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1、成都广和行政管理制度 编号：ZH-ADM-001/2-10成都广和工程项目管理有限公司SICHUAN ZHENGHE LANDSCAPE DESIGN Co.,LTD.行政管理制度（2010年第一版）行政管理制度起草杜霞日期2010.8.16修订刘云江日期2010.8.20审核蒋朝辉日期2010.8.23审批蒋朝辉日期2010.8.24修订记录日 期修订状态修改内容修改人审核人审批人2010-10-9已修订增加3.2.6、3.2.7、6.4及4、5全款；修改3.1.5刘云江蒋朝辉蒋朝辉2010-12-3新起草工作计划管理制度刘云江各部门会签新起草2011-1-24已修订增加差旅报销标准及相关条
2、款刘云江各部门会签蒋朝辉目录一、业务管理规定ZH-ADM-0013二、文件管理制度ZH-ADM-0023协调通知单ZH-ADM-F002013通 知ZH-ADM-F002023文件签领登记表ZH-ADM-F002033文件签阅单ZH-ADM-F002043三、印章管理制度ZH-ADM-0033印章使用登记表ZH-ADM-F003013印章外出登记表ZH-ADM-F003023四、考勤管理制度ZH-ADM-0043职员请假单ZH-ADM-F004013考勤情况统计表ZH-ADM-F004023五、车辆管理制度ZH-ADM-0053派车单ZH-ADM-F005033车辆报修申请单ZH-ADM-F0
3、05013私车公用申请单ZH-ADM-F005043行车日志ZH-ADM-F005023六、出差管理制度ZH-ADM-0063出差审批单ZH-ADM-F006013七、档案资料管理制度ZH-ADM-0073档案借用审批表ZH-ADM-F007013档案借阅登记表ZH-ADM-F007023档案封面格式ZH-ADM-F007033文件档案卷内目录ZH-ADM-F007043档案总目录ZH-ADM-F007053卷内备查表ZH-ADM-F007063八、公司会议管理制度ZH-ADM-0083成都广和会议纪要 ZH-ADM-F008013工作计划表及完成情况表ZH-ADM-F008023九、办公用品
4、管理制度ZH-ADM-0093办公用品采购登记表ZH-ADM-F009013办公用品领用登记表ZH-ADM-F009023十、办公固定资产管理制度ZH-ADM-0103固定资产入库登记表ZH-ADM-F010013固定资产领用登记表ZH-ADM-F010023固定资产申购单ZH-ADM-F010033资产盘点表ZH-ADM-F010043十一、工作计划管理制度ZH-ADM-0113年/月度工作计划表ZH-ADM-F01101/23工作计划编制流程ZH-ADM-P011013周工作计划表 ZH-ADM-F008033一、业务管理规定ZH-ADM-0011. 总则公司业务管理是建立在公司经营管理目
5、标和发展方向确立的基础上，坚持 “以客户为中心，以过程为导向，平衡效率与控制的关系，持续改进。”四项原则，通过计划、执行、检查和调整四个手段保证具体业务开展的管理方式，达到公司预期的管理形象和效益，实现公司与个人的合作前景。2.业务管理的基本原则：2.1客户中心原则客户满意是企业生存和发展的基础，公司各项业务管理工作均必须以客户为中心，充分识别客户需求和期望，并将其转化为相应的内部业务管理规范。公司各级经理人员必须认识到：对项目施工效益的追求并不仅仅体现在现阶段的规模和利润水平上，而更重要的是公司长远的发展潜力和机会，为客户创造价值应成为“正和”业务管理的根本宗旨。公司内部业务管理的策划、执行
6、和控制，应系统地体现客户中心原则的要求。对业务管理活动是否必要、是否正确，以及是否能够取得预期效果的评价，均应以客户是否满意，是否为客户更多价值为基础。2.2过程导向原则过程决定结果已成为经理人员普遍接受的公理。业务管理的本质就体现在，为实现业务成果的预期，我们必须倾力关注其形成过程。业务过程是公司基本的价值链，各项业务活动的设计、责权划分、工作关系的建立，以及资源调配，均应以业务过程运作需要确定。业务管理整体效益和水平的提升，直接取决于相关业务过程的有效性（目标实现程度）、效率（投入产出比）和适应性（随环境变化而易于调整）。业务过程导向原则要求我们以客户需求为前提，持续地确定、分析、改进关键
7、业务的责任、方法和要求，将相关资源（人、信息、物资）合理地安排到一系列有机的价值活动中，以产生期望的成果。2.3效率与控制平衡原则效率与控制是企业管理中必然存在的一对矛盾，有效地把握控制与效率的平衡正是管理水平的体现。控制的目的在于预防问题的发生，消除或降低失败风险，控制的代价是管理成本的增加和运作效率的下降，因此控制与效率的平衡在企业管理中非常重要。控制的操作表现为业务运作的规范化，但任何规范的要求都必须以合理化为前提，因此针对不同的业务运作，需要根据其技术成熟程度、市场竞争状况、工作人员能力和经验，以及以往过失的经历，进行全面的分析和评估，从而决定控制程度和方式。效率与控制平衡的原则，要求
8、公司综合考虑发展机会与风险控制、眼前效益与长远效益等诸多因素，从而决定集权与分权的有机匹配。2.4持续改进原则持续改进是企业管理追求的永恒目标，有效的业务管理必须具有自我评价、自我完善的能力。实现持续改进需要正视业务管理系统可能存在的问题，充分认识、理解现实状况与预期目标之间的差距，根据客户评价、市场竞争、内部动作，以及总部发展战略的需要，清晰界定业务管理系统中有待改进的事项。没有最好，只有更好。永无止境的事业决定了“正和”人必须保持务实进取的精神，不断完善业务管理运作，为客户提供更好的产品和服务。持续改进原则要求各级管理人员必须戒除满足现状的心态，关注业务管理运作的实际状况，发现问题、分析问
9、题、解决问题，从而有效预防问题的发生或再发生。3.业务管理的基本手段3.1业务计划手段公司分年度和季度确定公司业务计划要求，公司业务计划是通过合理分析和组织公司和市场资源，达到公司的预期业务目标，公司业务计划采用PROJECT专业软件制作。 公司业务计划（简称“一级计划”）是公司所有部门规划总结的任务成果，再细分给公司各部门的协同完成的指令。公司业务计划分年度和季度拟定，年度计划在每年12月10日起由总经理办公会组织拟定，在12月20前在全公司范围内颁布并制定各公司各部门的年度绩效考核指标，季度业务计划由公司总经理办公会在每季度前10天内予以颁布，季度计划是在不允许懈怠的原则下分阶段控制计划实
10、现的方式。公司各部门在接到公司业务计划的指令后，应规划部门内的业务计划，部门内的业务计划（简称“二级计划”），二级计划是各部门负责人规划部门员工团队任务的手段，也是下达绩效指标的方式。二级计划应在一级计划颁布后一周内制定并报公司主管副总审核完毕，在公司总经办备案。为保证二级计划实施的可行性，公司各部门的横向沟通和信息共享将是必然，这种沟通渠道由总经办负责营造。3.2业务执行手段公司业务的执行是指工程任务实施的节点是否达到要求、工程成本是否在总控和分控范围之内，公司形象是否得到很好的维护和延展，公司的员工是否有锻炼的机会和进步的绩效。业务的执行是在任务计划分配范围内，依靠公司所有员工系统工作，达
11、到业务目标。部门负责人对业务执行负有组织责任，须在业务管理的基本原则内执行业务，总经办对主办与协办部门负有协调的义务。3.3业务检查手段检查是业务执行过程中的控制与管理手段，检查的手段来自公司自检、甲方公司和行业监管部门三个方面。公司自检主要是主管工长的质量检查、主管部门的权限范围内的业务检查和公司范围内的控制检查，检查的依据为合同文件、图纸规范、施工组织设计、公司体系文件等。公司范围内的检查是公司根据项目情况制订的检查范围和时间频率目标，由公司总经办确定项目检查小组对项目进行符合性检查，包括节点进度、节点质量、节点成本和安全文明施工管理，以及项目团队建设等。公司业务检查还包括公司各部门协同能
12、力的调研，具体指标是在计划范围内，各业务部门接受业务督办单的数量。甲方依据合同及施工文件和甲方企业标准对我公司施工项目的过程实施检查，公司在业务执行之前应充分了解和学习甲方的企业标准，并对照出具对照的工作规范，有必要的话应组织实地学习与培训。行业监管部门检查是我们公司通过项目管理进行有效的政策沟通与树立形象的方式之一，我们不应该认为更多的是应对，而是项目运作过程中的基本要求，是一把绝对准尺。3.4业务调整手段业务在执行过程中通过检查的手段来调整项目实施与管理的精准度，是维护项目达到业务计划目标的手段，公司鼓励所有员工面对困难、实事求是、有自我批评与纠错意识，发挥团队协同能力，在保证业务达到最终
13、目标的前提下，合理使用公司预备资源，调整业务步骤，而非通过急于求成、野蛮作业的方式达到业务管理的目的。公司的考核指标是以项目生产至交付并回款为周期的，我们要求实现安全、质量、利润、公司管理形象等多方面和谐共存共赢，每个季度是公司业务计划检查的基本时间节点，每周例会是控制业务管理的基本单元，公司认为不松懈、有耐心、合理的调节整顿是业务管理的有效保障。二、文件管理制度ZH-ADM-0021. 总则文件管理制度所包括的文件内容为经济合同以外的制度文件、部门业务文件、公司行政发文和对外文件的起草、审核与颁发（收文）管理，该制度适应于公司和项目部范围。2.文件起草及签发：2.1公司各部门工作制度、作业规
14、范及公司业务协调机制规定,由各部门负责起草交主管副总审核后，由公司总经理确认签发。2.2公司各部门的业务文件由各部门经办人起草，由部门经理或项目经理审核、总经办报公司总经理审批后签发,部门业务文件为协调通知单分“协办”与“督办”两种形式（格式详见记录表单），“协办”形式是在公司一级业务计划范围内，某项业务主体责任部门针对于协办部门的不力配合发出的第一次配合要求；“督办”形式是第二次配合要求，“督办”形式协调通知单的签发将直接影响协办部门经理的绩效奖金，原则上是每签发一次将扣除其绩效奖金人民币5000元，“督办”形式协调通知单签发后未能在规定时间内完成协办业务，扣除协办部门奖金10000元，协办部门经理年内不得晋升。2.3公司行政发文和对外发文由总经理或主管副总经理委托总经办主任起草，交由总经理审核、签发。3.文件格式：3.1文件和记录的编写格式：3.1.1文中图文颜色：未作特殊说明文中图文的颜色均为黑色。 3.1.2标题：用小3号黑体字，居中排列。3.1.3正文：用小4号宋体字。3.1.4行距
