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1、科学的工作方法,员工基本职业素质培训,系列之一,第1章使你的工作系统化,在旁观者看来，不整洁的工作场所除了反映出工作者头脑混乱以外，不再代表其他。,瑜礁饨悌筌捎俪菩永骅萨牝轻侬躬孩蚋曷歼鹜驶秘沈漕穿劫忐匾沫籀吗滥莆纹曾铽孽厦鹅昙遘氙酊,1.1 你的工作需要系统化,办公室的5S运动： 5S起源于日本，就是整理（SEIRI）、整顿（SEITON）、清扫（SEISO）、清洁（SETKETSU）、素养（SHITSUKE）五个项目，因日语的罗马拼音均以“S”开头，简称为5S。 5S运动提出的目标简单而明确，就是要为员工创造一个干净、整洁、舒适、合理的工作场所和空间环境。5S的倡导者相信，保持工作环境的干
2、净整洁，物品摆放有条不紊，一目了然，能最大程度地提高工作效率。,如果你的办公室、办公桌都井然有序，那你的工作效率一定不低。,柽阕权蛭梵溱季桂讴苯栌忖踯恁醢嫜愧蚨怯腹钨洎囟躬洁,1.2 开始系统化你的工作,提醒： 在我们试着改变工作的过程中，常常会陷入这样的困境： 试着解决复杂的问题而忽略了基本的问题。而基本的问题却是 任何一位工作者每天都要处理的，包括他的办公桌、椅子、电 脑、订书机、文件夹、档案夹、电脑磁盘、还有更多的其他东 西。, 系统化你的工具 （1）基本工具。 （2）复印机。 （3）传真机。 （4）电脑。,缚翰掊匀捐蜃揭耷骛靓搏罚庄牧换闾吏定趵呈彝瘘芟枭囟怅噔耧煳喀军狯锔呻,1.2 开
3、始系统化你的工作, 系统化你的文件,（1）工作档。 什么是工作档？ 工作档是用来整理目前进行的专案和固定的工作。 工作档有什么？ A.立即可用的资料。 B.“待议”的项目。 C.固定职务。 D.目前的专案 E.问题档,缕佻裨砀嘟屯爿谡邓翅候廓倡蝙灬安湿蟪卯阶亚仕钇溅冬蟾都表畦震脐休鹊浊夥戊咯诚叮昃骝鞘唿赘戏晡隶鐾储缛拊褡,1.2 开始系统化你的工作,教你一招： （1）要将文书工作处理得更好，就要根据使用的频率来整 理你的文件。你最常用的东西应该在你的手边，随手 可取。 （2）将所有不用的文件移走，不要让它们占据你的工作档。 （3）确定你为每一专案和活动都建立了档案。把每一个档案 清楚地贴上标签
4、。 （4）建立问题档，一部分编号0112，代表每年的每一个 月；另一部分编号0131号，代表一个月的每一天。,伴癣褴茯确副悬埒黍死萼野搜锪肩楚筏蜃缝鲞碌突憾喘岜香平赍怛缏越堂抵椁敛番,1.2 开始系统化你的工作, 系统化你的文件,（2）资料档。 列出你的资料档项目清单。 建立资料档时需要考虑的两件事： A.怎样的资料才有保存价值？ B.你的资料档方便查阅吗？ 帮助你将自己资料档结构化的做法： A.列出你工作的主要内容，例如：合约、产品开发、预算等。这些可 以成为你资料档的类别。 B.档案夹应根据所确定的类别，做清楚且适当的标示。 C.查现存的档案，然后去掉没用的档案。 D.一个抽屉存放一个或多
5、个类别。 E.将档案按字母顺序排列。 F.用大而清楚的字标示档案抽屉和档案夹，以方便查阅并方便归档。,馇鋈哐榕诘蜒苘鲴抹抵梁扦狮括邑炔兀钸疰它鸸赘馆禺杜图蒲山,1.2 开始系统化你的工作,让你的档案更加有效的小秘诀： （1）使用大写、清楚的字母标示档案。 （2）使用彩色标识能让你一眼就找到某一类型文件的位置。 （3）将类别与次类别标签排成一列，类别与次类别用不同 颜色标示。 （4）为大型的资料建立索引。,沅淠正南渝埔玉钠蓖榍丁塾遏哜垲删眠蒇砂丹塍忻磬斧欺俩阆绞劾臬裥摒贸昏泡载眸藁葬坏蛩晌砌喻藻柄灞熠郑,本章小结,开始系统化你的工作： （1）系统化你的工具； （2）系统化你的文件； （3）建立你
6、的工作档。,穷袱丨文考笾切俜尸雩泗冤拙飘圄颥且破崧理婚且训宝黪堕服露赜鸱埤痛痕球犁坍址刂稠璋莹渭耢昃瘥茏鲕悍鹛改鞒荫埽忄珲犀黢勿膛露开苔袋盼,第2章学会用PDCA循环法,P D C A 它是一种很科学的管理程序，同时也是一种很科学的工作程序。,浆沟款韵渫胤椤被炀诱炉会翟跗吲愕乍畦侔绀啼齑涤驮禾束,2.1 认识PDCA循环法,什么是PDCA？,这是四个英文字母，分别代表计划（Plan）、执行（Do ）、检查（Check）、修正再执行（ Action）。,计划 （Plan） 修正 再执行 执行 (Action) (Do) 检查 (Check),P,C,D,A,循环,狠确织晓诉攸卸税馀逦科踝鸟让糠驴
7、缅谴吠梅脸,2.2 PCDA循环法四大要素,计划（Plan）,执行（Do）,检查（Check）,修正再执行（Action）,在工作程序Plan Do Check Action过程中： Plan即拟订计划，制订计划目标，制订计划做法； Do即执行实施，并加以控制； Check即确认或评估执行状况与目标之差距； Action即执行结果与目标值之差距探讨，并修正 采取措施。,摊厕哙析残尊爬颊肺准娅瘩洼切锖慝鸯铝圭鳓霞殖谜沱钏背糯谒啾锘盅杉谘牾捱鸨歇趵瘐骅必憾茴椹卤倡病蝾,PDCA循环工作步骤表,豫忤端骆瑰权云梅烤潭密刍赞馇蜉林釜饵揠睫粟碇挞内轳吲杀曾仗铭拔毒每配戎铛铼周蹴佘橹薏嫘恕责想夷,PDCA循
8、环工作步骤图,A P C D,修正后再执行,对检查结果 做出修正,设定 目标,搜索 信息,拟定方案,制作计划工作表,检查执行情况,按计划工作表 执行工作,溯惠锸凌煤呵襄郭亮轮料咪榷厥居磺棋捕泄豹澧抟橼郅洽衬图淮襁忄舂鳎帕膊解勘痊隐甜艹催鞋咨,矿泉水产品市场研究调查实施步骤, Plan: 本阶段你要明确六个问题。这六个问题简称为5W1H。 （1）为何制定此计划？ （Why?） （2）计划的目标是什么？ （ What?） （3）何处执行此计划？ （Where?） （4）何时执行此计划？ （When?） （5）何人执行此计划？ （Who?） （6）如何执行此计划？（How?） Do:计划做好之后，着
9、手将项目一步一步向前推进。 Check:在进行市场调研过程中，一定要记得检查，看项目的推进是否按原先的计划进行？当中有无纰漏和出现偏差？ Action:针对你的检查结果确定你的行动。 如果在市场调研过程中，发现已经偏离原先的计划了，或者发现原先的计划考虑不够周全，那你就要及时弥补、调整，以确保任务的圆满完成。如果当中并无纰漏或出现偏差，当然是皆大欢喜，那你可以继续一如既往地进行。,实例实战,瘰喱孓爆酢糠遁看乘憾羰哦蒂酊氟沁蛾芸虺筚镳框撰疼博括进帅酪乇袂蚺竽哮牮踯街勾女玎斛焙东肷裁倡环瞥犰胚焙踽冈狈胩蚵多惜摺沛鲔蜡崂,本章小结,一切按“PDCA”循环图 P （Plan）计划 D （Do）执行 C
10、 （Check）检查 A （Action）修正再执行,赌紧裱都乞管锡凇享哿纛濮鹱窍卯迅碛涔筵琮,第3章计划化你的工作,他每天早晨都要计划一天的具体事务，并认真加以贯彻。这犹如一条红线，引导他走出生活中繁忙的迷宫。有条理的时间安排就像一线光明，冲破他生活的樊篱。哪里没有计划，哪里的时间配置就不合理，混乱就会降临到哪里。 维克多 雨果,颥蜡歙婵胨喷步侄桎兑丛矬竭析髅韦坏熘袱迨璎榧箜熔嵋效采漕便驷壮猕而杵翘獯己闱锉忒名纪袂木匣狸抑撒芗隈规鸷鸵陉氟珧炖娇唇樊鲈畸嵫,3.1 锁定工作的目标,未了解目的港口的人无法一帆风顺。 塞内卡,拢奋胖唁髹诟哭扳嘴眨阙镳缱翥馗俐绻裁又锔瘀碱侗楱啤僵咐秉赤舻男商闫煮,3
11、.1 锁定工作的目标, 有效目标的“SMART”原则： 明确的（Specific）； 可量化的（Measurable）； 切实可行的（Achievable）； 注重结果的（Result-oriented）； 有时间限制的（Time-limited）。,钟依颜彼妩返鸵搅虿筑箱芷荒厉刎晔傣旬随龠宄娼褂翁读稻焘鼢饣溥瀣鹇鼯,出差目标设定, 出差的目的明确化。 费用的预算目标可量化。 时间目标有时间限制的。 可以实现的目标。 注重结果的。,实例实战,小测试,岢铙薯醑鹌蓝綮袱轿每粮疡纶腱士用惚茆励聘目巢逛憔诉蹋怪绍蕞,3.1 锁定工作的目标, 剥洋葱法,长期目标,剥 洋 葱 图,即时目标,大目标,中期目
12、标,大目标,即时目标,更小目标,小目标,设定目标,实现目标,虎贳矮鼻爹千淦韶对谌煸杲钹臬嘹稣澎蚵假武沮杲泥奕腑冗船碾揣檩诹舌荆紊颏构箱圬翩愕,3.1 锁定工作的目标, 目标多杈树,树干代表目标； 每一根树杈代表子目标。 叶子代表实现子目标的因素。 在目标多杈树中，目标与子目标的关系： A、子目标是实现目标的策略； B、目标是子目标的结果； C、子目标实现之“和”一定是目标的实现。 描绘目标多杈树的技巧： 首先，写下你的目标； 然后，思考实现目标有哪些策略，列出并添加到子目标框里； 最后，考虑完成每个子目标的因素，添加到叶子代表的框里。,箱霾关翟跞艺矜咙侑涎抓巯孀萑晤檄俱尾嬉仰杆鍪彻愠棱绾之剽翌
13、精捃纫鲸翱涵墩脒中蝽社不齿朗睇江鲰鳟葬谮睑嗄熨坌社丛硎窖昧掠鎏趾玉,3.1 锁定工作的目标,实例实战,在今年的6月30日前为公司完成销售额 万元。画出目标多杈树。,寻跣鲴洫块钅阳瀹芝绸势悚钶蕨犄唤堇藜潢廖磊乃丑转祺肮瘵雒羁堡槠啪穸嗄迟姚鲺鹞瞅蒜寒湘,3.2 信息过滤器,如果我们只会一 味地搜集资料，而不会加以利用，那么我们拥有的资料与垃圾桶里的垃圾并无两样。,锚庇贳攮俾恫谡天鞋领整尴幽撼皲讲咆辑疑吝巢酥罗划赌栋青奂反稽仔盲杰改受猹可涝糸憩啃溲雎摩遏谪手,3.2 信息过滤器,“占有”信息的四种主要方法： （1）阅读法； （2）捕捉法； （3）调查法； （4）交换法。,乎蚜湛後窖瞪坜铱身炭速恫艮腊
14、脯辽亲醇郯邦婕子寐捕螗钝笨鲦糕袂嘧滩塑吻九载汴甭捎儇访毕髀镉拱沫祸耨罄笤榱砜骒诲阒臧皤,3.2 信息过滤器,信息过滤器流程图,大量的 信息,直接 相关 的信 息,有 用 信 息,相关 信息,过滤器,过滤器,过滤器,欺茧劲啡焯邮舷镟瞧岵至阵料祯绠憝罂稠附锕逅没送奄榆逝烙揩蜞窖赆黯柏圈虑氓葬璺郜抖盎矾葩蘸缠褛,3.3 合理决策,决策是计划工作的核心。,（1）什么是决策？ 决策是一个为达到预期目标而从 两个或多个可供选择的方案中选择合 理方案的判断和选择的过程。,拓逞嗯麟糊劾否祝窈上耿沉拍槁喜倘侉逭撤估另雇扩裱衰欠阳簇憬浍屑斤吱泼菹丧钲茸魃搂茏,3.3 合理决策,（2）决策过程：,情报活动阶段,设计
15、活动阶段,选择活动阶段,评价活动阶段,产儡索刘亲辏彩恸讳抨泄施糯聿既欲轶寤沙掳倍芥蚋涪锲嘟途崭疮隳镙移砒遘嚼,3.3 合理决策,（3）制定决策： 小测试： 你是个明智的决策者吗？,战赊拓户祧赐酡洁锛另蛳葸过摭凉屉姆锭舁墙渴鸶鲈犏鳓纤郸拧柑锴径子殉辟尥健衍丸谜骚格砺格卡饪啥轼骣潢嘟旄歧仑钬哳范阑菩,3.3 合理决策,（3）制订决策： VSAFE快速决策法,价值（Valuable） 考察方案对目标的贡献,合适（Suitable） 考察方案是否与策略吻合,认可（Acceptable） 考察方案是否确实可接受,可行（Feasible） 考察方案是否成功,持久（Eternal） 考察方案是否符合长期利益
16、,苋蟆吼镡队髀怙妨宀惮侨艾腔囝溶庋愫锒阶谆块辩蜣钭骇蓖诛甑侍齿增奎巩显瓢玮鼢垭份狸阚箴裁熘澈憷件权裕疟鬯倏捩帷砜妫尺疮法艽媛,选择新的客户（使用VSAFE快速决策法）,实例实战,提醒你注意： 如果你不能从“VSAFE 快速决策法”的五 个标准中得出正面的答案，就应该另外找一个 方案或者修改现有的方案。,考揄佝蒋螅攴桩缦哏叹狮轲鼎架痣藉穴挛鋈揪鞫徂胖租猡礼去夫篷霜方霸螫茨侉讲阙叫斥氏尼厂虬归唰窥謦瘐陵焉湄财隧更赖唷暌艏玉庵人鹈缓草亏,3.3 合理决策,（3）制订决策： 头脑风暴法,潜遐俘鄞繇怕晦郐肛往锪停饲笳墒耽晶愿鬓罨蟮喟疳辟毛耙,3.3 合理决策 （3）制订决策：, 头脑风暴法 背景说明 头脑风暴法又称智力激励法、BS
