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1、学 海 无 涯,进出口贸易公司程序文件汇编 （ISO9001-2015） 目录 进口贸易过程控制程序 顾客沟通程序 客户资信评估程序 样品管理程序 验货交付程序 供应商评估程序 合同评审程序 出口贸易过程控制程序 顾客投诉处理程序 数据分析与利用程序,1,2,学 海 无 涯 进口贸易过程控制程序,1.0 目的： 确保进口贸易全过程的顺利完成。 2.0 适用范围： 本程序适用于各种进口贸易过程。 职责： 业务员：负责与客户沟通和进口贸易的洽谈，接受订单，拟定进口合同、销 售合同或代理进口合同（协议）；办理货物进口报关和检验；跟踪合同（协 议） 执行的全过程，记录和建立合同档案工作。 业务部经理：
2、负责进口业务的审批，签订相关的合同（协议）必要时参与进 口贸易的洽谈，检查合同（协议）的执行情况。 公司总经理：负责进口贸易和资金使用的审批。 财会部：收取顾客预付款或订金、货款，办理付汇、结算。 工作程序： 洽谈接单： 业务员进行进口贸易的洽谈，做好洽谈记录，保存洽谈过程中的传真、电 子邮件等来往文件。必要时业务部经理参与洽谈的过程。 业务部对供货商的资信情况进行评估。参见供应商评估程序。 业务部对顾客或代理进口委托方的资信情况进行评估。参见顾客资信评,3,学 海 无 涯,估程序。 4.1.4 业务部对进口商品的市场、政策风险进行评估，掌握本国和出口国的监管 措施，如是否需要进口批文、关税多
3、少等。 业务审批： 通过评估后，业务员拟定进口合同、销售合同或代理进口合同（协 议）， 交本部经理审批。 业务员填写进口成本核算表，经业务部经理审批后交财务部审批，再 呈总经理审批。 合同的签订： 通过审批后，由业务部经理签订合同（协议）。 合同的执行： 业务员按照合同的规定，敦促客户或委托方按时支付订金（预付款）、货 款等款项。 当进口的付款方式是信用证时，要填写信用证申请书、授信开证额度 使用申请书、进口付汇核销单， 附上合同等有关单证交财务部办理开证。 收到银行开立的信用证副本，业务员要根据合同进行认真核对，发现有不符点 立即通知银行改正。 货物进口报关： 业务员敦促供货商按照合同规定的
4、时间和要求，装运货物和寄发提单、发 票、装箱单等单证。收到这些单证后，业务员要妥善保管并在接到到货通知时，,4,学 海 无 涯 连同合同一起抓紧报关。当委托报关行报关时，还要填写代理报关委托书。 单证文件交接要有签收记录。 业务员报关时，要根据报关文件认真填写和核对进口报关单，报关后 要及时取回该单复印存档。 收到税单（关税、增值税），业务员填写付款通知书在税单限期内， 交财务部交纳税款。业务员要将税单复印存档。 货物检验： 业务员按照合同要求对进口货物进行检验，及时将检验结果报告业务部经 理。参照验货交付程序执行。 货物交付： 业务员按照合同（协议）的约定，进行提单或货物的交付。提单或货物的
5、 交付要有客户的签收记录。 进口付汇： 业务员填写进口付汇申请书、附上合同、发票、提单、报关单及相关 单证，经业务部经理审批后交财务部审批，再呈公司总经理审批，然后再交财 务部办理付汇。单证的交收要有签收记录。 当以电汇结算时，还要填写进口付汇核销单。 当以信用证结算时，收到银行付款通知书要认真审核信用证项下的单 证是否相符，尤其是对进口的品名、规格、数量、单价要倍加注意，发现有不 符点原则上应提出拒付。,5,学 海 无 涯,付汇核销： 业务员将进口报关单等有关单据交财务部办理核销，交收要有签收记 录。 结算： 业务员填写进口结算单附上相关单据，经业务部经理审批后交财务部 办理结算。单证的交收
6、要有签收记录。 合同归档: 业务员从合同的开始到结束，要建立合同档案和合同归档。 5.0相关文件及记录： 供应商评估程序 顾客资信评估程序 验货交付控制程序 不合格控制程序,6,学 海 无 涯 顾客沟通程序,10 目的： 加强与顾客的贸易信息交流，以获取最佳的贸易额及利润。 20 适用范围： 公司业务部门在贸易过程中与顾客的为达成贸易而进行的所有接触。 30 职责： 业务员负责与顾客有关签约前后的细节的沟通，并在部门经理（或主管本部门 的副总经理）的指导下负责处理有关的顾客投诉。 工作程序： 对于新客户，业务员应充分利用中国出口商品交易会的展示，或到国 际展览会上展示公司的商品，以达到宣传，推
7、广作用，同时可在日常 工作中，通过信函，电子邮件，传真，网上推销，广告等方式，详细 地向顾客介绍所经营的产品具体资料。 对于老顾客，业务员应通过电子邮件，传真等直接快捷的方式及时把 新商品，新信息告知客户，如情况需要，可按客户的要求用快递把样 品寄往顾客。（是否要求样品费，寄费是否由我司支付等问题均应请示 部门经理的意见） 当收到顾客的询价时，业务员应仔细地核对成本，并让供货方对应地 把含税的交货价用文字形式报给我方。在此基础上，业务员应加上相 关的国内费用，如需我方预付运费的，还需加上海运费，并选择信誉 好，运价合理的船务公司。在计算好公司的费用和合理的利润后，需 在当天内将价格用快捷的方法
8、报给客户，以抓紧时机达成贸易。 如顾客压价幅度较大，同时供货方没法再降的，业务员应请示部门经,7,学 海 无 涯 理（或主管本部门的副总经理），以决定是否接受。同时应尽快用文字 答复客户。 在与顾客就合同各条款达成一致后，进行出口合同评审程序。 签约后，业务员应把洽谈过程中的来往函件，电话记录整理归档。 在履约过程中，业务员必须督促工厂按客户确认的样品生产，并要求 工厂在生产完毕后将完整的装箱单传真到公司，业务员将相应的出口 托运单准备好，交单证员制单配船，在装船后应及时将装船资料通知 客户。 在履约过程中或客户收货后，客户提出异议的，业务员应马上报告本 部门经理，并进行客户投诉处理程序。 合
9、同履行过程中，如果因我司或工厂原因影响合同履行的。应及时与 客户沟通，并保留沟通的证据，如果产生合同变更的，应参照合同 评审程序。 发生合同变更时，应保存与客户沟通的证据。 合同履行过程中，业务员应及时把处理结果通知客户。 在正常履约后，业务员应主动与客户联系，询问客户的满意度，不断 提高服务质量。 平时业务员应定期和曾经供过货的客户保持联系，把最新的产品信息 及报价通知客户。 50 相关文件及记录 出口合同评审程序 客户投诉处理程序 客户满意度测量和监控程序,8,学 海 无 涯 进口贸易过程控制程序 出口贸易过程控制程序 客户来函 报价单及复函 出口销售合同,9,学 海 无 涯 样品管理程序
10、,10 目的： 通过对样品进行收集分类和管理，确保样品齐全，整理和取样合理化， 以及对样品资源共享。 20 适用范围： 本程序适用于客户来样后，业务部门对样品进行复样加工整理、进行电子 登记、在样品间展示，以及对外寄样。 职责： 业务员：负责样品保管整理安排工厂加工和寄出样品。 样品保管员：负责样品分类识别登记手续的管理。 业务部经理:负责审批本部门样品生产,及本部门样品展柜(架)和样品存放 室的样品统筹管理。 经理办:负责公司样品间的统一管理。 工作程序： 样品加工（生产）： 业务员收到客户来样后立即开出样品加工通知单并呈交部门经理审 批，业务员将审批后的通知单交工厂进行样品加工，工厂在通知
11、单规定日期内 将客户原样及复样一齐交回到业务员手中。业务员对样品进行验收，验收合格 则予以登记签收。 样品寄出和存放： 给客户的样品，业务员需在电脑中填制样品记录表。 样品寄出前，业务员负责检查是否符合样品数量、质量、包装及寄往地 点等方面的要求，确保无误后，即行寄出。,10,学 海 无 涯 4.2.3 业务员须将样品记录表交本部门相关业务员及财会人员，并将多余 样品放入样品存放室，以便必要时使用。 公司样品间样品展示安排： 经理办负责样品、种类、数量的安排，并通知各业务部门提供样品，安 排展示。 各业务部按经理办的要求提供样品,安排展示。 4.4 业务员负责对样品进行分类识别编号。 样品编号
12、方式如下： ： 业 务 员 编 号 （ 位 ） ：自定义码或客户编码（位） ：海关商品编码（位） 业务员定期对样品进行清理更新盘点，并修改相应的样品记录表， 清理样品所产生的费用和收入应及时通知财务入帐。 客户样品寄存超过两年并且对该商品不再经营的，由业务员通知客户自 行取回，在通知传达一个月内不取回的，由业务员予以清理。 样品超过保质期限，或已产生缺陷者，予以清理。 对已不再经营的商品样品，由业务员转存样品存放室，并在一年以后予 以清理。 业务部负责对样品间所属展柜（架）和样品存放室进行管理，确保样品展 示美观，样品存放井然有序。 样品保管员负责根据业务员提供的样品纪录表加以分类、归档，以便
13、 于对样品进行查找。,11,学 海 无 涯 4.8 样品保管员负责协助业务员及有关人员查找所需样品，以供使用。 5.0 相关文件及记录 出口贸易过程控制程序 样品加工通知单 样品纪录表,12,学 海 无 涯 合同评审程序,50 目的： 清楚了解合同的全部内容，使合同的要求得到全面落实。 60适用范围： 所有进出口合同。 70 职责与权限： 3. 1 业务员负责使用公司电脑系统草拟合同，填写成本预算表. 如果是来料加 工业务和需要使用配额的, 同时填写合同评审表。并对有关的合同的各项条 款进行初步审核。 3. 2 部门经理负责对出口合同内容, 条款, 换汇成本等进行审核后审批。 3. 3 合同额
14、在 50 万美元以上(包括 50 万美元)的出口合同必须向主管该部门的副 总经理说明情况, 或由主管经理签署。 80 工作程序： 4. 1 业务员与顾客以面谈,电话,信函,传真,电子邮件等形式洽谈订货的名称,规 格,型号,数量,价格及价格条款,付款方式,包装要求,交货时间,交货地点,运输 方式,验收标准等, 业务员在报价前向部门经理说明具体的情况, 成本构成, 换汇成本, 在经得同意后对外报价。经双方确认后, 可以由顾客下订单或我 司业务员在公司电脑系统上草拟出口销售合同，并根据历史纪录列明客户的 资信程度, 如果没有纪录, 必须开始客户资信评估程序。 4.2 业务员在公司电脑系统中输入有关的
15、合同资料后并制作预算表, 提交部门,13,学 海 无 涯,经理审批。 部门在对合同的内容, 条款, 换汇成本, 换汇水平等审核后, 通过系统进行 审批, 同意的, 由业务员将合同打印出来, 部门经理在合同正本上签名并盖 上合同章, 由电脑编出合同号. 不同意的, 通过系统退回给业务员进行修改, 并执行 4.1-4.3。 业务员在出口合同签署后, 将合同传真或通过邮寄给客户, 由客户签署后 回传给我司(或者客户寄回合同正本) 该出口合同正式生效。 合同生效后, 业务员及时跟进, 如果付款方式是L/C 的必须要求客户尽快开 出相应的 L/C, L/C 到后, 应该马上安排有关的供应商生产, 并通过
16、系统制 作内贸合同提交部门经理审批. (对通过T/T, D/P 结汇的结汇的合同, 在评估 客户的资信后, 对资信度高的顾客,在合同正式生效后即可安排供应商生 产。 资信度高的顾客, 是指长期友好合作, 而且是订单有计划，有循环的从来 未出现问题的老客户。 部门经理对内贸合同审核后, 通过系统审批同意, 业务员将收购合同打印 出来经部门经理签署盖章后正式生效, 并传真寄给供应商。 内外合同正式生效后, 业务员应将整套资料备齐二套, 一套交给部门经理, 一套自行留存. 经办业务员负责跟进和执行该合同, 部门经理负责督促执 行。 当客户提出更改合同时, 业务员应向有关经理详细说明更改的原因, 更改 后的细节, 以及客户更改合同的文件如传真, E-MAIL 等并执行 4.1-4.3,14,学 海 无 涯 4.9 合同更改后业务员必须及时通知相关的部门和供应商。 4. 10 当出现以下情况时，业务员要会同部门经理一同洽谈并及时向主管经理汇 报： 合同金额超过 50 万美元。 顾客特殊并且换汇水平较高。 顾客特殊可以理解为已经长期与我司合作, 信誉良好并有意与我司继 续合作下去的顾客。 涉及使用
