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1、 GML财务系统用户操作手册总账模块(GL)文档作者:创建日期:更新日期：当前版本: 2.0Note: Title, Subject, Last Updated Date, Reference Number, and Version are marked by a Word Bookmark so that they can be easily reproduced in the header and footer of documents. When you change any of these values, be careful not to accidentally delete t
2、he bookmark. You can make bookmarks visible by selecting Tools-OptionsView and checking the Bookmarks option in the Show region.1. To add additional approval lines, press Tab from the last cell in the table above.Note: You can delete any elements of this cover page that you do not need for your docu
3、ment. For example, Copy Number is only required if this is a controlled document and you need to track each copy that you distribute.文档控制变更记录日期作者版本变更参考2008-04-05Tiger Lei1.0没有以前的文档2008-05-06Joyce Zhang2.0统一文档格式审核姓名职位分发拷贝编号姓名位置/岗位1234备注:出于文档管理的目的，如果您收到了本文档的电子版本，请打印出来并在封面的相应位置写上您的名字。出于文档管理的目的，如果您收到了本文
4、档的纸介质版本，请在封面写上您的名字。目录文档控制ii概述5文档说明5文档内容5相关文档5日记帐凭证6创建日记帐6日记帐调整11日记帐的过帐19日记帐的查找22成批分摊和经常性日记账定义与生成24经常性日记账24成批分配日记账29WEBADI凭证制作34内部往来的处理44事务处理的定义44输入并审核事务处理48定义经常性事务处理56生成经常性事务处理58报表的处理60定义FSG报表60运行FSG报表75运行标准报表76外币的处理80维护公司汇率80汇率重估81期间汇率83历史汇率85汇总模板定义和使用87定义汇总模板87使用汇总模板88预算的处理92定义预算组织92创建预算95定义预算控制组9
5、6输入预算97可用预算查询99预算与实际差异查询99合并报表101月末结帐与关帐(详细参见GML月结流程)105总帐的维护106财务弹性域的维护106会计周期的维护110会计日历的维护112概述文档说明本文旨在描述总账模块的日常操作。本文档主要依据ORACLE系统详细方案设计，详细描述今后总帐与报表会计在ORACLE系统中的操作流程文档内容本操作手册用于GML公司总账业务在ORACLE系统中的操作：业务描述：简要叙述操作的背景、用途等操作过程：简要叙述操作的步骤，进行详细阐述，包括系统的每一步操作的界面和 说明。相关文档总帐解决方案 日记帐凭证本章主要介绍如何在总帐中录入和修改凭证。本操作适用
6、于所有在总帐中直接处理日记帐输入及调整的业务。日记帐概念等同于凭证概念。创建日记帐业务描述可以将相同属性的日记帐分录组成批。例如，可以按类型或日期对日记帐分录进行分组。一个批可以具有多个日记帐分录，每个日记帐分录也可以是单独的一个批。 批中的所有日记帐分录必须共享同一个期间。可以为任何“打开会计期”或“将来可输入的会计期”创建日记帐批，但只能在“打开会计期”中过帐批。 如果不需输入批信息，系统会自动以“日记帐名称+系统日期和时间”作为批名。在同一个会计期内，批名不允许重复。GML批的命名规则，如：K001LXM080101：公司代码录入人姓名缩写年（2位）月（2位）流水号（2位）旺和长沙-K0
7、01李小明LXM0801一月011号系统区分大小写母.总账手工凭证录入步骤：步骤名称说明录入凭证批名录入批名的规则为公司代码+姓名缩写年月流水号录入日记账名 （凭证名）录入日记账名的规则为2位流水号录入凭证头信息录入日记账名、凭证附件张数、日记账日期录入凭证行信息录入会计分录涉及现金流量的需要选择现金流量表项操作过程进入路径：日记帐输入输入“日记帐”步骤：1. 在总帐菜单定位至“输入日记帐”窗口。2. 选择“新建批”。3. “输入日记帐”窗口内输入批名及其它信息后按“日记帐”。注释：批名的定义 “公司代码+录入人名称+年+月+流水号”例子：李斌2008年3日28日制作凭证：K001LB0803
8、10(3月份李斌输入的批10个批) 4. 输入日记帐批分录的会计期。总帐管理系统会将此会计期默认为最近打开的期间。注释：如果输入的期间早于当前会计期，并将用户配置文件选项“日记帐：启用前期通知”设置为“是”，则总帐管理系统将显示一则消息，指明您正在输入前一个会计期的日记帐。您必须确认这正是您所要做的。5. 输入其它相关信息 - “余额类型”、日记帐批说明。注释：“余额类型”是一个仅显示的字段。在输入实际日记帐时它会显示“实际”余额；而在输入预算日记帐时则显示“预算”余额。如果要对照着批控制总额来验证日记帐批的借项总额，请输入控制总额。 6. 选择日记帐，将其添加至批。7. 为分录输入唯一的日记
9、帐名称。如果未输入日记帐名称，总帐管理系统将使用以下格式自动为分录分配一个名称：来源+日记帐标识+日期+时间。注释：如果在输入日记帐之前未输入批名，总帐管理系统将使用此批中的第一个日记帐名称来创建默认的批名。只能在“打开会计期”内过帐日记帐。 8. 输入日记帐其它信息：期间：分录所在的会计期，与批组中的期间一致。类别：默认系统的凭证类型，不要改动。余额类型：实际，与批组中的金额类型一致。说明：分录摘要。控制总数:一张日记帐中包括的分录总金额(建议不输)。有效日期：日记帐的日期，若选择的是上一会计期，则该日期为上一会计期的最后一天。来源:人工,表示手工输入的。单据编号：系统自动编号。原始单据张数
10、转换：输入币种及外币的汇率类型。对于外币，需要选择汇率日期及汇率类型,建议用公司汇率,因为公司汇率在系统中统一定义,如果选择用户汇率,则可以手工输入。本位币可以缺省。若输入的为统计帐户的统计量，则选择币种STAT。栏目：分录行的编号，如 1，2，3等。建议用10，20，30。帐户：分录行中的借贷帐户.借项/贷项：输入分录行的借贷方金额。对于外币则录入原币金额，系统将自动根据汇率值 进行换算。现金流量表项对“现金”、“银行存款”科目的日记帐行，需要在行描述性弹性域中输入现金流量表项，否则系统无法保存。选择存盘:日记帐录入完毕后,可单击“”按纽，存盘并继续录入。9. 完成输入后按“保存” 保存所做
11、的工作。日记帐调整本章主要介绍如何修改已输入的日记帐。若分录尚未过帐，可以在分录上修改。若分录已过帐，则可补记一张凭证或将原分录冲回。业务描述未过帐的日记帐可做如下调整：更改摘要直接在说明上修改。更改会计期：菜单“工具更改期间”，输入更改的会计期。（因为涉及编号的继续问题，此功能不要使用）更改货币：菜单 工具更改币种，输入更改的货币币种。若分录已过帐，则可补记一张凭证或将原分录冲回。日记帐冲回的方法在日记帐冲销标准中定义。日记帐类型的冲回方法可以选择，有以下两种：更改标志：冲回的借贷方向不变，借贷金额正负变号。转换借贷：冲回的借贷方向改变。操作过程未过账凭证进入路径：日记帐输入更改凭证币种步骤
12、：1. 在总帐菜单位至“输入日记帐”窗口查询出该分录。输入批名后按“查找”。 2. 按“复核日记帐”或“复核批”执行币种的修改。 3. 更改币种窗口打开。 4. 从币种值列表中选择正确的货币，按确认保存。 5. 再按输入汇率，凭证即时更新。按保存确认凭证的修改。 已过账凭证进入路径：日记帐输入将原分录冲回步骤：1. 重复上面的步骤和，在“日记帐”窗口查看“冲销”2. 选择“冲销方法”。3. 选择期间即冲回分录所在的会计期，一般为当期。然后按，系统弹出窗口。4. 按“是”，系统自动保存所作的工作，并自动生成冲销请求，请求编号见下图。5. 按菜单栏中的“查看请求查找”，查看所提交的请求。注释：系统
13、运行一后台程序，程序名为“冲销日记帐”。程序运行完毕后，系统自动生成冲销凭证。6. 查看原凭证状态和冲销后生成的凭证原凭证状态变成“已冲销”。冲销生成的凭证批名规则为：“反冲”+被取消的日记帐名称+取消时间+程序号，将该批过帐，则原凭证得以冲回。生成的反冲的凭证：日记帐的过帐本章主要介绍手工录入的凭证和子模块传送过来的凭证的过帐。业务描述月末结帐时应确保当期发生的所有业务已正确入帐，并将当期的日记帐过帐，以结出本期期末余额，及下期期初余额。 可以从“过帐日记帐”窗口选择并过帐日记帐批。此外，也可以在输入或复核日记帐分录时，通过“过帐”按钮来过帐日记帐批。 注释：一般情况下从其他子模块引入的日记
14、帐在总帐中不需要审核可直接过帐。操作过程进入路径：日记帐过帐“日记帐过帐” 的步骤：1. 先查找待过帐的“日记帐批”。选要过帐的凭证后按，再按。2. 输入待过帐日记帐分录的选择标准，如期间、批组等，选择：查询，进入日记帐过帐屏幕；或未加查询条件直接查询，查找出所有的批组，然后再从中挑选。3. 选中所有待过帐分录批组左边的小方框，选择：过帐。系统提交一后台进程，进程完毕后，过帐完成，相应科目的余额被更新。注释：对于不满足过帐条件的日记帐，系统会以灰色标识，并显示不能过帐的原因，如日记帐不平衡等。对于这部分不能过帐的日记帐，应查明原因，并修改相应错误。4. 系统自动产生过帐请求。5. 并发进程完成之后，请复核“过帐执行”报表，以确定过帐过程中是
