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1、总账报表岗位工作流程主要工作职责：1、浪潮GS财务软件（简称GS系统）初始化建账及维护管理；2、协助科长审核本科记账凭证；3、月末计提税金、摊销费用等凭证的编制；4、会计报表的编制；5、年末账务结转；6、系统管理功能操作。一、 新开业单位初始化建账工作总账报表人员根据公司会计科目设置规定及其他有关规定，初始GS系统账务。（一） 总体建账流程开业前与总部会计管理科及GS系统技术人员进行对接，由技术人员设置单位账套、科目定义、项目类别定义，并设置系统管理员的用户编号、职责等包括凭证选项设置、辅助核算设置及其他等日常应用设置科目核算关系设置科目引用基础数据定义职责定义总账报表人员以系统管理员用户进行
2、相关财务人员用户设置、职责定义与分配用户设置进入系统管理模块选择系统维护功能核算项目定义系统设置日常账务处理公司部门定义员工定义单位往来引用总账模块设置辅助模块分配 （二）操作步骤1、用户定义流程：登录GS系统基础管理系统管理系统维护用户维护，如图1-1所示界面：图1-1用户名称职责名称 选择用户维护功能，进入图1-2所示界面：图1-2 点击增加按钮进入维护界面，进入图1-3所示界面，根据界面提示录入“用户编号”、“用户名称”、“用户口令”、“口令确认”（用户口令必须由6位以上的数字、字母等符号组成），其他选项系统默认，其中，登录日期、时段选项也可根据需要进行修改， 点击确定按钮定义完成。用户
3、编号按照GS系统技术人员分配的号段依次定义。如该员工调离，点击修改按钮将用户名称更改后分配给其他人员使用，或直接点击删除按钮将用户删除。：如果用户名称修改或删除后，在查询该员工制作凭证时，不能选择“制单人”选项，否则系统不显示任何凭证。图1-32、职责定义流程：登录GS系统基础管理系统管理系统维护职责维护，选择职责维护功能，进入图1-4所示界面：图1-4（1）职责定义：用户职责是按照岗位职责来设置的，分为系统管理员、财务部长、财务科长、总账报表、核算员、出纳员、结算员、预算员八个用户职责（除财务科长职责具备凭证审核权限外，其他职责不允许设置该权限）。各用户职责定义具体规定参照会计电算化管理办法
4、，详细的功能权限、数据权限可根据实际岗位工作权限由单位系统管理员进行设置。点击增加按钮，进入图1-5所示界面，根据界面提示录入“职责编号”、“职责名称”，左边框选择需增加的功能模块，右边框“”选相应的功能权限名称（功能模块直接“”选，表示选择该功能模块的所有功能权限，），点击确定按钮完成职责定义。通过点击修改按钮选项对职责权限重新定义，点击删除按钮选项删掉不用职责，点击对应用户按钮选项查看该职责所分配的对应用户。图1-5（2）职责分配：用户和职责定义完成，将职责分配给不同的用户使用，选择“用户名称”，点击职责按钮（图1-2界面），进入图1-6所示界面： 图1-6根据工作岗位需要，对该用户“”选
5、需要分配的职责。同一用户可拥有多个职责，同一职责可对应多个用户。点击应用按钮定义完成，点击确定按钮退出界面。（3）数据权限定义：用户定义、职责定义及职责分配完成后，根据岗位工作权限对每个用户职责的功能模块进行数据权限定义。数据权限定义是对不同的用户职责所拥有的功能模块进行查询、修改、打印、公式定义等不同的操作权限定义。例如，在定义“总账报表职责”的报表功能模块时，其对应的数据权限定义包括报表的计算、查询、修改、打印、报表定义以及报表操作范围，而在定义核算员、出纳员、结算员、预算员等职责时，其报表功能模块数据权限只定义报表查询、打印等功能，且只允许查看相关报表。操作流程：选择“职责名称”，点击数
6、据权限按钮（图1-4界面），进入图1-7所示界面，左上框选择功能模块名称，左下框选择功能模块所对应的细分功能模块（直接“”选为选择右边框全部选项），右边框对数据权限进行“”选，点击保存按钮完成定义。图1-73、基础数据模块定义：（1）部门定义流程：登录GS系统基础管理基础数据组织公司部门定义，如图1-8所示界面：图1-8选择公司部门定义功能，进入图1-9所示界面，点击同级增加按钮，在右边框输入编号、名称，选择部门类型（一般情况部门类型为“商场”时选“销售”、“管理部室”选“管理”），会计核算项选择“核算”，点击保存按钮完成部门定义。左边框选择相应部门，点击下级增加按钮，对该部门进行下级部门定义
7、。图1-9（2）员工定义流程：登录GS系统基础管理基础数据员工员工定义，如图1-10所示界面：图1-10选择员工定义功能进入图1-11所示界面，点击增加按钮，右边框输入“员工编号”(系统自动编号或手工输入)、“员工姓名”，点击保存按钮完成定义（保存前必须“”选“会计核算”选项，否则在制单时，该员工不作显示）。图1-11 当某员工离职或调离本单位时，在下年账务初始时选择该类员工点击停用按钮，停用后该员工名称变为红色，在以后年度制单、查询等操作时不再显示该员工。如果该员工调回，选择启用按钮重新启用该员工（部门、往来单位等名称的停用、启用操作与之相同）。：使用停用功能的前提是本年度系统中所有模块中涉
8、及该员工、部门、往来单位等项目不存在任何发生额、余额等情况。当某职工所属部门发生变动时，在左边栏选择员工名称，点击更换部门按钮进入图1-12所示界面，选择新部门点击确定按钮完成部门更换操作。图1-12（3）往来单位引用：总部会计管理科负责往来单位的定义，各单位引用后方可使用。引用流程：登录GS系统基础管理基础数据往来往来单位定义，如图1-13所示界面：图1-13选择往来单位定义功能进入图1-14所示界面：图1-14点击引入按钮进入图1-15所示界面：图1-15输入要引用单位编号或单位名称点击查询图标点击确定按钮进入图1-16所示界面： 图1-16点击保存按钮后单位编号与单位名称由虚变实表示引用
9、成功。往来单位的增加、修改、删除操作经门店提出申请，由总部会计管理科审核后进行相应操作。：申请前首先查询确认该往来单位是否存在，如果已经存在，直接引用即可；供应商更名（单位编号不变）引起的往来单位名称的修改，门店还须提供签批手续齐全的“供应商更名通知单”；申请内容应注明单位名称（必须是全称）、单位类别，包括集团内部、集团外部、富基供应商（包括编号）三个类别，集团外部单位还应注明集团所分配的单位号段或编号。（4）核算项目定义：登录GS系统财务会计辅助定义核算项目定义，如图1-17所示：图1-17选择核算项目定义功能进入图1-18所示界面:图1-18 选择需要定义的项目类别（圈内所示）选择左边栏项
10、目，点击同级增加或下级增加按钮录入项目编号、名称点击保存按钮完成核算项目定义（项目类别及公用核算项目由集团系统管理员统一定义）。 4、总账模块定义： （1）科目引用流程：登录GS系统财务会计总账定义科目定义，如图1-19所示界面：图1-19选择科目定义功能，进入图1-20所示界面，左边框选择引用科目，点击引用按钮完成引用操作，在该科目未制单情况下点击取消引用按钮进行科目取消引用。图1-20一级科目由集团系统管理员统一定义，二级以下科目经门店提出申请，总部会计管理科按照门店提出的申请内容审核后增加。：申请前首先点击过滤查找按钮，输入科目编号或科目名称关键字查询并确认该科目是否存在，如果已经存在，
11、直接引用即可；科目一经制单，将不允许再进行下级科目增加。（2）核算关系定义流程：登录GS系统财务会计总账定义核算关系定义，选择核算关系定义功能进入图1-21所示界面：图1-21科目引用后，各单位根据会计科目设置规定进行辅助核算的设置，左边框选择需要定义的科目，右边框“”选辅助核算项目，核算项目为虚的是集团统一定义，下属单位不能修改，勾选完毕点击保存按钮完成设置。：会计科目制单后将不允许再进行核算关系的重新设置！（3）系统设置操作流程：登录GS系统财务会计总账定义系统设置，选择系统设置功能，分别点击“凭证选项”、“辅助核算”、“其他”三个功能菜单，如图1-22、23、24所示界面,根据菜单界面信
12、息提示进行“”选。系统日常应用设置完毕后再进行账务处理。图1-22其中：“凭证日期序时”、“凭证必须完整”、“货币资金赤字警告”、“录入辅助信息摘要”、“显示所有凭证”、“联查时允许查看别人凭证”为必选项，其他项目根据需要进行选择。图1-23图1-24二、记账凭证审核不适合做凭证附件的批准文件、报告应单独存放，并注明凭证日期、编号，归集后装订归档备查。凭证附件审核1、内容清晰、完整；2、签批手续齐全。例如，报销凭证、工资表、调账说明等。1、真实、有效；、内容清晰、完整。如银行单据、供应商清单、费用发票（不可跨年度）等。科目应用审核凭证摘要审核凭证形象审核会计凭证审核自制凭证附件审核外部凭证附件
13、审核1、附件内容与科目使用是否正确；2、费用凭证科目使用与预算项目是否对应；、科目借、贷方向是否正确。1、摘要内容简明扼要、清晰准确；2、能够避免税务稽查风险，例如费用类凭证摘要中不要出现“车补”、“补贴”、“补助”、“以前年度”等字样；3、摘要内容与科目内容相对应。1、凭证及附件是否整洁；2、凭证打印是否清晰；3、编号是否连续；4、制证人是否签章；5、套打内容与凭证格是否对应。科目金额审核 根据企业新会计准则以及单位会计凭证管理工作规范来审核会计凭证，审核流程如图：科目及辅助金额与凭证附件金额是否一致。三、 主要账务处理月末需计提摊销的主要凭证:（一）在固定资产模块中计提本月折旧(详见固定资
14、产操作流程),以“类别部门汇总表”、“部门资产明细表”作为凭证附件，凭证分录如下：摘要：计提月折旧借：管理费用房屋折旧费部门管理费用营业设备折旧费部门 贷：累计折旧（二）根据本月其他业务收入中应交营业税明细科目贷方发生额的5%（或税法规定的其他比率）计提营业税，以自制“营业税金计提说明”为凭证附件,格式内容如下:营业税计提说明本月实现应税收入元，按照税法规定应计提营业税元，计提比例为。财务负责人科长制证人凭证分录为：摘要：计提月营业税借：营业税金及附加营业税贷：应交税费应交营业税（三）根据税法规定在零售环节征收消费税商品不含税销售额的5计提应交消费税，以自制“消费税金计提说明”作为凭证附件,格式内容如下:消费税计提说明本月实现应税销售收入元，按照税法规定应计提消费税元，计提比例为。财务负责人科长制证人凭证分录为：摘要：计提月消费税借：营业税金及附加消费税 贷：应交税费应交消费税。（四）当“应交税费应交增值税”科目为贷方余额时，转出本月应交未交增值税,凭证后附“应交增值税转出
