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1、AZ 活动与讲者管理系统 销售培训,2014年4月,培训目标,介绍：ESM项目背景 回顾：“活动与讲者管理”的要求与业务规则 说明：EMS易活动系统上线对 “活动与讲者管理” 工作带来的变化 演示：“活动与讲者管理” 关键步骤的系统操作界面 不是：系统操作培训,议程安排,活动报销,活动与讲者管理流程回顾,讲者管理,SFDC系统演示 创建城市会,ESM项目背景,9:00 10:30,10:40 12:00,IPAD系统演示 创建院/科内会,培训形式,议程安排,活动报销,活动与讲者管理流程回顾,讲者管理,SFDC系统演示 创建城市会,ESM项目背景,9:00 10:30,10:40 12:00,I
2、PAD系统演示 创建院/科内会,ESM项目背景,报告,活动计划 与预算,讲者管理,活动管理,财务管理,ESM：活动与讲者管理系统,ESM：一体化的活动 与讲者管理平台,符合行业发展趋势及 公司业务长期健康 发展的要求,让活动管理更便捷、 更透明、更有效,议程安排,活动报销,活动与讲者管理流程回顾,讲者管理,SFDC系统演示 创建城市会,ESM项目背景,9:00 10:30,10:40 12:00,IPAD系统演示 创建院/科内会,请思考：销售团队主办的活动类型有哪些？,销售和重点客户团队主办的活动类型,1,2,3,推广性,非推广性,市场部主办的活动类型,1,2,3,4,5,6,推广性,非推广性
3、,有机+酒,AZ活动类型,1,2,3,4,5,6,推广性,非推广性,为与会者提供机票和酒店,请思考：活动与讲者管理有哪些主要步骤？,？,？,？,？,？,？,组织者,2,4,5,6,1,3,活动与讲者管理流程,查看活动预算，查看活动日历,申请活动关闭,创建活动，提交审批,更新活动信息,执行活动,提交报销材料,组织者,2,4,5,6,1,3,完成活动申请审批,完成活动关闭审批，触发报销,审批者,查看活动预算，查看活动日历,3,1,2,完成报销材料审批，进入支付流程,4,活动与讲者管理流程,ESM系统上线带来的变化,查看活动预算，查看活动日历,申请活动关闭,创建活动，提交审批,更新活动信息,执行活动
4、,提交报销材料,组织者,2,4,5,6,1,3,活动与讲者管理流程,审批者,ESM系统上线带来的变化,完成活动申请审批,完成活动关闭审批，触发报销,查看活动预算，查看活动日历,3,1,2,完成报销材料审批，进入支付流程,4,议程安排,活动报销,活动与讲者管理流程回顾,讲者管理,SFDC系统演示 创建城市会,ESM项目背景,9:00 10:30,10:40 12:00,IPAD系统演示 创建院/科内会,活动与讲者管理流程,查看活动预算，查看活动日历,申请活动关闭,创建活动，提交审批,更新活动信息,执行活动,提交报销材料,组织者,2,4,5,6,1,3,完成活动申请审批,完成活动关闭审批，触发报销
5、,审批者,查看活动预算，查看活动日历,3,1,2,完成报销材料审批，进入支付流程,4,活动与讲者管理流程,1,查看活动预算，查看活动日历,申请活动关闭,创建活动，提交审批,更新活动信息,执行活动,提交报销材料,组织者,2,4,5,6,1,3,完成活动申请审批,完成活动关闭审批，触发报销,审批者,查看活动预算，查看活动日历,3,1,2,完成报销材料审批，进入支付流程,4,查看活动预算,1,查看活动日历,1,只能查看活动基本信息 无法直接对活动进行编辑,活动与讲者管理流程,查看活动预算，查看活动日历,申请活动关闭,创建活动，提交审批,更新活动信息,执行活动,提交报销材料,组织者,2,4,5,6,1
6、,3,完成活动申请审批,完成活动关闭审批，触发报销,审批者,查看活动预算，查看活动日历,3,1,2,完成报销材料审批，进入支付流程,4,2,活动与讲者管理流程,填写活动详情,填写预算与讲者,提交活动,填写活动 概况,2,查看活动预算，查看活动日历,申请活动关闭,创建活动，提交审批,更新活动信息,执行活动,提交报销材料,组织者,2,4,5,6,1,3,创建活动, 提交审批,2,提交活动,填写活动详情,填写预算与讲者,填写活动 概况,填写预算与讲者,提交活动,填写活动详情,填写预算与讲者,填写活动 概况,2,填写预算的特别提示：,填写预算与讲者,在选择内部订单号时，对于区域市场部和中央市场部的内部
7、订单号，只有地区经理分配以后才能被选择 关于餐费预算： 对于预算超过3000元的用餐，需提前在系统中录入餐厅信息，用餐前4个小时信息锁定 对于预算超过5000元的用餐，需要在系统中填写用餐协办人,提交活动,填写活动详情,填写预算与讲者,填写活动 概况,2,填写预算与讲者,提交活动,填写活动详情,填写预算与讲者,填写活动 概况,2,添加讲者特别提示 出现以下情况时，您将无法添加讲者： 一年内讲者的“已使用次数”和“已预订次数”相加达到公司规定的次数 一年内讲者的累计劳务费金额达到公司规定的上限 同一个讲者在同一个时间段已经被其它活动预定,活动详细信息包括：活动场地、活动材料、餐厅信息、合办人信息
8、 活动场地：默认所选医院，可更改 活动幻灯片：拍照 OR 从相册添加两种方式，只需添加首页 拍照：用Ipad对含审批号的幻灯片首页拍照，然后添加 相册添加：从本地相册中选择已拍摄或截屏的图片,填写活动详情,提交活动,填写活动详情,填写预算与讲者,填写活动 概况,2,1,2,确保提交的PPT首页包含材料审批号,填写活动详情,提交活动,填写活动详情,填写预算与讲者,填写活动 概况,2,预算餐费超过3, 000元，需要添加一个餐厅 实际订餐需线下完成 活动申请时还未确定餐厅，系统默认“餐厅未确定” 用餐前四小时必须在系统内填写并确认餐厅信息，否则将被合规部记录,提交活动,提交活动：生成合同,完成活动
9、详情填写，点击“下一步”，进入“提交活动”页面： 查看活动信息，并可编辑 点击“合同”，选择讲者，系统自动生成讲者协议 可在讲者协议中，查看活动信息及讲者劳务费用 打印该合同与讲者确认签字,提交活动,填写活动详情,填写预算与讲者,填写活动 概况,2,对于身份证号码： 系统中已有记录，合同上显示“已提供” 系统中还没有记录，请手工填写在打印出来的合同上 讲者劳务费支付时，如果既没有“已提供”，又没有具体的身份证号码，将被退单,在“提交活动”页面，您还可以：,提交活动：填写邀请函,提交活动,填写活动详情,填写预算与讲者,填写活动 概况,2,提交活动,讲者的相关信息会被导入 主席的时间段及其它活动环
10、节需要自行添加,活动与讲者管理流程,3,查看活动预算，查看活动日历,申请活动关闭,创建活动，提交审批,更新活动信息,执行活动,提交报销材料,完成活动申请审批,完成活动关闭审批，触发报销,组织者,审批者,查看活动预算，查看活动日历,2,3,4,5,6,1,1,2,3,更新活动信息,3,不同活动状态下可以： 待提交：编辑或取消活动 待审批：不能编辑或取消 待执行：编辑部分信息或取消活动 待关闭：编辑或者取消活动,更新活动信息,3,活动审批完成后不能修改：活动主题、品牌、医院等基本信息 活动预算与讲者信息在活动开始前一天零点开始锁定，锁定后不能修改 讲者变更： 活动开始前一天可以更新、添加或删除讲者
11、，不需重新审批，系统会通知直线经理 需更新会议议程和邀请信，并生成、打印新的讲者协议 活动预算修改： 如预算增加部分超过原总预算金额10%，系统会自动通知直线经理 如果使用市场部IO的活动，活动申请批准后，不可以修改预算金额,更新活动信息,3,用餐前四小时必须在系统内填写并确认餐厅信息，否则将被合规部记录 用餐前四小时未来得及更新信息，需在“活动关闭”时进行更新 活动日期只能更改为系统登陆日期以后的日期 院/科内会和商务餐会：只能计划未来一个月内的活动 修改活动时间：需要在重新生成讲者协议、活动议程、邀请信；如果讲者已签署讲者协议： 可在原协议上手工改写活动日期 在填拜访记录时需更新实际的活动
12、日期 讲者协议签署：至少在活动开始前一天,活动与讲者管理流程,查看活动预算，查看活动日历,申请活动关闭,创建活动，提交审批,更新活动信息,执行活动,提交报销材料,组织者,2,4,5,6,1,3,完成活动申请审批,完成活动关闭审批，触发报销,审批者,查看活动预算，查看活动日历,3,1,2,完成报销材料审批，进入支付流程,4,5,关闭活动,申请活动关闭,查看待关闭活动： 在活动列表里，切换标签状态为“待关闭” 申请关闭活动：选择您需要关闭的活动，进入待关闭的活动页面后，点击右上角的“申请关闭” 填写信息：填写实际情况，可以修改活动时间、实际参会人数、预算与讲者、餐厅信息等 提交关闭：查看信息，确认
13、无误后，点击“提交关闭”,5,关闭活动：记录活动拜访,申请活动关闭,您可以按照以下步骤记录活动拜访： 从iRep日历中点击相关活动，或从拜访记录列表中选择相关活动，进入填写拜访记录页面 填写拜访时间和时长，信息会同步到ESM中 添加活动的参会者：您只能搜索到您区域内的医生，这些信息会被同步回ESM系统,5,1,1,2,3,申请活动关闭时，请确认已在iRep中完成拜访录入 否则拜访记录将无法同步到ESM系统中，无法完成活动关闭,活动时间、讲者、餐厅等发生临时变更，建议： 在系统锁定之前完成更新； 在系统锁定前未能更新，务必在活动关闭时更新（将被合规记录） 活动关闭时修改了活动时间或活动讲者： 需
14、要更新讲者协议、邀请信和会议议程 如果不更新，会面临退单的风险 在审批关闭得到批准后： 系统自动发起讲课费报销流程，可在“讲者与活动管理”的网页版中跟踪流程进度，及时处理流程中所需补充的信息 请根据会议类型，准备相关支持性文件，提交给扫描中心，用于讲课费报销、个人报销以及第三方报销 详细内容会在报销部分介绍,申请活动关闭,5,活动与讲者管理流程,查看活动预算，查看活动日历,申请活动关闭,创建活动，提交审批,更新活动信息,执行活动,提交报销材料,组织者,2,4,5,6,1,3,完成活动申请审批,完成活动关闭审批，触发报销,审批者,查看活动预算，查看活动日历,3,1,2,完成报销材料审批，进入支付
15、流程,4,查看活动预算,查看活动日历,只能查看活动基本信息 无法直接对活动进行编辑,活动与讲者管理流程,查看活动预算，查看活动日历,申请活动关闭,创建活动，提交审批,更新活动信息,执行活动,提交报销材料,组织者,2,4,5,6,1,3,完成活动申请审批,完成活动关闭审批，触发报销,审批者,查看活动预算，查看活动日历,3,1,2,完成报销材料审批，进入支付流程,4,常见问题： 问：IPAD版支持哪些活动的申请？ 答：IPAD版只支持院内会/科内会/商务餐会的操作 其它活动类型，需要登录网页版进行申请 问：IPAD版支持哪些离线操作？ 答：除了涉及活动状态发生改变（如申请活动、取消活动、提交活动）
16、的一些操作需要在线进行之外，大量的功能可以在IPAD上离线操作，从而避免终端用户长时间等待大量数据的加载,IPAD版总结,查看活动预算 查看活动日历,查看其他代表的活动日历,创建活动 提交申请,选择活动合办人 在讲者库中搜索、查看全库讲者使用情况 选择餐厅 提交活动 打印合同 邮件发送邀请信,更新活动信息,提交活动关闭申请,查看活动预算 查看活动日历,审批活动申请,查看自己团队和其他团队的活动日历 查看团队的实际费用和活动状态,批准 拒绝 退回,申请活动关闭,更新活动信息 取消活动,代表,地区经理,以下功能需要“在线”操作, 其它功能均支持“离线”操作,IPAD版总结,议程安排,活动报销,活动与讲者管理流程回顾,讲者管理,SFDC系统演示 创建城市会,ESM项目背景,9:00 10:30,10:40 12:00,IPAD系统演示 创建院/科内会,查看活动列表,申请活动关闭,创建活动，提交审批,更新活动信息,执行活动,提交报销材料,组织者,2,4,5,6,1,3,活动与讲者管理流程,查看待审批活
