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1、 IT项目管理课程实践A市大型投资经贸洽谈会项目案例分析 小组名称：梦之队 成员：李东辉，朱天伟，杨龙，李显光，高阳，赵旭，A市大型投资经贸洽谈会项目案例分析背景：A市近几年经济和社会各方面发展较快，但与沿海及其它发达地区相比，尚存在差距。其主要原因是：投资不足、观念滞后、缺乏创新的机制和环境。因此扩大开放，加大招商引资力度，改善投资环境，已成为促进本市经济快速发展的重要举措之一。在广泛听取多方意见的基础上，市政府决定2004年6月举行一次大型投资经贸洽谈会，这次会议集招商合作、产品展示、贸易洽谈、投资论坛及人才科技引进于一体。洽谈会将广邀海内外投资商到会洽谈合作，并邀请国家有关部门领导和专家
2、学者光临大会进行投资与发展专题研讨，同时还将会同中国科学院有关机构举行高级人才引进、成果合作交易等活动。（一）项目定义一、项目描述1.项目名称：A市大型投资经贸洽谈会2.项目目标（1）时间目标：从3月初开始启动本项目，7月中旬结束。具体的时间安排为2004.3.12004.7.15，共19周。（2）费用目标：项目总投资要求不超过500万元，市财政拨付400万元，缺额部分允许采用市场办法解决。（3）质量目标：本次会议组织与筹备将涉及客商邀请、项目推介、论坛组织、产品与成果展示、对外宣传等方面活动，要求这次会议集招商合作、产品展示、贸易洽谈、投资论坛及人才科技引进于一体。洽谈会将广邀海内外投资商到
3、会洽谈合作，并邀请国家有关部门领导和专家学者光临大会进行投资与发展专题研讨，同时还将会同中国科学院有关机构举行高级人才引进、成果合作交易等活动。二、项目可行性分析1、 市场环境分析（1） 宏观市场环境：该市属于大中型沿海城市，人口密度大、经济环境发展良好、技术发展较快、政治法律环境健全。（2） 微观市场环境：包括办展机构内部环境、目标客户、竞争者、营销中介、服务商、社会公众等。（3） 市场环境评价：采用SWOT分析法对内部优势、内部劣势、外部机会、外部威胁分析，均具有良好的发展空间。2、 展会项目财务分析（1） 成本预测举办一个展会的成本费用一般包括：1)展览场地费用。即租用展览场馆以及由此而
4、产生的各种费用。这些费用包括：展览场地租金、展馆空调费、层位特装费、标准层位搭建费、展馆地毯及铺设地毯的费用、展位搭装加班费等。2)展会宣传推广费。包括广告宣传费、展会资料设计和印刷费、资料邮寄费、新闻发布会的费用等。3)招展和招商的费用。4)相关括动的费用。包括技术交流会、研讨会展会开幕式、嘉宾接待、酒会、展会现场布置、礼品、请展会临时工作人员的费用等。5)办公费用和人员费用。6）税收7）其他不可预测的费用预计总费用：470W（2）收入预测举办一个展会的收入一般包括：1） 展位费收入 ：50W2） 广告和企业赞助收入 ：100W3） 其他相关收入 ：10W 现在项目组估计的资金总和=政府财政
5、400W+收入160W=560W根据以上财务分析，项目是可行的。三、项目风险管理风险管理的程序1、风险识别风险识别是进行风险管理的第一步，指的是确认哪些风险因素有可能会影响项目进展，并记录每个风险因素所具有的特点。2、风险分析风险分析的主要对象是单个的风险因素，主要包含以下几个方面的内容：（1） 在查明项目活动在哪些方面、哪些地方、什么时候可能存在风险的基础上，对识别出来的风险因素尽可能量化，估算风险事件发生的概率；（2） 估计风险后果的大小，确定各风险因素的大小以及轻重缓急顺序；（3） 对风险出现的时间和影响范围进行确认。3、风险评估风险评估就是对各风险事件的后果进行评估，并确定不同风险的严
6、重程度顺序。4、风险控制在完成风险分析与风险评估后，需要采取必要的应对措施来避免风险的发生或减少风险造成的损失。5、风险监控具体的风险应对计划如下：图表 1-1 风险应对计划风险种类风险内容影响结果风险概率影响程度应对措施工期风险资金不到位人员的变更工期延迟高中高高适当用人，启用适合业务的人员通过合同约束费用风险市场价格变动成本控制环境影响工期推迟，费用增加中高低中高低计划中考虑，采取措施减少损失安全风险人身和机械设备安全费用增加中中投保，转移风险技术质量风险施工质量返工，费用增加，工期可能延长中中加强监督进度风险不能按时交工工期延迟高高加强进度管理，实行责任制四、角色分析由于公司的工作性质和
7、公司日常事务处理的需要决定了公司的性质为强矩阵型。强矩阵型：在这种组织中，拥有相当大权限的项目经理和职权的行政管理人员不再属于原来的职能部门，也不需要完成职能部门的工作，同样，项目组成员把主要时间投入项目中，项目经理比职能经理更具有领导权。强矩阵组织形式是矩阵型组织的一种形式，类似职能式组织形式的一个极端。在这种组织形式里，项目可能只有一个全职人员，即项目经理，项目成员不是直接从职能部门调派过来，而是利用他们在职能部门为项目提供服务。 强矩阵组织结构（如图）基本保留项目的职能组织结构的大部分主要特征，但在组织系统中为更好地实施项目，建立相应明确的项目管理班子。项目班子由各职能部门属下的职能人员
8、或职能组所组成，这样针对某一项目就有对项目总体负责的项目管理班子。然而，在强矩阵组织结构中并未明确对项目目标负责的项目经理，即使有项目负责人，他的角色只不过是一个项目协调者或项目监督者，而不是一个管理者。 领导层组织部门财务部门人力资源部门外联部门宣传部门部门经理部门经理部门经理部门经理部门经理职员职员职员职员职员职员职员职员职员职员项目经理项目经理会议组织组外联组财务组宣传组人事组筹备小组组织小组联系外商筹备资金财务核算财务分析广告媒体人力资源小组图1-1 上级组织结构图图1-2项目组组织结构根据上述的组织结构，我们指定了角色分配方案如表所示表1-2角色分配方案表姓名角色职责李东辉项目经理协
9、调全局，主要负责组织外联等工作的统筹朱天伟组织人员场地,选址，组织会场筹集，资金，联系投资商杨 龙人力资源人才招聘，培训高 阳宣传人员宣传，广告，邀请函李显光外联人员联系国内投资者,联系国外投资者赵 旭财务人员财务工作，资金结算（二）项目规划一、时间规划 时间描述：选址 第1周 由组织人员选址，项目经理考察，并决定选择场地，预付定金，进行场地预约。拉赞助 25周，为会议筹集资金。人员招聘 25周，对洽谈会所需要的工作人员，进行招聘。贷款 第2周，为会议筹集资金。联系厂商 29周，联系入驻会场的厂商，主要以大型企业为主，持续时间较长，这样可以更多的联系到厂商。为大会提供更多的机会。联系国内投资商
10、 29周，派相关人员，到各公司洽谈联系国外投资商 29周，发邀请函，提前做好联系人员培训 610周，对招聘的人员，按照工作分类，进行会前集中培训，为确保大会有序的进行，和培养出符合大会水平的高素质人才报纸广告 914 在各大知名报纸上刊登广告，为洽谈会宣传。网络广告 914 在网络上刊登广告，为洽谈会宣传。电视广告1014 在电视台上刊登广告，为洽谈会宣传。邀请专家 1012周 正式的提前预约相关领域的专家学者，为洽谈会提供科技力量邀请领导 1012周 正式的邀请政府部门相关领导，检查会场，提供意见，并邀请出席会场布置 13周 会场工作如期进行商家进驻会场 14周发布项目 14周 洽谈会开始，发布项目产品展示 1417 洽谈会开始，进行产品展示会场秩序 1417 维持会场秩序成果统计 17周新闻发布会 18 对这次洽谈会召开新闻发布会洽谈会结束 19周 会场清理，厂商撤出1512345769812101114131617191820图2-1 单代号网络计划图图2-2 双代号网络计划图项目编号第1周第2周第3周第4周第5周第6周第7周第8周第9周第10周第11周第12周第13周第14周第15周第16周第17周第18周12345678910111213141516171819
