《三章凭证管理的详细设计教学文稿》由会员分享，可在线阅读，更多相关《三章凭证管理的详细设计教学文稿（176页珍藏版）》请在金锄头文库上搜索。
1、哈尔滨工业大学 管理学院 会计系 艾文国教授 HIT ,第三章 凭证管理的详细设计,本章主要内容 凭证管理的总体设计 凭证填制的详细设计 凭证查询与汇总的详细设计 凭证审核与记账的详细设计 期末转账凭证处理的详细设计,哈尔滨工业大学 管理学院 会计系 艾文国教授 HIT ,第一节 凭证管理的总体设计,一、凭证管理的功能模块划分 二、凭证管理的数据存储设计 三、常用摘要维护的功能设计,哈尔滨工业大学 管理学院 会计系 艾文国教授 HIT ,第一节 凭证管理的总体设计,凭证管理完成凭证的填制、查询、汇总、审核、记账、期末转账凭证处理等功能。它是会计信息系统的重要组成部分。由于凭证管理是用户日常工作
2、中使用最为频繁的子系统，因此，要求具备友好的用户界面，让用户能够快速、轻松、方便、灵活地完成凭证处理工作。,凭证管理的 数据存储设计,本小节主要内容,常用摘要维 护的功能设计,凭证管理的 功能模块划分,哈尔滨工业大学 管理学院 会计系 艾文国教授 HIT ,第一节 凭证管理的总体设计,从会计业务流程看，凭证管理是会计信息系统的上游子系统，是会计信息处理的起点，是整个会计信息系统的数据源头，所有账簿、报表、财务报告等信息都来源于凭证，都是有关凭证数据加工处理的结果，可以想象如果计算机的运算速度极快，数据处理能力极强，那么在会计信息系统中只需存储账户信息和凭证数据即可，其他账表信息完全可以由凭证数
3、据派生得出。之所以存储有关账户的发生额与余额数据，就是因为计算机的运算速度和数据处理能力还是有限的。在凭证管理中，采集和加工的数据是否正确、完整、可靠，必将波及下游系统。因此，如何确保数据的正确性、完整性和可靠性，也是凭证管理设计中应考虑的主要问题。凭证管理的功能模块划分如图3-1所示。,凭证管理的 数据存储设计,本小节主要内容,常用摘要维 护的功能设计,凭证管理的 功能模块划分,哈尔滨工业大学 管理学院 会计系 艾文国教授 HIT ,第一节 凭证管理的总体设计,凭证管理所涉及到的数据基表，绝大多数在系统管理中已经设计，没有设计的有凭证数据基表和常用摘要字典，以及各种期末转账机制凭证定义基表。
4、期末转账机制凭证的定义分为自定义结转、对应结转、销售成本结转、汇兑损益结转、期间损益结转五种，对应地设计了五个机制凭证转账定义基表。各基表的作用及其数据结构如下。,凭证管理的 数据存储设计,本小节主要内容,常用摘要维 护的功能设计,凭证管理的 功能模块划分,哈尔滨工业大学 管理学院 会计系 艾文国教授 HIT ,第一节 凭证管理的总体设计,1凭证基表的作用及其数据结构 凭证基表名称为Pz。在Pz基表中存储核算年度的所有凭证数据，包括已记账凭证和未记账凭证，而以前年度凭证存储在历史数据基表（Lpz）中。凭证基表是整个会计信息系统中数据量最大的基表，特别是历史数据基表（Lpz），尽管按本教材的设计
5、思想不追求三范式，但在该基表的数据存储结构设计时，也应尽可能地节省存储空间。Pz基表的数据结构如表3-1所示。,凭证管理的 数据存储设计,本小节主要内容,常用摘要维 护的功能设计,凭证管理的 功能模块划分,哈尔滨工业大学 管理学院 会计系 艾文国教授 HIT ,第一节 凭证管理的总体设计,凭证管理的 数据存储设计,本小节主要内容,常用摘要维 护的功能设计,凭证管理的 功能模块划分,表3-1 凭证基表的数据结构,哈尔滨工业大学 管理学院 会计系 艾文国教授 HIT ,第一节 凭证管理的总体设计,凭证管理的 数据存储设计,本小节主要内容,常用摘要维 护的功能设计,凭证管理的 功能模块划分,表3-1
6、 凭证基表的数据结构,哈尔滨工业大学 管理学院 会计系 艾文国教授 HIT ,第一节 凭证管理的总体设计,凭证管理的 数据存储设计,本小节主要内容,常用摘要维 护的功能设计,凭证管理的 功能模块划分,哈尔滨工业大学 管理学院 会计系 艾文国教授 HIT ,第一节 凭证管理的总体设计,2常用摘要字典的作用及其数据结构 在凭证管理系统中，凭证录入是关键环节，能否快速、轻松、方便地完成凭证录入，并确保录入的数据准确、完整是凭证管理系统设计的瓶颈问题。然而在凭证录入过程中，由于摘要需要输入较多汉字（账套语言设置为“汉字”），而其他数据项录入则相对简单，因此，简化摘要输入就显得尤为重要。简化摘要输入的方
7、法主要是利用常用摘要字典来实现，将常用摘要存储在该字典中，在凭证录入时摘要便可从该字典中选取。,凭证管理的 数据存储设计,本小节主要内容,常用摘要维 护的功能设计,凭证管理的 功能模块划分,哈尔滨工业大学 管理学院 会计系 艾文国教授 HIT ,第一节 凭证管理的总体设计,其实现方法有两种： 第一，由账套主管或指定的人员来建立并维护公用常用摘要，其优点是可以做到摘要的系统化、标准化、规范化，可以利用摘要来进行必要的统计分析，其不足是摘要维护不能及时进行，摘要使用不方便，必须由指定人员录入后方可使用，且摘要太多，查找不便； 第二，每个用户建立并维护自己的个人常用摘要，其优点是更加符合个人的习惯，
8、体现个性化，维护及时，随时使用随时维护，且摘要不多，查找方便，其不足是摘要不系统、不标准、不规范、不便于必要的统计分析，在不用摘要进行统计分析的情况下，该方法比较适宜。由此可见，两种方法各有优缺点，比较好的解决方法是在账套参数设置时，由系统管理员或账套主管根据本单位的实际需要自行选择。,凭证管理的 数据存储设计,本小节主要内容,常用摘要维 护的功能设计,凭证管理的 功能模块划分,哈尔滨工业大学 管理学院 会计系 艾文国教授 HIT ,第一节 凭证管理的总体设计,常用摘要字典名称为Zy。在Zy中可能存储各用户公用的常用摘要，也可能存储各用户专用的常用摘要，这要根据账套参数设置时“常用摘要形式”的
9、值来确定，若其值为“公用”则存储各用户公用的常用摘要；若其值为“个人”则存储各用户专用的常用摘要。然而无论存储公用常用摘要还是专用常用摘要，Zy的数据结构都无需变化。常用摘要不设计历史数据基表，但需按账套加以区分，不同账套有不同的常用摘要，即使采用专用常用摘要形式，同一用户在不同账套也会有不同的常用摘要，何况不同账套可能会采用不同的常用摘要形式，同一用户在不同账套也可能会有不同的业务职责，因此，常用摘要无法在各账套之间公用。Zy的数据结构如表3-2所示。,凭证管理的 数据存储设计,本小节主要内容,常用摘要维 护的功能设计,凭证管理的 功能模块划分,哈尔滨工业大学 管理学院 会计系 艾文国教授
10、HIT ,第一节 凭证管理的总体设计,凭证管理的 数据存储设计,本小节主要内容,常用摘要维 护的功能设计,凭证管理的 功能模块划分,表3-2 常用摘要基表的数据结构,哈尔滨工业大学 管理学院 会计系 艾文国教授 HIT ,第一节 凭证管理的总体设计,在表3-2中，当“常用摘要形式”设置为“公用”时，“用户编号”组合主键失去效用，但为使其为非空，系统应为其赋值（应为常用摘要维护人员编号），此时真正的主键是“账套号+摘要编号”，其中“摘要编号”在同一账套内必须惟一；当“常用摘要形式”设置为“个人”时，Zy的主键是“账套号+用户编号+摘要编号”，其中“摘要编号”在同一账套、同一用户内必须惟一，而在不
11、同账套或不同用户范围内允许重复。,凭证管理的 数据存储设计,本小节主要内容,常用摘要维 护的功能设计,凭证管理的 功能模块划分,哈尔滨工业大学 管理学院 会计系 艾文国教授 HIT ,第一节 凭证管理的总体设计,3自定义结转基表的作用及其数据结构 该基表是为自动生成自定义结转机制凭证而设计的，其基表名称分别为Zdyjz。自定义结转是系统中最具灵活性的自动转账设置方式，任何期末摊、提、结转业务均可通过自定义结转方式进行定义。其基表结构如表表3-3所示。各字段的意义和存储内容详见期末转账凭证处理。,凭证管理的 数据存储设计,本小节主要内容,常用摘要维 护的功能设计,凭证管理的 功能模块划分,哈尔滨
12、工业大学 管理学院 会计系 艾文国教授 HIT ,第一节 凭证管理的总体设计,凭证管理的 数据存储设计,本小节主要内容,常用摘要维 护的功能设计,凭证管理的 功能模块划分,表3-3 自定义结转基表的数据结构,哈尔滨工业大学 管理学院 会计系 艾文国教授 HIT ,第一节 凭证管理的总体设计,4对应结转定义基表的作用及其数据结构 对应结转不仅可实现两个科目的一对一结转，还提供科目的一对多结转，对应结转的会计科目可为上级科目，但其下级科目的体系结构必须一致，即具有相同的明细科目，并且其辅助核算账类也必须一一对应。对应结转只能结转期末余额，不能结转发生额，若要结转发生额，则需在自定义结转中设置。对应
13、结转定义基表是为自动生成相应的转账机制凭证而设计的。其基表名称为Dyjz，Dyjz的数据结构如表3-4所示。各字段的意义和存储内容详见期末转账凭证处理。,凭证管理的 数据存储设计,本小节主要内容,常用摘要维 护的功能设计,凭证管理的 功能模块划分,哈尔滨工业大学 管理学院 会计系 艾文国教授 HIT ,第一节 凭证管理的总体设计,凭证管理的 数据存储设计,本小节主要内容,常用摘要维 护的功能设计,凭证管理的 功能模块划分,表3-4 对应结转定义基表的数据结构,哈尔滨工业大学 管理学院 会计系 艾文国教授 HIT ,第一节 凭证管理的总体设计,凭证管理的 数据存储设计,本小节主要内容,常用摘要维
14、 护的功能设计,凭证管理的 功能模块划分,表3-4 对应结转定义基表的数据结构,哈尔滨工业大学 管理学院 会计系 艾文国教授 HIT ,第一节 凭证管理的总体设计,5主营业务成本结转基表的作用及其数据结构 主营业务成本结转是按期末商品（或产品）的销售数量乘以库存商品（或产成品）的平均单位成本（或售价，或计划价）计算各类商品的主营业务成本并进行结转。主营业务成本结转涉及库存商品、主营业务收入、主营业务成本三个会计科目，这三个科目的下级明细科目结构必须相同且一一对应，同时要有数量核算，且不能设置为部门、往来、项目等辅助核算。主营业务成本结转定义基表是为自动生成相应的转账机制凭证而设计的。其基表名称
15、为Xscbjz，Xscbjz的数据结构如表3-5所示。 其中cykmbh字段需要根据企业类型来确定，对于商业企业一般应为“商品进销差价”科目编号；对于工业企业一般为“产品成本差异”科目编号；对于其他类型企业可根据实际情况从上述两种编号中选择其一。,凭证管理的 数据存储设计,本小节主要内容,常用摘要维 护的功能设计,凭证管理的 功能模块划分,哈尔滨工业大学 管理学院 会计系 艾文国教授 HIT ,第一节 凭证管理的总体设计,凭证管理的 数据存储设计,本小节主要内容,常用摘要维 护的功能设计,凭证管理的 功能模块划分,表3-5 主营业务成本结转定义基表的数据结构,哈尔滨工业大学 管理学院 会计系
16、艾文国教授 HIT ,第一节 凭证管理的总体设计,6汇兑损益结转基表的作用及其数据结构 该基表用于期末自动计算外币账户的汇兑损益，并自动生成汇兑损益转账凭证，汇兑损益只处理外汇存款户、外币现金户、外币结算的各项债权和债务等账户，不包括所有者权益类账户、成本类账户和损益类账户。汇兑损益的入账科目不能带有任何辅助核算，包括部门、往来、项目、数量、外币等。汇兑损益结转定义基表名称分别为Hdsyjz。其基表的数据结构如表3-6所示。,凭证管理的 数据存储设计,本小节主要内容,常用摘要维 护的功能设计,凭证管理的 功能模块划分,哈尔滨工业大学 管理学院 会计系 艾文国教授 HIT ,第一节 凭证管理的总体设计,凭证管理的 数据存储设计,本小节主要内容,常用摘要维 护的功能设计,凭证管理的 功能模块划分,表3-6 汇兑损益结转基表的数据结构,哈尔滨工业大学 管理学院 会
