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1、基建档案管理培训,集团档案室 田芳容 2009年11月,提 纲,当前分公司基建项目档案收集中存在的问题及措施 基建项目文件整理归档中的疑问 基建项目档案归档范围、各阶段收集编制责任及整理规则 各分公司基建项目归档文件跟踪管理注意事项,一、当前分公司基建项目档案收集中存在的问题及措施,问题： 归档体系不完善 项目参与单位收集归档意识淡薄 归档材料不及时、不齐全,.,措施： 前端控制，明确各阶段收集归档责任 跟踪管理，执行“三同步”制度，重点检查督导 经济挂钩，按合同做好事先沟通及验收考核工作,二、基建项目文件整理归档中的疑问,疑问： 项目过程中产生的文书材料怎样分类，是否需要全部归档； 如何确定
2、收集归档材料是与项目实际相符的材料即最终版； 鉴于分公司兼职档案员的实际工作情况，如何做好跟踪管理； 怎样确保归档的材料齐全完整; 电子文件和照片档案的收集管理；,三、基建项目档案归档范围、各阶段收集编制责任及整理规则,（一）项目文件的不归档与归档范围确定 1、区别文书档案与项目档案 2、区别归档与不归档 3、确定项目文件的归档范围,1、区别文书档案与项目档案,文书档案是一个单位为履行职责进行的行政、人事、党务等管理活动中形成的历史记录，它反映机构职能活动的历史面貌。 基建项目档案是项目申报、勘察设计、招投标、土地征用、施工、监理等活动中形成的历史记录。 两者有区别也有一定交叉，必要时可形成重
3、复件。,基建项目单位文书档案与项目档案关系一览表,施工监理单位文书与基建项目档案关系一览表,2、区别归档与不归档,有价值的文件经整理归入档案室保存，即为归档。 无价值的文件予以剔除、销毁，即不归档。 确定归档与不归档应遵循价值鉴定原则。,3、确定项目文件的归档范围,前期文件的归档范围 施工文件的归档范围 监理文件的归档范围,（二）基建项目文件跟踪归档范围,1、按项目文件产生的来源单位跟踪 项目建设单位（集团和各分公司）文件 项目施工单位文件 监理单位文件 2、按项目文件产生的阶段跟踪 工程准备阶段文件 施工文件 竣工图和竣工验收文件 两者互为交叉，以项目建设全过程跟踪、阶段督催收集归档为主,（
4、三）基建项目建设各阶段归档文件的跟踪收集和编制责任,1、了解项目各阶段各单位产生哪些文件 项目准备阶段建设单位 项目施工阶段施工单位、监理单位、建设单位 项目竣工阶段建设单位、施工单位、监理单位、设计单位、勘察院等,项目准备阶段建设单位,立项文件； 建设用地、征地、拆迁文件； 勘察、测绘、设计文件； 招投标文件； 开工审批文件； 财务文件； 建设、施工、监理机构及负责人,项目施工阶段施工单位、监理单位,施工单位文件 施工技术准备文件 施工现场准备文件 地基处理记录 工程图纸变更记录 施工材料预制构件质量证明文件及复试试验报告 施工试验记录 质保材料 隐蔽工程检查记录 施工记录 质量评定 施工质
5、量照片、录音录象及各类图表,项目竣工验收和试运行阶段建设单位、施工单位、监理单位,竣工图 综合竣工图、专业竣工图； 交工竣工验收文件 工程竣工总结、竣工验收记录、财务文件、各类声像电子材料,.,监理单位文件 监理管理文件 监理基础文件,.,2、 明确各阶段各单位收集和编制、检查审核责任 项目准备阶段建设单位负责收集整理 项目施工阶段施工单位负责收集整理施工文件、监 理单位负责收集整理监理文件并监督审核施工文件、建设单位检查督导 项目竣工及试运行阶段施工单位负责编制竣工文件，监理单位负责审核，建设单位验收,举例：施工阶段,施工文件,施工单位 收集编制,监理审核,建设单位 检查,监理文件,监理收集
6、编制,主管、 档案部门 检查,施工单位 审核,案卷装订,案卷封面填写,卷内目录与备考表填写,卷内文件整理,合理分卷,科学分类,系统收集,（四）基建项目归档文件整理规则,案卷目录编制,1、系统收集,对照归档范围，接收收集各部门、各有关人员形成的材料。 将接收进来的材料再检查一遍，确保符合原始、完整、准确等要求。 区分不作为科技档案归档的文件。如文书文件、普法性文件、重份文件、事务性文件等,项目档案,2、科学分类,分类是整理、编目、进行系统化管理的需要。 分类要根据项目建设的阶段、建设的具体情况设置类目。 分类要清楚，不能相互交叉、包容。 分类包括分大类和分小类,项目文件,管 理 性 文 件,技
7、术 文 件,施工文件,综 合 文 件,监理文件,设备文件,特载文件,质 保 材 料,竣 工 图,管 理 性 文 件,进 度 控 制,质 量 控 制,资 金 控 制,商 务 考 察 招 标 文 件,开 箱 文 件,设 备 试 运 行 文 件,照 片 类,录 音 录 象 类,光 盘 及 其 他,项目文件分类,3、合理组卷,卷是最低层次的类下面最小的类，是档案构成的基本单元。组卷的目的就是将零散文件通过某种联系组合成一个个案卷。 卷分为卷盒、卷夹。卷盒厚度以不超过2-4公分为宜；卷夹厚度以2公分左右为宜，便于保管和利用。 卷盒内可以存放用软卷皮装订的一个或多个卷夹；也可以采用件保管的方法。,组卷的原
8、则,遵循文件形成规律和特点 保持文件之间的有机联系 便于档案保管和利用,组卷的方法介绍,管理性文件适用的方法： 问题组卷法 来源组卷法 时间组卷法 文件名称或性质组卷法 施工、监理基础文件适用的组卷方法： 项目组卷法或单位、分项工程组卷法； 阶段、专业、结构或工序组卷法。 几种方法结合使用,4、卷内文件的整理,查漏补缺、按照A4或16K大小粘贴折叠、去金属物。 卷内文件排列：按重要程度、文件间的联系、时间顺序、工程部位排列。一般的正本在前底稿在后，批复在前请示在后，结果在前过程在后。 卷内文件编号：按件整理的，逐件盖档号章；整卷装订的，从001起编页号。 卷夹一般2公分（200页）左右，卷盒可
9、以在2-4公分，不超过公分。,几种卷内文件具体排列方法,（1）图样文件 按隶属关系按总体和局部关系按图幅比例按地区特征按时间顺序 （2）文字型文件 按重要程序按地区按时间 按逻辑关系；复文在前，来文在后；正文在前，附件在后；正本在前，定稿（原稿）在后。 (3)图文混合型的 一般的文字在前，图样在后；如果文字只起补充说明的，则图样在前，文字在后。,（4）管理性文件按问题、时间或重要程度排列； （5）项目技术文件材料按管理、依据、施工记录、检测实验、评定、证明顺序排列； （6）设备文件材料按依据性、设备开箱验收、随机图样、设备安装调试和设备运行维修等材料排列； （7）竣工图按专业、图号排列。,5、
10、卷内文件目录与备考表的填写,文件的顺序号。以1件自然件或一组文件为一顺序号。 文件编号：完整的代字代号 责任者：文件的形成者，单位全称或规范化简称。 文件材料题名：指文件名称。注意无名称、名称不准确及表式名称的填写。 日期：文件形成时间，用20010226表示。 页号：文件所在卷的页号，用三位数表示。 备注：文件的原始性完整性等需说明的情况。,卷内文件目录与备考表的填写,互见号 卷内备考表,说明： （1、卷内文件数量） （ 2、分类、组卷及其他整理中需说明的情况） 立卷人： 年 月 日 检查人： 年 月 日,6、项目档案案卷封面和脊背填写,档 号：档案的编号 案卷题名：应简明准确揭示卷内文件的
11、内容 立卷单位：案卷的形成单位 起止日期：卷内文件的起止日期 保管期限：对照保管期限表，从案卷保管单位的角度确定 是永久、长期、短期 密 级：文件自然形成的绝密、机密和秘密,（案卷脊背式样）,项目内容用碳素墨水直接写在脊背上。,7、案卷的装订和案卷目录编制,卷装订整理的，用电钻三孔一线线装订。左边和下边对齐。 件整理的，用包角或缝纫机线装订。右上方空白处逐件盖上档号章。 图纸按A4大小予以折叠。,(档号章 3cm*1cm),8、移交,移交案卷目录 填写档案移交归档文书，交接双方、见证人在移交书上签字、核验，办理档案移交。,9、基建项目声像材料和电子文件的归档要求,1、基建项目声像材料 基建项目
12、建设过程中产生的照片、声像材料（如立项会议、领导视察、结顶庆祝、质量事故等等）应及时收集归档，注明主要要素，其收集整理规则参照特殊载体整理规范。,.,2、基建项目电子文件收集归档要求 同步归档补助文件即元数据和背景信息； 内容真实、完整和有效； 同竣工验收后的纸质材料同步归档； 电子基建项目档案要达到符合归档条件，并按档案管理要求,将其存储到符合要求的脱机载体上； 最少要制作二套，一套封存保管，一套提供查阅； 电子基建项目档案的管理与纸质档案的管理程序基本一致，遵循着收集、整理、保管、鉴定、利用的模式；,四、各外地分公司基建项目归档文件跟踪管理注意事项,有针对性跟踪 做好同步跟踪 保证全程跟踪,基建项目档案参照资料,行业标准 GB/T 50328-2001建设工程文件归档整理规范 DA/T28-2002 国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范 档发20062号 重大建设项目档案验收颁发,The End,谢 谢！,
