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1、行政管理培训,周少华,目录,行政经理的职责与任务 行政组织的设计与健全 行政规章制度管理 行政协调与沟通 企业日常事务管理 企业文化管理 会议管理 员工生活管理 物资财产管理 车辆管理 厂区绿化与环境卫生管理 安全管理 消防管理,一、行政经理的职责与任务,行政经理的职责 行政经理的权限 行政管理的任务 行政经理的素质要求,行政经理的职责,负责企业系统思想、文化建设，筹划宣传、教育活动。 负责企业员工福利、后勤保障。 负责对外接待，规范员工行为，树立企业形象。 负责组织和实施企业的办公自动化工作。 行使企业内部行政监督权利、对违纪员工进行调查与处罚。 协助总经理处理企业各种突发事件。 负责企业文
2、秘管理、公关接待的综合协调。 负责企业工会工作。 负责保障企业的各种总务后勤服务工作，包括：食堂、车辆、办公设施、通讯、卫生环境等。 负责拟定和实施员工后勤服务工作制度。,行政经理的权限,在总经理的授权下行使各项权力。 行使权力的方式是：复核、核转或批准。 在自己的职权范围内对下属行使：命令、决定、允许、建议、劝告、审查、指导等权力。,行政经理的任务,行政工作任务 文件控制任务 总务后勤控制任务,行政工作任务,人员到职与离职相关手续办理 员工档案资料的管理 员工请假、调休、出勤状况的稽查统计 员工考勤统计、薪资核算 员工社会福利办理“五险一金” 员工异动手续办理 福利措施的实施 常用办公用品的
3、采购 领导临时交代的事项,文件控制工作任务,文件与资料的登记、编码、发行、保管、分发与维护 过期无效文件的回收、作废、销毁及暂留文件的保管 文件与资料原件的保管及维护 文件与资料有效性的监控,总务后勤工作任务,基本建筑物的管理与维护 厂区绿化与环境卫生管理 清洁用品、办公用品、办公设施等物资管理 固定资产管理 企业财产及员工安全的保障与维护 水电系统的建立与安全检查、维护管理 食堂伙食供应与管理 车辆进出、人员进出管理 公务车管理 消防设施的管理与安全检查 火灾、偷盗预防与突发事件处理,行政经理的素质要求,合理的知识结构-基础知识、专业知识 健全的心理素质-意志坚强、气度豁达、性格热情、爱好广
4、泛、情绪稳定 良好的职业道德-富有责任感、以身作则，公正廉洁、求实、守信、守法 优秀的管理能力-分析判断能力、组织能力、适应能力、应变能力、直觉能力、自我认知能力等 超强的协调能力-表达能力、交际能力、沟通能力、调解能力、公关能力 出色的领导艺术-授权艺术、激励艺术、表扬艺术、批评艺术、开会艺术、,二、行政组织的设计与健全,行政组织的类型 行政组织的设计 行政组织的运作 行政组织的健全,行政组织的类型,传统的行政组织类型-直线型、直线参谋型、职能型、事业部型。 现代的行政组织类型-项目管理型、委员会型、混合型。,行政组织的设计,责权划分 部门划分 人员配备,行政组织的运作,以任务为中心进行运作
5、-权力为轴线 以人为中心进行运作-责任为轴线 组织运作原则 目标统一 权责一致 统一指挥 分工协作 集权与分权相结合 利益原则 精干高效,行政组织的健全,根据目标来健全 根据客观实际情况来健全 要维持适当的控制幅度 要使每个部署只对一个上司负责 制定组织系统表,三、行政规章制度管理,行政规章制度的内容 行政规章制度的制定 企业的制度化管理,行政规章制度的内容,日常事务行政管理制度 会议管理制度 考勤管理制度 文书档案管理制度 办公室管理制度 安全保卫制度 人事行政管理制度 事务处理准则 人事作业流程 人事规章制度 财务行政管理制度 总则 岗位职责 财务工作管理 支票管理、现金管理、,规章制度的
6、制定,可行性原则 群众性原则 联系性原则,企业的制度化管理,加强对企业内部成员约束的强制性。 促进员工行为的优化 有益于企业行政管理的公开、公正。,四、行政协调与沟通,行政协调的类型与作用 行政协调的程序与方法 行政沟通 行政协调与沟通的艺术 团队协调,行政协调的类型与作用,类型 外部协调（上级、政府职能部门、媒体、银行、同行、供应商等） 内部协调（决策层、职能部门、车间班组、员工个人） 作用 调整与修改决策 掌握真实材料 增加凝聚力 减轻领导事务性工作 密切关系,行政协调的程序与方法,程序 调查研究 听取意见 分析论证 及时请示汇报 方法 会议协调法 信息沟通法 总体平衡法 分工负责法,行政
7、沟通,依据沟通内容 业务沟通 思想沟通 情感沟通 依据沟通性质 正式沟通 非正式沟通 依据沟通线路 下行沟通 上行沟通 平行沟通,行政协调与沟通的艺术,辩证思维 平等对待，取得沟通 以诚相见，以心换心 切忌急躁 必要的灵活定 换位思考 捕捉有利时机 适度的幽默感 人缘与情感的作用,团队协作,团队冲突的原因： 企业团队之间的相互关系，实际上是一种竞争的、矛盾的关系 各团队有自己的行动目标和行动准则 组织中的资源是有限的 警惕以下现象 周围的人都有唯唯诺诺的现象 强调忠诚于合作，把意见分歧与不忠和背叛等同起来 遇到分歧就坚持要把它平息 粉饰严重分歧以维持表面的和谐与合作 扩大矛盾以增强个人的影响，
8、削弱他人的地位,五、企业日常事务管理,办公室日常管理 文书档案管理 信件管理 印章管理,办公室日常管理,办公室组织管理 办公室人员管理 办公物品管理,文书档案管理,文书管理 收文管理：登记、分发、拟办、批办、催办、归档。 发文管理：拟稿、审稿、签发、缮印、校对、用印、封发、归档 档案管理 包括：收发文、电报、会议文件、内部文件、电话记录、会议记录、图表、簿册、照片、录音、录像、个人资料 档案管理就是对档案的收集、整理、鉴定、保密、利用等的管理。,印章管理,管理 专人保管 未经允许不得将印章携出企业外使用 使用 领导审核签字后使用 登记、签字 不得在空白凭证上加盖印章,六、企业文化管理,企业文化
9、的构成与特征 企业文化的基本内容 企业文化建设,企业文化的构成与特征,构成要素 企业文化是由企业环境、价值观、英雄人物、礼节和礼仪、文化网络等要素构成。 特征 非强制性和强制性的结合 无形性与有形性的交叉 稳定性和灵活性的统一 作用 导向作用 凝聚作用 激励作用 规范作用,企业文化的基本内容,企业文化分为三个层次 内隐层次（精神层次）-企业目标、企业哲学、企业道德、企业风气 中间层次（制度层次）-规章制度、礼仪、风俗 外显层次（器物层）-厂容厂貌、产品样式、包装、设备特色、建筑风格、厂服、厂标、摄影、录像、作品等,企业文化建设,企业文化建设，应当以企业员工行为规范化为切入点抓起。 企业员工行为
10、规范划分为三类： 通用行为规范，适用于全体员工 专业岗位行为规范，适用于各种专业岗位 领导岗位行为规范，适用于领导岗位。,七、会议管理,会前准备 会中事务管理 会后工作管理 会议控制,会前准备,明确参会人数 选择开会地点 选择会议时间 拟定议事日程 布置会场 发布会议通知 会前材料审核,会中事务管理,会议签到 会场服务 会议记录,会后工作管理,编写会议简报 开展会务总结 撰写会议纪要 会后检查督办,会议控制,会议数量控制 会议进程控制 会议质量控制,八、员工生活管理,食堂管理 宿舍管理 文体生活管理,食堂管理,计划管理 质量管理 价格管理 卫生管理 技术管理 资金管理 费用管理 原材料管理 销
11、售管理 服务质量管理,宿舍管理,卫生检查及设施检查 员工新进、离职之入、退手续的办理 设施、设备维护 公布卫生评比结果 受理员工意见,文体生活管理,文娱活动 体育活动,九、物资财产管理,物资财产的类型 物资财产管理的任务与要求 固定资产管理 办公物品管理 劳保用品管理,物资财产的类型,固定资产 材料 低值易耗品,物资财产管理的任务与要求,要保质、保量、按期做好物资财产的供应工作 尽量减少物资储备量，加快周转 与业务部门密切配合，及时提报物资需求 降低采购成本 完善物质领用手续，减少浪费与过度消耗,固定资产管理,编号 领用 调拨 台账建立 计价 折旧 维修 盘存,办公物品管理,办公用品的种类 办
12、公用品采购 办公用品发放 办公用品保管,劳保用品管理,劳保用品的类型 劳保用品的采购 劳保用品的发放,十、车辆管理,车辆日常管理 车辆的经济管理 车辆安全管理 司机管理,车辆日常管理,车辆购置 车辆使用 车辆调度 车辆折旧与报废 车辆保养 车辆维修 车辆的油料与材料管理,车辆的经济管理,使用成本 保养费用 维修费用 人工成本,车辆安全管理,安全管理程序 安全管理的设施 安全管理制度,车辆安全管理程序,加强安全管理的组织领导，制定具体措施 加强思想教育工作 增强预防事故的自觉性 定期进行安全检查活动 定期总结安全管理经验,车辆安全管理的设施,车辆安全设施装置的部位（车辆、燃料库、车库、维修间）
13、车辆安全设施的要求 车辆安全设施管理（专人、定期检查、登记卡）,车辆的安全管理制度,制定安全岗位责任制 建立严格的车辆安全检查制度 建立安全奖惩制度 制定事故处罚制度,司机管理,培训教育 安全行驶管理 车辆道路管理,十一、厂区绿化与环境卫生管理,厂区绿化的作用 厂区绿化的设计与管理 厂区环境保护 厂区环境卫生管理,厂区绿化的作用,作用 调节和净化空气 调节环境湿度与温度 防尘和杀菌 降低和减少噪声 促进工作人员心理健康 隔离和隐蔽,厂区绿化设计与管理,设计 总体规划、设计 合理的功能分区 不同的绿化形式 利用地形创作最佳效果 管理 专人负责 及时维护 作业标准,厂区环境保护,厂区污染源的分布 厂区环境污染的来源与分类 厂区固体废物污染的管理 水污染的防治 噪声的防治 防治污染设施的悬着,厂区环境卫生管理,厂区环境卫生管理的内容 整理、整顿活动 清扫、清洁活动 素养活动,十二、安全管理,安全管理的机构设置 治安管理 劳动安全管理,十三、消防管理,消防管理制度 消防队伍管理 消防设施管理 消防教育 消防检查与整改,
