{档案管理}7档案管理学第七章档案的检索工作

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1、刑事侦查系 齐家福 教授,文书与档案管理,教学目标： 1、了解档案检索工作的内容和意义。 2、了解档案著录的内容，档案主题标引和分类标引，掌握档案著录的项目、符号、著录格式和档案标引。 3、了解档案检索工具的种类，掌握分类卡片、主题卡片、分类目录、文件目录、文号目录、全宗指南的编制方法。 教学重点： 档案著录的内容。 教学难点： 档案著录的规则和方法。,第七章 档案的检索工作,第一节档案检索工作概述,一、档案检索工作的内容,档案的检索工作包括两个方面： 一是档案信息的系统存储。 编制检索工具 二是档案的查找。 利用检索工具 这两个过程是密切联系的，存储是查找的前提，查找是存储的目的。,（一）存

2、储阶段的主要内容 1、著录标引 著录标引是指将档案的内容和形式特征用可以识别的规范化的检索语言反映出来。对每件（卷）档案著录标引后形成的每一条记录称为一个条目，每个条目都用一定的检索语言进行标识。 2、组织检索工具 组织检索工具就是将著录标引的条目加以系统排列而形成各种检索工具的过程。各种检索工具共同组成检索工具体系，它是著录标引的结果，也是查找利用的基础。,（二）查找阶段的主要内容 1、确定查找内容 确定查找内容就是将利用者的需要转化为各种检索标识。 通过对利用者的需要进行分析，把他们的需要转化成概念，这种概念可以借助检索语言转化为规范化的检索标识，形成各种可以查找的检索表达式。例如： 著者

3、=司法厅*主题=争先创优 表示检索内容要求满足：“著者”字段内含有“司法厅”，且 “主题” 字段内含有“争先创优”。AND 著者=司法厅+主题=争先创优 表示检索内容要求满足：“著者”字段内含有“司法厅”，或者 “主题” 字段内含有“争先创优”。OR,著者=司法厅-主题=争先创优 表示检索内容要求满足：“著者”字段内含有“司法厅”，且 “主题” 字段内不能含有“争先创优”。NOT 2、查找操作 档案工作人员根据检索标识或检索表达式，从检索工具中找出利用者所需档案的工作。,二、档案检索工作的意义（略）,（一）档案检索工作是连结档案基础工作和利用工作的桥梁，在整个档案业务工作中占有重要地位 收集、

4、整理、统计、保管，都是利用工作的基础和前提。检索工作，将档案的某些特征标识出来，存储在相应的检索工具中，然后通过检索，最终实现档案为利用者服务的目的。,档案能否及时、准确地提供给利用者，在很大程度上取决于检索工作。 （二）档案检索工作是提高档案馆（室）工作水平的重要手段 档案检索工作，首先要编制各种各样的检索工具，在编制检索工具的过程中，可以发现档案工作中存在的问题，如档案收集不齐全、保管期限划分不正确、统计数字不准确等问题，然后及时采取措施加以改进。同时，还可以深入开发档案信息资源，发现档案的某些潜在价值，促进档案管理的科学化。 （三）档案检索工作是档案业务工作中的一个独立环节,档案检索是档

5、案部门的一项经常性的业务工作。档案检索过程主要是大量地存储档案线索，有计划地建立档案检索体系，为查找档案材料提供手段，为利用工作打下基础，所以它既属于利用工作的范畴，又具有基础工作的性质。检索工作的内容和独特作用，是其他环节所不能包括和替代的。 随着现代科学技术的发展，档案检索工作已由原来的主要以手工检索为主逐渐向以电子计算机检索为主的方向发展。现在通常是手工检索和电子计算机检索两条腿走路。,第二节 档案检索语言（略） 一、 档案检索语言及其作用 （一）档案检索语言的含义 检索语言也称标识语言或标识系统。是根据检索的需要而编制的专用的人工语言，是表示档案文献内容信息及其相互关系的概念标识系统。

6、 档案检索语言是档案信息存储和档案信息检索过程的统一。 在存储信息时，标引人员首先要用检索语言标引档案的主题内容，形成各种检索标识并纳入档案信息检索系统中。在档案检索时，根据使用者的要求形成提问标识，从检索工具中找到该提问标识所标引的档案文献。 可以说，档案检索语言是档案检索系统的重要组成部分，直接影响着档案检索质量的高低。,（二）档案检索语言的基本特点 一是单义性。检索语言的单义性是指一种检索语言只能代表某一种特定含义，不能为其他语言所替代，从而达到一词一义的目的。档案检索语言对一词多义和一义多词的现象严加控制，否则，将造成检索语言的不匹配，无法实现检索。 二是专业性。档案检索语言的词汇及其

7、编排都要符合档案的特点，以便于档案的标引与档案的查找利用。 （三）档案检索语言的作用 1、标识档案的主题内容 档案的主题内容是通过各种各样的档案检索语言标识出来的，往往一个案卷可以用多种标识语言从不同的侧面揭示其主题内容，从而为多方位的检索提供便利。,2、作为概念转换的依据 在档案标引和检索过程中，都需要对档案内容和利用者提问的内容进行主题分析，并将其主题概念转换为检索标识，检索语言作为概念转换的依据，能使检索标识更加明确、更加规范，达到实现检索的目的。 3、揭示检索标识之间的逻辑关系 每一种检索语言都以其特定的体系或方法揭示检索标识之间的逻辑关系，从而使检索语言形成一套概念体系，方便扩检和缩

8、检。 4、对检索标识进行系统化排列 每一部检索语言都对其包容的全部检索标识进行有规律的系统排列。,二、档案检索语言的类型 （一）馆藏法 馆藏法是以全宗为单位，按照一个全宗内档案的自然形成规律编制的人工检索语言。它以档号为检索词汇，以档号表为检索词典。 馆藏法检索语言的基本规则是： 首先，保持检索标识的单义性。即一个档案馆内不能有相同的全宗号， 一个全宗内不能有相同的案卷号，一个案卷内不能有相同的页（张）号。 其次，检索标识应具有基本的逻辑联系。即全宗与全宗之间、案卷与案卷之间、文件与文件之间的排列应尽量体现它们之间的主要联系。用馆藏法编制的目录系统称为馆藏目录。馆藏目录包括全宗目录、案卷目录、

9、卷内文件目录等。,（二）分类法 分类法是以反映档案内容职能特性的类目为基础，并用分类号进行检索的一种档案检索语言。它的检索词汇是分类号，检索词典是中国档案分类法。 中国档案分类法由19个大类组成，每一类的类目名称以分类号为代码，类目之间的关系主要有从属关系和并列关系。分类表的每一个类目都配有符号，称为类号，类号的作用是表征档案的内容和固定各个类目在分类体系中的排列次序，采用汉语拼音字母和阿拉伯数字相结合的混合号码编制，如“E91边界、领土”、“NK11电子材料”等。,档案工作人员根据中国档案分类法中的分类体系，以案卷或文件为单位赋予档案相应的分类号，然后将分类标引的条目组成分类目录。 中国档案

10、分类法由编制说明和中华人民共和国档案分类表、新民主主义档案分类表、民国档案分类表、清代档案分类表组成。 （三）主题法 主题法是以主题词进行检索的一种档案检索语言。它的检索词汇是主题词。检索词典是中国档案主题词表。 中国档案主题词表出版于1995年11月。它是由反映档案内容的规范词目组成的，词目按照汉语拼音结合汉字字形排列。 中国档案主题词表主要由主表及词族索引、范畴索引、首笔画检字表和附表组成。,主表由全部词目排列组成。词目通常由汉语拼音、款目主题词、范畴号、注释、词间关系等项目组成，并指明主题词在范畴索引中的范畴分类号及主题词的范围、观点和含义等。 范畴索引是将主表中的全部主题词按照既定的类

11、目分类排列而形成的一种索引，借助范畴索引可满足按类查词和族性检索的要求。档案工作人员在审读档案、了解和判断档案中心内容和其他因素的基础上，判定主题类型和主题结构，提炼选定出一个或若干个表达档案主题的自然语言主题概念，然后把提炼选定的主题概念转化成档案主题词表中的主题词。,主表主题词款目 如下例： Renmindaibiaodahui汉语拼音 款目主题词人民代表大会BB范畴号 D 人代大会代项 F 地方各级人民代表大会分项 全国人民代表大会 S国家权力机关属项 会议* Z国家机构*族项 C人民代表大会制参项,第三节 档案著录标引 一、 档案著录标引的含义及作用 （一）档案著录的含义及作用 档案著

12、录是指在编制档案检索目录时，对档案的内容和形式特征进行分析、选择和记录的过程。 档案的内容特征是指对档案主题的揭示，包括档案的分类号、主题词、摘要等。 形式特征包括档案的题名、责任者、形成时间、地点、档号、文种、载体等。 档案著录的结果是编制出档案条目。条目是编制档案目录的基础。许多条目按照一定的次序编排组合，就形成档案目录。,档案著录是以单份文件或案卷为单位进行的，通过对档案内容和形式特征的选择记录，来揭示档案的主题内容、物质形态、科研价值，并指明其出处和存放地点。 利用者通过对著录事项的查阅，可以了解档案材料的大概内容，从而查找自己所需的档案。档案工作者也可以根据条目上著录的事项，熟悉档案

13、内容，掌握档案的具体存放位置，准确存取，以满足利用者的需要。 档案著录是编制档案检索工具的基础和前提，著录工作的质量直接影响着检索工具的质量。检索工具质量的高低，取决于著录内容的完整与准确程度。,（二）档案标引工作的含义及作用 档案标引工作，是指对文件或案卷进行主题分析，将分析结果用一定的检索标识记录下来，作为存储和检索的依据的处理过程。 标引工作的核心就是对文件或案卷的主题内容赋予一定的标识。 赋予分类号标识的过程，称为分类标引。 赋予主题词标识的过程，称为主题标引。 档案标引工作，对于利用者和档案人员来说都是查找档案的依据。利用者查阅档案，只能通过检索标识去判断自己所需要的档案材料，如果标

14、引人员给出的检索标识不完全，专指性低，这份文件或案卷就有可能漏检。如果检索标识错误，不仅检不到所需档案，还会检出无关的档案材料。档案工作人员可以通过检索标识提供的信息，向外报道档案内容，同时又依据检索标识提供的线索，查找出档案材料，供利用者使用。,二、档案著录规则 为了实现著录工作的规范化，1986年1月1日，国家标准档案著录规则开始实施，作为全国档案著录工作的依据，1999年重新修订为国家行业标准，主要内容如下： （一）著录项目 档案的著录项目是指用来揭示档案内容和形式特征所需要的记录事项。 根据档案著录规则的规定，档案的著录项目共有七项： （1）题名与责任说明项。该项包括正题名、并列题名*

15、、副题名及说明题名文字*、文件编号*、责任者、附件*6个单元。 （2）稿本与文种项。该项包括稿本*、文种*2个单元。,（3）密级与保管期限项。该项包括密级*、保管期限*2个单元。 （4）时间项。 （5）载体形态项。该项包括载体类型*、数量及单位*、规格*3个单元。 （6）附注与提要项。该项包括附注*、提要*2个单元。 （7）排检与编号项。该项包括分类号、档案馆代号*、档号、电子文档号、缩微号、主题词或关键词6个单元。,1、题名和责任者说明项 题名，又称标题、题目，是表达档案中心内容、形式特征的名称。责任者，也称作者，是指对档案内容进行创造、负有责任的团体或个人。题名和责任者项共有六个单元，分别

16、是正题名、并列题名、副题名及说明题名文字、文件编号、责任者和附件。 （1）正题名 正题名是档案的主要题名，一般指单份文件文首的题目和案卷封面上的题目。正题名照原文著录。 单份文件没有题名，依据其内容拟写题名，并加“ ”号。单份文件的题名不能揭示内容时，原题名照录，并根据其内容另拟题名附后，加“ ”号。单份文件的题名过于冗长时，在不丢失重要信息和损伤原意的情况下，可删去冗余部分，节略内容用“”号表示。,（2）并列题名* 并列题名是以第二种语言文字书写的与正题名对照并列的题名，必要时并列题名与正题名一并著录，并列题名前加“=”号。一般用于外交文件和少数民族文件中，著录时照原文著录。 （3）副题名及说明题名文字* 副题名是解释或从属于正题名的另一题名。副题名照原文著录，其前加“：”号。正题名能够反映档案内容时，副题名不必著录。如“第五次党委扩大会议文件：关于迎接评估工作”。 说明题名文字是指在题名前后对档案内容、范围、用途等的说明文字。必要时说明题名文字照原文著录，其前加“：”号。如“国