{财务管理内部审计}管理体系内审员培训讲义

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1、管理体系内审员培训教程,讲课内容,第一章 审核总论 第二章 审核准备 第三章 审核的实施 第四章 审核报告 第五章 审核的跟踪 第六章 内审员素质与能力,第一章 审核总论,审核的定义 审核的类型 审核的目的 审核的特点 审核的基本程序 年度审核安排,审 核,定义（ISO9000:2015 3.13.1 ） 为获得客观证据（3.8.3）并对其进行客观的评价，以确定满足审核准则（3.13.7）的程度所进行的系统的、独立的并形成文件的 过程（3.4.1）。 注 1：审核的基本要素包括由对被审核实体不承担责任的人员，按照 程序（3.5.4）对 实体（3.6.1）是否 合格（3.6.11）的 测定（3.

2、11.1）。 注 2： 审核可以是内部(第一方)审核， 或外部(第二方或第三方)审核， 也可以是 多体系审核（3.13.2）或 联合审核（3.13.3）。,注 3：内部审核，有时称为第一方审核，由 组织(3.2.1)自己或以组织的名义进行，用于 管理(3.3.3) 评审(3.11.2)和其他内部目的，可作为组织自我 合格(3.6.11)声明的基础。可以由与正在被审核的活动无责任关系的人员进行，以证实独立性。 注 4：通常，外部审核包括第二方和第三方审核。第二方审核由 组织(3.2.1)的相关方,如 顾客(3.2.4)或由其他人员以相关方的名义进行。第三方审核由外部独立的审核组织进行，如提供 合

3、格(3.6.11)认证/注册的组织或政府机构。 注 5：这是ISO/IEC 导则，第1 部分的ISO 补充规定的附件SL 中给出的ISO管理体系标准中的通用术语及核心定义之一，最初的定义和注释已经被修订，以消除术语“审核准则”与“审核证据”之间循环定义的影响。,审 核,审核方案 audit programme,定义（ISO9000:2015 3.13.4 ） 针对特定时间段所策划并具有特定目标的一组（一次或多次） 审核（3.13.1）安排。,审核范围 audit scope,定义（ISO9000:2015 3.13.5 ） 审核（3.13.1）的内容和界限。 注：审核范围通常包括对实际位置、组

4、织单元、活动和过程（3.4.1），以及审核所覆盖的时期的描述。,审核准则audit criteria,定义（ISO9000:2015 3.13.7 ） 用于与 客观 证据（3.8.3）进行比较的一组方针（3.5.8）、 程序（3.4.5）或 要求（3.6.4）。 包括： 管理体系标准 管理体系文件 法律、法规及其他要求 相关方要求,审核证据audit evidence,定义（ISO9000:2015 3.13.8 ） 与审核准则（3.13.7）有关并能够证 实的记录、事实陈述或其他信息。 审核证据可以是定性的或定量的。,审核发现audit finding,定义（ISO9000:2015 3.1

5、3.9 ） 将收集的 审核证据（3.13.8）对照 审核准则（3.13.7）进行评价的结果。 注1：审核发现表明 符合（3.6.11）或 不符合（3.6.9）。 注2：审核发现可导致识别 改进（3.3.1）的机会或记录良好实践。 注3：在英语中，如果审核准则选自 法定（3.6.6）规章（3.6.7）要求，审核发现可被称为合规或不合规。,审核结论audit conclusion,定义（ISO9000:2015 3.13.9 ） 考虑了审核目标（3.7.1）和所 有审核发现（3.13.9）后得出 的审核（3.13.1）结果。,审核的种类,管理体系审核 产品质量审核 过程审核 服务审核,审核的种类,

6、环境标志审核 清洁生产审核 环境行为符合性审核 产品安全审核 等等,审核类型,外部审核 第二方审核 第三方审核 内部审核 第一方审核,第一方审核目的,使管理体系满足标准和其它约定的文件 作为一种重要的管理手段 在第二、三方审核前纠正不足 维持、改进和完善管理体系的需要,第二方审核目的,提供选择、评价和认可供方/合作方的论据 帮助供方/合作方改进其管理体系 增加双方对管理体系要求的相互了解,第三方审核目的,建立组织应达到的最低标准 获得注册/证书 减少顾客不必要的审核开支 有助于增强组织的市场竞争力 寻求专业的帮助,异同点,异同点,相同点： 被审核的管理体系都必须是正规的 都应正式有序地进行 都

7、应由有资格、授权的、不审核自己工作的人员进行 都是一种抽样过程（随机抽样） 发现问题都要采取纠正/纠正措施,审核的特点,正规性 系统性 独立性 客观性 审核是抽样的过程,审核的正规性,审核依据正式特定的要求进行 审核只能由有资格的人员进行 审核必须按正式程序进行 审核必须依据客观证据作出判断 审核结果必须有正式报告和记录,审核的客观性,必须按照规定的程序和方法进行审核活动 必须收集客观证据证实管理体系的符合性和有效性 必须以标准和有关规定为准绳判断管理体系是否符合要求,审核的系统性,按规定的程序全面的审核和评价与审核对象有关的各项活动和结果 全部审核必须对所有相关部门进行定期审核；至少每年一次

8、；包括标准所有适用的要求 部分审核例行审核之外，下列因素也可能导致进行部分审核：组织变化、产品结构变化；市场反馈；重大质量/环境/安全事故或投诉。 后续审核,审核的独立性,审核员是与被审核活动、区域无直接责任的人员 审核是被授权的活动来自管理者决策、公司规定、合同要求、委托方或法律法规要求 审核员在审核过程中应保持公正，避免利益冲突 审核员应具备开展相应审核工作的能力 遵守职业规范办事准则、行业一致性、保密、素养,审核的人员,接受正式的专业培训 具备参加审核的经历 与被审核的工作无直接责任 经资格确认,审核是抽样的过程,随机抽样； 适当数量（检查表）； 审核员亲自抽样； 征得被审核人员同意,提

9、高内审效果的途径,提高对审核目的的认识 发挥审核员的独特作用 抓住关键、保证重点 把握审核实质，创造性实践,审核的程序,审核准备 审核实施 审核报告 审核的跟踪,年度内审进度安排,确定年度审核的频次和形式 集中式审核的进度安排 分散式审核的进度安排,审核计划,年度审核计划保证内审计划性，便于管理、监督、控制，在年内对所有部门、过程全部覆盖并突出关键部门和过程 内审实施计划活动具体实施安排、时间、人员、地点、会议、记录、报告,年度审核的频次和形式,每年至少一次，覆盖标准所有适用要求 集中某一段时间完成对所有相关部门的审核 分部门在不同时间进行审核,集中式审核进度的安排,在程序文件中明确大致时间

10、具体时间用通知或审核实施计划形式通知 相关部门,分散式审核的进度安排,编制年度内部审核计划 对计划进行滚动修改,年度内部审核进度计划,已计划,已审核,已制定措施,措施已实施,已验证,第二章 审核准备,确定审核组 编制审核实施计划 制订检查表 审核前沟通,审核组的确定,最高管理者任命审核组长 审核组长的选定 A) 资格 B) 工作经验 C) 组织能力 D) 业务范围 审核员的选定 A) 资格 B) 业务范围 C) 专业知识 D) 工作中的协调 E) 为受审核部门所接受,审核的目的和范围,审核目的 - 为第三方认证审核做准备 - 为外部检查做准备 - 例行审核（定期审核） 审核范围 - 全公司范围

11、 - 某一个或几个部门 - 标准的部分条款要求 - 公司部分文件的要求,审核实施计划的内容,审核的目的和范围 审核依据的文件 审核组成员 审核详细的日程安排 1) 首次会议/末次会议时间 2) 审核组人员的分配 3) 受审核部门及具体时间 4) 主要的审核要点 拟制/批准人的签字 通知(发放)到相关部门,检查表的编写,检查表的作用 编制的准备 检查表的基本内容 检查表的要求,检查表的作用,指导审核整个过程的路线图 明确审核要点和方法 确保审核的覆盖面 减少组员之间不必要的重复 保持审核的方向和节奏 体现审核的正规化和专业性 作为审核的记录档案,编制的准备,了解审核的范围 文件收集和审查 确定审

12、核的重点 确定审核的策略,检查表的要求,明确部门与条款的关系 依据审核准则的要求 选择主要的工作内容 考虑薄弱环节及部门接口 抽样具有代表性 注意可操作性,检查表的基本内容,依据的标准条款 依据的体系文件 审核的部门/区域 检查要点 验证方法 抽样数量 验证结果（审核记录）,检查表的四要素,去 哪 里 地点 找 谁 被审核人 查 什 么 检查要点 如何检查 验证方法,检查表案例,看什么 (LOOK AT) - 要点 合格供应商清单 找什么(LOOK FOR) - 验证内容 是否存在， 是否批准， 是否包括所有外购/外协供应商 看什么 (LOOK AT) - 要点 合格供应商档案 找什么(LOO

13、K FOR) - 验证内容 是否包括规定的记录 （供应商资质、样品检验/试用记录、评价/考核记录等）,审核前沟通,提前通知受审核部门 审核组内部会议（必要时） a）组长了解各审核员准备情况 b）讨论疑难问题 c）提出注意事项,第三章 审核的实施,首次会议 现场审核 不合格报告 审核组会议 末次会议,首次会议,审核签到 介绍审核组成员及分工 介绍审核目的和范围 审核计划安排的确认 介绍审核的方法和程序 问题澄清 确认末次会议时间,首次会议要求,审核组长主持 准时、简短、明了、不超半小时 建立审核活动风格、氛围 获受审方支持与理解 参加人员审核组、高层管理者、受审部门代表、主要工作人员,现场审核,

14、组长控制审核的全过程 审核路线的展开 检查表的使用 审核技术与诀窍 审核的抽样 审核的验证 做好检查笔记 不确定问题的处理 不合格的处理,现场审核原则,坚持三要三不要的原则：1、要讲客观证据、不要凭感情、印象；2、要追溯到实际做的怎样、不要停留在文件和回答上；3、要按计划进行、不要不查出问题不罢休。 坚持“无错推定的原则”。,审核过程的控制,执行计划 保持进度 协调气氛 保持客观 审定结果,现场审核控制,忠于审核目的、组长随时掌握动态、把握方向、纠偏、排干扰； 审核员保持沟通、协调、互补，保持节奏，调查到必要深度； 小组会议：了解、协调、统一、分析； 计划控制：实事求是、适当变更； 气氛控制：

15、排除紧张与潦草； 范围控制：扩大范围应经组长同意； 不合格项控制：从有利改进出发、发出报告，对结论负责； 其他控制：纠正不利言行、违纪现象、确认证据、处理意外、与受审方的沟通。,审核路线的展开,记录 实施 记录 相关文件 实施 记录 相关活动 相关文件 实施 记录 部门职责 相关活动 相关文件 实施 记录 相关活动 相关文件 实施 记录 相关文件 实施 记录 实施 记录 记录,技术与诀窍,询问适当的问题 验证对问题的回答 观察实际发生的事情,现场审核技巧,沟通充分、流畅的双向沟通是审核成功的关键 面谈得当、少说多听、关系融洽、选择对象、礼貌友善、客观公正,审核的面谈,选择合适的面谈对象 被审核

16、区域/部门的负责人 直接责任人/操作者 提问策略 提出恰当的问题 正确的提问方式,提问与聆听 (1),提出恰当的问题,WHAT WHY WHERE WHEN WHO HOW,提问与聆听 (2),正确的提问方式 开放型 封闭型 引导型,开放型,以得到广泛回答为目的 请问你们部门的职责是什么？ 请你谈谈对不合格品处理的要求。,封闭型与引导式,封闭型回答较简单：是或不是，对或不对； 这份文件是你的吗？ 你是按照这份作业指导书做的吗？ 引导型进行简单提醒 你是按照主管的要求进行这项 工作的吗？,审核的验证,依据客观证据 面谈所获得的信息应再验证 责任人的谈话可作客观证据 非责任人的信息只作线索,客观证据,实际（客观）存在的