《{办公文秘}文员讲义3流程1》由会员分享，可在线阅读，更多相关《{办公文秘}文员讲义3流程1（41页珍藏版）》请在金锄头文库上搜索。
1、,文員培訓,企劃中心人資制作,(3),企劃中心人資管理馬俊制作,文員專業知識培訓,講授大綱,通知 2005035 根據人力資源作業辦法規定,每月對新進人員須進行教育訓練,2005年4月25日2005年5月23日新進正式員工共323人(含轉正之臨時工) ,公司決定于2005年5月27日、5月31日在勤德教育訓練室進行教育訓練,請各部門按排定的時間通知相關人員,並帶好紙筆準時前往. 各部門參加教育訓練時間及人數安排如下(名單另附):,注意事項: 1. 請各部門先進行人員清點,按人資排定人數做好通知(每堂課內容相同).並做好上月未參加人員補課安排. 2. 為不影響生產,人員較多的單位請依通知和上班班
2、次及工種適度調整具體參加人員. 3. 未參加教育訓練者,將影響試工期滿的定級. 4. 新進員工課內教育訓練記錄表請於5月30日前交企劃中心. 此文主送各相關部門,抄送總經理、副總,企劃中心 2005/5/24,辦法學習(三) I GE-MR2-001 新產品開發管理辦法 I GE-MS2-001 客戶管理作業辦法 I GE-MS2-002 訂單管理作業辦法 I GE-MQ2-001 品質管理作業辦法 I GE-MQ2-002 量測統計管理辦法 表單流程學習(一),文件編號： I GE-MR2-001 新產品開發管理辦法 ,I GE-MR2-001 新產品開發管理辦法,I GE-MS2-001
3、客戶管理作業辦法,I GE-MS2-002 訂單管理作業辦法,I GE-MQ2-001 品質管理作業辦法,I GE-MQ2-002 量測統計管理辦法,表單記錄管制,1 各項表單均應盡量詳實填寫，送經審核之表單不准以鉛筆書寫，表單填寫後尚須修改時，若該項修改會改變該表單之原意時，修改人員須在修改處簽章加日期以示負責。 2 凡經最終核准後之表單若再修改均須由最終核准人員修改，其他人員禁止修改，否則一律記過處分。 3 表單若具有多行，填寫後後面有多行空白時，應將空白行劃除或在第一空白行上填寫以下空白才可往上呈核。,表單傳遞等基本作業流程,2. 記錄之鑒別、建檔、索引：列入表單記錄一覽表之表單記錄保存
4、時，應與非管制性記錄予以隔開以之識別，另建檔、儲存時應有適當的歸檔方式，且利用索引(必要時)方式，以方便記錄之取閱。 3. 記錄之保存與維護：記錄保存單位在保存資料時，應考慮儲放環境，以防止資料記錄的變質，確保資料被安全停放。,表單傳遞等基本作業流程,3. 記錄之廢棄：記錄超過保存期限者應填寫文件報廢申請表呈企劃中心文件管理轉總經理核准後，由企劃中心文件管理統一集中報廢，留存文件報廢申請表以資備查。 4.資料保存期限與保管單位如表單記錄一覽表其保存期限之訂定應考慮產品之追溯性再加上安全期限，若客戶有特別要求者，應符合客戶之要求。 4.1未列管之表單其保存期限為三個月。,表單傳遞等基本作業流程,
5、5.表單記錄一覽表應在建立後， 由企劃中心文件管理比照制度文件予以發行，並進行管制。文管中心未列管的表單,分別由各使用部門列入表單記錄一覽表,表單傳遞等基本作業流程,品質反饋報告單 不良品處理報告單 退貨產品處理報告單 客戶抱怨處理表 品質異常專題會議記錄表 聯絡書,1. 改善部門無異議時: 開立部門 品保部編號備案 交回開立部門 送改善部門改善 送品質改善委員會審查改善效果 交回改善部門 送開立部門追蹤確認 送品保部存檔消案，Copy一份給開立部門一份給改善部門.,品質反饋報告單 使用流程,品質反饋報告單使用流程,2.當改善部門有異議時： 開立部門品保部編號備案交回開立部門 送改善部門改善
6、有異議退回開立部門 送企劃中心查核 送品質改善委員會裁決 送回開立部門 送改善部門改善 送品質改善委員會審查交回改善部門 送開立部門追蹤確認 送品保部存檔消案，Copy一份給開立部門一份給改善部門。 若經企劃中心調查認為不符，品質改善委員會判取消時，直接由改善委員會交品保部消案，品保部Copy一份給開立部門.,主 任 委 員： 總經理 謝清泉。 副主任委員： 副總謝阿田及協理。 委 員： 各部經理 、專員(理級)、 副理、 品管課長。,品質改善委員會人員組成：,改善部門接到 退貨 抱怨 不良 反饋單 后，由課長交給改善班，組，由改善班，組召集相關改善人員或本組人員開會檢討原因，提出改善措施與再
7、發防止對策，並作出品質異常專題會議記錄表 , 要求異常表單在呈品質改善委員會時同時附上部門所做的品質異常專題會議記錄表 .,品質異常專題會議記錄表 使用原則,特殊: 開發工程處品質反饋報告單,1.模具製造各部接到設計各部之圖面有錯誤時,2.模具製程中下一制程若發現上一制程所交來的半成品有異常時，3. 理級以上幹部在檢查模具或半成品時，若發現檢驗報告異常，或成品，半成品異常或工作中的操作方式異常時，均可由發現人員開立要求其改善，可不作品質異常專題會議記錄表。 2.開立單位均只須課級(含)以上幹部核准即可，異常單位之組課級幹部須在要求的處理期限內完成矯正作業，並填立原因分析，改善及防止對策，及處理
8、執行記錄，經經副理以上核准後交原開單人員簽認(在發現部門主管欄內)後才算正式結案。 3.經結案之統一交由開發工程處主管所指定之文員統一保管，同時將品質反饋報告單複印一份給品保各部存檔。, 使用流程,發現部門 品保部 改善部門 改善委員會 處理部 門 生產二部(生管) 品保部 制程,加工,或終檢過程中由發現部門或品保填寫不良品處理報告單，由品保部填寫不良品處理意見,及判定改善部門,再到改善部門填寫原因分析與改善與防止對策, 品質改善委員會判定後交改善部門及由生管交處理部門執行。不良品處理需由生管或處理部門在不良品處理報告單中填寫“處置狀況”及“處理執行記錄”. 生管處理完畢，把不良品處理報告單交
9、品管存檔. 品管在必要時將不良品處理報告單印發改善部門.,業務填寫處理單給品保部由品保部作出分析後，發改善部門改善。 改善部門接到客戶退貨與抱怨處理單後，並作出品質異常專題會議記錄表 改善部門正.副課長審查改善方案，再發防止的可行性並對其進行追蹤 部門副理或經理對品質改善作指導。, 客戶退貨與客戶抱怨由業務填寫處理單 , 使用流程,流程:業務 品保部 改善部門 生管/處理部門 品保部 品質改善委員會 品保部 1.業務接客戶退貨單後複印一份給生管課並填寫給品保部,且在報告單上注明退貨原因,料號,數量,交貨日期等相關資料,品保部接到報告單后,查明退貨原因及提出處理意見. 2.依品保部處理意見先行處
10、理,依處理結果判改善部門,若無 異議則由改善部門負責改善,填寫改善與防止對策等,若有異議時則品保部將全部單據移交企劃中心,經企劃中心查核做成責任區分建議後返回,由品質改善委員會裁決. 3.改善部門應在指定時間內完成改善及防止對策,並在處理報告單上簽章.,4.處理部門,生管依據批示要求記錄執行情況,處理結果, 退貨不良品之處理需由生管或處理部門在中報廢,重工,全檢,返電數量. 5.品保部對改善結果進行追蹤,且進行責任判定,並將處理結果轉告業務,以知會客戶., 使用流程, 使用流程,流程:業務品保部改善部門生管/處理部門品保部品質改善委員會品保部,業務受理客戶抱怨後,填寫轉交品保部.品保部接到處理
11、表後,即時處理,對抱怨內容進行調查分析,得出結論意見,劃分改善部門,提出處理部門,若無異議則轉入改善部門,若有異議,則返回品質保証部,由品質保証部將全案移交企劃中心,由企劃中心將全案做成責任區分建議後,再回品保部,由品保部轉到品質改善委員會批示.,由改善部門填寫改善及防止對策,並改善之,改善部門應在指定時間內完成改善及防止處理措施後,在上簽章連同抱怨單上要求的資料一起再交品保部進行追蹤管制.品質保証部應依抱怨處理表,對改善部門進行追蹤,查看完成情況. 處理部門、生管依據批示要求記錄執行情況, 及“處理執行記錄”欄寫明其數量(含不良品無法重工報廢數量) . 業務部在品質保証部完成表單全流程后,所
12、交回之影印件初步回複客戶,並于品質保証處于各項改善作業完成后進行追蹤確認後之影印件之抱怨處理表及時回覆客戶.,客戶抱怨處理表,聯絡書使用規定,使用規則： 擬定：聯絡書由發文單位擬定，把事由書寫清楚，經發文單 位主管審核，(課對課時)或部門經理核准(部對部時)後 發至受文單位。 經辦：為發文單位文員或當事人。 審核：為發文單位主管。 核准：按核決權限執行。 傳遞：聯絡書由發文單位送至受文單位。 回饋：受文單位若同意聯絡書之事由的內容則由受文單位主 管在簽收欄內 簽名；若有異常則退回發文單位再經上 一級主管裁定。通常課級聯絡由課(副課)長核准，部 級聯絡由副理核准，廠部聯絡由經理核准。 保存 : 聯絡書發文單位必須存底備查。 受文單位工作完成後聯絡書須保留備查。 保留期為半年。,表單傳送時效觀念,常見問題點: 1.對表單流程不清楚.送錯部門.或不知送給誰. 2.主管交待傳送的單,壓在自已手上,忘記送 出.或一等再等延誤送單. 3.應及時收回的單據,等著別單位送回來.出現 延誤時,相互推諉,溝通不良.,觀念: 1.勤學多問,丰富的知识.熟悉各表單及辦法相 關流程. 2.迅速处理,及時傳送,主動追蹤,協調溝通. 3.整理歸檔,匯總結案.,忌: 懶散拖拉, 敷衍了事.,電腦Office運用務實,Word & Excel,Office,
