{财务管理内部审计}环境管理体系内审员培训班

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1、环境管理体系 内审员培训班,1,体系运行、内审及管理评审,第七讲,2,主要内容,一. 运行前的准备工作 二. 体系运行 三. 审核的基本概念 四. 内审的步骤 五. 管理评审的步骤,3,一、运行前的准备工作,环境管理体系文件发布后体系开始运行，其主要内容包括两个方面: 一方面:体系文件的培训 另一方面:体系所需资源的配备。这是一个非常重要的过程，也是体系运行效果好坏的关键因素。,4,（一）体系文件的培训,培训的目的 使全体员工增强环境管理体系意识，知道自己要做什么、如何做以及要达到什么目标，什么时候需要填写什么记录或其他客观证据；同时清楚违反规定会造成什么后果，从而提高执行文件的自觉性。,5,

2、培训的内容 1）组织的环境方针、目标、环境管理手册的培训； 2）部门/岗位的职责培训； 3）部门/岗位涉及的程序文件和作业文件培训； 4）适宜的法律法规培训； 5）为完成岗位职能职责所需的其他知识培训； 6）体系文件运行过程发现问题如何处理的培训。,6,培训的实施 培训可分层次进行，一般可分为高层领导的培训、管理层的培训、执行层的培训。根据组织的规模、类型、大小，组织可具体确定。组织可做出相应的培训计划。培训计划应当包括的内容有：培训的目标，培训方案和方法，培训所需的资源，培训所必须的内部支持，应达到的培训效果，监测培训的有效性和对企业的影响等方面。 为取得较好的效果，可以通过面试、笔试、实际

3、操作等方式检查培训的效果。,7,（二）所需资源的配备 在环境管理体系策划时，我们已经对体系每个过程所需的资源进行了策划。这时，在体系运行之前还要检查和落实资源方面的配备。 如：体系文件及表格是否发放到位；人力资源是否满足部门/岗位要求；设施、设备是否满足环境管理的要求等。 若检查发现资源配备尚有不足之处，应积极采取措施，限期解决；但并不是要等万事俱备才开始运作，对不足之处，可制定改进措施及完成期限（可分阶段进行），只有通过运行才能促进不断改进和完善。,8,二、 体系运行,在体系的运行阶段，重点是运行控制： 组织应按照体系策划的要求实施，并按照PDCA的模式运行。运行控制中要作好三级监测，即运行

4、过程的监视和测量、内审和管理评审，来实现对体系运行的监控。,9,环境管理体系运行过程中，还会受到内部、外部环境的影响。外部环境的影响，如市场形势的变化、顾客要求的变化、法律法规的变化，企业内部的变化，如产品结构的变化、技术改造引起能力的变化、机构及职能的调整等，这些都能引起体系的变更。 这些应特别注意，在对环境管理体系的变更进行策划和实施时，应保持环境管理体系的完整性。,10,运行中常出现的问题：,a) 各级人员不重视环境管理体系运行，管理者代表的作用没有充分发挥。 b) 文件发布后，不能按照文件的要求实施。查文件知道怎么做，但不能克服企业固有的习惯，提供不出实施 文件的证明资料。 c) 两张

5、皮现象，干工作是干工作的，贯标的是贯标的，体系不能与日常工作相结合。 d) 注重形式、关注形式多，对效果关注不够。,11,这就需要我们通过体系的三级监控机制解决体系运行中发现的问题，特别是应该发挥内审和管理评审的作用。 内审和管理评审是体系建立过程中最后的工作，是对体系建立和实施情况的验证，也是体系运行中的重要内容。,12,三、审核的基本概念,为获得审核证据并对其进行客观地评价，以确定满足审核准则的程度所进行的系统的、独立的并形成文件的过程。 （ISO9000：2000 质量管理体系 基础和术语）,13,（一）审核的目的和原则,审核的主要目的 确定受审核方的管理体系对规定要求的符合性； 评价对

6、法律法规要求的符合性； 确认所实施的管理体系满足规定目标的有效性。 审核的核心原则 客观性、独立性和系统方法,14,（二）审核的类型,审核的类型一般分为下面三种形式： 第一方审核（内审）：由组织的成员或其他人员以组织的名义进行的审核。 第二方审核：在某种合同要求的情况下，由与组织（受审核方）在某种利益关系的相关方（委托方）或由其他人员以相关方的名义实施的审核。 第三方审核：由独立于受审核方且不受其经济利益制约的第三方机构依据特定的审核准则，按规定的程序和方法对受审核方进行的审核。通常由认证机构进行认证审核。,15,（三）审核准则,审核的准则包括以下三个方面： （1）管理体系的标准； （2）管理

7、手册、程序文件和其他相关的管理体系文件；（这是根据管理体系标准要求编制的文件，它对组织管理体系的建立、实施和改进提供强制性指令和具体运作的指导，发布后就是组织管理的法规，因此它们是内审依据的主要准则） （3）适用于组织的法律、法规和其他要求（包括行业规范、标准，与有关机构的协定，非法规性指南）,16,四、内部审核的步骤,1. 审核策划 2. 审核实施 3. 内审报告 4. 跟踪审核,17,（一） 审核策划,（1）计划落实。包括审核计划得到批准，审核计划为审核组和受审核部门充分了解； （2）责任落实。包括建立审核组并明确分工，各受审核部门负责人届时在场并已有准备； （3）工作文件落实。包括各类工

8、作文件齐备，所有文件、记录都能得到理解并能有效应用。,18,制定审核计划,年度审核计划：是审核策划的始端也是总纲，应以文件形式颁发。 文件审核计划：在现场审核前，组织内审员对体系文件内容进行审核，确认体系文件的充分性和有效性。 现场审核计划：是按照年度审核计划安排具体实施现场审核，应有审核组长签名和主管领导的批准。,19,本部分是从另外一个角度来看待体系文件编写的。因为毕竟一个组织建立的管理体系运行结果是需经检查和验证的，而文件是既需要理论审核，又要经实践检验的，特别是对于要通过认证审核的单位，文件编写的好坏其意义就显得更加重要。,体系 文 件 审 核 时 的 情 况 说 明,20,关 于 体

9、系 文 件 审 核,管 理 手 册,程支 序持 文文 件件,背 景 材 料,文 件 审 核 的 种类,21,评价体系文件是否符合标准 和法律法规及其他要求,审阅资料、掌握有关情况， 为现场审核做准备,确定能否进行现场审核,文 件 审 核 的 目 的,22,是否按标准要求摘述了管理体系 全部17个要素及其相互关系？,方针是否由最高管理者签署并做出承诺，是否为目标的确立提供了框架？,是否清晰地描述了管理体系文件的层次、结构及相互关系？,是否明确各职能与层次的组织机构及其职责？,在描述每一个要素时， 是否给出下级文件的查询路径？,管 理 手 册 审 核 要 点,23,程 序 文 件 审 核 要 点,

10、标准明确要求的程序文件和其他文件是否齐全，必要的附件是否具备？,支持性文件是否反映体系文件构架，并将手册要求完整落实？,文件内容是否将手册中相关要求具体化，二者是否统一、协调？,程序文件是否清晰描述每项活动（过程）的目的、范围、职责、活动顺序和方法，是否可操作？,各相关程序之间是否有清晰明确的接口？,文件是否已被实施，是否符合本组织情况，是否有效？,能否保证标准要求的及实际需要的各项活动均有实施的规定？,24,对 文 件 进 行 形 式 审 查 的 要 点,是否按规定编号，是否在确定的范围内发放？,文件的发布及生效日期？,审核批准是否按规定的权限进行？,是否有文件名称、页码、章节标记？,是否最

11、新版本，是否符合文件控制要求？,25,现场审核计划,审核目的、范围，审核依据的文件（标准、手册及程序等），审核组成员名单及分工情况，审核日期和地点，受审核部门，首次会议、末次会议的安排，各主要审核活动的时间安排，主要审核要素和审核报告日期等 。,26,跟踪审核计划,对纠正措施的实施过程及结果应进行跟踪审核，必要时该类活动也应制定计划，但其范围、对象将被限制在前次审核的不合格项方面。,27,临时性审核计划,指在年度审核计划安排外的审核。该类审核往往是由于特殊情况或特殊要求而提出的。,28,编制现场审核计划的注意事项,（1）审核计划可按部门或活动来编写，内部审核一般更 侧重于按部门审核。 （2）审

12、核计划的具体内容应与受审核方的规模和复杂程 度相适应。 （3）审核组分工时应注意把具备专业能力的审核员安排 在重点岗位中，以确保审核有效进行。 （4）审核计划中应强调安排对最高管理层的审核。,29,建立审核小组,审核组长明确审核员的分工和要求。审核组长应注意“审核员不能审核自己的工作”的原则。 审核员需作好的准备工作： a熟悉必要的文件和程序； b根据要求编制检查表； c考虑前次审核结果中应跟踪的内容。,30,编制检查表,注意事项： a.与编制审核计划相似； b.应注意抽样的合理性； c.充分运用PDCA过程方法，提出下面四个问题： 过程是否予以识别和适当表述？ 职责是否予以分配？ 程序是否被

13、实施和保持？ 在提供所要求的结果方面，过程是否有效？ d.检查表依据是管理体系标准、受审核方的体系文件及其他审核准则。,31,现场审核检查表（示例）,受审核单位： 受审核部门：锅炉房 审核时间： 审核员：,32,审核检查表作为内审中的重要内容，希望大家加以重视，它可以指导内审员在审核时能够按照计划进行，不至于偏离审核的方向。这对于审核经验不多的内审员来说是至关重要的。,33,（二）审核实施,首次会议 现场审核 不合格项/不符合项报告 末次会议,34,首次会议 a. 参会人员签到，审核组长宣布会议开始； b. 人员介绍； c. 申明审核目的和范围； d. 传达审核计划； e. 强调审核的原则；

14、f. 阐明澄清有关问题； g. 落实后勤安排； h. 审核组长致辞，会议结束。,35,现场审核的原则,原则1：坚持以“客观证据”为依据的原则 这是最为基本、主要的原则。没有客观证据而获取的任何信息都不能作为不合格项判断的依据；客观证据不足或未经验证也不能作为判断不合格项的证据；现场审核不能含有任何个人的猜想、推理的成分。 原则2：坚持标准与实际核对的原则 审核不能脱离审核准则。审核员应在审核准则与审核证据比较核对后才能得出合格与否的结论。,36,原则3：坚持独立、公正的原则 审核判断时应坚决排除其他干扰因素，包括来自受审核方的、审核员感情上的等影响判断独立、公正的因素，自始至终维护、保持审核判

15、断的独立性和公正性，不能因情面或畏惧而私自消化不合格项。 原则4：坚持“三要三不要”原则 要讲客观证据，不要凭感情、凭感觉、凭印象用事； 要追溯到实际做的怎样，不要停留在文件、回答上面； 要按审核计划如期进行，不要“不查出问题非好汉”,37,审核证据的收集 a. 与受审核方人员的面谈； b. 查阅文件和记录； c. 现场观察和核对（对活动和周围的工作与条件的观察） d. 对实际活动及结果的验证； e. 数据的汇总、分析、图表和业绩指标； f. 来自其他方面的报告。,38,不符合项报告,不符合项报告是对现场审核得到的审核发现进行评审并经受审核方领导确认的对不符合项的陈述，是审核报告的一部分，是审

16、核组提交给委托方或受审核方的正式文件。 不符合项报告内容 受审核方名称、审核员、陪同人员、日期、不符合现象的描述（应指出不符合的客观事实）、不符合现象结论（违反标准、文件的条文）、不符合项性质、受审核方的确认、纠正措施及完成时间、采取纠正措施后的验证记录等。,39,例：不符合项描述和结论 时间： x x x 地点：A厂 审核员：x x x 要求：根据纺织工业污染物排放标准GB428792要求,应对车间排水污水中Cr6+的排放限制要求。 缺陷：但查询该厂环境因素清单，发现A厂未识别红矾钠的使用造成的废水中 Cr6+排放这个环境因素。 不符合描述：查询该厂环境因素清单，发现其辩识环境因素不全，不符合ISO14001标准4.3.1。,40,末次会议 a. 重申审核目的和范围； b. 强调审核的局限性； c. 宣读不符合项报告（可选择主要部分）； d. 提出纠正措施要求；