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1、1,文秘工作实务,巨野公司 石昌运,2,3,1.什么叫文秘 文秘包含着了文书与秘书的概念。 文秘当中的“文”，就是指“文书”，也称“文员”。在字典当中，“文书”定义为机关或部队中从事公文、书信工作的人员。 文秘当中的“秘”，就是指“秘书”。在字典当中，“秘书”的定义是掌管文书并协助机关或部门处理日常工作的人员。 后来，人们把“秘书”和“文书”（文员）都被统称为“文秘人 员”、“文秘工作”，辅助领导在综合管理、树立企业形象、沟通 内外关系、处理信息交流等方面发挥着作用。,一、文秘工作的职业定位,4,一、文秘工作的职业定位,2.基本工作 笼统地讲，大体上有以下八项基本工作。 （1）收发转呈，处理文
2、件。 （2）上传下达，督导督察。 （3）整理资料，归档保存。 （4）迎来送往，树立形象。 （5）对外公关，协调关系。 （6）筹备会议，组织活动。 （7）起草公文，审核把关。 （8）后勤服务，提供便利。,5,3.工作性质与特点 （1）辅助性 （2）综合性 （3）机密性 （4）服务性 认清以上的性质或职业特点，有利于文秘人员摆正自己的位置，摆正自己的角色地位，主动而不被动、认真而不任性、上进而不冒进、稳妥而不失当地开展各项工作。,一、文秘工作的职业定位,6,一、文秘工作的职业定位,4.文秘人员的作用 总的来说，秘书工作具有以下五个方面的作用： （1）助手作用 （2）参谋作用 （3）协调作用 （4）
3、信息枢纽作用 （5）公共关系作用 总之，文秘人员的作用，是不容置疑的。作为文秘人员，应该有一种职业自豪感和责任感。有人说：秘书是未来的领导，“组织部、团中央，外加一个秘书帮”。是有一定道理的。,二、文秘人员的基本素质,大学的文秘专业，一般有如下课程：马克思主义哲学、邓小平理论、政治经济学、法学概论、社会学、管理学、心理学、逻辑学、现代秘书学、公文写作、档案管理学、中外文学、公共关系学、商务谈判、计算机、外语等。 其实，这些课程是基于培养一个优秀的文秘人员而设置的。那么，文秘人员应该具备哪些素质呢？或者说，单位对于文秘人员的要求是什么呢？,8,二、文秘人员的基本素质,1.优良的思想政治素质 （1
4、）爱国爱党，立场坚定。 （2）明辨是非，追求上进。 （3）遵规守纪，严以自律。 以上三条，这看起来是很虚，但没有一个单位和领导，愿意把文秘工作交给一个政治不合格、思想不健康、行为不端正的人手里。文秘人员的思想政治素质概括为一句话：懂政治、知荣辱、要上进。,9,二、文秘人员的基本素质,2.良好的职业道德 职业道德是人们从事具体职业活动所应遵守的行为规范，是道德在各行各业的具体表现，充分反映了社会对各行各业的根本要求。各行各业都有自己特定的道德规范，文秘工作也是如此。 （1）热爱事业，忠诚企业。 （2）忠实执行，甘于奉献。 （3）主动积极，求真务实。 （4）谦虚谨慎，与人为善。 （5）严守秘密，把
5、住口风。,10,二、文秘人员的基本素质,3.健康的心理素质 文秘人员要时刻保持良好的心态，心理状态要正常，不要被情绪所左右。每一天都应以平和的心态从事自己的工作。一个有着心理障碍的人，一个对社会充满仇恨的人，一个喜怒无常的人是不可能做好秘书工作的。关键在于，要清楚自己的角色定位。 （1）辅佐领导并不是替代领导 （2）单位资源并不是个人资源 （3）没有赞扬并不是无功无劳,11,二、文秘人员的基本素质,4.扎实的专业素养 文秘人员的专业能力，主要包括：分析能力、文字能力、组织协调能力、社交能力等。 （1）政策把握能力。 “不谋万世者,不足谋一时；不谋全局者,不足谋一域。”特别是我们的文字秘书，要想
6、使自己的文章立意更高，必须了解党和国家的政策，了解宏观的经济社会形势。对于文秘人员来，要做到“四个了解”：了解宏观（包含社会），了解政策，了解行业，了解企业。,二、文秘人员的基本素质,（2）认识事物能力。 文秘人员工作综合性强，接触面宽，经常会遇到各种事物和问题，这就需要有较强的认识和识别能力。 第一，要善于观察。要有高度的敏感性，善于捕捉一切有价值的信息，变被动服务为主动服务。 第二，要辨别是非。用辨证唯物主义认识论来观察分析事物，把握事物的本质，从而作出正确的判断。 第三，要分析综合。要善于透过现象看本质，从个别的事物中找出他们的内在联系和规律性。 第四，要随机应变。秘书人员要有遇事不慌、
7、处事冷静的应变能力，处理问题既要符合原则，又要机动灵活。,13,二、文秘人员的基本素质,（3）文字写作能力 文字表达能力是文秘人员非常重要的基本功。文秘人员从事各种应用文的写作，要求熟练掌握各种应用文体的写作要领和技巧，迅速准确地撰写出观点正确、内容充实、结构严禁、表达流畅、格式规范、文笔精练的各类应用文。 第一，要广泛阅读。 第二，要善于学习。 第三，要多写多练。,山东山水水泥集团有限公司档案室,14,二、文秘人员的基本素质,（4）组织协调能力 组织协调能力，体现在对内和对外两个方面。对内重在组织，对外重在协调。需要文秘人员具有良好的表述（把意图表达清楚）、统筹（把事情安排周密）、社交（把资
8、源用足用好）、办事（把任务完成圆满）等能力。 第一，树立“三个意识”。对上协调，要树立全局意识。横向协调，要树立商量意识。对下协调，要树立服务意识。 第二，做到“四个统一”。一是原则性与灵活性的统一，二是事务性与思想性的统一，三是统筹性与参与性的统一，四是预见性和主动性的统一。,15,三、文秘写作概述,写作能力，这是文秘人员应该具备的一项重要能力。写作是一种综合能力的表现，要做到内容与形式的统一，既要有好的表现形式，又要有充实的内内容，并不是一件轻而易举的事。这就要求秘书人员加强写作实践，熟练掌握各类公文的特点、写作要求和语言表达技巧，随时注意积累资料，不断提高写作水平。,16,（一）文秘写作
9、的特点与基本要求 1特点 （1）写作主体的双重性。一要站在单位和领导的角度思考问题；还要时刻牢记自己的职责，摆正领导与被领导的关系。 （2）写作受体的特定性。一是限定在单位内部；二是存在阅读顺序；三是凡是受体范围之内的人，必须认真阅读。 （3）写作载体的规范性。一是鲜明的书面性；二是句式上多用陈述句、祈使句；三是表达方式比较规范，极少用描写和抒情。四是在修辞手法上多用排比、对偶、递进、反复；五是结构和样式比较规范，有规定的格式。,三、文秘写作概述,17,（一）文秘写作的特点与基本要求 2基本要求 （1）符合党和国家的路线方针政策和法律法现 （2）符合单位或领导指示要求 （3）客观准确反映实际情
10、况 （4）提出的政策、措施切实可行 （5）文字简练，表述严密 （6）文种使用得当，格式符合规范,三、文秘写作概述,18,（二）文秘写作的语言与文风 1语体特点 （1）确切性：准确、贴切，不产生歧义。 （2）严密性：严谨、周密，不留下漏洞。 （3）简明性：简洁、明了，不拖泥带水。 （4）程式性：使用专用语、惯用语。,三、文秘写作概述,19,2文风 文风有四个弊端： 第一弊病叫“摆长蛇阵”。 第二弊病叫“作假失真”。夸大成绩，掩盖不足。 第三弊病叫“虚张声势”。 第四弊病叫“南辕北辙”。 由以上弊端，我们可以得出公文写作的正确的文风应该是：第一，不讲废话，少说套话；第二，有话求短，无话则免。第三，
11、只讲实话，拒绝虚言。第四，词要达意，严格推敲。,三、文秘写作概述,（一）公文写作 1.公文 我们一般所说的“公文”，通常党和国家规定的正式和主要文种。国务院国家行政机关公文处理办法（2000年8月24日）规定了13 种，中共中央办公厅中国共产党机关公文处理条例（1996年5月3日）规定了14 种。其中：两者共有的 9 种。合计：18 种。,四、文秘应用文写作,四、文秘应用文写作,几种相近文种的区分： 请示与报告 请示和报告都是上行公文，常常被混淆使用，但实际上是有明显区别的两类文种。 行文目的、用途不同。 呈报时间不同。 主送机关不同。 受文机关处理方式不同。 涉及内容不同。 写作重点不同。
12、文面结构形式不同。,四、文秘应用文写作,批示与批复 被批注意见的来文文种不同。 行文方式不同。 通知与通报 通知侧重于直提要求、明确界限，必须对下一步工作提出意见与要求。通报则是陈述性的公文，即可以提出下一步意见和和要求，也可以不提。 决定与决议 形成的方式不同。 行文用语不同。,四、文秘应用文写作,2.公文格式 公文由三部分组成：眉首 主体 版记。 （1）眉首 六要素（红色反线以上）：公文份数序号；密级等级和保密期限；紧急程度；发文机关标识；发文字号；签发人。 格式规范 （2）主体（反红线以下部分，版记以上部分） 主体七要素：公文标题；主送机关；正文；附件；成文时间；生效标识：印章、特殊情况
13、说明；附注。 格式规范 （3）版记 版记三要素：主题词；抄送：印发机关和印发时间。 格式规范,24,四、文秘应用文写作,3.写作技巧 （1）决定 决定正文通常由决定原由和决定事项两部分构成：决定原由指对某项工作或重大行动作出安排的依据。行文要求简明扼要，依据要恰当充分，令人信服。决定事项是全文的主体内容，主要包括开展工作的有关政策原则、执行的事项及有关规定要求等。 （2）报告 报告正文的结构一般由开头、主体和结语等部分组成。 开头：主要交代报告的缘由，概括说明报告的目的、意义或根据，然后用“现将情况报告如下”一语转入下文。 主体：这是报告的核心部分，用来说明报告事项。一般包括两方面内容：一是工
14、作情况及问题；二是进一步开展工作的意见。 结语：一般采用程式化用语，另起段来写，如：“特此报告”、“请审阅”等。,四、文秘应用文写作,(3)请示 请示的结构一般由开头、主体和结语等部分组成。 开头：主要交代请示的缘由。 主体：主要说明请求事项。 结语：习惯用语一般有“当否，请批示”，“妥否，请批复”，“以上请示，请予审批” 等。 (4)会议纪要 会议纪要一般由首部、正文和尾部三部分组成。 首部。这部分的主要项目是标题。正文。公议纪要正文的结构由前言、主体和结尾三部分组成。尾部。包括署名和成文时间两项内容。,四、文秘应用文写作,(5)意见 它的结构一般分为三部分： 缘由（或背景）：交代某项工作的
15、必要性和重要性。 主体：既有见解，又有处理办法。一般采取分条的方法。 结语：上报的意见，一般标注“以上意见，如无不妥，请批转执行”。下行的意见，一般是要提出明确具体要求，以“望各单位遵照执行”等字样。,四、文秘应用文写作,（二）其他应用文写作 1.领导讲话稿 (1)领导讲话稿的主要特点： 一是权威性。 二是思想性。 三是鼓动性。 （2）如何撰写领导讲话: 一要要切实吃透上级精神。 二要准确领会领导意图。 三要大量搜集写作素材。 四要要认真细致地构思谋篇。,四、文秘应用文写作,2经验总结 （1）先进经验的基本要求 思路要独特。 做法要先进。 效果要显著。 （2）材料组织 在“为什么”上启迪思路。 在“怎么做”上提供借鉴。 在“效果如何”上激发兴趣。 从“体会”的角度去咀嚼“经验”、提炼“经验”。,四、文秘应用文写作,3.工作总结（汇报） （1）基本格式：四大块。一是概述。二是取得主要成绩。三是存在的不足。四是下一步打算。 （2）写好工作总结（汇报），关键把握“明、精、高、准、简”五字诀。明，即情况明。精，即选材精。高，即立意高。准，即语言准。简，即结构简。,谢谢大家,
