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1、,行 政 秘 书 学,第八讲 会务工作 1 会议概述 2 会务工作流程 3 会务工作具体内容 4 会见与会谈,会议是人类群体有组织地会晤、议事的行为或过程。它需要三人以上共同参与，以一定的方式聚合在一起，目的是为了议事，解决各种问题，而且这种行为和过程是有组织、有目标、有规则、有秩序、有领导的。,会议的含义,会议概述,全国人民代表大会,会议概述,图5-1 会议的演变过程,近代资本主义社会,部落联盟,现代社会,部落,奴隶社会,封建社会,氏族社会,发展成为管理国家和组织公务活动的一种主要形式,氏族处理公共事务的氏族议事会,1.按规模分：特大型（万人以上）、大型（上千人）、 中型（数百人上下）、小型
2、（数十人或数人） 2.按性质分：立法性、决策性、专业性、动员性、纪念性、外事性、专题性、综合性、交际性 3、按时间分：定期和非定期 4、按出席对象分：联席会、内部会、 代表会、群众会. 5、按召开方式分：面见会、电话会、 电视会、广播会、网络会,会议的种类,会议概述,全国人大常委会审议法案,新型会议种类电子会议： 采用某种通信手段，在各种电子设备的支持下举行。 不足之处： A、无法目睹别人的反应表情 B、主持人水平要求较高 C、成本较高,会议的种类,会议概述,正面作用：交流信息、科学决策、促进团结、 协调行动、带动消费 负面作用：浪费人、财、物力，滋长不正之风 关键在于如何正确树立开会观,会议
3、的作用,会议概述,会议的要素,会议概述,会议的要素,会议概述,1、组织工作 (1)协助领导确定会议议题； (2)根据议题安排议程、日程； (3)发会议通知，负责会议报到； (4)对与会人员进行编组； (5)布置会场，安排座次； (6)印发会议证件(出席证、列席证、工作证等)； (7)负责会议签到； (8)会中组织和协调； (9)会场其他组织和管理； (10)会外的联络和协调(负责与会议有关的邀请、报道、乘车、参观、文体娱乐活动等方面的联系和组织)。 (11)会议的结束收尾工作。,会务工作流程,会务秘书的基本工作,2文书工作 (1)会议文书的起草； (2)会议文书编写； (3)会议文书印发及管理
4、。,会务秘书的基本工作,会务工作流程,3生活管理工作 (1)与会人员的食宿管理； (2)会议的财务管理； (3)会议的交通保障； (4)会议的文化活动； (5)与会人员的医疗保健。 4安全保卫工作 (1)会议的保密工作； (2)会议的警卫工作； (3)会场内外的安全保卫工作。,会务秘书的基本工作,会务工作流程,会务工作流程图（会前）,会务工作流程,会务工作流程图（会中）,会务工作流程,会务工作流程图（会后）,会务工作流程,1、 确定会议主题与议题 确定主题的主要方法：一是要有切实的依据；二是必须要结合本单位的实际；三是要有明确的目的。议题是对会议主题的细化。 2、确定会议名称 会议名称一般由“
5、单位+内容+类型”构成,应根据会议的议题或主题来确定。,会前准备工作,会务工作具体内容,3、安排会议议程与日程 会议议程是对会议所要通过的文件、所要解决的问题的概略安排，并冠以序号将其清晰地表达出来。 会议日程是指会议在一定时间内的具体安排。 某公司销售会议议程表 1、推选销售部经理的人选。 2、年度销售活动的总结。 3、有关销售问题的发言。 4、下年度销售目标。 5、销售人员的招聘和重组。,会务工作具体内容,会前准备工作,会务工作具体内容,日程表,4、确定会议规模与规格 会议的规模有大型、中型、小型 会议的规格有高档次、中档次和低档次 5、确定会议时间、地点,会务工作具体内容,会前准备工作,
6、6、制发会议通知 会议通知的内容：名称、时间、地点、与会人员、 议题及要求等。 会议通知的种类：书信式、柬帖式 会议通知的发送形式：正式通知、非正式通知。 会议通知的方式：书面、口头、电话、邮件。 7、确定会议所需用品和设备 （1）必备用品 （2）特殊用品,会务工作具体内容,会前准备工作,8、确定会议经费预算 文件资料费 、邮电通讯费、会议设备和用品费 会议场所租用费、会议办公费、宣传交际费、食宿费、交通费、其他费用 9、建立会议组织机构 会务组、宣传组、秘书组、文件组、接待组、保卫组,会务工作具体内容,会前准备工作,11、准备会议文件资料 主要有议程表和日程表、会场座位分区表和主席台及会场座
7、次表、主题报告、领导讲话稿、其他发言材料、开幕词和闭幕词、其他会议材料等 12、安排食住行 会议饮食管理 会议住宿安排 会议用车,会务工作具体内容,会前准备工作,13、布置会场 （1）会场风格 不同的会议，要求不同的会场气氛。 代表大会-隆重庄严 庆祝大会-喜庆热烈 纪念会议-肃穆典雅 座谈会议-和谐亲切,会前准备工作,会务工作具体内容,不同的会场,庄严,喜庆,肃穆,亲切,会务工作具体内容,（2）会场的类型及布局 小型会议室（围坐式） 椭圆形、回字形、 T 字形、“马蹄”型、长方形。,会务工作具体内容,小型会议室,会务工作具体内容,相对式： 中型会议室：半圆型、教室型 大型会议室：礼堂型、众星
8、拱月型,会前准备工作,会务工作具体内容,礼堂型,会务工作具体内容,教室型会场,会务工作具体内容,半圆型会场,会务工作具体内容,（3）会场内外的布置：会标、会徽、台幕、标语、桌签、坐签、色调、灯光、气味、旗帜、花卉,会务工作具体内容,会标,会徽,会务工作具体内容,（4）排列座次 主席台 主席台的布置一是对称；二是要简化。 主席台的座次一般是职务最高的居第一排正 中，然后先左后右，由前至后的顺序依次排列 场内其他人员的座次安排 按汉字笔划排列 按地理位置排列 按行业系统排列 以上座次排列方案要报领导审定。,会前准备工作,会务工作具体内容,以正中间座位为点，面向会场，左为上，右为下,罗干 吴官正 曾
9、庆红 温家宝 胡锦涛 吴邦国 贾庆林 黄菊 李长春,会务工作具体内容,行政级别 国家级 省部级 市厅级 县处级 镇科级,会务工作具体内容,级别相同的排位基本原则,遇到相同级别的领导，注意以下几点： 先上级部门后下级部门，如：同是厅级（或处级）领导，先中央部委，再省直部门，之后是市领导、市直部门、镇街领导。 先现职后非现职领导。 要注意凸现主人位置。,会务工作具体内容,报告会(讲座),报告人,主持人,会 场,会务工作具体内容,1、报到及接待工作 （1）与会人员的接送; （2）会议交通工具的安排; （3）与会人员回程车、船和飞机票的预订及购买; （4）会议文娱活动的安排和组织; （5）其他属于招待
10、方面的工作。 2、组织签到：（1）秘书人员代签到 （2）簿式签到 （3）电子计算机签到,会中服务工作,会务工作具体内容,3、做好会议记录 会议记录的格式：记录头、记录主体、记录尾部 1)记录头:会议名称；会议时间；会议地点； 会议主席（主持人）；会议出席、列席和缺席情况；会议记录人；会议主要议题 2）记录主体：与会者的发言；议定事项 3）记录尾部：散会；主持人、记录人签字,会中服务工作,会务工作具体内容,1、安排与会人员离会 2、撰写会议纪要 3、会议的宣传报道 4、会议文书的立卷归档 5、会议总结工作 6、会后催办和反馈工作 会务工作总结开好三个会 （1）总结工作质量评估（整体） （2）交流
11、心得推介经验（正面） （3）研究问题吸取教训（反面）,会后整理工作,会务工作具体内容,1、会议的指导文书 2、会议主题文书，开幕式讲话，主题报告，专题报告，专门文件，大会发言，选举结果，正式决议，闭幕式讲话等。 3、会议程序文书。议程文书、日程安排、选举程序、表决程序等。 4、会议简报和会议记录文书。,会议文书工作,会务工作具体内容,1、围绕中心，无缝衔接好环节 2、着眼全局，精心处理好细节 3、跟踪全程，灵活应对好“变节”变化的环节,会务工作难点,会务工作具体内容,某市某次会议需奏国歌。在会议准备阶段，工作人员已提前调试了音响，也完整试播了国歌。会议当天，当主持人请全体起立，宣布奏国歌时，音
12、响不知什么原因，怎么也播放不了国歌。 这场面该如何处理？,案例分析,会务工作具体内容,东莞市抗震救灾大型募捐晚会由省文化厅与东莞市政府联合主办，原定于2008年5月19日晚8时在南城文化广场举行（露天） 5月18日国家宣布：5月19日21日为全国哀悼日。 该期间连续几天阴雨连绵，气象台初步预测晚会当天白天有雷阵雨，晚上8时后阴天，基本无雨。 如果你为晚会的主办者，将作何处理？,案例分析,会务工作具体内容,会见 国际上一般称接见或拜会，凡身份较高的人士会见身份较低者，或是主人会见客人，一般都称为会见。凡身份较低的人士会见身份较高者，或是客人会见主人，一般称为拜会或拜见。拜见君主又称谒见、觐见。接
13、见和拜见后的回访称回拜。 礼节性、事务性、政治性,概念,会见与会谈,会谈 双方或多方就某些重大的政治、经济、文化、军事问题，以及其他共同关心的问题交换意见。会谈也可以指洽谈业务，即就具体业务进行谈判、会商。 在企业中主要指商务谈判和业务会商。,概念,会见与会谈,会见、会谈的区别 ： 1、内容不同 2、功能不同,概念,会见与会谈,1、收集对方的相关资料 对方求见的目的 对方的求见对象 对方相关社会背景，如习俗、禁忌、礼仪等特征 对方参加会见的人数、姓名、职务等。 主要求见人的详细资料,会见与会谈,准备工作,2、 通知主方参加会见和会谈的人员 通知主方接见人 通知主方陪同人员 通知主谈人 通知其他
14、会谈人员,准备工作,会见与会谈,3、了解会见与会谈的地点和时间 （1）会见的地点和时间 会见的地点一般安排在主人的办公室、会客室或小型会议室，也可在客人的住所进行。 会见的时间根据会见的性质来定。 （2）会谈的地点和时间 会谈的地点一般安排在客人所住的宾馆会议室 会谈的时间安排应先征求对方的意见。,准备工作,会见与会谈,4、通知对方 会见与会谈的名单、地点、时间一旦确定，应及时通知对方。 了解客人抵达方式，以便告知主方的接送方式及接送人员。 如果是重要的会见和会谈，事先应由秘书或其他工作人员进行预备性磋商，确定会见、会谈的具体日程。,准备工作,会见与会谈,5、场所的布置及座位安排 （1）场所的
15、布置 会见场所应准备足够的桌椅、沙发、茶几和饮料等物品。所有摆放的家俱，应保证干净、清洁、大方。 会谈桌上有时需放置双方标志旗帜(如果是涉外谈判，应摆放两国国旗)，现场可放置双方主要人员名字卡，以便与会者对号入座。,准备工作,会见与会谈,（2）会见与会谈的座次安排 会见的座次安排 会见时应遵循“主左客右”的原则，即客人坐在主人的右边,常见座次安排法,会见与会谈,常见座次安排法,主人,主宾,会见与会谈,胡锦涛会见日本首相麻生太郎,会见与会谈,布什会见胡锦涛,会见与会谈,胡锦涛会见老布什,会见与会谈,温家宝会见布什,会见与会谈,周光召会见亚洲科学理事会成员代表,会见与会谈,会谈的座次安排 双方会谈一般将谈判桌排成长方形，双方各坐一边双方主谈人位于各方长排中央，其他人员按右高左低排列。 桌上应放置中文座位卡，涉外会谈，要同时放置对方语种的座位卡。 多边会谈的座位可摆成圆形或方形。,会见与会谈,正门,会见与会谈,1,2,4,6,7,5,3,1,3,5,7,6,4,2,客方,主方,胡锦涛主席与俄罗斯总统梅德韦杰夫会谈,会见与会谈,会见与会谈的基本程序,准备工作,会见与会谈,合影图,14,1-11-前排领导 3-第二主宾 12-客方人员（或主客插排）13-主方人员 14-摄影师,会见与会谈,谢谢大家！,
