《(2020年)企业采购管理物资采购管理程序》由会员分享，可在线阅读，更多相关《(2020年)企业采购管理物资采购管理程序（48页珍藏版）》请在金锄头文库上搜索。
1、青岛大炼油工程项目管理手册第十部分 物资采购管理程序 青岛大炼油工程项目管理手册文件编号：MA-PM0-PM-PM-0001第十部分物资采购管理程序项目经理部2005年1月版本日期说 明编制审核批准46目 录目 录1 目的32 适用范围33 工作内容34 采购管理及机构职责34.1 采购管理模式44.2 采购管理原则44.3 采购管理机构及职责74.4 采购策略及要求115 EC+P服务项目物资采购工作程序185.1 EC+P服务方的采购组织机构185.2 采购进度网络控制计划185.3 供应商名录的确定185.4 国内外物资分交185.5 物资需求计划185.6 物资采购195.7 物资的验
2、收、保管及发放205.8 资金支付235.9 完工总结及资料归档246 E+P+C项目物资采购工作程序256.1 采购进度网络控制计划的编制256.2 供应商名录的确定256.3 国内外物资分交和长周期设备材料分交256.4 物资需求计划的编制和审批256.5 物资采购266.6 物资的验收、保管及发放266.7 资金支付296.8 完工总结及资料归档30附表1：引进主要设备材料分交清册31附表2：物资集中分交清册32附表3：设备需求月度计划33附表4：材料需求月度计划34附表5：设备需求追加计划35附表6：材料需求追加计划36附表7：物资采购超概请示表37附表8：物资需用计划材料代用单38附
3、表9：工程项目设备合同台帐39附表10：工程项目材料合同台帐40附表11：长周期及进口物资合同执行情况周报41附表12：物资到货验收发放单42附表13：开箱检验记录43附表14：物资报验单44附表15：物资结算月报表45附表16：项目采购情况周（月）报表46青岛大炼油工程 物资采购管理程序1 目的根据青岛大炼油工程的特点及其全新的项目管理模式，为了能在计划的时间、地点获得满足工程质量及进度要求、且价格合理的设备材料，特制定本管理程序。按照ERP管理原则规范采购行为，针对EC+P服务和E+P+C工程管理的不同特点划分采购管理权限、设计采购工作程序，建立健全物资供应物料及供应商主数据的基础资料，实
4、现采购管理从工程建设到生产经营的无缝衔接。2 适用范围本程序适用于青岛大炼油工程项目所有设备、材料的采购活动，包括EC+P服务和E+P+C各类子项目。3 工作内容采购管理的主要内容如下： 对采购程序的管理； 对供应商的管理； 对合同的管理； 对质量的管理； 对进度的管理； 对采购成本的控制； 对资金预算的管理； 对包装运输的管理； 对采购和施工界面的管理。4 采购管理及机构职责青岛大炼油工程采用IPMT施工监理EC+P服务的管理模式，工程项目建设实行EC+P服务和E+P+C两种方式。青岛炼化与中国石化股份公司物资装备部联合对EC+P服务和E+P+C项目工程物资采购进行管理。4.1 采购管理模式
5、中石化物资装备部组织成立青岛大炼油项目采购工作协调小组，对青岛大炼油工程项目的物资采购工作进行全面的指导、协调、监督和管理，定期组织召开采购工作协调会，对采购工作进行总体部署、安排，协调处理采购过程出现的问题。青岛炼化和各EC+P服务方成立工程项目物质采购管理部门，执行相应的采购实施和管理工作。4.1.1 EC+P服务项目青岛炼化采购管理部按照EC+P服务合同对供应商名录组织审批，签订采购合同，向供应商直接付款，对EC+P服务方执行采购的全过程进行管理和监督；EC+P服务方严格按照业主要求提供采购服务，作为买方代表参与合同全过程并对物资采购工作（付款除外）负全部责任。4.1.2 E+P+C项目
6、由青岛炼化采购管理部负责采购工作。4.1.3 总部集中采购和进口物资（1）属于总部直接集中采购的物资，委托中石化物资装备部实施采购；（2）属于总部组织集中采购的物资，供应商的选择、产品价格等执行关于总部组织集中采购的有关规定；（3）需要进口的物资，委托中国石化国际事业公司（以下简称国际事业公司）进行采购。国际事业公司、青岛炼化、EC+P服务方三方签订委托代理协议。 4.2 采购管理原则依据中国石化股份公司物资装备部关于加强工程项目物资采购管理、发挥集中采购优势、严格控制采购物资的质量和价格等文件的精神和要求，青岛大炼油工程项目的物资采购要严格按照总部的有关规定和要求执行，以降低成本，保证装置在
7、开车期间稳定运行。4.2.1 严格遴选的原则供应商名录原则上从中石化资源市场范围内产生，青岛炼化采购管理部严格执行供应商名单的准入和淘汰制度，控制供应商的范围和资质，选择技术先进、产品质量可靠的供应商，加强供应商的动态管理，以保证供货质量和使用性能。4.2.2 集中采购的原则为了加强对供应商售后产品的追踪管理，防止生产装置的设备材料出现“万国博物馆”的现象，以便于生产装置运行维护的集中管理，降低备品备件的储备规模和采购成本，同类同型物资的采购，要按照供应商的规模、实力、产能水平等，将工程项目按装置划分成若干采购单元，每个单元的同类同型物资原则上由一家供货商供货。4.2.3 分级管理的原则根据工
8、程所需物资的性质、对装置运行的影响程度、批量大小等，进行分级管理，主要分为：关键重要性设备材料（含引进设备材料）、大宗通用性设备材料、一般性物资。（1）关键重要设备材料（含引进设备材料） 影响到装置安全运行的物资作为关键重要性设备材料进行管理，按照总部有关规定程序进行分交、采购。 石化专用设备（特别是高压加氢设备）、压缩机组、电站设备及特殊材质的金属材料等订货周期在12个月以上的设备材料采购工作难度大、制造周期长，要严格按照总部的规定进行分交，提前启动订货程序。 按总部要求，物资装备部、国际事业公司分别负责长周期设备材料的国内、国外招标采购工作，商务谈判以物资装备部、国际事业公司为主，青岛炼化
9、、EC+P服务方参加；技术谈判以各EC+P服务方为主，青岛炼化参加。 关键重要设备材料签订采购合同时，根据需要附带签订一揽子备品备件储备协议，以保证生产运行期备品备件的储备和供应。（2）大宗通用性设备材料 工程建设需求量大，批次多，采购金额大的设备和材料（主要包括通用设备、标准化设备，常用的管材、板材、型钢、管道配件、阀门、紧固件、建筑材料、砼混凝土、钢筋、电缆、电缆桥架、表箱、电工材料、保温保冷材料等）作为大宗通用设备材料管理，按照总部物资装备部有关规定实施采购。 根据中石化物资装备部关于发挥集中采购优势、降低采购成本的精神和要求，为确保全厂各装置大宗通用设备材料质量和规格的统一，由青岛炼化
10、统一确定技术标准，统一确定配置标准，发挥集中采购的优势，扩大框架协议采购物资的品种和范围，以缩短采购流程，加快采购进度。（3）一般性设备材料的采购 工程项目需求批量小、价格随市场波动较大、规格型号杂，对装置运行影响小的物资品种作为一般性设备材料管理。 由于价格随市场波动较大、规格型号杂、批量小，一般性设备材料的采购要严格控制供货商的资质和范围，保证采购物资的价格、性能和质量。4.2.4 与进度匹配的原则采购合同的履行应与工程建设的进度相匹配，EC+P服务方要根据工程总体统筹计划和长周期设备的到货时间，制订切实可行的项目采购进度控制计划，采购管理部对采购进度进行动态监控，控制影响采购进度的各项因
11、素，通过提前启动订货程序、催交催运等各种手段和措施，合理安排工程需用物资的到货，确保工程进度的需要，为工程施工进度计划的实施创造良好的条件。采购物资原则上不得超前或滞后工程建设的需用期到货，以保证施工现场有序整齐和施工进度按计划进行。4.2.5 控制价格的原则充分发挥总部集中采购、集中供货的总体优势，努力优化采购方案降低采购成本，对物资采购全过程实现成本的有效控制。4.2.6 确保质量的原则认真执行项目质量计划，按照主合同和项目质量计划的有关要求和规定，坚持质量保证原则，对设备、材料供货商进行优选，严把监造、检验和验收等质量控制环节，确保供货质量。4.2.7 资料齐全、规范的原则为了及时掌握工
12、程需用物资需求状况，了解物资采购情况，加强采购档案和信息资料档案管理，EC+P服务方应根据采购管理部要求对青岛炼化所需留存的采购资料归档管理，并按时提交齐全规范资料。同时，为便于实施网上采购和适应ERP管理需要，EC+P服务方按青岛炼化采购管理部要求提交的书面资料，须一并提供能够实现网络接入的可编辑电子版资料。4.3 采购管理机构及职责4.3.1 IPMT职责审批工程项目物资采购管理程序、供应商名单，以及重大采购问题的决策等。4.3.2 青岛炼化采购管理部职责（1） 全面负责工程项目国内外物资供应的组织、管理、监督工作，制定工程项目物资采购管理程序；（2） 负责组织EC+P服务项目物资采购的管
13、理、监督工作，对EC+P服务方物资采购P服务的全过程进行管理和监督；（3） 负责E+P+C项目物资采购的实施和管理；（4） 负责审核EC+P服务方编制的工程项目物资采购网络计划以及相应建立的采购物资质量控制体系和采购管理程序；（5） 负责供应商资质、业绩的考察、评审和管理，组织确定供应商名录，报IMPT批准； （6） 参加总体设计、基础设计、详细设计审查会，协助中石化物装部组织物资集中分交会；（7） 负责物资需求计划接收、确认、下发，参加技术谈判和商务谈判；（8） 签订采购合同，办理货款支付手续；（9） 市场行情的分析及价格的管理；（10） 对工程项目物资采购的质量、进度和费用进行监督和控制；
14、（11） 负责建立健全物资管理基础数据；（12） 负责组织工程项目物资供应工作会议，对工程物资供应过程出现的问题进行协调和决策；（13） 负责组织工程项目采购文件资料及随机物品的验收移交和归档管理；（14） 负责督促、协调办理引进物资海关备案、免税手续和报关、运输、保险、检疫、检验、保管与交付等工作，负责许可证办理；（15） 负责监督检查和管理到货物资的接收、存放、领用过程、物资检验、保管、防护、搬运的程序和措施；（16） 负责完工资料的审核，组织物资采购档案、资料移交验收；（17） 负责工程物资采购完工总结报告的审核。4.3.3 EC+P服务方职责（1） 负责完成EC+P服务合同范围内的采购服务工作，作为买方代表参与采购合同全过程并对物资采购工作（付款除外）负全部责任；（2） 按照工程总体统筹计划编制工程物资采购进度网络控制计划，建立物资采购质量控制体系和采购管理体系，报青岛炼化采购管理部审核后组织实施；（3） 编写引进主要设备材料分交清册和物资集中分交清册，经采购管理部审核后，并配合好物资分交工作；（4） 负责推荐工程物资采购供应商名单，报采购管理部； （5） 负责询价书、采购说明书等采购文件
