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1、行政管理制度第一章 总则一、为加强企业行政事务管理，理顺内部关系，使各项管理标准化、制度化，提高工作绩效，特制定本制度。二、行政事务管理包括印章使用管理、证照管理、公文管理、档案管理、工作计划管理、来宾接待管理、保密制度、安全保卫制度、卫生管理制度、电话管理、会议管理、电脑管理、办公用品管理、差旅费报销管理、考勤管理。第二章 印章管理一、印章种类1、公司向主管单位登记的公司印章或指定业务专用的公司印章。2、公司董事长或总经理（法定代表人）的职章。3、公司部门印章。二、印章使用规定1、对公司经营权有重大关联、涉及政策性问题或以公司名义对政府行政、税务、金融等机构的行文，盖公司印章。2、以公司名义
2、对国家机关、团体、公司核发的证明文件及各类规章等，由总经理（法定代表人）署名、盖印章。3、在授权范围内，以部门名义对合作单位、客户及内部行文，由部门经理署名、盖部门章。4、公司印鉴和职章经批准后方可使用，并做好使用记录。5、需要印鉴的介绍信、说明及对外开具的公文，应统一编号登记存查。6、一般不允许开具空白介绍信和证明。如工作或特殊需要时，必须经总经理签字批准方能开出。空白介绍信的使用情况，事后必须向公司具体说明，未使用的应予交回。7、印章原则上不许带出公司，确因工作需要将印章带出使用的，应事先填写印章使用单，载明事项，经公司总经理批准后由两人以上共同携带使用。8、公章的使用决定权归公司总经理，
3、其他各印章的使用决定权由公司总经理根据实际工作需要进行授权。三、印章的保管1、办公室负责公司公章和合同专用章的管理工作；财务部负责公司财务专用章的管理工作。2、公司各类印章由各级和各岗位专人依职权领取并保管。3、印章必须由各保管人妥善保管，不得转借他人。4、印章保管人必须妥善保管印章，如有遗失，必须及时向总经理报告。三、印章使用程序规定1、公司各级人员需使用印章须按要求填写印章使用申请单，将其与所需印的文件一并逐级上报，经公司有关人员审核。2、经有关人员审核，并最终由具有该印章使用决定权的人员批准后方可交印章保管人盖章。3、印章保管人应对文件内容和印章使用单上载明的签署情况予以核对，经核对无误
4、的方可盖章。4、在逐级审核过程中被否决的，该文件予以退回。5、公司总经理对公司所有印章的使用拥有决定权。6、涉及法律等重要事项需使用印章的，须依有关规定经法律顾问审核签字。7、财务人员依日常的权限及常规工作内容自行使用财务印章无须经上述程序。8、用印后该印章使用申请单作为用印凭据由印章保管人留存，定期整理后交办公室归档。9、任何人员必须严格依照本办法规定程序使用印章，未经本办法规定的程序，不得擅自使用。10、违反本办法的规定，给公司造成损失的，由公司对违纪者予以行政处分，造成严重损失或情节严重的，移送有关机关处理。第三章 证照管理一、证照指公司的营业执照、组织机构代码证、税务登记证、资质证、产
5、品检验证、卫生许可证、社保登记证等，个人的职称证、岗位资格证等，以及企业合法经营所需要的各种证照。二、办公室负责公司证照的统一管理。因公需要借用时，应严格办理借用手续；需要复印的，由办公室统一复印并加盖“再次复印无效”印章，必要时加注“复印件仅用于办理事使用”。三、办公室应在政府有关部门规定的时间内，组织完成各种证照的年度检审，确保证照的有效性。第四章 公文管理一、公司行文是企业请示、报告、商洽工作、向下传达决定、批复处理问题、指导工作的重要形式。二、公司行文要做到规范、准确、及时，并实行统一管理。三、公司行文的程序为：拟搞、审核(部门领导)、签发(公司领导)、打印、分发、登记、归档、销毁。四
6、、行文与打印管理1、公司行文由业务承办人起草，在发文稿申请表中须有文件标题、发送范围、印制份数、拟稿单位与拟稿人，部门负责人签名、标定日期和密级；部门负责人审定，总经理签字同意后打印发文。2、经总经理批准签发的文稿交办公室统一编号打印，由起草人校对(对文稿内容、质量负责)修正后，及时送交给有关部门和人员，或由办公室发出。3、打印人员不得截留文件，或将打印、复印、传真等行文中的有关商业秘密或企业管理规定中须保密的事项透露给他人。五、发文管理1、公司发文由办公室统一编号、存档。有领导批示的，还应附批示件。2、部门和个人收文应在办公室发文登记册中签名。3、公司制度、规定、决定、决议、纪要、任命以及向
7、政府有关部门的请示、报告等以红头文件印发，其他文件通常用普通纸印发。4、公司内部文件，各部门应妥善保管，年终由办公室统一收回处理。六、收文管理1、公司收文的处理程序为：收文、分文、记录、传送、归档。2、公司收文由办公室统一负责：收到发来文件后，应先做好归类、登记（收文登记册），根据文件的内容，分送有关领导阅示和主办部门处理后，收回归档。3、急件或涉及商业机密的传真应由专人处理。七、所有文件收取发放，必须有登记、签收手续。第五章 办公用品管理一、办公用品的购置1、每月月底，各部门负责人将本部所需要的办公用品计划，以书面形式提交办公室。2、办公室制定采购计划及预算，经财务部和公司领导审批后购回，按
8、计划分发各个部门。3、因工作需要由部门自行购买的办公用品，应事先办理申请审批手续，购买后报办公室备案。4、办公用品要做到质优价廉、库存合理、开支适当、保管良好，并建立帐本和入库手续。二、办公用品领用及管理1、办公用品通常由部门领导按计划在办公室领回，出库时领取人员签字。2、新入职员工的办公用品，由办公室根据部门负责人提供的名单和用品清单配备。3、计算器、订书机、打孔机等耐用文具，如有故障或损坏，应以旧换新，如遗失应由个人照价赔偿或自购。第六章 档案管理一、公司档案：公司的章程、规划、年度计划、经营情况、统计资料、财务审计、会议记录、决议、决定、委任书、聘书、协议、合同、项目方案、可行性研究报告
9、、通知、房地产产权证、租赁合同、批复、员工薪资、人事档案等具有保存和参考价值的文件材料。二、档案由专人负责管理，并明确具体责任，保证原始资料及单据齐全完整，密级档案必须保证安全。三、档案管理权属1、员工个人档案。员工个人档案由员工本人自行委托相关单位保管。2、其它人事资料。员工劳动合同、有关员工任用、岗位变动的文件、公司规章制度以及其他人事资料由人力资源部管理。3、财务档案。财务资料及档案由财务部保管。4、公司的章程、规划、年度计划、经营情况、统计资料、会议记录、决议、决定、协议、合同、项目方案、可行性研究报告、通知、房地产产权证、租赁合同、批复、收发文登记册等由办公室负责管理。5、其他资料由
10、各相关部门自行保管。有关章程制订的文件保存五年；有关员工任用、岗位变动的文件保存一年；工资表及奖金、补贴等相关资料保存二年。四、其它档案的保存期限（一）永久保存1、有关仪式、庆典、纪念的重要文件；2、公司规章制度；3、公司章程。（二）保存10年1、有关账目传票的记录；2、有关收入、支出的原始凭证；3、有关财产的评估及折旧的文件；4、有关税收方面的文件。（三）保存五年1、会议记录、纪要、决议；2、有关政府法令的文件；3、有关诉讼的文件；4、有关政府机关重要的许可申请及报告文件；5、有关政府机关的指示及各种命令传达书；6、有关重要的合同、契约、协定及备忘录文件；7、有关劳动协约文件；8、有关经营协
11、议及团体联系的文件；9、有关贷款的重要文件；10、有关投资及融资的重要文件。（四）保存三年1、经营会议、部门会议、办公会议记录；2、发文薄、收文薄；3、有关规定的制定，及施行的文件；4、有关政府机关简易的许可、申请许可及报告的文件。（五）保存二年1、有关登记简易的文件；2、有关和政府机关交涉联络的文件；3、有关简易的契约协定及备忘录文件；4、重要的统计资料；5、有关银行存款及转账存款的文件。五、档案借阅1、公司领导借阅非密级档案，可通过档案管理人员办理借阅手续，直接提档。2、公司其他人员借阅档案，经主管领导批准，并办理借阅手续。3、借阅的档案必须爱护，保持整洁，严禁涂改，注意安全和保密，严禁擅
12、自翻印、抄录、转借。如工作需要摘录和复制，密级档案必须由总经理批准方可摘录和复制；一般内部档案资料由各部门领导批准方可摘录和复制。 六、档案的销毁1、任何部门或个人无权随意销毁公司档案材料。2、按规定需要销毁时，密级档案须经总经理批准，一般内部档案须经主管领导批准后方可销毁。3、经批准销毁的档案，由档案管理员填写销毁清单，专人监督销毁。第七章 来宾接待管理一、来宾的接待工作由办公室负责安排。二、一般来宾由办公室协同有关部门人员，在会客室、会议室接待。三、贵宾来访，按公司领导通知的方式招待，并协助公司领导安排陪同人员。四、外来协助作项目的人员，由相关部门负责接待。五、未经核准的来宾，办公室应立即
13、予以核准；员工擅自带人来公司参观，办公室有权制止。第八章 保密制度一、公司全体员工都有保守公司秘密的义务，在对外的交往与合作中，不得泄露公司秘密，更不允许出卖公司秘密。二、公司秘密关系公司的利益和发展，在一定时间内只限一定范围的员工知悉。公司秘密包括下列秘密事项：1、公司经营发展决策中的秘密事项。2、人事决策中的秘密事项。3、专有技术。4、招标项目的标底、合作条件、贸易条件。5、重要的合同、客户与合作渠道。6、公司未向公众公开的财务情况、银行帐户帐号。7、董事会或总经理确定应当保守的公司其他秘密事项。三、属于公司秘密的文件、资料应标明“秘密”字样，由专人负责印制、收发、传递、保管，非经批准不得
14、复印、摘抄。四、接触公司秘密的员工，未经批准不准向他人泄露；非接触公司秘密的员工，不准打听公司秘密。五、记载有公司秘密事项的工作笔记，持有人必须妥善保管。如有遗失，必须立即报告并采取补救措施。六、文件、资料对外使用规定1、因公需要对外使用公司的文件、资料，必须先申请说明原因，报总经理批准后方可使用。2、对外使用的文件、资料必须在公司办公室备案。各部门的业务资料，由各部门登记归档自行管理。3、未经总经理批准，任何人不得对外使用公司文件或资料，泄露公司的商业机密。违反者，公司将视情况给予警告、罚款、降职、降薪、留用察看、开除直至追究其法律责任，造成经济损失的由责任人负责赔偿。第九章 安全保卫制度一
15、、公司各单位均要落实安全保卫工作责任制。公司办公室负责企业日常的防火、防盗等各种安全防范工作。二、办公室负责定期向员工进行安全防范的宣传工作，保证员工在岗期间避免可能对安全造成危害的因素。三、办公室可随时检查各单位或员工个人的安全防范措施，有权对违反各种安全条例的行为进行制止，并按公司规定予以处罚。四、抓好安全用电。电线、电器残旧不符合规范的，应及时更换；严禁擅自私接电源和使用额外电器，不准在办公场所使用保持取暖器。五、落实防盗措施1、公司财物不得随便放置，重要档案、文件及贵重物品必须锁好，专人负责保管。2、下班或外出办公室无人时，要关闭电源和门窗。3、车辆停放时应采取必要的防盗措施。第十章 卫生管理一、卫生管理的范围为办公室、会议室、走道、门窗等办公场所及其设施的卫生。二、卫生清理的标准是：门窗（玻璃、窗台、窗棂）上无浮尘；地面无污物、污水、浮土；四周墙壁及其附属物、装饰品无蜘蛛网、浮尘；书橱、镜子上无浮尘、污迹，书橱、档案橱内各类书籍资料排列整齐，无灰尘，橱顶无乱堆乱放现象；办公桌上无浮尘，物品摆放整齐，水具无茶锈
