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1、合肥市信息资源管理中心IT资产管理系统采购需求1.项目背景- 2 -2.建设目标- 2 -3.总体需求- 2 -4.建设需求- 3 -4.1.功能需求- 3 -4.1.1.资产生命周期的电子化管理- 4 -4.1.2.公共功能- 8 -4.1.3.系统管理- 9 -4.2.非功能需求- 11 -5.建设原则和技术路线- 11 -6.安全防范要求- 12 -7.性能要求- 12 -8.答辩和演示要求- 12 -9.技术服务- 13 -9.1.技术方案的制定- 13 -9.2.人员培训- 13 -9.3.运行维护- 13 -10.项目实施、组织和管理- 14 -10.1.计划工期和实施方式- 14
2、 -10.2.项目进度安排- 15 -11.工作内容及成果提交- 15 -12.系统测试- 15 -13.工程验收- 16 -14.投标人其他要求- 16 -15.采购清单- 16 -项目背景随着我国经济的发展，各企业组织资产的拥有量在不断增大，资产在社会发展中扮演着越来越重要的角色。一个显著的特征是，国家开始重视资产管理，为此于2003年国务院成立了国有资产监督管理委员会，代表国家履行出资人职责，对授权监管的企业中的国资依法进行监督和管理。此外，WTO的加入使我国经济与世界进一步融合，资产管理手段与先进国家接轨是大势所趋。显然，如果再沿用旧有模式管理资产，已经不能适应新时期的需要。 合肥市信
3、息资源管理中心（以下简称“资源管理中心”）是在合肥市信息化办公室的领导下的全额拨款事业单位，负责全市信息化基础数据和基础网络的维护管理工作，承担对信息化基础项目的指导、信息安全管理、信息资源整合和信息化相关标准制定等工作。资源管理中心位于合肥市政务文化新区，拥有数千平米的机房，目前负责管理和维护我市多个电子政务应用系统，包括全市统一政务信息处理平台、“中国合肥”门户网群，四大基础信息库等。 随着合肥市信息化建设的不断发展，中心所管理的IT资产（计算机及相关周边设备、网络设备、软件等）的拥有量不断地增大，对IT设备资产的管理也已成为中心的一项重要的基础性工作。为了保障中心承担的信息化项目和设施的
4、正常运行，提高服务质量，保障国有资产不流失，迫切需要建立一套资产管理软件系统实现对各类IT资产的电子化管理，以规范工作流程，提高工作效率。建设目标在相当长一段时间里，资产管理软件仅仅作为财务系统中的功能模块，只提供固定资产的统计核算，而并非严格意义上的资产管理。当前，资产管理模式已进入到注重运营管理阶段。产权单位从资产购置开始到资产报废，对资产的整个生命周期实施动态的管理。如何提高资产的使用效率、如何有效管理资产等问题成为关注的焦点。通过资产管理软件，资产的增减变动、使用维护每时每刻均处于受控状态。而基于统计核算的静态管理方式的资产管理模式显然不能适应当前的趋势，导致资产使用效率低下。资产管理
5、方式变革已成当务之急。 本项目正是为了满足上述需要而开发的软件系统，用以实现符合规范的资产生命周期的全过程管理，针对资产的购买、使用、维护、转移和报废等各个环节，建立完善的工作流过程控制及资产设备档案。软件以友好、灵活、易操作的界面建立标准化、智能化的资产管理机制。总体需求 跟踪和管理所有重要IT资产，从而为管理者提供更好的辅助决策信息。本系统应利用统一的操作平台极大地提高资产管理部门的工作效率，摆脱繁琐的手工劳动，实现IT资产管理整个生命周期的运营管理。在设计上，该系统应融合资源管理中心的实际业务需求和对IT资源运用的理解，提供专业的管理思想、业务流程及运用模式：在管理思想上，结合资产生命周
6、期的概念，提供设备管理、档案管理等多项功能，对资产的申购、使用、变更、维护、报废等进行生命周期的全过程管理。在业务框架上，提供全面的日常管理，如对资产出入库、调拨、捐赠、租赁、组装拆卸、维修保养、备件及易耗品保证等方面提供管理工具。资产门类齐全规范，操作灵活简便，能有效提高资产管理部门的工作效率。 系统应提供一体化的标准管理，帮助管理者全面了解从整机到内部组件的使用状况。同时通过对资产的使用状况、变动历史和保修记录的跟踪，帮助管理者了解自身拥有的资产的可利用程度，减少不必要的开支。 另外，系统还应提供多种实用性的功能，如资产分用管理，解决了同一个资产分配给多个用户或人员使用的情况，并能辅助建立
7、责任管理，明确拥有或负责某资产的权力和义务。协助管理者与使用者建立积极动态的合作协定。 资产维护是资产管理部门的重要工作环节，IT资产管理系统应提供IT资产的维护功能，可根据资产的维护标准将维护信息传递给维护部门，定期对贵重物品及设备进行检测维护，减少停工时间，降低总体维护成本、提高设备性能、降低资产投资风险。针对资产报废情况不易准确掌握的特点，IT资产管理系统应可以通过报废预测管理，提前统计报废资产，协助管理人员做好购买预算。 同时IT资产管理系统应在盘点环节中采用国际标准的条形码规格及打印技术，可按资产分类、单位信息、规格型号、资产编码等多种信息进行打印，使用条码采集器对资产标签进行扫描，
8、然后通过条形码扫描直接连接电脑进行实存数量与账存数量的核对，突破以往手工盘点的繁重，节约了人力物力，缩短了清查时间，保证了资产盘点工作的快速和准确。建设需求功能需求 系统可以划分为生命周期管理、公共功能和系统管理三个子系统，具体如下：资产生命周期的电子化管理 软件系统实现对资产生命周期的全过程管理。具体内容包括资产购置、资产接收、资产借用、资产登记、资产领用、资产使用、资产保养、资产维修、资产借出（租赁）、资产拨出（捐赠）和资产报废九个功能模块。它们之间的逻辑关系如下所示：资产购置 系统提供对资产购置过程中各个工作环节的管理功能。按照中心有关的设备管理办法，资产的购置过程是：计划申请招标合同订
9、立合同执行监督验收。 各职能部门可根据自身需要编制年度设备购置计划。综合管理部在与各部门讨论协商后根据各部门计划，编制整个中心的年度资产购置计划。 根据中心主任办公会的讨论结果和财政预算资金的争取情况，资产管理部门调整年度资产购置计划，形成年度资产购置实施计划。 各部门在有购置IT资产需求时，首先要提出采购申请。购置的设备可分为一般设备和重要设备。申请部门根据设备类型应分别填写一般设备采购申请（审批）表和重要设备采购申请（审批）表，并向系统在线提交，由中心领导审批。 购置申请审批通过后，通过招标等方式确定供应商并签订供货合同。资产管理部门在系统中录入合同信息，包括供应商、交货时间、合同金额、合
10、同的电子扫描件等。 系统可以根据合同信息，当接近货时间或逾期仍未到货时可以自动提醒管理部门。同时，系统可根据预先定义的模板生成督促供货商发货工作函件。 系统根据购置合同信息和预定义的模板，生成采购设备（软件）验收明细表。用户可以根据实际现场的验收情况补充录入其它验收信息。系统可以根据验收明细表自动生成采购设备验收汇总表。明细表和汇总表均支持即时打印，方便用户现场使用。 对于验收合格的资产转入资产登记环节，验收不合格的资产可以暂时拒收，等待下一次验收或退货处理。 购置设备验收后进入资产登记环节。资产接收 直接接收的IT资产是另一种纳入资产管理流程的资产来源，主要是指在建成后移交给中心维护管理的我
11、市信息化项目中包含的设备和固定资产。固定资产转移进资源管理中心的环节被定义为资产接收，资产管理系统应提供对资产接收过程中各个工作环节的管理。按照中心有关的设备管理办法，资产的接收过程是：准备接收验收。 在接受准备阶段，资产管理部门向系统中录入待接收资产的所有信息，包括资产名称、移交单位、技术文档（电子原件或扫描件）、资产原值、设备状态以及其它相关信息。 系统根据已录入的资产信息和模板产生接收设备（软件）验收明细表。验收过程与资产购置相同。 未通过验收的资产转入拒收环节，系统根据验收结果和相关模板生成接收资产拒收报告，经资产管理部门修改后在线提交，同时中止接收过程。 接收入设备验收后进入资产登记
12、环节。资产（租）借入 因为工作需要而临时借用外单位的设备一并纳入资产管理流程进行管理。该环节包括资产借入和归还两项内容。按照中心有关的设备管理办法，资产的（租）借入过程是：准备借入验收；资产归还过程为：准备归还配合产权单位验收。 在借入准备阶段，资产管理部门向系统中录入待接入资产的相关信息，包括资产名称、产权单位、借用期限、费用、相关技术文档（电子原件或扫描件）、资产原值、设备状态以及其它相关信息。 系统根据已录入的资产信息和模板产生（租）借设备协议，经资源管理部门修改并经过中心和（租）借设备产权人双方协商后生效。系统根据资产信息和模板产生设备（租）借设备（软件）验收明细表，验收过程与资产购置
13、相同。未通过验收的资产转入退还环节，系统根据验收结果和相关模板生成借入资产退还报告，经资产管理部门修改后在线提交，同时中止（租）借过程。借入设备验收后进入资产登记环节。在资产归还环节，系统根据已录入的资产信息和模板产生（租）借设备归还函，在线提交中心领导和资源管理部门审核。系统根据资产信息和模板产生（租）借设备（软件）归还验收项目表，协助资产产权人对该资产进行的验收过程。产权单位对设备的验收完成后，进入资产登记环节注销该资产的登记信息。资产（租）借出 因为工作需要而需向外单位借出设备纳入资产管理流程进行管理。该环节包括资产（租）借出和收回两项内容。按照中心有关的设备管理办法，资产的（租）借出过
14、程是：准备借出协助接收单位验收；资产收回过程为：准备收回验收。 在借入准备阶段，资产管理部门向系统中录入待接入资产的相关信息，包括资产名称、产权单位、借用期限、费用、相关技术文档（电子原件或扫描件）、资产原值、设备状态以及其它相关信息。 系统根据已录入的资产信息和模板产生（租）借设备协议，经资源管理部门修改并经过中心和（租）借设备产权人双方协商后生效。系统根据资产信息和模板产生设备（租）借设备（软件）验收明细表，验收过程与资产购置相同。未通过验收的资产转入退还环节，系统根据验收结果和相关模板生成借入资产退还报告，经资产管理部门修改后在线提交，同时中止（租）借过程。借入设备验收后进入资产登记环节
15、。在资产归还环节，系统根据已录入的资产信息和模板产生（租）借设备归还函，在线提交中心领导和资源管理部门审核。系统根据资产信息和模板产生（租）借设备（软件）归还验收项目表，协助资产产权人对该资产进行的验收过程。产权单位对设备的验收完成后，进入资产登记环节注销该资产的登记信息。资产登记 购置、接收和（租）借入的资产在验收合格后进入登记环节，系统根据资产购置、接收、（租）借环节填写的资产信息表和系统资产元数据生成详细的资产记录，资产管理部门可以根据实际对表中的资产数据做有追溯变更。 系统根据资产信息和相应模板生成资产基本信息登记表，该文档详细记载设备名称、设备型号、供货厂家、验收结果等基本信息，可以根据中心的规定自动生成设备编号。除基本信息外，用户还可以录入资产的其它信息，包括硬件驱动、软件CD-KEY、相关文档（电子原件或扫描件）等。 系统可以根据登记的资产信息自动维护设备总台帐。资产领用 资源管理中心各部门因工作需要申请使用中心IT资产，必须办理资
