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1、会议高手,目 录,前言 成功的会议 会议管理 与会规则 主席的职责与注意事项 如何开场、结论、使别人愿意发言及 发问的技巧,.倾听与记录的技巧 .主席的工作促动 .会议中的问题 .如何发言 .报告的种类,目 录,.论证的误导 .感觉与事实 .抱怨的种类及如何抱怨 .主持会议的原则 .庆祝与检讨,目 录,会议是学习型组织的修炼场,会议的能力是现代人必备的团队工作能力. 一夫当关的英雄时代已经过去,我们必须与他人愉快的合作才能顺利成事. 会议正是团队合作最常用的沟通协调方式.,前 言,会议现状,会而不议； 议而不决； 决而不行； 行而无果。,7,会议成本,举例:8个经理开会的成本。,50008,2
2、1.758,8 2,=3678元,直接成本,8,我们为什么开会,1沟通 2资讯传达 3解决问题 4开发创意 5激励员工士气,会议是必要的吗?,会议内容,会议主题 会议目的 议程 决议,成功的会议,有效团队集思广益,解决个人无法完成或突破的问题,有效达到会议目标。 和谐营造和谐的气氛,使成员对团队有安全感信任感、认同感,展露个人才能。 参与参与的人用心关注,才能让会议得到健全发展。 效率当一个会议成功的要素具备后,能在预定的时间内完成开会,这就是效率。 学习在参与开会的同时有更多学习的机会。,11,简短 高效 有针对性 按计划达成会议目标,成功的会议,12,会议流程,13,会议准备,开始,展开,
3、归纳,结束,会后追踪,会议进行,会议流程,会议的时机,会议召开的时机 重要的、紧急的议题 需要集思广益的 无法私下协商的,与会的资格,了解实况的人 有权做决定的人 重大关系的人(执行者或关心此会议人),16,会前准备检查清单,开会目标是否清楚； 决定与会者名单； 地点、座位安排； 决定由谁来担任会议主席与会议记录者； 决定会议时间； 准备好会议所需辅助设备； 决定哪些与会者该做简报与何时做； 暂定的会议议程是否涵盖所要讨论的事项，并把议程事先发给与会者； 分发开会通知。,会议通知需知,会议名称:明确点出主题,使人一目了然 目的:应详尽说明,方便成员们做相关的资料 时间 地点 议程:应包含开会预
4、定结束时间 准备资料 与会人员 主办单位,会议通知范例,会议名称:业务会议 目的:公司本季营业额严重衰退,本次会议将讨论营业额下降原因,并提出改善对策。 时间:2011.03.18 AM10:00 地点:大会议室 议程: 1.现况说明 2.各部门报告3.未来趋势分析 4.振兴方案 准备资料:与会各单位相关报表、数据 与会人员:客服课长、MTQC、MT制程、MT技转、设计人员 主办单位:营业部,决议追踪,什么事? 什么时候完成? 什么人负责? 什么时候报告? 如何报告?,议程设计,由重要到不重要会议开始时即讨论重要议题, 以免延误时影响到后面重要议题。 由不尖锐到尖锐将尖锐议题挪后,让与会人 员
5、建立默契和信任感,再接触尖锐议题,使气氛不 尴尬。 由容易到困难让大家渐渐融入会议进行的节 奏,不要开始就接触未熟悉的会议造成挫折感。,与会规则,要守时,坚持到底 要做事前准备 针对主题主动发言,简短扼要 对事不对人,不做人身攻击 予以真诚的肯定及赞美 倾听他人发言 用积极的话代替消极发言 以探询、谦虚代替主观论断,主席注意事项,独占发言避免冗长的发言,占用大家交流意见的时间。 火爆浪子要能容纳他人的发言,不可情绪化与他人发生冲突。 优柔寡断要思路清晰,对决议事项要果断明确。 加入冲突应站在中立的立场来化解冲突。 操控议程应依照流程引导会议的进行,不可一人操控整个会议的议程。,如何开场,背景:
6、除了会议召开的背景,也可让与会人员自我介绍,并说明对会议的期待,以促进与会人员及会议气氛的融洽 会议目的 议程:会议中欲讨论之事项及其先后顺序和预估时间。 会议期待,开场举例说明,近来公司的营运状况因为受到经济不景气的影响,使得本季的营收目标达标率只有70%。 因此今天召开会议主要讨论两大问题,第一就是如何刺激原市场的买气,第二讨论新市场的扩展计划。 首先将由业务部周课长为我们说明目前市场状况,再由各位一起讨论,然后各区市场督导会一一提出配合方案,最后由营销部门整合后提出执行方案。 本次会议的进行时间预估为1.5小时。希望今天经由在场各位的相互讨论及创意激荡,能够产生一套完整有效的业绩提升计划
7、,大家加油!,如何总结,宣布决议 激励动机 评估目标达成 过程回顾 悬念事项,26,会议归纳技巧运用 对应目标分析； A、B、C分类； 小组投票确认；,27,如何总结,28,如何跟踪,跟踪计划： 1 明确各里程碑跟踪责任； 2 根据里程碑计划跟踪； 3 每周小结一次跟踪结果； 4 适时提醒执行者； 5 阶段性总结会议,29,会议技巧,如何让大家愿意发言,塑造会议欢乐、和谐的气氛。 建立包容、安全的讨论环境。 保持客观,对事不对人。 不以言立人,不以言废人。 设置暗桩,带动与会人员的热烈参与,有抛砖引玉的效果。 主动出击,适时发问,塑造发言机会,且予以正向的肯定与鼓励。 有效倾听与良好沟通。,发
8、问的技巧,开放与封闭 空投与指定,倾听的技巧,注视对方 不中途打断 询问不明之处 适当归纳 不任意表露情绪,记录的技巧,活用5W2H:即what、where、when、who、why、how、how much. 掌握主词、动词、形容词 明确数字 运用key word 列点说明:可了解发言重点,归纳主题方向 一言以蔽之,会议记录 准确记录会议要点 核实重要信息 撰写会议纪要,主席的工作,发言促动:让大家想发言,并说出想表达的意见。 工作分配的促动:鼓励大家主动认领工作,掌握成 功的机会。 创意的促动:提出一些其它产品的优点,激发大家 的创意,将别人的优点用于我们的产品上。 问题的促动:主席应提出
9、一些问题让与会人员了 解问题的状况。 感情的促动:主席除了要让与会者体会到你的关 怀、感恩、自责、包容、肯定外,还要让与会者 自动自发创造和谐的气氛,会议中的问题,人身攻击 对策: 对双方进行安抚 重申议事规则 重提主题进行讨论,离题 对策: 兜一圈切回主题 给予肯定再切断话题 将离题的议题留置最后再做讨论。 请他做归纳或替他做归纳。 事先请将规则讲清楚 发言限定时间,会议中的问题,争议不下 对策: 暂停会议休会20分钟以上。 参与第三者的意见 将双方意见列表比较。 进行不记名投票。 重整双方意见提出新的方案。 重申共同利益。,会议中的问题,抱怨 对策: 同情其不满的情绪。 归纳其不满的原因。
10、 寻求解决的方法。 上级指导员发言过于投入 对策: 装傻发问 重新提出问题 幽默有技巧的提醒长官。,会议中的问题,短话长说 对策: 适时的制止发言。 引导其说出具体的想法。 时间不足 对策: 选择重要的议题进行讨论。 限制发言人数(可事先登记) 限制发言时间。,会议中的问题,争功诿过 对策: 主席应制止不当的发言,并给予其适当的肯定。 引导组织成员彼此说出对方的优点,让大家都能受到适当的肯定。 为反对而反对 对策: 请他提出更好的对策。 引导他思考是否有考虑周延。,会议中的问题,独占发言 对策: 主席制止其行为。 说明规则并强制执行。 消极的话 对策: 发言者的情绪表示理解 提振士气,拟定共同
11、目标。 呼喊精神口号。,会议中的问题,如何发言,积极的发言 明确的发言 尊重的发言 坦承的发言 客观的发言 针对主题,与会者报告的种类,工作完成的报告:你完成了什么工作,何 时完成?完成的重点? 工作异常的报告:工作的预定进度、现在 进度、差异进度、差异原因、处置对策 及何时会赶上进度? 请示报告:背景状况、建议内容、事情的经过。 需要支持的报告:什么事?原因?对策?现况如何?需要哪些支持?,论证的误导,权威的误导 经验的误导 参考点的误导 倒果为因的误导,感觉与事实,感觉即对事物主观的意念,其中包含个人的价值判断,因此感觉的产生往往因人而异。 事实即有具体、明确的讯息陈述,与实际所发生的事件
12、相符。,抱怨的种类,复杂性的抱怨 人身攻击,在他人身上贴标签 算旧帐 消极性的抱怨,抱怨内容,抱怨的内容应包括: 到底发生了什么事、这造成何种困扰?希望别人怎么做或协助? 或可以套用一个公式来作为抱怨的模式: 我了解只是它会是不是可以 另外可以采用更和缓、柔软的抱怨方式,是从感谢或 自责开始,主持会议的原则,以人为本主席应尊重、肯定与会人员,让每位与会人员受尊重且能够自我发展。 停止操控应在会议中集思广益、促成组织学习、培养与会能力。不可用职权来控制议程、只求个人决议。 目标与过程兼得在过程在达到目标,让每个人享受到学习的过程。 对事不对人 感觉与理性兼顾 解决问题也处理情绪,课堂练习,选择各部门代表，现场举办一次会议 会议的主题: 最近公司人员流失比较严重，严重影响公 司正常运营及未来发展，今天会议的目的 就是检讨如何留住员工。 参加会议的人员讨论展示； 其他人员观摩并在会议结束后点评,本次作业 周例会如何开：两个小组 季度例会如何开：两个组 年度总结会议如何开：两个组,Thank you !,
