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1、教育电子公文与信息交换系统,教育部教育管理信息中心 2008年7月,用户培训,1,目录,1、概述 2、培训目标 3、培训对象 4、培训内容 5、技术支持,2,“教育电子公文与信息交换”系统是用电子化手段代替传统的纸质信函、传真、电话等介质,实现各级教育部门、学校等不同单位之间的文件、新闻、简报等信息的下发与上报,提高工作效率。 是教育部指定的公文与信息交换系统应用平台。,1、概述,全国教育电子公文与信息交换体系,1、概述,3,4,熟练应用“教育电子公文与信息交换系统”完成文件的起草、审核、签章、发送、接收和管理。 通过系统培训,各级单位可以通过电子公文交换平台熟练的进行文件上报、下发、交换等操
2、作,实现信息共享和信息传递,进一步提高办公效率,简化办事步骤,加快办文速度,最终实现无纸化办公。,2、培训目标,5,各单位操作人员,3、培训对象,6,4.1 客户端工具安装 4.2 文件操作 4.3 常见问题解答,4、培训内容,7,4.1.1 安装MS office 2003/2007 4.1.2 安装育软电子公文插件 4.1.3 IE浏览器设置,4.1 客户端工具安装,8,运行MS Office 2003 安装程序,根据安装程序默认安装即可。 * 注意:客户端必须安装office2003或2007。,4.1.1 安装 MS Office 2003,4.1 客户端工具安装,9,(1)、双击运行
3、安装“客户端-育软电子公文插件”目录下“育软电子公文插件.msi”文件,确定安装后,根据提示默认点击“下一步”操作,即可完成安装,在安装之前,请先确定word文档都已关闭。,点击“下一步”,4.1.2 安装育软电子公文插件,4.1 客户端工具安装,10,(2)、在弹出提示框中按默认选项执行“下一步”:,点击“下一步”,4.1.2 安装育软电子公文插件,4.1 客户端工具安装,11,(3)、在弹出提示框中按默认选项执行“下一步”:,点击“下一步”,4.1.2 安装育软电子公文插件,4.1 客户端工具安装,12,(4)、安装完成以后,在弹出提示框中点击“关闭”,育软电子公文插件安装完毕。,点击“关
4、闭”,4.1.2 安装育软电子公文插件,4.1 客户端工具安装,13,(5)、用户可以通过打开新的word文档来查看插件是否安装成功:,如正确安装成功在word菜单中将出现“育软电子公文”项,如正确安装成功在word工具栏中将出现“保存提交到服务器”项,4.1.2 安装育软电子公文插件,4.1 客户端工具安装,14,(1)、用户在客户端登录电子公文交换系统,进入公文与信息交换服务器控制台模板设置模块中或点击“起草文件” 这时在IE地址栏会提示一条拦截信息,用户用鼠标点击拦截信息,如下图:,4.1.3 IE浏览器设置,鼠标点击此拦截信息,4.1 客户端工具安装,15,(2)、用户用鼠标点击拦截信
5、息后会提示安装ActiveX控件,如下图: (3)、用户点击安装后会弹出提示对话框,如下图:,点击此处安装ActiveX控件,点击此处,4.1.3 IE浏览器设置,4.1 客户端工具安装,16,(4)、点击提示框中的“未知发行商”,系统会弹出数字签名详细信息如下图:,点击此处查看证书,4.1.3 IE浏览器设置,4.1 客户端工具安装,17,(5)、点击“查看证书”,系统会弹出证书信息如下图:,点击“安装证书”,4.1.3 IE浏览器设置,4.1 客户端工具安装,18,(6)、点击“安装证书”,系统会弹出证书导入向导,如下图:,点击“下一步”,4.1.3 IE浏览器设置,4.1 客户端工具安装
6、,19,(7)、点击“下一步”,默认选项继续点击下一步进行证书导入,如下图:,4.1.3 IE浏览器设置,4.1 客户端工具安装,20,(8)、点击“完成”,如下图:,点击“完成”,4.1.3 IE浏览器设置,4.1 客户端工具安装,21,(9)、点击“完成”以后,系统会提示一个安全警告提示框,如下图:,点击“是”,4.1.3 IE浏览器设置,4.1 客户端工具安装,22,(10)、点击“是”以后,系统会提示证书导入成功,如下图:,点击“确定”,4.1.3 IE浏览器设置,4.1 客户端工具安装,23,11、点击“确定”,关掉IE浏览器,重新打开IE登录系统点击新建文件或模板,系统会弹出如下提
7、示框。,点击“更多选项”,4.1.3 IE浏览器设置,4.1 客户端工具安装,24,(12)、点击“更多选项”以后,在列出的选项中选择总是安装来自“北京网盟信息技术发展有限公司的软件”,然后点击安装,如下图:,点击此项,4.1.3 IE浏览器设置,4.1 客户端工具安装,25,(13)、安装完毕以后在页面中将会看到“编辑word格式正文”按钮,截止到这一步IE设置全部完成,如下图:,正确设置完毕以后可以看到此按钮,4.1.3 IE浏览器设置,4.1 客户端工具安装,26,4.2.1 登录系统 4.2.2 发件箱 4.2.3 收件箱 4.2.4 统计文件,4.2 文件操作,27,打开IE浏览器,
8、在地址栏中输入http:/222.82.219.243:8888,输入用户名、密码,进入系统:,4.2.1 登录系统:,LOG显示区域,标头,显示区域,状态栏,快捷菜单栏,菜单栏,4.2 文件操作,28,发文流程,4.2.2 发件箱,4.2 文件操作,29,(1)在“文件收发”“起草文件”,选择相关模板,点击“下一步”操作,进入文件编辑页面。,选择发文单位,页面下方显示对应的模板,4.2.2 发件箱文件起草选择模板,4.2 文件操作,30,(2)填写“标题”等相关信息,点击“保存”操作,点击“编辑word格式正文”按钮开始起草Word正文。 *注:要先进行保存,“编辑word格式正文”按钮才会
9、显示。,4.2.2 发件箱文件起草编辑文件要素,勾选此项,必须要设置打印份数,否则用户在以后打印此文件时公章将显示为模糊章,4.2 文件操作,31,(3)打开word格式正文后,输入正文的内容后,点击菜单栏中“Edoasoft工具”下的“保存到服务器”项,提示“提交完成”对话框,说明内容成功保存至服务器.提交完成以后用户关闭word页面,在浏览器页面中点击“保存 ”。 *注:word窗口中红头部分的标记框不要删除,用户只能对其中文字部分进行修改。,4.2.2 发件箱文件起草编辑正文,4.2 文件操作,点击此处进行文件提交,32,(4)正文保存提交完成以后,用户还需要在编辑文件要素页面点击保存按
10、钮,然后根据流程需要,可以选择点击“送审”按钮,将公文发送至有审核权限的用户。 *注:根据用户的权限不同,在编辑文件要素页面所见到的操作按钮也不一样。,4.2.2 发件箱文件审核,点击“保存”,点击“送审”,4.2 文件操作,33,(5)有审核权限的用户,在“文件收发”“发件箱”“待审核”中打开此文件,若公文审核通过,即可点击“审核通过”,发送给有“签章”权限的用户;若需将公文退回,填写“审核意见”后,点击“退回”按钮。,具有审核权限的用户可在此模块中看到送审的文件,4.2.2 发件箱文件审核,4.2 文件操作,34,(6)对文件进行审核,审核人员在此处填写审核意见,如审核同过可点击“送签”,
11、如未通过审核,可点击退回起草人,4.2.2 发件箱文件审核,4.2 文件操作,35,当文件签章通过,用户将在“发件箱”“待发送”中接收到此文件。 在“发件箱”“待发送”模块中,打开文件后,点击“发送”按钮,可将文件发送给接收单位。,4.2.2 发件箱文件发送,4.2 文件操作,36,(1)在发送文件时,若在发送页面的右上角选中“发送短信”复选框,则可在发送文件的同时给接收人发送短信。 注:此处接收短信的人员,是管理员在“本地单位”中设置的联系人号码。,4.2.2 发件箱短信通知,勾选该复选框,可同步发送短信提醒用户接收文件,4.2 文件操作,37,(2)用户勾选发送的复选框点击发送按钮以后,系
12、统会弹出短信内容编辑框,用户可对发送的短信内容进行编辑,编辑完毕以后点击确定,文件将发送给其他单位。,用户可在此处对短信内容进行重新编辑,4.2.2 发件箱短信通知,4.2 文件操作,38,文件发送完毕以后,用户进入“文件收发”“已发送文件”中查看已发送文件的状态,已发送文件的状态分为“未送达”、“未阅读”、“已阅读”、“已回收”、“无法送达”五个状态,状态形式用数字来表示,如未送达状态为0/1,则说明文件要发送单位数为一家,其中送达单位数为一家,未送达单位数零家。 未送达:代表文件已经发出,但暂时未成功发送到目标单位服务器。 未阅读:代表文件已经送达目标单位,但目标单位还未阅读该文件。 已阅
13、读:代表目标单位已经查阅该文件。 已回收:代表已经将该文件成功回收单位数。 无法送达:文件超出重发次数仍未送达目标服务器。,4.2.2 发件箱文件状态查阅,4.2 文件操作,39,4.2.2 发件箱文件状态查阅,4.2 文件操作,40,在“文件收发”“已发送文件”中,打开已发送的文件, 点击“回收文件”按钮,选择要回收的单位,可将发错的文件收回。,4.2.2 发件箱回收文件,点击回收文件,4.2 文件操作,41,在“文件收发”“已发送文件”中,打开已发送的文件,点击“转发”按钮,可将原文件作为附件或正文转发给其他单位。,4.2.2 发件箱转发公文信息,点击按正文或附件转发,4.2 文件操作,4
14、2,(1)在“文件收发”“收件箱”“未阅读”,打开所有接收到的文件,点击查看文件,可自动跳转至“已阅读”状态。,4.2.3 收件箱接收文件,点击收件箱,点击未阅读,4.2 文件操作,43,(2)用户点击文件标题,在打开的页面中可以查看收到的文件,用户打开文件以后会谈出一个文件下载提示框,用户可以选择打开或保存到本地打开。用户还可以点击页面下方查看文件摘要信息和附件。,点击“打开”查看正文内容,点击此处显示文件摘要信息和附件。,4.2.3 收件箱接收文件,4.2 文件操作,44,打开收到的文件,点击“转发”按钮,可将原文件作为附件或正文转发给其他单位。,4.2.3 收件箱转发公文信息,点击按正文
15、或附件转发,4.2 文件操作,45,(1)在文件收发的收件箱和已发送文件模块中,用户都可以通过公文筛选的功能来查看某个单位或某个时段的文件,具体的操作方法是点击菜单中的“公文筛选”按钮,在弹出的提示框中选择要查询的单位和时间,然后点击“确定按钮”,这样就可以根据用户提出的条件查找出符合条件的文件。,4.2.3 收件箱公文筛选,4.2 文件操作,46,(2) 如下图所示:,选择相关单位,选择时间,4.2.3 收件箱公文筛选,4.2 文件操作,47,在文件收发中,如果用户要删除文件,可以选中需要删除的文件,单击操作栏中“删除”按钮,文件即可预删除至“已删除文件”中。 在“已删除文件”中,继续点击“
16、删除”,即可将文件彻底删除。 注:收件箱未阅读模块中的文件必须查看以后才可删除。,4.2.3 收件箱删除文件,选择要删除的文件,点击“删除按钮”,4.2 文件操作,48,以“收发类型”、“本地单位”、“外部单位”及“文件种类”等作为统计条件,并可通过“时间”进行限定,点击“统计”按钮即可统计结果。,4.2.4 统计文件,4.2 文件操作,49,为什么我无法起草文件,点击起草公文的时候提示我没有权限? 答:由于用户不是本单位的文件起草人员,所以无法起草,如果需要给用户开放此权限,那么只需要将当前用户加入到本单位地址的文件起草人中即可。 为什么起草文件的时候无法选择可以使用的模版? 答:由于用户单位没有指定可使用的模版,只要为用户所在单位指定可以使用的模版即可。,4.3 常见问题解答,50,为什么我不能在收件箱中查看上级或其他单位发过来的文件? 答:由于用户不是本单位的文件接收人员,所以无法查看本单位受到的文件,如果需要给用户开放此权限,那么只需要将当前用户加入到本单位地址的文件接收人中即可。 为何在发送文件时,提示“没有保存正文,不能