{会议管理}第八章会议纪要会议记录的写作

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1、会议纪要（会议记录）,会议记录,会议纪要,第八章 会议纪要（会议记录）的写作,公文写作与处理,1,会议记录,会议记录的概念、作用与特点,会议记录的结构与写法,会议记录的写作要求,公文写作与处理,2,记录下来的书面材料,会议记录,是开会时当场把会议的,基本情况,会议内容,公文写作与处理,3,会议记录,是重要的工作记录材料，通常情况下，是由指定的专人负责，用专门的本子记录、保管，每次会后，会议的主持人要签阅，以后要归入档案保存。,公文写作与处理,4,会议记录的作用,开会作记录，可作为传达、执行会议决议和贯彻会议精神的依据，也可以作为会后进一步分析、研究、总结工作的重要参考材料，还能起到备查作用。,

2、公文写作与处理,5,会议记录的特点,真实性,资料性,公文写作与处理,6,真实性,是指必须对会议情况进行客观的纪录。,公文写作与处理,7,资料性,是指会议记录不仅是分析会议进程、研究会议议程的依据；还是编写会议简报和撰写会议纪要的重要资料； 此外，还可以作为原始资料编入长期档案保存，以备需要时查阅。,公文写作与处理,8,会议记录的结构与写法,会议记录的结构要素,会议记录的写法,公文写作与处理,9,会议记录的结构要素,标题,正文,尾部,公文写作与处理,10,标题,会议名称 + 文种 例如： “ X X 集团公司第四届董事会会议纪录”,直书文种为标题 例如“会议记录”,公文写作与处理,11,正文,首

3、部,主体,结尾,公文写作与处理,12,首部,会议名称,会议时间,会议地点,会议出席、列席和缺席,会议记录人签名,会议主席（主持人）,上述这些内容，要在会议主持人宣布开会前写好,会议概况,公文写作与处理,13,会议出席、列席和缺席情况,人数不多的会议，要把出席人的名字都写上。如果是工作例会，也可以只写缺席者的名字。,人数多的会议，不可能写与会者的名字，可只写人数，包括应到人、实到人、缺席人。,公文写作与处理,14,主体,会议议题。如果有多个议题，可以在议题前分别加上序号。,发言人及发言内容。记录每人的发言时都要另起一行，写明发言人的姓名，然后加冒号。,会议决议。决议事项应分条列出。有表决程序的要

4、记录表决的方式和结果。,公文写作与处理,15,结尾,另起一行，写明“散会”并注明散会的时间。,公文写作与处理,16,尾部,右下方写明“主持人（签字）”、“记录人（签字）”,公文写作与处理,17,会议记录的写法,这部分一般包括会议主持人的发言，会上的报告或传达了什么事情，讨论了什么问题，做出了什么决议等项目。记录这些内容常用两种方法：,简要记录法,详尽记录法,公文写作与处理,18,简要记录法,一般性的会议均采用此法。此记录法采用有详有略的简要纪录，只抓住中心要点即可。允许采用改变原本内容性质，只记大意的方法。,公文写作与处理,19,详尽记录法,重要的会议，关键性的问题，特别是意见有分歧，要采用详

5、尽记录法。不仅要一字不丢，还要保持“原汁原味”。,公文写作与处理,20,会议记录的写作要求,记录速度快,记录内容真实,要及时整理，甚至有时还要念给与会者听，以征求大家的意见，以便将记录内容推敲的准确,公文写作与处理,21,例文分析 天地公司项目会议记录 时间：2003年1月 10日上午9时 地点：公司第一会议室 出席人：各分公司与直属部门经理 主持人：李遍聚（集团公司副总裁） 记录：钟苗（总经理室秘书） 一、主持人讲话：今天主要讨论一下“美康娱乐城”的兴建立项以及如何开展前期工作的问题。（略） 二、发言： 第一分公司齐总：该项目的选址应定位在亚运村以北，清河以南（略） 第二分公司刘总：该项目应

6、以体育健身为龙头，带动其它餐饮娱乐项目。（略） 市场部都总：汇报市场调查与预测的结果。（略） 财务部黄总：汇报公司的资金状况（略） 技术部王总：汇报建筑项目投、招标情况。（略） 三、决议： （一）（四）（略） 四、散会（上午12时） 主持人：李通聚（签名） 记录人：钟苗（签名）,公文写作与处理,22,例文分析：（ 3 + 3 结构 ） 天地公司项目会议记录 时间：2003年1月 10日上午9时 地点：公司第一会议室 出席人：各分公司与直属部门经理 主持人：李遍聚（集团公司副总裁） 记录：钟苗（总经理室秘书） 一、主持人讲话：今天主要讨论一下“美康娱乐城”的兴建立项以及如何开展前期工作的问题。（

7、略） 二、发言： 第一分公司齐总：该项目的选址应定位在亚运村以北，清河以南（略） 第二分公司刘总：该项目应以体育健身为龙头，带动其它餐饮娱乐项目。（略） 市场部都总：汇报市场调查与预测的结果。（略） 财务部黄总：汇报公司的资金状况（略） 技术部王总：汇报建筑项目投、招标情况。（略） 三、决议： （一）（四）（略） 四、散会（上午12时） 主持人：李通聚（签名） 记录人：钟苗（签名）,公文写作与处理,23,例文分析：（ 全文结构 3 ） 天地公司项目会议记录（标题 1 ，会议名称 + 文种 ） 时间：2003年1月 10日上午9时 地点：公司第一会议室 出席人：各分公司与直属部门经理 主持人：李

8、遍聚（集团公司副总裁） 记录：钟苗（总经理室秘书） 一、主持人讲话：今天主要讨论一下“美康娱乐城”的兴建立项以及如何开展前期工作的问题。（略） 二、发言： 第一分公司齐总：该项目的选址应定位在亚运村以北，清河以南（略） 第二分公司刘总：该项目应以体育健身为龙头，带动其它餐饮娱乐项目。（略） 市场部都总：汇报市场调查与预测的结果。（略） 财务部黄总：汇报公司的资金状况（略） 技术部王总：汇报建筑项目投、招标情况。（略） 三、决议： （一）（四）（略） 四、散会（上午12时）（ 正文 2 ） 主持人：李通聚（签名） 记录人：钟苗（签名）（尾部 3 ）,公文写作与处理,24,例文分析：（ 正文 3

9、） 天地公司项目会议记录 时间：2003年1月 10日上午9时 地点：公司第一会议室 出席人：各分公司与直属部门经理 主持人：李遍聚（集团公司副总裁） 记录：钟苗（总经理室秘书）（ 首部 1 ） 一、主持人讲话：今天主要讨论一下“美康娱乐城”的兴建立项以及如何开展前期工作的问题。（略） 二、发言： 第一分公司齐总：该项目的选址应定位在亚运村以北，清河以南（略） 第二分公司刘总：该项目应以体育健身为龙头，带动其它餐饮娱乐项目。（略） 市场部都总：汇报市场调查与预测的结果。（略） 财务部黄总：汇报公司的资金状况（略） 技术部王总：汇报建筑项目投、招标情况。（略） 三、决议： （一）（四）（略）（

10、主体 2 ） 四、散会（上午12时）（ 结尾 3 ） 主持人：李通聚（签名） 记录人：钟苗（签名）（尾部）,公文写作与处理,25,例文分析：（ 3 + 3 结构 ） 天地公司项目会议记录（标题 1 ，会议名称 + 文种 ） 时间：2003年1月 10日上午9时 地点：公司第一会议室 出席人：各分公司与直属部门经理 主持人：李遍聚（集团公司副总裁） 记录：钟苗（总经理室秘书）（ 首部 ） 一、主持人讲话：今天主要讨论一下“美康娱乐城”的兴建立项以及如何开展前期工作的问题。（略） 二、发言： 第一分公司齐总：该项目的选址应定位在亚运村以北，清河以南（略） 第二分公司刘总：该项目应以体育健身为龙头，

11、带动其它餐饮娱乐项目。（略） 市场部都总：汇报市场调查与预测的结果。（略） 财务部黄总：汇报公司的资金状况（略） 技术部王总：汇报建筑项目投、招标情况。（略） 三、决议： （一）（四）（略）（ 主体 ） 四、散会（上午12时）（正文 2 ，结尾 ） 主持人：李通聚（签名） 记录人：钟苗（签名）（尾部 3 ）,公文写作与处理,26,会议纪要,会议纪要的概念与特点,相近文种辨析,会议纪要的种类,会议纪要的写法,会议纪要的结构,公文写作与处理,27,会议纪要,是把一次会议召开的概况、讨论的主要问题和结果，整理出来形成的公文。适用于记载和转达会议情况和一定事项，并要求与会单位和人员共同遵守执行。,公文

12、写作与处理,28,会议记要,主要用于比较重要的工作会议。这种会议往往是为了解决当前工作中的某项实际问题而召开的专门会议。把会上作的情况分析、讨论研究的问题和解决的办法等，整理出来，写出纪要。这有两个目的：,一是为了向上级汇报会议情况，使上级了解，以便及时地得到指导。,二是为了向下级传达，以便贯彻执行。有时，上级机关认为具有普遍意义，可以用正式文件批转，把它下传到有关单位，或有关地区，让他们结合本单位、本地区的实际情况贯彻执行。,公文写作与处理,29,会议记要,一般以会议记录整理成文，它可说是特殊的行政公文。说它特殊，有以下两方面的原因：,一是它一般不用其他行政公文的格式制作，它一般只有标题和正

13、文组成，没有文头，没有主送机关，也不需标落款和成文时间。,二是它在机关内部的传递方式与一般的行政公文有所不同，一般说，会议纪要不能像其他行政公文那样单独传递，往上传送时，要写上一报送报告，把它作为附件；往下发送时，要有一发文通知，也把它作为附件。,公文写作与处理,30,会议纪要的特点,纪实性,简要性,务实性,议定性,执行性,表现形式灵活多变,行文关系多样性,“纪要”的“纪”，其义同“记”。所以“纪要”就是“记要”，它的含义就是记录要点的文字。会议纪要是根据会议的宗旨，有关文件，用准确的语言，概括地反映会议概况和要点的一种文体。会议纪要又是一项思想性、政策性和技术性很强的工作，还是整个会务工作的

14、组成部分。须注意的是，在使用时，常常会加会议的主办单位或上级单位加批语下发。,公文写作与处理,31,所谓纪实性,就是根据会议实录整理而成，而不能有所阐发或发挥，要保持和会议的实际情况一致。 会议未涉及到的问题不能写。 在研究问题时，如果意见不一致，应写多数人的意见，或把几种意见都写上。 不允许凭空杜撰。纪实性是会议纪要的生命。,公文写作与处理,32,所谓简要性,就是要提纲挈领，将会议的主要精神或会议经讨论，研究得出的做法或措施事项写明，不能将与这些内容无关的东西写入。,公文写作与处理,33,所谓务实性,是指会议纪要是为当前实际工作中存在哪种需要解决的重大或特殊问题而制发的，一般常规运作的工作，

15、不用会议纪要的形式发布。,公文写作与处理,34,表现形式灵活多变,会议纪要灵活性强，篇幅长短不拘。制发者的意图寓于对纪要内容的取舍、结构的安排、文字的组织之中。,公文写作与处理,35,所谓议定性,是指会议纪要所传达的事项和主要精神必须是与会单位充分讨论、比较研究、统一认识后表决通过定下来的。 未经会议讨论或议而未决的事项以及（各种分歧意见）不能写入纪要之中。,公文写作与处理,36,所谓执行性,是指会议纪要具有较强的约束力，它所传达的经会议议定的重要事项和主要精神，要求与会单位必须共同遵守执行。 因此，会议纪要一经通过、形成文件发出，就成为一定范围内指导工作，解决问题的重要依据，属于指示性公文。,公文写作与处理,37,所谓行文关系多样性,是指会议纪要主要下发给与会单位及其下属机关，传达贯彻执行会议精神和事项，指导工作； 也可以上呈有关领导部门，汇报会议的情况和结果； 还可以向平行机关发出，传达会议精神，扩大会议影响。 因此，会议纪要的行文关系比较复杂，但主要用作下行，所以，分类时划归为下行文。,公文写作与处理,38,相近文种辨析,会议纪要与决议,会议纪要与简报,会议纪要与会议记录,公文写作与处理,39,会议纪要与决议,相同之处,不同之处,公文写