{档案管理制度}档案移交进馆规范讲义

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1、档案移交进馆规范,课程内容提要,一 、到期档案的相关概念 二、到期档案移交进馆的法律依据 三、到期档案移交进馆的必要性 四、移交进馆到期档案的质量规范 五、到期档案移交进馆的相关手续,一、到期档案的相关概念,（一）档案的定义和基本涵义 1、定义 档案是指过去和现在的国家机构、社会组织以及个人从事政治、军事、经济、科学、技术、文化、宗教等活动直接形成的对国家和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录 。 2、基本涵义 （1）档案的形成主体是国家机构、社会组织以及个人。 （2）档案来源于社会实践活动。 （3）档案的基本形态是多种多样的。 （4）档案的本质属性原始记录性。,（二）档案

2、的种类,1、档案以内容为标准可划分为： 文书档案，科技档案（产品档案、基建档案、科研档案、设备档案等），专门档案（会计档案、审计档案、人事档案、诉讼档案、公证档案、病历档案、教学档案、婚姻登记档案、移民档案、商标档案、书稿档案、地名档案等）,2、按不同形态载体可划分为： 纸质档案、照片档案、声像档案、电子档案、实物档案等,（三）档案价值,定义：档案的价值是指档案对国家、社会组织或个人的有用性。它是主体与客体之间的关系范畴。档案价值作为一种关系，是主体需要和客体属性的统一和结合。 档案的价值形态： 1、按所起作用的性质分：凭证价值、 参考价值,例：某市档案馆近年来馆藏知青档案的大量提供利用为群众

3、延续计算工龄、增加退休工资提供了极大便利。,2、按档案产生作用的时间分：现实价值、 长远价值（历史、政 治价值） 右图：2005年4月29日，中国国民 党主席连战在北京大学发表演讲， 并获赠具有特殊意义的北京大学 纪念品其母亲赵兰坤女士76年 前在燕京大学学习时的学籍档案 和照片。,（四）我国档案事业体系,统 一 领 导 分 级 管 理,（五）到期需移交档案的定义和基本涵义,1、定义 到期需移交档案是指在机关、团体、企事业单位档案室（馆）及各类专门、部门档案馆保管满一定年限应向国家综合档案馆移交的各种门类各种载体的档案。 2、基本涵义 （1）到期档案接收主体是各级国家综合档案馆。 （2）到期档

4、案移交对象涉及面广。 （3）到期需移交档案应保管满一定年限并符合综合档案馆相关进馆要求。 （4）到期需移交档案包含各种门类、各种载体。,二、到期档案移交进馆的法律依据,1、中华人民共和国档案法（1987年9月5日通过） 第三章 第十一条规定：“机关、团体、企业事业单位和其他组织必须按照国家规定，定期向档案馆移交档案。” 2、中华人民共和国档案法实施办法（1999年5月5日经国务院批准，以国家档案局第5号令发布） 第二章 第九条规定：“机关、团体、企业事业单位和其他组织的档案机构统一管理本单位的档案，并按照规定向有关档案馆移交档案；监督、指导所属机构的档案工作。”,3、国家档案局第9号令各级各类

5、档案馆收集档案范围的规定（2011年11月11日通过） 规定：各级各类档案馆收集同级党政机关、人大、政协、审判和检察机关、群众团体、民主党派、企事业单位及其他社会组织和个人应向综合档案馆移交的各种门类各种载体形态的档案。,4、监察部、人力资源和社会保障部、国家档案局联合颁布档案管理违法违纪行为处分规定（2013年3月1日起施行） 第四条拒不按照国家规定向指定的国家档案馆移交档案的，对有关责任人员，给予警告或者记过处分；情节较重的，给予记大过或者降级处分；情节严重的，给予撤职处分。,三、到期档案移交进馆的必要性,（一）档案室档案保存条件的局限性 1、很多档案室档案保管场所、设备有限，人员、经费不

6、足，随着时间的推移，档案数量越来越庞大，档案室已无法达到档案安全保管的“八防”要求。 2、很多档案室档案信息化能力不够，档案查阅利用不便，不能很好地发挥档案的应有价值。 3、各单位保存的档案是国家档案资源不可分割的一部分，其最终归属是国家综合档案馆。,（二）综合档案馆大批接收档案进馆的客观条件成熟 1、综合档案馆新馆建设近年来掀起热潮，档案库房面积不断扩大，档案保管设施设备得以改善，功能布局更加合理，综合档案馆档案安全保管的能力进一步加强 2、综合档案馆近年来大力推进档案资源建设的需要 3、档案资源的集中保管，方便提供利用，便利民生,综合档案馆档案密集架,档案馆回行走廊 安全监控设备 自动报警

7、系统,灭火器 固定式EBM气溶胶自动灭火装置 空调机,四、移交进馆到期档案的质量规范,（一）组织保障 1、档案局（馆）：加强档案进馆的业务指导，派发移交通知书，并上门指导，使到期档案规范化进馆。 2、各移交单位：专（兼）职档案管理员在单位分管领导的领导下，做好到期档案移交进馆的各项具体工作，确保档案齐全、完整，整理规范，检索工具齐备。,（二）档案收集进馆范围,各单位根据国家档案局第9号令编制本馆收集档案范围实施细则 下面以某市档案馆收集档案范围实施细则中档案收集进馆的范围为例： 第四条 市档案馆依法接收中华人民共和国成立后某市下列组织机构形成的档案： 1、中共某市委员会、中共某市纪律检查委员会

8、及其所属各部门形成的档案； 2、某市人民代表大会及其常设机构形成的档案； 3、某市人民政府及其所属各部门和单位形成的档案； 4、某市政协及其常设机构形成的档案； 5、某市人民法院、人民检察院形成的档案；,6、某市总工会、共青团、妇联、文联、侨联、残联、工商联、科协等群团组织形成的档案； 7、某市开发区、新区、驻外办事处形成的档案； 8、某市各民主党派机关形成的档案； 9、属于市委、市政府和上级主管部门双重领导的单位形成的档案； 10、市属具有代表性的企事业单位，破产改制国有企业和撤销事业单位形成的档案； 11、以上机构的下属单位和临时性机构形成的档案。,第五条 市档案馆依法接收中华人民共和国成

9、立前某市行政区域内下列组织机构形成的档案： 1、某市行政区域内各级中国共产党组织、中国共产主义青年团组织、革命政权、地方人民武装和革命群众团体形成的革命历史档案； 2、某市行政区域内各个历史时期旧政权机构、党派、社会组织、著名人物形成的档案。,第六条 除接收上述接收范围的档案外，市档案馆还依法收集其他对国家和社会具有保存价值的档案： 1、某市行政区域内重大活动、重大事件所形成的档案，涉及民生的专业档案； 2、某市行政区域内市重点建设项目档案； 3、统计档案； 4、市属部门档案馆保存的反映本部门及其直属单位履行行政管理职能的档案。,第七条 市档案馆通过协商收集、接受捐赠、代存、购买等形式征集对国

10、家和社会具有保存价值档案： 1、本行政区域内社会组织、集体和民营企业、基层群众自治组织、家庭和个人形成的对国家和社会有利用价值的档案； 2、反映某市经济、科技、文化、教育、卫生、体育等领域突出成就或反映本市名优特产品、工艺美术、名胜古迹、遗产保护等具有地方特色的档案； 3、某市籍贯或在某市行政区域工作过的党政领导、社会知名人士及其他重要人物在社会活动中形成的档案。,第八条 市档案馆收集上述单位形成的反映其主要职能活动和基本历史面貌，保管期限为永久、长期和30年的各种门类、各种载体形态的档案。,第九条 市档案馆在收集各单位档案进馆时，还同时收集有助于了解档案内容和立档单位历史面貌的、立档单位编印

11、的公开出版或内部发行的各种资料。 1、收集解放后各单位的资料包括：简报、通讯、书籍、报刊、杂志、学报、画报、手册、地图、年鉴、回忆录、文件汇编和资料汇编、会议特刊、专刊、科技资料、成果汇编、产品目录等。 2、收集解放前编印的反映某市我党、政、军、群革命活动的革命历史资料，旧政权某市级机关、企业的内部刊物、资料汇编、报纸、杂志、年鉴、地方志以及族谱、家谱等。 3、收集有助于管理和利用档案所必需的专用设备。,（三）移交进馆档案种类,包括文书档案、专业档案、科技档案、照片档案、音像档案、电子档案、实物档案等各种门类各种载体的档案。,（四）进馆档案质量要求,文书档案 1、相关法规文件 1）参照国家档案

12、局第8号令机关文件材料归档范围和文书档案保管期限表制定本单位文件材料归档范围和保管期限表 2）按照归档文件整理规范（DB36T 3802016）具体要求将到期需移交档案进行规范化整理。,2、立卷文书档案整理规范 1）立卷要求： 保持全宗内文件材料的齐全完整，要按照文件材料的自然形成规律，保持其有机联系，区分不同的价值，便于保管和利用。 2）分类：一般采用年度组织机构或年度问题的方法进行分类。 3) 立卷 4）卷内文件材料的排列 5）案卷排列 6）案卷的编目 7）案卷封面项目 8）案卷号 9）卷内文件目录 10）案卷各部分的排列格式 11）案卷装订,3、归档文件整理规范 1）建立健全归档制度，确

13、保归档文件收集齐全完整 2）将归档文件按年度进行分类，一般采用年度机构保管期限分类法 3） 对归档文件进行拆钉、修整、装钉处理 4）区分文件保管期限； 5）盖归档章； 6）一般按文件形成时间排列编件号； 7）用档案管理软件著录、编制归档文件目录 8）按不同年度、不同期限、不同机构装盒。,科技档案 国家机构、社会组织以及个人从事各项社会活动形成的，对国家、社会、本单位和个人具有保存价值的，应当归档保存的科技文件 。 按照科学技术档案案卷构成的一般要求GB/T 118222008进行规范化整理。 产品档案：以“型号”立卷 科研档案：以“课题”立卷 基建档案：以“单项工程”立卷 设备档案：以“型号”

14、立卷,组卷原则： 遵循科技文件的形成规律，保持案卷内科技文件的有机联系和案卷的成套、系统，便于档案的保管和利用。 组卷要求 ： 1）案卷内科技文件应齐全、完整、签章手续完备。 2）案卷内科技文件的载体和书写印制材料应符合档案保护要求。,专门档案 主要指会计、审计、 诉讼、公证、 艺术、教学、地名、标准、商标等专门业务活动中形成的具有特殊内容和形式的档案。按照国家档案行政管理部门与国家主管部门联合印发的专门档案管理规范或部门自行制定的专门档案管理规范进行整理。,会计档案：按照会计档案管理办法（2015年12月11公布施行）整理，主要包括会计凭证、会计账簿、财务报告和会计档案保管和销毁清册。,公证

15、档案：公证档案管理办法第三十五条规定：直辖市公证处列为永久保管的公证档案，在本处保存二十年；其他公证处列为永久、长期保管的公证档案，在本处保存十年，保存期满后，连同案卷目录（一式三份）和有关检索工具、参考材料，一并向同级地方档案馆移交。对移交的档案，一律填写档案移出登记簿。,照片档案 按照照片档案管理规范（GB/T 118212002 代替GB/T 118211989 20021204发布 20030501实施）进行规范化整理。 照片档案一般包括底片、照片和说明三部分。,电子档案 按照电子文件归档与管理规范（GB/T 188942002 20021204发布 20030501实施）进行规范化整

16、理。 移交的电子档案必须具备真实性、完整性、可靠性和可用性。,重大建设项目档案 按照国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范（DA/T 282002 20021109发布 20030401实施）进行规范化整理。,五、到期档案移交进馆相关手续,（一）各类到期档案移交进馆时间 以某市档案馆为例： 1、属于市档案馆接收范围的立档单位保管的档案，自形成之日起满10年应当向市档案馆移交，其电子档案也一并移交。 2、立档单位因档案保管条件差，可能导致档案损毁的，可以将档案提前向市档案馆移交。 3、立档单位查阅和内容变更频繁的专业档案，经省以上档案行政管理部门同意，可以延期移交。 4、市重大活动、重大事件档案，自活动或事件结束之日起60日内向市档案馆移交。,5、市重点建设项目档案，应在建设项目竣工验收后3个月内向市档案馆移交。 6、已故市管干部档案，在干部逝世3年后其档案向市档案馆移交。 7、市直撤销