{公文写作}公文写作与处理常见问题1

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1、公文处理常见问题解析,高管局办公室文秘科 李秀珍 2014年8月,机关公文处理 一、公文格式 二、行文规则程序 三、收文办理 四、发文办理,公文概述 公文起源：公文历史悠久、源远流长。可以说，公文是随着阶级、国家的产生而产生，随着社会的发展而发展的。我国从汉代到清代，公文名目繁多，上行文有呈、章、表、奏、状等，平行文有关、刺、咨、照会等，下行文有制、诏、敕、令、谕、旨等。辛亥革命废除了旧公文，1934年国民政府颁布了新公文程式。新中国成立后，1951年、83年、87年、88年、90年、93年、96年、2000、2012年先后多次对党政公文处理作出规定，党的机关和国家机关公文处理工作逐步走上了科

2、学化、制度化、规范化的轨道,高管局公文处理工作的主要依据,1.党政机关公文处理工作条例（中办发201214号) 2交通运输部公文处理办法（交办发201458号） 3党政机关公文格式（GB/T 9704-2012） 4. 河北省高速公路管路局公文处理规定（冀高办 2011273号） 5. 关于印发进一步规范公文办理流程、提高公文办理效率的补充规定的通知（冀高办2012921号）,公文概念 党政机关公文处理工作条例规定： 党政机关公文：党政机关实施领导、履行职能、处理公务的具有特定效力和规范体式的文书，是传达贯彻党和国家的方针政策，公布法规和规章，指导、布置和商洽工作，请示和答复问题，报告、通报和

3、交流情况等的重要工具。,公文种类 有广义和狭义之分： 广义的公文包括：党委机关公文、政府行政公文、经济公文、司法公文、外交公文、军事公文、科技公文。 今天着重讲的是狭义的公文：指党政机关公文。,一、公文格式,公文一般由眉首、主体、版记三部分要素组成。眉首：包括份号、密级和保密期限、紧急程度、发文机关标志、发文字号、签发人；主体：包括标题、主送机关、正文、附件说明、发文机关署名、成文日期、印章、附件、附注；版记：包括抄送机关、印发机关和印发日期、页码等部分组成。,（一）份号 份号：指的是公文印制份数的顺序号，涉密公文应当标注份号，一般用6位3号阿拉伯数字，顶格编排在版心左上角第一行。,正确示例:

4、,（二）密级和保密期限,1、格式：如需标识密级，用3号黑体字，顶格编排在版心左上角第2行，两字之间空1字；如需同时标识秘密等级和保密期限，用3号黑体字，顶格标识在版心左上角第2行，秘密等级和保密期限之间用“”隔开。保密期限中的数字用阿拉伯数字标注。,错误示例:,正确示例:,2、 秘密等级划分 保密法第九条规定，我国的国家秘密的密级分为绝密、机密、秘密三个等级。,（三）紧急程度,1、格式： 如需标识紧急程度，用3号黑体字，顶格编排在版心左上角，两字之间空1字；如需同时标注份号、密级与紧急程度，按照份号、密级与紧急程度的顺序自上而下分行排列。,2、紧急程度的划分,紧急公文根据紧急程度分为：特急、加

5、急 电报根据紧急程度分为：特提、特急、加急、平急。,3、反映的问题主要有： 对公文随意加急。 有的单位办文前松后紧，造成办理时限很紧。 高管局规定：各单位部门报送需局审批的公文，要加强与业务部室沟通，要给局留出足够的审批时间。上报一般事项不少于10个工作日，紧急事项不少于5个工作日（紧急突发事件除外），对特别紧急的事项，事先要与局办公室沟通说明。,4、电子公文报送时间安排,目前各单位报送公文（密件除外）必须通过高管局电子公文交换系统，报文时间为：上午8：30下午16：30，除了紧急重大情况，其余的一般事项公文16：30后电子公文系统将自动关闭报文通道。因此各单位一定要安排好每日的报文时间。另外

6、：除了上报局的公文，抄报局的公文也必须通过公文交换系统报送。,5、电子公文接收时间安排,各单位要高度重视电子公文接收工作，每天安排专人定时查收。一般情况下,每天分四次查收，上午9:30、11:30，下午2:30、4:30.遇有紧急重大突发事件等特殊情况（如暴雨、雪等）时，必须安排24小时专人盯守，随时查收公文。,（四）发文机关标志,由发文机关全称或规范化简称后加“文件”二字组成，也可以使用发文机关全称或者规范化简称； 发文机关标志居中排布，上边缘至版心上边缘为35mm。 发文机关标志推荐使用方正小标宋体字，用红色标识。字号以醒目美观为原则，一般不小于22mm15mm。,联合行文时，一般应使主办

7、机关名称在前，“文件”二字置于发文机关名称右侧，上下居中排布；如联合行文机关过多，必须保证公文首页显示正文。,正确示例：,1.常见问题,（1）字体不对，有的单位错用楷体，有的单位错用黑体字。 （2）发文机关标识上边缘至版心的距离不符合规定。 （3）联合行文的不规范。,2.联合行文时发文机关的排列顺序和发文字号 行政机关联合行文，主办机关排列在前，标注主办机关的发文字号；行政机关与同级或相应的党的机关，军队机关、人民团体联合行文，按照党、政、军、群的顺序排列。原则上应使用排列在前机关的发文字号，也可以协商确定，但只能标注一个机关的发文字号。,3.联合发文中经常出现的问题： 主办机关没有排列在前。

8、有两种情况： （1）在排序上谦让，认为交通系统的事情需要其他单位大力协助，因此联合发文中不考虑自己是主办单位，主动把其他单位排列在前，但其他单位又不愿作为主办单位，致使发文字号标注困难。 （2）在排序上互争，有的单位认为自己权力较大，有的单位认为自己的领导职位较高，不适当地要求排列在前。,4.局启用了局办公室文件,对于上级安排的一般性工作文件，经相关局领导批阅后，由主办部室起草转发文件，经办公室主任签字后，使用“河北省高速公路管理局办公室文件”红头转发至局属各单位、机关各部室。,（五）发文字号,1.格式：发文字号由发文机关代字、年份和发文顺序号组成。发文机关标志下空2行，用3号仿宋体字，年份、

9、序号用阿拉伯数码标识；年份应标全称，用六角括号“”括入；序号不编虚位，不加第字。下行文或者函居中排布；上行文居左空一字符。,2.发文字号方面的问题。 （1）要素颠倒。党政机关公文处理工作条例明确规定：“发文字号应当包括机关代字、年份、序号”，实质上等于指定了“机关代字”、“年份”、“序号”三要素排列顺序。如：“2011冀高办35号”是错误的。规范化的用法应是“冀高办201135号”。 （2）搭配虚字。如：“冀高办字2011第35号”，这里的 “第”和“字”是没有什么实际意义的多余字，应删去。规范化的用法是：“冀高办200935号”（即高管局2009年度发的第35号文件，局主办部室是办公室）。,

10、（3）错用括号。如：“冀高办（2011）35号”、“冀高办201135号”，这里的年份所用的括号“（）”、“ ”都是错误的。规范的用法应是六角括号“”，如：“冀高办201135号”。,（4）乱设虚位。发文字号中的“发文序号”常常出现虚位，如“冀高办2011005号” ，这里的“005号”应改为“5号”。 （5）摆放有误。一是该居中摆放而不居中；二是不该居中摆放却居中。发文字号的摆放有两种不同类型：下行文，发文字号一般居中；上行文需标识签发人姓名时，发文字号移到左边，左空1字，签发人姓名居右安排，右空1字。,（六）红色分隔线,发文字号之下4mm处印一条与版心等宽的红色分隔线。 问题：距离小于或者

11、大于4mm； 与版心不等宽。,（七）签发人,上报的公文需标识签发人姓名，平行排列于发文字号右侧。发文字号居左空1字，签发人姓名居右空1字；用3号仿宋体字，后标全角冒号，冒号后用3号楷体字标识签发人姓名。,联合发文签发人正确示例：如有多个签发人，主办单位签发人姓名置于第1行，其他签发人姓名从第2行起在主办单位签发人姓名之下按发文机关顺序依次顺排，下移红色反线，应使发文字号与最后一个签发人姓名处在同一行，并使红色反线与之的距离为4mm。,（八）公文标题,标题是公文的“眼睛”，拟好标题是写好公文的基本要求。一个好的公文标题不仅能使读者迅速知悉公文的核心内容，对于公文的存档、检索、查询也大有裨益。公文

12、在标题拟制方面存在文种使用不当、自造文种、介词叠用等不规范现象，在一定程度上影响了公文的阅读和运转效率。,1.标题格式 红色分隔线下空2行，用方正小标宋体2号，可分一行或者多行居中排布；回行时，要词义完整，排列对称，标题排列应当使用梯形或菱形。,2. 标题三要素 制发机关名称(作者)、 公文主题内容(事由) 文种。 正确示例：河北省高速公路管理局关于开展2011年度执法检查工作的通知,（1）三要素中制发机关名称用单位全称 在标题中制发机关名称一般用全称。 但是发文机关标志、主送机关、抄送机关可以使用全称或者规范化简称。例如： 全称：河北省高速公路管理局 简称：省高管局 。,（2）涉及制发机关常

13、见问题 没有制发机关，直接写事由和文种，三要素缺少第一项。 制发机关用的是单位的简称,（3）特殊情况下，可以省略作者和事由。,例如公告、通告这两种文件的标题，有固定版头的文件，可以省略作者和文种。 如：局长办公会议纪要、政府令,示例：,党政机关公文处理工作条例（中办发201214号）中公文种类主要有15种： 决议、决定、命令、公报、公告、通告、意见、通知、通报、报告、请示、批复、议案、函、纪要,3.常用文种的选择 （1）根据法律、法规、公文处理规定确定 （2） 根据行文单位级别和权限确定 （3）根据作者与主送单位的隶属关系确定 （4）根据公文内容、行文目的确定,报告：适用于向上级机关汇报工作,

14、反映情况,答复上级机关的询问. 主要类型:工作报告、专题报告、情况报告、答复报告(信访件)、报送报告（招标文件）、建议报告。,请示：适用于向上级机关请求指示、批准。 具体适用于：报送入库项目、计划、工可、施工图；请求审批人事、财物、机构等事项；请示政策上、认识上的问题；出现的新情况无章可循，需上级明确指示等。,通知： 适用于批转下级机关的公文；转发上级机关和不相隶属机关的公文，发布规章、传达指示、布置工作、晓谕事项、任免人员，是机关使用频率最高，适用范围最广的文种。,请示与报告的区别,行文目的、作用不同。请示旨在请求上级批准、指示，需要上级批复，重在呈请。报告要向上级汇报工作、反映情况、提出意

15、见或建议、答复上级询问，不需上级答复，重在呈报。 行文时间不同。请示需要事前行文，报告一般在事后或者工作过程中行文。 主送机关数量不同。请示只有一个主送；报告有时可以有多个主送。,涉及内容不同。请示用于向上级机关请求批准、指示，报告用于向上级机关汇报工作、反映情况、答复询问。 写作侧重点不同。报告侧重汇报工作，不能夹带请示事项。请示无论缘由阐述的篇幅再大，重点仍是请示事项。 受文机关处理方式不同。请示属办件，必须及时批复；报告属阅件，收文机关可不行文作答。 请示事项的数量。请示要求一事一请示。报告可以一文一事，也可以一文数事。,4.文种方面需注意问题 (1)切忌自造文种 拟制标题时容易出现的自

16、造文种主要有汇报、申请等。 错误示例：*关于2011年目标执行情况的汇报，“汇报”不属于公文文种，应改为“报告”； 错误示例：*关于增加行政编制的申请，“申请”也不属于公文文种，应改为“请示”。）,在“报告”、“请示”的标题中切忌使用 “申请”“请求”等报请性词语。 错例：关于请求解决离退休干部医药费资金的请示，“请求”和“请示”重复，应将“请求”删去。,（2）如果公文内容十分重要，时间紧迫、或有所补充，一般可在标题中加入“重要、紧急、补充、预”等字样，以便引起受文机关注意。 例1：河北省高速公路管理局关于认真做好2011年国庆节放假期间道路运输安全生产工作的紧急通知、 例2：河北省高速公路管理局关于召开2011年全局安全生产工作会议的预通知,（3）“转发”应用要准确 在拟制“转发”性通知标题时，一定要根据行文关系来确定，只有下级机关才能转发上级机关的文件。,转发性公文标题应把握的关键问题 如果转发机关太多，层数太多，将造成公文标题重复冗长。为此，可以只抽取