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1、文秘管理与写作,第一章 文秘管理引论,教学目的与要求： 了解文秘管理的涵义、特点和作用；理解文秘管理的内容和原则；掌握文秘管理机构设置的现状、设置原则以及文秘管理人员的素养。,第一节文秘管理的涵义和作用,一、文秘管理的涵义 文秘管理，即事务管理。它是指各类组织内部的综合办事机构，对本组织综合性的日常事务、办公环境、工作秩序、规章制度、物资财产等所进行的管理。,第一节文秘管理的涵义和作用,二、文秘管理的特点 服务性 复杂性 政策性 时间性 三、文秘管理的作用 保障作用 助手作用 纽带作用 垂范作用,第二节 文秘管理的内容和原则,一、文秘管理的主要内容 行政事务管理包括规章管理、办公环境管理、会议
2、管理、信息管理、内部监察以及企业股份管理等内容。 办公事务管理包括日常办公事务管理、公关事务管理、办公物品管理、文书资料管理、财产管理、生活福利管理以及安全卫生管理等内容。,第二节 文秘管理的内容和原则,二、文秘管理的基本原则 从实际出发，按客观规律办事的原则 分工协作，统一指挥的原则 依法管理的原则 注重效率的原则 公私分离原则 技能转移原则 弹性例外原则 前提：符合党和国家的路线、方针、政策，符合有关的法律、法规。,第三节 文秘管理机构的设置,一、文秘管理机构设置现状 党政机关、民主党派和人民团体 企事业单位和其他经济组织 二、文秘管理机构的设置原则 （一）精简高效的原则 （二）科学合理的
3、原则 组织结构要科学合理 职责确定要科学合理 人员配备要科学合理,第四节 文秘管理人员的素养,一、职业道德修养 忠于职守，忠诚可靠 埋头苦干，默默奉献 服从领导，贯彻意图 实事求是，廉洁奉公 谦虚谨慎，平等待人 严格保密，守口如瓶 严谨细致，迅速敏捷,第四节 文秘管理人员的素养,二、文化知识修养 基础知识和基本理论 社会科学 自然科学 专业知识和业务知识 有关文秘管理的知识 有关行业的知识 外语。 相关学科知识和新兴学科知识,第四节 文秘管理人员的素养,三、能力才干修养 观察分析和创新能力 表达能力和办事能力 沟通和协调能力 适应能力和自控能力 办公自动化设备的操作能力,第二章 办公环境和人员
4、管理,学习目的与要求 了解办公环境管理的含义和作用 了解文秘人员招聘与培训的基本要求 理解文秘人员管理的基本要求 掌握办公环境布置和管理的基本内容和方法。,第一节 办公环境管理的含义和作用,一、办公环境管理的含义 广义：组织机构所有成员所处的大环境的管理 狭义：文秘部门所处环境的管理 人文环境 自然环境,第一节 办公环境管理的含义和作用,二、办公环境管理的作用 有助于树立组织的良好形象，有助于组织工作的开拓和发展 良好的环境有利于领导提高工作质量和效率 良好的环境有助于文秘人员开展各项活动。,第二节 办公室环境的布置和管理,一、办公室环境布置和管理的总体要求 整洁 ：桌椅整齐 桌面简洁 保持清
5、洁 安静 ：选择地点 良好习惯 光度适度，空气清新，温度适宜 自然光 灯光 空气流通 温度调节（20-25） 色调柔和，环境美化 天花板：白色 四面墙：浅 地面：深 适当美化：与单位性质和企业文化适应,第二节 办公室环境的布置和管理,二、办公室环境布置的内容与要求 （一） 办公室的布局设计 封闭式办公室,第二节 办公室环境的布置和管理,二、办公室环境布置的内容与要求 （一） 办公室的布局设计 开放式办公室,第二节 办公室环境的布置和管理,二、办公室环境布置的内容与要求 （一） 办公室的布局设计 公寓式办公室,第二节 办公室环境的布置和管理,二、办公室环境布置的内容与要求 （二）办公室环境布置
6、照明 尽可能采用自然光照明 色彩 一般天花板用白色，墙壁用淡色，地板可以深一些。 隔音 必要的隔音 空气调节 美化 可用盆景、挂画等进行美化。,第二节 办公室环境的布置和管理,三、办公室的整理 （一）上司办公室和接待室的整理,第二节 办公室环境的布置和管理,三、办公室的整理 （二）文秘人员办公室的整理 简单 实用 庄重,第二节 办公室环境的布置和管理,三、办公室的整理 （三）办公室的日常维护,第三节 文秘人员的管理,一、男性文秘人员的着装要求 （一）职业服饰装备 （二）领带与服装的搭配 （三）鞋袜的选择,第三节 文秘人员的管理,二、女性文秘人员的着装要求 （一）职业服饰装备 （二）鞋袜的配备,
7、第三节 文秘人员的管理,三、文秘人员的自我管理 工作管理 行为管理 时间管理 办公环境管理,案例,年轻的张秘书刚从大学毕业，干工作充满活力，加上他好学上进，多次受到领导的表扬。有一天上午，公司的王经理急着外出开会，但需要的材料却一直未拿到手，急得团团转。有人说，材料是张秘书整理的，而张秘书刚好去了业务部。性急的王经理大声地吼叫起来，命人找回了张秘书。张秘书后脚跟还未进门，就听到王经理劈头盖脸的吼声：“你干什么去了？要的材料为什么不按时拿出来？叫我拿什么去开会？你这个秘书是怎么当的？” 面对无辜的责骂，张秘书立即涨红了脸，三步并做两步，在王经理办公桌下的文件堆里翻出一份材料，甩在了他的面前：“材料是徐秘书整理的，昨天下午就给了你，你这当领导的记性哪里去了？”这时，办公室主任赶紧催王经理上车。可是，王经理出门时回过头来说：“等我开完会回来，再和你算帐！” 本案例中，张秘书的行为有无不妥，请从文秘人员自我管理的角度加以分析。,第四节 文秘人员的招聘与培训,一、文秘人员的招聘 发布招聘信息求职申请面试测试选拔录用决定,二、文秘人员的培训 入门培训方式 管理培训和进修,
