{电子公司企业管理}电子文档存档规范

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1、中国地质调查局成都地质资料馆 二六年十一月二十九日,成果地质资料电子文件汇交,成果地质资料电子文件汇交格式要求使 用 说 明,一、汇交人的工作内容 二、配套软件 三、电子文件的类别 四、电子文件命名 五、电子文档制作 六、电子文档的检查与验收,提 纲,汇交人应完成以下工作： 按项目工作要求和格式要求的规定制作所有的成果地质资料源电子文件 生成存档电文文件（文本部分文件格式为“ .pdf”，图像文件格式为“.jpg、.tiff、.eps、.pdf、.gif”） 如果电子文件中有插图、插照、图版等，创建“插图文件”文件夹，用于存放这些文件插入前的源图形文件,一、汇交人的工作内容,按格式要求组织电子

2、文件 完整地著录电子文件登记表 制作载体外标签 检查所有电子文件，保证能正常使用后进行录制 向地质资料主管部门汇交制作好的，包括源电子文件、存档电子文件和附加文件在内的完整的电子文档,一、汇交人的工作内容,二、配套软件,部组织开发一套与格式要求配套的电子文档制作与浏览验收系统工具软件，目的是帮助用户形成一套符合格式要求的适用于汇交和使用的成果地质资料电子文档,用户 1、按项目工作要求和本要求制作成果地质资料源电子文件 2、按要求要求将图像文件转换成存档格式,软件辅助制作 1、组织：将用户编制好的电子文件组织制作成一份符合本要求的，完整的电子文档 2、电子文件登记表：对“电子文件的软硬件环境特征

3、及软件版本、电子文档说明、电子文件形成单位信息和数据交接信息、电子文件名和文件题名”等信息进行著录 3、载体外标签：著录载体外标签需要的有关信息,软件功能 1、对本文部分源电子文件能自动生成PDF存档格式 2、根据用户著录的信息形成电子文件登记表、载体外标签等附加文件 3、形成一套符合本要求的可浏览的成果地质资料电子文档 4、录制 5、浏览,汇 交 使 用,后台控制： 1、按本格式要求的要求 2、按资料浏览使用的要求,汇交及 使用,格式要求配套软件应用示意图,归类时，一般采用以下原则：根据成果地质资料电子文档的构成和电子文件的内容，确定电子文件归属的类别 为便于成果地质资料电子文件的管理和汇交

4、，将数据库和软件类以及多媒体类以外的电子文件分为源电子文件和存档电子文件两类，数据库和软件类以及多媒体类只有源电子文件一类,三、电子文件的类别,四、电子文件命名,成果地质资料电子文件按照其类别进行命名，一般电子文件名的构成及命名方法见格式要求。这里需要说明的是，对于附图类的源电子文件以及数据库和软件类电子文件的命名，并不是按照以上分类法进行命名的，而是根据制图或建库时的相关规范或自身的命名规则进行，即保持其原来制图或建库时所取的电子文件名,（一）文本部分源电子文件的制作 本格式要求对文本部分源电子文件的格式原则上不作限制，但要求使用通用的文本文件格式。格式要求中推荐使用Microsoft Wo

5、rd简体中文格式、WPS格式。对于附表类文件，除上述格式外，还推荐使用Microsoft Excel简体中文格式,五、电子文档制作,1、制作Word文件的标题与页码要求 篇名（部分名）、章名、节名应用标题命令定义，标题阶次可以视具体情况而定，但是同一层次的标题其标题阶次应相同 定义过的标题应用WORD软件的插入索引和目录命令生成本电子文件的目录，WORD格式电子文件的目录应是自动生成而不是手工录入的,五、电子文档制作,页码的要求 每一个电子文件都应插入连续的页码，页码位于页面底端（页脚），对齐方式为“居中” 或“外侧”（奇数页在右侧，偶数页在左侧） 电子文件与纸介质的页码允许在一定程度上不完全

6、一一对应，但在每一章结束后，其页码应对应起来 对于电子文件中某些特殊的版面，其页码位置及方向可以不和与纸介质完全对应,五、电子文档制作,封面不得有页码，文件的封面、目录、前言等部分与正文文字或表格部分不得使用一套连续的页码 对于连续的文字或表格部分，一般情况下应使用一套连续的页码，不得无故中断（如因插入分隔符而造成页码不连续等）或又重新使用另一套新的页码,五、电子文档制作,2、制作Word文件常用命令 定义标题 自动生成当前文章的目录 纵向长表标题行重复 3、在Word软件中插入“分节符”及其运用 将光标定位在需要插入“分节符”地方，然后点击word主菜单的“插入”选择“分隔符” 屏幕出现分隔

7、符对话框 选择分节符栏中的“下一节”，按“确定”后返回,五、电子文档制作,点击word主菜单的“视图”选择“页眉和页脚” 屏幕出现页眉/页脚工具条点击“在页眉/页脚间切换”按钮，使虚框移到页脚。然后，再在工具条上找到“与上一节相同”的按钮，并将其弹起来！此时，在虚框上面的“与上节相同”的字样消失 在插入页码过程中，在“页码对话框”中点击“格式”按钮，出现页码格式对话框，在页码编排栏中不要选“续前节”,五、电子文档制作,4、制作Word文件的其它要求 为了便于WORD文档的双面打印，制作时要设置 “对称页边距” 格式要求中没有对Word格式电子文件的版本做规定，因此，其版本信息必须在电子文件登记

8、表中进行说明,五、电子文档制作,5、制作Excel文件的要求 使用Excel制作附表类电子文件时，原则上不对表格做切割，不同册的附表不能放在同一个Excel文件（工作薄）中。也就是说一册附表要放在一个Excel文件（工作薄）中，该册表中的每个附表要使用工作薄中的一个工作表来表示，每个附表的表名即为该工作表的标签。因此使用Excel制作附表，不需要使用标题命令来定义其表名，且一般情况下也不会出现续表,五、电子文档制作,（二）文本部分存档电子文件（.PDF格式）的制作 将文本部分源电子文件转换为PDF格式的存档电子文件时，一般可以使用与本格式要求配套的制作与浏览验收软件来实现，用户也可以使用其他方

9、法进行转换 推荐使用Adobe公司的Adobe Acrobat Professional 7.0软件,五、电子文档制作,（三）附图类存档电子文件的制作 附图类存档电子文件采用下列5种格式之一： 压缩的JPEG、EPS（不分色，文字变曲线）、GIF、PDF和CCITT tiff g4。在转换格式时，分辨率的选取以保证图形的精度和清晰度为准，一般可取300dpi；对压缩的JPEG格式质量因子取75以上,五、电子文档制作,（四）几种常用图形工具软件转换成存档电子文件的方法 mapGIS软件（EPS、JPG、TIFF） AutoCAD软件（EPS、JPG文件） CORELDRAW软件（EPS、TIFF

10、、JPG） PHOTOSHOP软件（EPS、JPG） ARC/INFO软件（E00）,五、电子文档制作,（五）数据库和软件类、多媒体类电子文件的制作 数据库和软件类的格式原则上不作限制，可根据建库或开发时所用的工具软件而提交相应格式的电子文件，但这些文件应符合相关建库标准或工作指南（如地质图空间数据库建设工作指南） 格式要求对数据库和软件类、多媒体类电子文件的制作要求留有较大的空间，制作时保持其各类文件原来的组织方式和目录结构不变，按照“数据库”、“安装程序”、“源代码”、“技术文档”、“测试数据”等类别分类建立文件夹存放即可,五、电子文档制作,编制数据库和软件类电子文件时，要将其工作(成果、

11、总结)报告作为正文进行编制,五、电子文档制作,（一）电子文档检查与验收的原则 保证电子文档的安全性、完整性和有效性，所汇交的电子文档应做到： 1、不携带病毒 2、源电子文件、存档电子文件及其附加文件（如电子文件登记表等）内容完整、数量齐全、文件名和格式正确、在存储载体中的组织形式符合要求、可以被正常打开和利用,六、电子文档的检查与验收,3、载体的内外标签、各种登记表完整规范 4、信息内容清晰无误，每一个文件均可读、可懂、可复制、可再利用,六、电子文档的检查与验收,（二）电子文件登记表 1、电子文档均要有完整的电子文件登记表，纸质和电子文件各一份，源电子文件和存档文件均要汇交，汇交时置于其它类中

12、 2、电子文件登记表的所有内容均应按规定进行填写，要求内容齐全、规范，表的格式和电子文件格式应正确无误；电子文件的数量和名称、电子文档号、题名、文件题名、文件格式及软件版本、电子文档说明、电子文件数量和字节数以及存储路径等内容要与载体的实际保存内容一致；此外，电子文件的实际尺寸和分辨率以及数据库和数据的文件(夹)数也需如实填写,六、电子文档的检查与验收,3、登记表中的电子文件名及其文件题名的填写尤为重要，不得任意省略文件名或文件题名的内容，必须按照要求在登记表中正确、规范地填写，且做到相互一一对应 4、电子文件登记表的制作既可以按照格式要求的要求自行编制，也可以通过使用与格式要求配套的制作软件

13、来完成,六、电子文档的检查与验收,（三）标题命令 1、每一个电子文件中凡是具有检索意义的篇名（部分名）、章名、节名、表名、图名以及内容摘要等均应使用软件的标题命令进行定义，同时通过使用软件的插入目录命令自动生成具备检索功能的目录，该目录不得使用手工录入的方式来形成 2、对各级标题的级次不作规定，同一电子文件只要遵循级次从大到小、中间不跳级、同一级标题其级次也相同的原则即可,六、电子文档的检查与验收,3、标题的级次不宜定义得过多，一般情况下定义到46级即可满足使用 4、在大纲视图中进行查看时，所定义的标题应做到不重、不漏、不混乱，各级标题应清晰完整，既没有多余的内容（比如把某一节下面的正文文字内

14、容也和节一起定义了），也不要漏掉具有检索点的标题 5、自动生成的目录要对字体、字号、行距等进行一定的整饰，去除多余的内容（如文章的篇名），做到整齐、美观，同时还要保证目录中页码的正确性,六、电子文档的检查与验收,（四）页码 1、每一个电子文件都应插入连续的页码，页码位于页面底端（页脚），对齐方式为“居中” 或“外侧”（奇数页在右侧，偶数页在左侧）。对于特殊页面，也可采用其它对齐方式 2、电子文件与纸介质的页码允许在一定程度上不完全一一对应，但在每一章结束后，其页码应对应起来,六、电子文档的检查与验收,3、对于电子文件中某些特殊的版面，其页码位置及方向可以不和与纸介质完全对应 4、封面不得有页码

15、，文件的封面、目录、前言等部分与正文文字或表格部分不得使用一套连续的页码，正确的做法是应分别使用各自的页码；对于连续的文字或表格部分，一般情况下应使用一套连续的页码，不得无故中断（如因插入分隔符而造成页码不连续等）或又重新使用另一套新的页码,六、电子文档的检查与验收,（五）文本部分 1、在与纸介质的对应关系上，形式方面可以不要求完全一一对应，但其信息内容应与纸介质应完全一致，杜绝出现纸质和电子文档出自不同版本 2、不得使用超级链接的办法来链接其它软件制作的表格,六、电子文档的检查与验收,3、电子文件的字号最小不得小于5号字，行距最少不得低于单倍行距；页面尺寸以A4为宜，对于特殊页面的文件（插图

16、、插照、插表、图版等），可以使用其它尺寸的页面，但应保证页面的整齐、美观和正常浏览及使用 4、同一类别中内容、性质不同的文件要分册制作，每一分册应制作成一个电子文件；此外，如文件过大造成浏览不便时，也宜制作成多个电子文件,六、电子文档的检查与验收,5、所有插图、插照、插表、图版等在电子文件中不得有遗漏、错放位置和与文字重叠在一起，它们的方向应直立向上，符合正常的屏幕浏览习惯 6、插图、插照的格式不作规定，以能插入Word且清晰和能正常使用为原则；插图、插照等在插入前的图形文件经过整理后应一并汇交（其文件名与在文中的编号一致）,六、电子文档的检查与验收,7、每一个附表和插表都应有表名和表头（表栏）；当表的纵向尺寸超出版芯时，可以用续表来解决，续表中表名可以省略，但表头仍然要保留 8、使用Excel制作的附表，不必制作目录，其表名使用工作表的标签来表示 9、一般情况下，报告的内容摘要应附在正文的后部，字数不宜超过400个汉字,六、电子文档的检查与验收,10、审批类文件的排列顺序和编排格式应符合格式要求的编制要求，每一份文件都要求注明发文机关（公章）和发文时间，公章的内容可以用文字表示