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1、第三讲： 档案接收与保管,档案具体业务工作（8个环节） 收集整理签定保管检索利用编研统计 实体管理（基础工作） 信息利用开发 迈好坚实的第一步：档案接收 档案收集工作是依法，通过例行的接受制度和专门的征集办法，把分散在各组织、个人手中和零散的档案，分别集中在各级各类的档案保管机构。,第一节：档案收集是整个档案工作的起点,1、 接收方法： 例行方法分级、定期接收，集中管理 （无偿上交档案馆） （例：先由档案室收本机关的（一级 ） 再由档案馆收各机关的（二级） 特殊方法征集（档案馆而言） 2、档案馆的接受工作（具体任务） 收集、征集历史档案（解放前的都叫历史档案）。 及时接受撤销机关的档案 接收现
2、行机关上交的永久性档案,国家关于档案馆接受“现行机关档案”的规定： 省档案馆接受省以上机关保存满20年的档案。 市、县档案馆接受市、县级机关保存满10年的档案。 档案馆接受档案的时间方式： 逐年接收每年收保管期满的档案 定期接收隔3年或5年将保管期满的上交一次。 档案馆接受档案的的要求： 1、数量充分、质量优化、门类齐全、结构合理 2、保持全宗和全宗群的不可分散（P72),所谓“全宗”就是一个机关档案的整体 所谓“全宗群”指历史上形成的有着密却联系的若干全宗,什么叫“立卷” ？ 对办理完毕而又有查考保存价值的文件，按照它们的形成过程中的联系和一定的规律组成案卷，叫立卷。 什么叫“预立卷”？ 文
3、书人员平时把已处理完毕而又有考查、保存价值的文件按照预先设好的类目归放，就是预立卷（为正式立卷的准备） 什么叫“案卷”？ 案卷是文书立卷的结果，是关于某项工作活动或某一问题的有密切联系的、系统的文件组合体，是文书档案的基本保管单位。,东理上行文,东理下行文,办公会议记要,每周安排,各种统计数据,文书立卷的意义： 1、便于保持文件之间的历史联系 2、便于查找利用 3、便于保管,第二节：单位内文件的立卷与归档,两种不该有的声音,第一种声音： “这不是我的工作。” 第二种声音： “到时候再说吧。” “立卷”工作由“谁”来做此项工作？ A、地点：文书部门由文书部门立卷，定期向机关档案室移交案卷。 B、
4、地点：档案室由文书部门定期向档案室移交属归档范围的文件，集中由档案室组卷。,怎样突破这一“难点”工作？ 1是要领导重视。 2积极配合把归档收集工作与 行政管理 经济效益挂钩 量化管理,什么叫“归档” 所谓“归档”，就是文书部门或业务部门将文件整理立卷后，按照规定的时间移交给档案室集中保管。 归档与收集的关系 实际上归档和收集是同一工作内容，是文书工作与档案工作的“结合点”。这两者交接的环节中，档案室工作人员有重要的监控和指导的责任。保证档案文件的完整性，为以后开展工作打下基础把好业务关。,（1）上级机关文件 与本机关有直接关系的各种文件。（如：执行文件、法规性文件、重要指示、讲话、题词、会议文
5、件、 照片、特殊价值录音、录像等。 （2）本机关文件 与上级机关来往公文 本机关职能活动和基本情况文件 对下级或平级来往文件 机关的历史沿革、重要活动、人事文件 （3）下级机关文件 报送的计划、报告、总结、统计报表、法规性备案文件等。 （4）同级机关和非隶机关文件 联系、协商来往文件。可供机关查考各种法规性文件。,（1）需要立卷归档的文件材料,不需要立卷归档的文件材料,1)对工作无长远的影响，使命已完成的文件 2) 无查证利用价值的事务性、临时性文件； 3) 仅供参考、参阅、征求意见，不需要办理的文件； 4) 未经领导审批或会议讨论通过的未定稿文件、未生效文件； 5) 一般文件的历次修改稿、重
6、份文件 ； 6 ）上级发普发参阅文件。 7）同级和不相隶机关不需办理的抄送件和一般来往文书。,（2）归档文件的保管期限,（3）上缴档案室时间规定： 文书档案（党、政、工、团）第二年5月前 基建完（竣）工后三个月： 科技档案项目验收后三个月 会计档案形成后三年内 相片档案如毕业生照毕业交 （4）上交收手续和要求： 交单份文件文件清单一式两份，双方签字交实物。 案卷目录 档案室1份 交案卷 一式三份 档案馆1份 卷内文件目录 自 留1份,归档时间不宜过急过短，原因有三： 1)当年形成和办理的文件有些要在第二年初才能办完或清退； 2)形成文件的业务部门对刚刚办理完毕的文件使用频率较高； 3)文书人员
7、把文件收集齐全、整理立卷、编制目录，也需要一定的时间。,（4）“十收一补”,1. 处理完毕的有保存价值的文件随时收。 2经常用的文件要履行借阅手续定期收。 3本单位发文在盖章时连同底稿一起收。 4会议文件材料要事先做到工作及时收。 统计报表 5常规性材料 简报 做到心中有数逐项收。 会议记录 6内部材料要掌握线索有针对性地跟踪收。 7在机构人员变动时要提前收。 8年节放假，保密检查集中收。 9年末归档前全面收。 10归档发现不全反复收。 一补：未做记录的重要活动和事项及时补。,第四讲：档案保管的任务和内容,档案损毁的原因,人为因素 故意破坏 过失损坏 年久老化 自然因素 内因 外因,档案保护工
8、作的意义延长档案寿命，以保有效开发 档案保护工作的方针“以防为主，防治结合。” 档案保护基本任务：四不 维护档案管理实体的秩序化状态。固定位置， 保持不乱、不散、 尽量保持不受外界影响，延长档案物理寿命。 保持 不丢（丢失）不坏（损失）,档案保管工作须从以下环节着手：,1、档案库房,库房建筑原则： 经济 适用 美观,做到“八防”基本物质条件：,库房：专室坚固远离水、火、人多 装具：案卷盒五节柜密集架 复印机：不外借，本室复印。 计算机：（2台以上） 装订机：电钻机 温、湿度的设备：温湿度计 空调 抽湿机 灭火器或消防枪（防火） 防盗录象探头 （防盗） 吸尘器（防尘） 防虫防毒剂 （防虫）,（一
9、）库房管理“八防”,创造延长档案寿命的关键：控制温湿度,（1)库房适宜温度： 纸质载体：1424（10） 缩微胶片：1320 磁性载体：1424 光盘载体：1424 （2）库房相对湿度： 纸质50%65%（15%） 光、磁盘45%50%（10%） 档案室每天都要对温、湿度进行统计，偏高或偏低都必调节，或抽湿或降温。,库房为什么要控制温度和湿度？保护档案寿命的需要，,（1）纸的化学成分： 纤维素半纤维素木质素杂细胞 一般来讲纤维素含量在40%以上的植物维素才用来造纸。 （2）影响纸的耐久性的关键纤维素的特性 水解性与水发生反应 ，聚合度下降，机械强度下降低，霉烂结块 造成因素：水份和湿度酸（气、
10、尘、微生物）酶（霉菌） 纸张含水量在70%左右为最佳状态，所以要控制温湿度 氧化性与氧化剂发生反应，聚合度下降，机械强度降低、纸发脆 造成因素：氧化剂温、湿度光 如果光、氧化剂和水份三者同时作用纤维素，氧化速度会更快。 库房 温度：1424（10） 相对湿度：50%65%（15%）,1）库房的（摆布）序化。 整齐一致 避光通风空间利用 2）装具的序化：为了便于管理，档案柜（架）必编号。方法： 1自门口起从左至右编架号（走“之”字形编下去） 架号： 每组柜又从上至下编柜号 4 柜号：1 3 2 2 3 1 4 。 （门口 ） 5 3）密集架式的管理 标识牌,四、库房与装具的序化,密集架与普通档案
11、架比较图,2、档案装具,档案装具是档案室必须的基本设备。档案装具种类有很多，各有所长，应根据库房的特点和档案规格的不同，合理选用，灵活配置。,底图柜、防磁柜,3、档案包装材料,卷皮 卷盒 包装纸,五、档案使用过程中的制度建设。,库房管理制度: 四不（散、丢、损、坏） 三限制（人员、时间、行为） 借阅制度： A 不看与自己无关的档案， b.外单位看档案，必由院长批准。 c. 不外借，可复印。 d、不得乱涂划；不得损坏撕毁档案。 E 借阅数量：每次限定不超过20份。 F、借阅必办理登记手续。,安全制度： A 非库房人员未经批准，不得随便入库。 b. 珍贵或绝密档案应放入保险柜。 c. 出入库房档案
12、应进行仔细清点和登记。 d管理人员非工作需要不得谈论档案内容。 e.、杜绝一切失密、失盗的可能,对入库人员实行： 1、限制人员库房重地，闲人免入 2、限制时间必有档案人员陪同。 3、限制行为： 不得吸烟、不得吃零食、不得穿拖鞋,档案保护的现代化 1、入库前运用真空氮气消毒设备对档案卷宗杀菌消毒。 2、运用计算机控制系统控制温湿度。 3、运用计算机控制系统自动防火 4、运用电子防盗仪系统防盗 5、运用计算机字褪变、字迹扩散恢复系统进行档案保护。,档案数字化的风险防范,在传统管理的时代，纸质文件的安全比较容易控制，即使造成档案文件的破坏和丢失也是局部的，且损失容易弥补。而电子档案信息的海量存储是双刃剑 一方面电子信息存储的密集性可以极大地方便信息的收集、保管、携带、传播、处理和提供利用。 另一方面它带来的危害也是巨大的，丢失几张光盘就可能造成一座档案馆信息的搬家或丢失，其损失和破坏往往是一瞬间的，毁灭性的。 数据集中是现代信息管理的大趋势。数据的集中有利于数据的高度集成、规范管理和广泛共享，如果管理措施得力，也有利于集中防范事故风险。,
