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1、订单业务知识之 合同审计及合同规范性,主讲：刘达宇 2003.08,综述,课程目的： 通过本课程的讲解，增进对订单流程中合同审计的了解，强化按照流程、规范签合同的意识。 课程目标： 了解合同审计在订单处理流程中的定位 熟悉合同审计业务的主要职能，正确认识越权 掌握合同规范性评审的重点内容,目 录,合同审计在流程中的定位 合同审计业务的主要职能及越权 合同规范性专题讲座,一、合同审计在流程中的定位,一、合同审计在流程中的定位,合同审计是市场销售和订单处理的过渡环节，是最后一个对于正式签订的合同进行商务审核的部门： 确保合同法律有效和签订规范； 为后续订单作业链提供规范、清晰的信息； 监控合同合同
2、商务状况，确保利润实现； 沉淀准确丰富的合同数据供决策参考。,一、合同审计在流程中的定位,审计的精神： 原则与灵活并重，严谨务实，持续改进 随着公司销售政策和制度不断调整，合同审计工作需要持续改进和提升。固化即有经验和成果，根据公司销售政策的调整，从一类审计重点转向另一类审计重点。,目 录,合同审计在流程中的定位 合同审计业务的主要职能及越权 合同规范性专题讲座,二、合同审计业务的主要职能及越权,合同审计的工作范畴：各类合同、合同更改及退换货,二、合同审计业务的主要职能及越权,2.1 合同规范性 避免合同信息混淆不清而影响合同执行，对于： 合同形式的完整性、法律的有效性、内容的正确性、合同处理
3、的可执行性 四方面进行规定，公司与办事处人员约定成俗，从而降低错货可能、缩短订单供货周期、提高效率。,参考文件：国内合同规范性评审操作指导书 SC/04-0002,二、合同审计业务的主要职能及越权,什么是不规范？（因小失大，实不可取）,二、合同审计业务的主要职能及越权,理念： 力求一次性把事情做好、做对，提高你我的效率。 详见后附合同规范性专题讲座,二、合同审计业务的主要职能及越权,2.2 利润测算 意义： 及时公正地提供准确 、丰富的合同数据供决策参考,二、合同审计业务的主要职能及越权,销售合同利润公式： 合同利润合同成交净价合同基本价(含运保费、安调费、设备基本价) 合同成交净价合同金额延
4、期付款利息(含贴息)培训费其它费用(厂验、超期维保费等) 合同净折扣率合同成交净价/合同目录价 合同 利 润 率合同利润/合同基本价 此“利润”非彼“利润”！,二、合同审计业务的主要职能及越权,利润流失： 销售合同更改利润流失更改前利润更改后利润 借货等特殊合同利润流失： 1、在借用期(或试验期、展示期)设备使用的自然折旧； 2、设备对应价值被无偿占用产生的资金成本损失； 特殊合同利润流失主要影响因素：期限、设备价值、折旧率、利率 此“利润”非彼“利润”！,二、合同审计业务的主要职能及越权,2.3 符合性审计 对比合同评审与正式合同的相关信息，确保合同各方面符合公司评审标准及各项规定： 技术(
5、配置清单)Netpas电子流 工程及服务条款工程及服务评审书 商务价格、付款方式、供货期、其它承诺商务评审书,二、合同审计业务的主要职能及越权,合同评审和合同审计的联系和区别： 处理的工作对象 输出的结论 对评审本身的审计 符合性审计的结论是否越权？ 越权：当合同签订与评审不符，且不利于公司利益时，称之合同越权。合同审计员将报批责任部门，暂停备货，待批复意见。,二、合同审计业务的主要职能及越权,二、合同审计业务的主要职能及越权,越权案例探讨一：同样的商务价位，销售员是否可以擅自增、减销售数量？ 【A草案】公司商务评审通过后，客户签订合同时，临时提出根据原合同商务增加一个局点的设备，销售员同意。
6、,二、合同审计业务的主要职能及越权,越权案例探讨二：不同的审批部门意见不同时，应如何处理？ 【B草案】报评审时，申请赠送培训十几名，工程评审意见只同意签订5名，但是商务评审测算利润后通过，实际合同签订培训十几名，是否为越权？,二、合同审计业务的主要职能及越权,越权案例探讨三：客户免费需求是否无需商务测算？ 【C草案】客户招标条件为免费维保2年，工程管理经理核算，超期保修费用达100万元，项目经理在商务评审时未纳入此费用，办事处商务权限通过，实际已超出办事处权限。,二、合同审计业务的主要职能及越权,【ISC流程推行后】 现行合同审计基础业务（例如规范性审核、直观的符合性对照、OE拆分）前移办事处
7、完成，核心业务（利润核算、办事处无手段进行的符合性审查）保留公司进行 在IT支持下，合同审计业务将以稽查为主，业务范围由现在的对照评审和签订，扩大为评审、签订、发货的统一性，完整地监控合同执行的全过程,合同规范性专题讲座,合同形式的完整性 法律的有效性 内容的正确性 合同处理的可执行性,是否规范？,目 录,合同审计在流程中的定位 合同审计业务的主要职能及越权 合同规范性专题讲座,合同规范性专题讲座,一、根据资料分类 1、合同履行信息表 “客户名称”必须严格按照发票客户的盖章填写，注意“发票客户”不一定为买方 收货人地址：如在信息表中填写，则以此为准，否则以合同签订为准 借货冲销信息：进行正确备
8、注并在清单中体现，以便公司操作,合同规范性专题讲座,2、合同 销售/退货合同必须双方经办人签字，加盖经济合同专用章或客户公章才能生效 所有条款均以法律生效的合同为准，如条款修改必须与客户协商解决 清单与文本的培训不一致时，以合同为准； 特例：收货人地址（见2）。,合同规范性专题讲座,3、设备清单直接影响发货正确性 2001年6月正式采用电子件传递，确保清单一致性至关重要 正确、完整而不重复 采用公司标准报价,合同规范性专题讲座,4、其它 文本之外的补充协议、备忘录等必须完整地传回公司 当付款方式为买方信贷或其他融资方式时，必须随合同提供相应协议（或草案）以及协议附表(需要办事处会计手签),合同
9、规范性专题讲座,二、特殊合同的规范性重点要求 借 货 合 同：用户原因引起的，借货协议需盖章(公章或二级部门章)； 试验局合同：试验局协议需盖章（同上）。 展示会合同：公司级展览、展示、样板点，一般无协议，由专人负责全程货物跟踪，货物安全性高。 特殊合同必须经过公司审批才能操作，办事处无权限(与销售评审区别)； 货物保全责任人，手签进行保全承诺,合同规范性专题讲座,三、退换货合同和合同更改 定义【现状】： 销售合同物料已发货需退回则签定退货合同；尚未发货时需要撤销，则直接申请合同更改即可。 7/8/9A合同已发货的设备退回公司时不需签退货合同，直接退回，冲销库存。,合同规范性专题讲座,定义【I
10、SC流程切换后】： 销售合同：在合同签订（Signed）后，合同关闭（ Terminated ）前均申请合同更改（包括有退货需求时） 7/8/9A特殊合同退货同前 补充：ISC上线后，采用CM系统进行状态管理，合同状态基本分为：Enter、HW Approved、Signed、Active、Audited、Terminated,合同规范性专题讲座,退货合同 退货合同金额为0时，需要提供经办人手签有效的退货保全书； 退货金额不为零时，要求在合同中明确对应发票处理事宜(具体由办事处会计确定方式) 三方退货合同中，非供方原因导致退货，且工程服务、培训以及其他技术服务已经实施的，相应的服务费不退。（2
11、002年新增）,合同规范性专题讲座,合同更改 配置更改必须重新技术评审 2002.7销售管理新规定：合同更改必须经办事处系统部主任、产品部经理、办事处代表（或业务助理）会签 借货合同更改的特殊要求：为了方便快速地借货核销以及有效控制借货，借货合同更改要求：因我司原因引起的增加安装材料，目录价5万元以内或不超过原合同目录价5(取其小)，可以申请更改；因客户原因或价值较高的，应该重新申请借货。,合同规范性专题讲座,关于借货协议：哪些合同更改需要和客户签订更改协议？ 涉及财务信息变更 合同金额更改(含合同作废） 客户名变更的合同更改 付款条款 合同条款更改 ISC推行后，销售合同发生退货,The End thank you!,
