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1、Q/SEPC 1299-2009起重机械安全技术档案和技术资料管理制度1 目的和范围为建立、健全公司起重机械安全技术档案和技术资料管理工作，完整地保存和科学地管理公司起重机械技术档案，充分发挥技术档案在起重机械安拆、维修保养和使用中的作用，更好地为公司各生产技术部门服务。特制订本管理制度。本标准适用于上海电力建设有限责任公司及所属各施工企业。起重机械安全技术档案包括：1） 起重机械出厂技术资料、产品合格证、使用维护说明书、易损零件图、电气原理、电器元件布置图、必要的安全附件型式试验报告、监督检验证明文件等有关资料。2） 安装过程中需要的技术资料，安装位置，启用时间。3） 特种设备检验机构出具的
2、验收证明或定期检验报告书。4） 日常保养、维护、大修、改造、变更、检查和试验记录。5） 设备事故、人身事故记录。6） 上级主管部门的设备安全评价。7） 特种设备及安全附件、安全保护装置、测量调控装置及有关附属仪器仪表的维保及检测记录。起重机械技术资料指各项目部（包括机械施工分公司）在生产技术、科研成果、质量、设备、基建等技术活动中形成的应当归档保存的图纸、图表、文字材料、照片等技术资料以及外来、外购的图纸、资料、图书等。2 引用标准原国家质量技术监督局第13号令 特种设备质量监督与安全监察规定特种设备监察条例国家电网公司电力建设起重机械安全管理重点措施（试行）3 职责3.1 工程生产管理部：是
3、机械管理部门，负责验收所购置施工机械原始资料，并监督检查起重机械使用单位对施工机械原始档案和技术资料档案的管理。3.2 起重机械使用单位：是租赁范围内施工机械的主责部门，负责租赁范围内施工机械档案和技术资料管理。设立专职档案管理员并接受公司档案室工作指导和检查。3.3 档案室：承担技术文件资料的接收、复制、借阅、发放和建档，进行固定资产中施工机械购置、报废单及随机原始资料归档，配合施工企业工程生产管理部做好施工机械原始档案管理。协助各部门做好技术文件资料的形成积累和正确地整理、立卷归档工作。提供资料为全公司有关单位和技术人员服务。3.4 项目应协助起重机械专业使用单位做好机械档案归档管理，及时
4、将定期保养记录、维修记录交起重机械专业使用单位。及时将大型施工机械安装、拆除作业指导书及交底记录交公司档案室。对直接运输至项目的设备应及时进行资料接收工作并及时移交公司工程生产管理部进行归档工作4 程序4.1 档案的归档：4.1.1 工程生产管理部负责在设备购置验收时填写固定资产验收单，并将随机相关资料移交给公司档案室。4.1.2 档案室在建立机械原始文件的同时，应将原始资料复制发放给起重机械专业使用单位或专业承包单位。4.1.3 起重机械专业使用单位负责保管施工机械档案和整理、填写、归档技术资料。负责将使用、安装、拆除、修理、事故、更换总成、替换设备等活动内容完整、准确填写入档。以作为施工机
5、械各项管理和报废处理的依据。4.1.4 档案室应进行项目移交资料（大型施工机械安装、拆除作业指导书及交底记录）归档。4.1.5 项目应协助起重机械专业使用单位做好机械档案归档管理，及时将定期保养记录、维修记录交起重机械专业使用单位。及时将大型施工机械安装、拆除作业指导书及交底记录交公司档案室。4.1.6 各部门或技术人员在移交技术档案或技术文件资料时，交接双方应按规定办理交接手续，签字归档备查。凡不符合组卷要求或技术文件资料不全的，管理人员有权拒绝接收。4.1.7 凡需归档的技术文件资料，应尽量符合国标、部标和企业标准的规定。做到书写材料优良，字迹工整，图纸按规格绘制，图样清晰。严禁用铅笔、圆
6、珠笔和复写纸书写。4.1.8 凡各部门形成的图纸类文件，应描制底图一份，并经技术责任签字后，向档案室移交归档。4.1.9 凡外来、外购回公司的图纸资料，随机械设备入厂的图纸、使用说明书、电气线路图等在开封前，有关单位必须通知资料管理人员参加清点，如属于直接发送项目的设备，项目机械管理部门应负责接收和移交公司工程生产管理部，如数归档。在未办理借阅使用手续前任何人不得据为私有或拿走。4.2 技术档案和受控技术文件的更改：4.2.1 当技术部门需对技术档案实施更改或补充时，应有更改通知单。更改人员根据通知单的内容对技术档案实施更改。修改时统一做好修改标记，坚持技术责任签字，标明日期。同时修改清单中的
7、更改级别，并将修改通知保留备查。4.2.2 技术档案更改后，资料管理人员应及时将更改通知单发放各相应的文件受控场所，以保证文件的使用得到有效控制。4.2.3 为防止各使用场所的受控文件失控，各类受控技术文件自发放之日起，其使用期限为一年，过期自动作废。需重复使用时，经文件归口管理部门审查后，盖上“确认”印章，审查人员签字认可后方可再次使用。4.3 技术档案的复制和发放：4.3.1 凡归档的技术文件资料，一般应存档一份。重要的和使用频繁的应复制备份一份，供日常借阅或发放使用，备份文件发放后，应及时复制补充完整。4.3.2 因工作原因，需要发放各使用场所的技术资料，应在技术档案交接后次日内发放至各
8、使用场所。未规定发放场所的文件应编制文件发放清单，发放清单由档案室填写，总工程师批准后交档案室。档案室按清单的要求发放至各使用场所，发放时注明发放场所、发放号、发放日期、是否受控等，并有接收人员签字。其它需要文件的部门或个人，应提出申请，填写文件领用申请单，经主管领导审查、总工程师批准后，可签名领取。4.3.3 发放各使用场所的文件资料，使用者应妥善保管，不得损坏或丢失。因受条件限制，破坏或污损至无法使用时，可到档案室换取新文件，原破坏或污损文件资料由档案室回收后报废处理。凡使用者无法提供原文件资料，而要求档案室重新发放时，文件使用者应承担重复发放文件的资料费用，其金额按复（晒）制资料的实际价
9、格核算，由档案管理员报技术主管审查，总工程师批准后，送交公司财务部。4.4 技术档案的保管、鉴定和销毁：4.4.1 因修改内容而更换的档案，原档案报废，保管期限为一年。4.4.2 凡要销毁的技术档案，必须造具清册，经公司主管领导审批后，在指定监销人监督下进行销毁，防止失密。有关鉴定报告和销毁清册必须及时归档。4.5 技术档案的保管和借阅：4.5.1 对接收来的技术档案进行分类、编目、登记、统计和必要的加工管理，编制档案查阅目录，做到定位存放，妥善保管，方便利用。4.5.2 认真执行技术档案的保管检查制度，每年年底全面检查、清理一次，做到帐档一致。并于12月30日以前整理出检查报告，交技术主管审
10、查。技术主管根据检查报告的结果，对出现的问题勒令档案管理员进行整改，并对检查报告的真实性进行复查。4.5.3. 做好技术档案的安全、保密工作，并履行批准和借阅手续。经常保持室内清洁通风，注意防尘、防火、防水、防潮、防晒和防盗。防止档案被虫蛀、鼠咬、霉烂等。如有破损或变质的档案，管理人员要及时修补和提出复制。4.6 技术档案的保密制度：4.6.1 全公司职工必须严守机密，维护技术档案的安全。凡借阅重要的档案（包括外来、外购的资料，随仪器、设备回公司的文件资料，原始底图等），要由技术主管批准后方可借阅。借阅者必须妥善保管，不得遗失。4.6.2 技术档案如有丢失、被盗、泄密等情况，应立即上报并采取措
11、施作妥善处理。4.6.3 非工作人员未经允许，不得随意翻阅技术档案。4.7 技术档案的借阅：4.7.1 凡本公司技术人员、工作人员，因生产需要都可借阅技术档案。由管理人员填写文件借阅登记表，借阅人员签字后，方可使用。用后按期归还，经管理人员检查后，方可办理注销手续。4.7.2 技术档案和各种设备说明书等，均在公司内控制使用，档案原件不得借出档案室，仅供在室内查阅。若需借出室，应办理手续，借出副本。如无副本时，需经技术主管批准方能借出。4.7.3 经同意借出之档案，每次最长时间为七天。如工作需要，到期后需继续使用的，应办理续借手续。如遇假期，必须将所借技术档案退回。到期未归还或未办理续借手续者，由档案管理员负责催收，并要求其限期归还。4.7.4 借阅者应保持档案的完整、安全、整洁，不得转借、拆散、涂改、抽换和丢失。借、还双方应共同清点份数、页数，并检查完整情况，做到认真负责。本文件由工程管理部提出并归口管理本文件编制人：张映诺本文件校核人：钱国权、李可中本文件批准人：饶国鸣3
