{公文写作}企业公文写作-讲义

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1、企业常用公务文书写作,毛一卓,第一节 公文概述,第二节 通知,第三节 报告,第五节 批复,第六节 函,第七节 会议纪要,第十节 常见问题分析及测试,第八节 商务电函写作规范,第九节 商务写作原则与技巧,第四节 请示,第一节 公文概述,一、公文概念、特点、种类、格式,(一)公文概念 1、广义公文 2、狭义公文,1、广义公文： 国家党政机关、社会团体、企事业单 位在公务活动中形成和使用的公务文书。 可分为通用公文和专用公文。 （1）通用公文： 法定公文：指党和国家权威机关界 定使用的公文。 事务性公文：没有纳入法定公文范 围、但在日常公务活动中经常使用的公文。,（2）专用公文：指一些具有专门职能

2、的部门在特定的业务范围之内使用的公 文。 2、狭义公文： 指国家行政机关公文。是行政机关在 行政管理过程中形成的具有法定效力和规 范体式的文书，是依法行政和进行公务活 动的重要工具。 有法定的文种：共13种。,(二) 、公文的特点,作者的法定性,文体的规范性,语言的庄重性,严格的程序性,法定的权威性,明确的公务性,公文的特点,是特定的作者制定和发布的。 具有法定的现行执行效用。 具有规范的文体、结构和格式。 需要履行法定的程序。 文字必须庄重、朴实、准确、精炼。,(二) 、公文的特点,有规范的语言： 表达方式：有叙述、议论、说明， 其中以说明为主，基本不用描写和抒情。 叙述具有概括性；议论具有

3、直陈性；说明 具有提要性。 语体风格 ：准确、简洁、庄重。 有固定化一的结构 开头：直陈其事，开门见山。常见导语式、 援引依据式、引叙来文式、交待背景式。,(二) 、公文的特点,主体： 比较灵活，常见篇段合一式、分条列 项式、分段式、小标题式、章断条连式、 序号标注式。 序号标注层次：一、（一）、1、（1） 结尾： 止于所当止。常见总结全篇式、希望 号召式、重申纪律式、自然收束式、习惯 结语式。,(三)公文的作用,1、领导指导作用。 2、行为规范作用。 3、传递信息作用。 4、公务联系作用。 5、凭据记载作用。,(四)公文的种类,（五）公文的格式,公文格式，也称公文体式。它是公文通用的纸张要求

4、、印制要求及公文书面结构各组成要素排列顺序和标识规则的总和。 这种格式是公文的形式标志，它不仅可以区别于应用文的其它文种，而且也表示出公文的法规性，使公文更好地发挥效用。,公文的一般格式,1.用纸格式：A4型，幅面210297mm。版面尺寸上白边 (天头)空37mm，订口(左白边)空28mm。 2.排版格式：正文使用3号仿宋体字。字形有小标宋体、 黑体、楷体等。一般每面排22行，每行排28个字。 3.印装格式：左侧装订，不掉页。包本公文的封面与书芯不脱落，后背平整、不空。两页页码之间误差不超过4mm。 4.书面格式,公文的一般格式,1.眉首区：公文份数序号、秘密等级和保密期限、 紧急程度、发文

5、机关标识、发文字号、签发人等 2.主体区：公文标题、主送机关、公文正文、附件、成文时间、印章、附注等 3.版记区：主题词、抄送单位、印发机关和印发日期等,公文的一般格式,公文的一般格式,1.公文份数序号是将同一文稿印制若干份时每份公文的顺序编号。,公文的一般格式,2.秘密等级和保密期限 ，表明“绝密”、“机密”和“秘密”。,公文的一般格式,3.紧急程度，标明“特急”、“急件”。,公文的一般格式,4.发文机关标识 ，由发文机关全称或规范化简称后加“文件”组成。,公文的一般格式,5.发文字号 ，由发文机关代字、年份和序号组成。,公文的一般格式,公文的一般格式,6.上报的公文需标识签发人姓名 。此时

6、发文字号居右侧。,公文的一般格式,7.红色反线 。,公文的一般格式,公文的一般格式,1.标题，由发文机关名称+关于+主要内容+的+公文种类构成。发文机关、主要内容、公文种类称为公文标题三要素，但不是所有的标题都具备三要素。,公文的一般格式,公文的一般格式,部、 部、 部、 部 优先提高有突出贡献的中青年科学技术管理专家生活待遇的通知,公文的一般格式,公文的一般格式,2.主送机关，即公文的主要行文对象。除直接面向社会发布的普发性公文外，一般都有主送机关。,公文的一般格式,3.正文，是公文的主体，是反映公文具体内容的部分。,公文的一般格式,4.附件，是指随公文转发、报送的文件或资料。,公文的一般格

7、式,此处的发文机关可以写，也可省略。,公文的一般格式,5.成文日期，公文生效的时间，一般公文以负责人签发的日期为准 。,公文的一般格式,6.公文生效标识是证明公文效力的表现形式。它包括发文机关印章或签署人姓名。,公文的一般格式,7.附注是指需要说明的其他事项。,公文的一般格式,公文的一般格式,1.主题词是用于揭示公文内容，便于公文检索查询的规范化词。,公文的一般格式,2.抄送机关，是除主送机关外需要执行或知晓公文内容的其他机关。,公文的一般格式,3.印发机关和印发日期。印发机关是指公文的印制主管部门;印发日期以公文付印的时间为准。,公文的一般格式,公文的一般格式,（六）、公文写作要求,据国家行

8、政机关公文处理办法第五章第二十五条规定，草拟公文应当做到如下事项： （一）符合国家的法律、法规和方针、政策及有关规 定。如提出新的政策规定，要切实可行，并加 以说明。 （二）情况属实，观点明确，表达准确，结构严谨， 条理清楚，直述不由，字词规范，标点准确， 篇幅力求简短。 （三）人名、地名、数字、引文准确。引用公文应当 先引标题，后引发文字号。日期应当写具体的 年、月、日。,（四）结构层次序数，第一层为“一”，第二层为“（一）”，第三层为“1”，第四层“（1）”。 必须使用国家法定的计量单位。 （五）用词用字准确、规范 文内使用非规范化的简称，应当先用全称并注明简称。使用国际组织外文名称或其缩

9、写形式，应当在第一次出现时注明准确的中文译名。,归结为,A、意思明确 明白无误地把要说的话写出来，让别人一目了然，看得懂，这是最起码的要求 B、文理通顺 这无论对于准确表达或对于你个人写作都是极其重要的。 C、 观点正确 表达的东西要有道理，不要强词夺理，更不能讲歪理。,（六）、公文写作要求,D、实事求是 是什么说什么，不掩饰、不夸张，按事实本身 描述与表达。 E、及时迅速 F、简明生动 G、层次分明 H、格式规范,（七）公文写作程序,自我提问： 写什么？ 要达到什么目的？ 采用什么文本？ 给谁看？ 要求对方做什么？,明确文书写作主旨,自我提问： a.需要哪些资料信息？ b.有哪些收集渠道？

10、c.怎样收集？ d.达到什么目的？,收集资料信息,（七）公文写作程序,A、拟订提纲 B、起草正文 C、反复检查,（七）公文写作程序,公文结构用语,一是开头用语：用来表示行文目的、依据、原因，伴随情况等。如：为（了）、关于、由于、对于、根据、按（遵、依）照、据、查、奉、兹等。 二是结尾用语：如：为要（盼）、特此通知（报告、函告）等。 三是过渡用语：如：为（对、因、据）此、鉴于、总之、综上所述等。 四是经办用语：如：经、已经、业经、现经、兹经、办理、责成、试行、执行、贯彻执行、研究执行、切实执行等。 五是称谓用语：有第一人称：我、本；第二人称：你、贵；第三人称：该 等等。,公文文体常识,公文概说（

11、概念、种类、特点）,公文格式,行文规则,公文写作要求、程序,书面格式、印装格式 排版格式、用纸格式,行文关系 行文方式 行文原则,本节小结,节后复习题,一份公文的主题词位于公文的哪个部分？ A眉首区B主体区C版记区D附注区 公文的标题必须包括（） A发文机关B主要内容C发文意图D文种,部、 部、 部、 部 优先提高有突出贡献的中青年科学技术管理专家生活待遇的通知,第二节 通知,一、通知的适用范围,转发和批转性通知 1、转发性通知：上级或同级的来文要传达到下属单位贯彻执行，需要用通知的形式，这种通知叫转发性通知。其写法一般有二种：其一是照转照发。其二是除转发文件以外，再根据本地区、本部门的具体情

12、况，提出一些具体要求和希望。 2、批转性通知：上级领导部门转发下属单位的来文，如报告、请示、意见等所用的通知称为批转性通知。有的照批照转，有的加些指示性的意见。,范例：,上海市财政局关于转发 财政部关于印发基本建设财务管理规定的通知的通知 沪财建2002189号 国务院批转国家土地管理局 关于加强农村宅基地管理工作的请示的通知 国发xx4号,第二节 通知,二、通知的特点,通知是常用公文中使用频率最高的文种。它有三个特点：,基本格式,标题：发文机关+事由+的+“通知” 主送： 正文：缘由和目的、通知事项、执行要求 落款：署名、日期,通知的结构,标题（机关+事由+文种、事由+文种、文种） 如：通

13、知 正文 （一般写法）通知的缘由、根据通知事项执行要求 结语 （特此通知） 单位 成文时间,写通知一般采用条款式行文，可以简明扼要，使被通知者能一目了然，便于遵照执行。,第二节 通知,三、通知写作的基本格式,(一)发布性通知的写法,1.标题,如：大学关于转发国家教育委员会 研究生学籍管理规定的通知,由发文机关+关于+发布(印发、转发、批转)+被发布文件标题+的+通知组成，也可省去发文机关名称。,第二节 通知,三、通知写作的基本格式,(一)发布性通知的写法,2.正文,发布性通知的正文须把握三点：对印发、批转、转发的文件提出意见，表明态度，如“同意”、 “原则同意”、“要认真贯彻执行”、“望遵照执

14、行”、 “参照执行”等；写明所印发、批转、转发文件的目的和意义；提出希望和要求。,第二节 通知,三、通知写作的基本格式,(一)发布性通知的写法,2.正文,如：省人民政府同意省公安厅关于我省农村人口迁入城镇落户情况报告，现批转给你们，请认真贯彻执行。 农村人口迁入城镇落户，是一项政策性很强的工作，是关系到全局和群众切身利益的大事。各级政府和有关部门要通观全局，把有限的“农转非”指标重点用于解决那些确需解决户口的人员入户问题。一些市、县不考虑本地的实际情况和承受能力，盲目地把大批的农业人口“农转非”，是非常错误的，必须坚决纠正。今后，各地应严格执行规定，从严控制，不得自立法规，擅开口子，随意扩大“

15、农转非”控制指标。,第二节 通知,三、通知写作的基本格式,(二)指示性通知的写法,1.标题,如：国务院关于坚决制止乱集资和 加强债券发行管理的通知,由发文机关+关于+主要内容+的+文种组成，也可省去发文机关名称。,第二节 通知,三、通知写作的基本格式,(二)指示性通知的写法,2.正文,由缘由、执行事项、执行要求三部分组成。缘由要简洁明了，说理充分。执行事项要具体明确、条理清楚。执行要求主要对执行事项的检查落实提出要求。,第二节 通知,三、通知写作的基本格式,(二)指示性通知的写法,2.正文,如：目前一些单位层层召开表彰大会，并借表彰会之机，巧立名目，滥发奖金实物，不仅浪费了国家资财，增加了财政

16、负担，而且败坏了社会风气，为了加强廉政建设，节约财政开支，各级国家机关采取不同措施加以纠正。市人民政府发出通知，要求各区、县原则上不再召开表彰大会。确需召开的必须报经市人民政府批准，凡经批准召开的县、区和各系统范围的表彰大会，可发奖状或口头表扬，一律不得发奖金、实物、纪念品等。各级财务部门和财会人员必须实行严格的财经监督。凡违反上述规定的，要追究领导责任，严肃处理。,第二节 通知,三、通知写作的基本格式,(三)告知性通知的写法,如：为了全面推进素质教育，推动本地区教育事业的发展，在教师节来临之际，我局决定表彰本年度在教育上有突出成就的先进教育工作者。希各县、市教育局在2004年8月30日前将先进教育工作者的材料上报我局办公室。评选办法见附件。 特此通知 附件：评选先进教育工作者办法,正文主要是根据通知的内容，交代清楚知照事项。一般包