的重要性。因此，请你在下午抽出一小时的时间来跟同事聊天、召集下属开会或是与重要的客户保持电话联络。 17：0017：30 总结与计划！快下班了。请你在最后半小时里拿出自己的日计划，冷静地分析一下
10、今天的完成效果，从中总结出经验和教训。然后，还不要忘记根据今天的情况制订出明天的日计划！ 下班之后 私人时间开始了！千万不要以工作繁忙为借口，忽视了家人的感受。要知道，私人生活同样需要你细心地呵护和耐心地经营。,全新的时间管理理念,十一. 向着重要的事情出发,脱掉时间的紧身衣,找到真正重要的事，掌握自己的时间，把更多的时间留给最重要的事情。,记录时间使用情况 找出不做不会影响效果的事 找出做了不产生效果的事 找出别人代劳而不影响效果的事,找出缺乏制度或远见而产生时间浪费因素 （“危机”出现了第二次就不能让它出现第三次） 健全/精简组织 优化、统一信息表述方式,集中可自由支配的零碎时间 根据时间
11、多少给重要活动定下完成期限,目的,目的,（二）列一张清单,1年度目标切割成季度目标，列出清单，每一季度要做哪一些事情； 2 季度目标切割成月目标，并在每月初重新再列一遍，碰到有突发事件而更改目标的情形便及时调整过来； 3 每一个星期天，把下周要完成的每件事列出来； 4 每天晚上把第二天要做的事情列出来。,目的,时间管理，无论方法、手段有多少。其本质无非两种： 1.创造更多的有效时间 2.在单位时间内完成更多的工作 而时间管理的意义所在就是为了完成任务，达成目标。 德鲁克先生强调了管理者的时间总是被一些并不重要的事情占据，因此，管理者应该学会管理时间，用有限的时间创造更多的成果。很多时候，原本感
12、觉时间充分，但依然不能完成预定的计划。对此，我认为德鲁克先生的解决方法是值得借鉴的。他告诉我们，首先应该进行时间的记录，认识自己的时间究竟用在哪些事情之上，从而针对性的避免不必要的时间浪费，其次，要进行系统的时间管,目的,理。德鲁克先生特别强调了要整块的运用时间，多数情况下，一些事情需要连续的时间才能完成，例如写一份计划书，连续的3个小时可以完成，但如果分成6个30分钟，则可能毫无进展，把几件事情一起来做，一件事情没完成又去进行另一项工作，而结果往往是浪费了大量的时间。相信，如果可以如德鲁克先生所讲，整块的运用时间，效率可以提高很多。,掌握自己的时间, 善于集中精力是卓有成效的秘诀； 一次只做
13、一件事情； 重要的事情需要集中整块时间； 把时间集中到重大的事情上； 先做重要的事情。,二,要事优先,目的,目的,第五步：要事优先 孔子曰：“物有本末，事有始终，知所先后，则近道矣。”有效的管理者总是先做重要的事情，一次只做一件事情，面向未来、抓大放小，抓住“具有未来意义”的机会。,重将来而不是过去，重机会而不是压力，重方向而不盲从,目的,目的,1、确定优先顺序。,目的,2、把重要的工作放在前面。,目的,3、把精力集中于少数任务。,目的,4、学会放弃。（最重要）,要事优先之学会放弃,目的,集中在一些重要的领域里分清轻重缓急：我想起有这样一则寓言故事：从前，有两个猎人，一起去野外去打猎。这时，一
14、只大雁向他们飞过来。“我把它射下来煮着吃。”一个猎人拉开弓瞄准大雁说。“鹅是煮着吃，大雁还是烤着吃更香。”另一个猎人说。“煮着吃”。“烤着吃。”两人争论不休，最后来了一个农夫，于是他们要农夫为他们评理。农夫给他们出了一个主意：把大雁分成两半，一半煮着吃，一半烤着吃。两人认为有理，决定将大雁射下来，但这时大雁已经飞走了。 这则寓言故事给我们的启示是：做事要分轻重缓急，机会来临稍瞬即逝，如果我们过多的去追求一套完美的解决办法，或者力争达到统一认识，但等制定了一个完美方案或统一了认识后，这时，可能什么都晚了。,要事优先确定优先顺序,确定优先顺序的原则： 重视将来，而不是重视过去； 重视机会，而不能只看到困难； 选择自己的方向，而不是盲从； 目标要高，要有新意，不能只求安全和方便。,目的,目的,目的,Thank you !,
