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1、深圳市梅江南投资发展有限公司 合约招标管理手册2009年 合约招标管理手册深圳市梅江南投资发展有限公司2009年 9 月目录第一章 招标管理制度3第一节 总则3第二节 招标管理规定41、工程招标管理42、招标管理机构及职能划分4第三节 工程及采购招标实施61、招标62、议标93、扩标10第二章 造价咨询业务管理12第一节 造价咨询业务的实施131.造价咨询单位选择132.造价咨询委托范围133.造价咨询合同的签订134.造价咨询合同的执行135.造价咨询成果的确认13第二节 造价咨询单位的评估146.造价咨询单位评估内容14第三章 合同管理制度23第一节 总则231. 目的232. 范围233
2、. 一般原则23第二节 合同管理241. 合同签署流程242. 标准化合同清单253. 合同使用手册及修订办法264. 合作单位办事指引275. 合同交底标准316. 报建合同管理标准32第三节 设计变更（现场签证）审核管理标准化331. 设计变更（现场签证）审定流程标准332. 结算流程标准393. 工程进度款、结算款支付流程414保修款支付流程43第四章 材料管理制度451.目的452.适用范围453.职责454.材设验收、出入仓管理465.材设调拔管理476.废品管理477.附表：48第一章 招标管理制度第一节 总则第一条 为了规范公司采购招标作业程序，明确采购招标作业中各部门的职责，加
3、强公司招标管理制度建设，健全公司招标制度管理体系，推动招标管理制度的执行，制定本规定。第二条 本制度明确了招标过程中各部门的工作内容和管理职责。按照本规定各部门做好配合工作。第三条 本制度包含招标制度主要内容和管理原则，是各部门编制管理手册和工作手册的指导性文件。第四条 塑造梅江南品牌的良好社会形象，构建公司的诚信体系，实现公司利润的稳步快速增长。第五条 合理利用资金，有效进行招标管理以达到成本控制。第六条 严格遵守工程招标管理制度，确保各项招标工作的按时、高质量的完成。第二节 招标管理规定1、工程招标管理1.1目的：为规范梅江南投资发展有限公司工程招标及物料采购招标管理，控制项目招标，在保证
4、项目质量、工期等要求的前提下，以合理低价选择最满意的投标单位，制定本管理办法。1.2.适用范围适用于梅江南投资发展有限公司及各项目公司工程材料、设备，以及施工、监理、咨询、设计等服务的采购招标管理工作。1.3.职责131、招投标委员会是公司招标工作的决策机构。132、合同预算部是招投标工作的组织机构。1.4.遵循的原则141全面招标原则：凡是符合招标条件的工程项目都要以招标方式确定承包单位；142整体招标原则：禁止将项目肢解或化整为零，规避招标。143事前预算原则：施工类工程在招标前，应先根据施工图预算编制标底；不提倡在无标底的情况下，进行费率招标。144资质审查原则：所有投标单位都要经过资格
5、预审，符合推荐标准的投标单位才具备参与投标的资格。145透明公正原则：整个招标过程务必有充分的透明度，各部门间积极配合、全面沟通、信息共享、杜绝暗箱操作。146保密原则：要做好标底、投标文件、评标、定标等内容的保密工作，以防影响招标、定标的公正与效果。2、招标管理机构及职能划分21招标管理机构211 公司成立招投标委员会。招投标委员会是公司招标工作的决策机构，负责决定各项目招标的定标结果，委员会包括：总经理、副总经理、财务经理、合同预算部经理、项目成本经理、工程部经理、项目经理、企划部经理等；招投标委员会由总经理负责领导；招投标委员会对定标起集体决策的作用。212 工程招标的执行部门主要包括合
6、同预算部、工程部、企划部、财务部等。22职能划分221 合同预算部的主要职能：根据招标计划进行编制招标文件，发放招标文件，编制标底，接标，主持开标，评经济标，控制整个招标工作进度，负责召集招投标委员会召开定标会，主持二次商务谈判，并负责招标资料的收集、整理、归档、保存；进行施工单位资质预审，并组织施工单位考察，建立合格承包商数据库，并根据工程招标需要提供投标单位名单。在上述各阶段的招标工作中，以合同预算部为主持者；222工程部的主要职能：参与施工单位考察；编制项目招标计划，提出详细的招标要求（如承包单位、材料设备的进场计划和技术要求），全过程参与招标工作(主要是会审工作)，负责技术标的评定工作
7、，负责提供招标图纸及设计优化工作，招标样板的评审、确定，并督查招标工作的进展；223企划部的主要职能：提供相应的招标要求（与营销定位相关的），参与施工单位的考察，参与开标、评标、定标工作；招标样板的评审、确定，并督促招标工作的开展。224财务部的主要职能：参与开标、评标、定标工作，并督促招标工作的开展。第三节 工程及采购招标实施1、招标1.1 招标原则合同预计金额在5 万元以上（含5万元）的项目须实行招标选择合作单位，合同预算部应采用公开招标或邀请招标的方式，但无论采取何种方式，都必须有三家以上的投标单位参与竞标。1.2 招标流程1.2.1 供应商、承建商资格审查由合同预算部制定考察计划，并负
8、责组织工程部、企划部、财务部等对供应商和承建商进行考察。考察人员不得少于三人且分属不同部门。组织考察后，各考察人员填写施工单位考察评估表，合同预算部将意见汇总，经主管领导审批后分类分等级录入公司合格供应商名册。1.2.2招标计划 合同预算部根据项目发展计划编制整体招标计划，并提交企划部、工程部评审，由总经理审批通过。 如根据项目工程施工进度，工程部需要对招标计划进度的招标任务进行调整，须提前两个月（指从开始招标工作至施工单位进场或者材料设备进场的时间）向合同预算部报送，并经总经理审批通过，由合同预算部根据调整后的招标计划组织招标工作。1.2.3招标图纸招标前工程部向合同预算部提供经签字盖章认可
9、的书面版图纸及图纸会审、优化等资料5份及光盘5份，合同预算部填写招标图纸提供清单表。1.2.4招标清单 工程量委托造价咨询公司计算，咨询公司应提供总包工程量清单、甲分包、甲供材清单、建筑指标表、结构指标表等。合同预算部对清单项目及工程量进行审核，提出异常含量指标，如有必要，可组织设计优化会议。没有委托造价咨询公司算量的，由合同预算部主管造价师自行计算。1.2.5招标标前会议合同预算部组织工程部、企划部等召开招标标前会议。合同预算部负责向工程部、企划部确认工程中相关的技术要求和营销要求，工程部根据招标项目的特点确认工程做法/防水体系、材料样板及提供技术支持及施工图纸，负责提供现场条件、要求、工期
10、、标段划分等相关资料，负责提供技术支持及对施工工艺的特殊要求等；企划部根据项目的营销要求提供相应的招标条件。12.6招标文件编制、评审合同预算部根据该招标项目的具体情况、现场条件等编制招标文件及合同，在编制招标文件时须提出定标原则（定标原则有合理低价法、综合评分法、二次评审法）。招标文件及合同文件须经工程部、企划部、财务部评审会签，填写文件评审记录表，合同预算部根据各部门评审意见修改招标文件及合同文件并报主管领导审批。1.2.7、投标单位确认合同预算部从公司合格供应商名册选择符合项目招标要求的单位，并发出投标邀请函确定投标意向，最终确认参加投标的单位不得少于3家，最后填写投标单位确认表报主管领
11、导审批。1.2.8发标合同预算部向接受招标邀请的投标单位发放招标文件及招标图纸，在发放招标文件及招标图纸之前，必须先收取投标保证金或者投标保函，投标保证金或投标保函金额约为总造价的1%并不少于1万元。招标负责人在发标时必须对投标单位进行项目情况交底，做好发标登记，填写发/回标登记表，并向投标单位提供投标单位指引，详见附件4。1.2.9现场踏勘现场踏勘应由合同预算部组织，工程部参与，踏勘时间在招标文件上应注明，由合同预算部填写踏勘记录表。或者由投标单位自行联系工程部进行现场踏勘，但对于受现场影响较大的工程，如总包工程、桩基工程等招标人须组织现场踏勘。1.2.10招标答疑投标单位的招标疑问由合同预
12、算部组织答疑，并出具书面答疑文件，填写招标答疑记录表。1.2.11回标1.2.11.1投标单位必须按招标文件或补充通知书上规定的时间按时回标，回标资料包括分商务标（正、副本）和技术标（正、副本）,分别用密封袋装且须附带电子版、招标图纸、样板（如有要求），招标人应做好回标记录。1.2.11.2带样板招标的，投标单位按照招标要求提供材料样板，样板中注明：投标单位名称、材料名称、型号、规格，所有回标样板必须封样。1.2.12标底价格编制及审核合同预算部招标主管造价师应在投标单位回标前编制标底价格，并填写标底审核记录表，标底应由项目成本经理、部门经理审核通过，作为商务谈判的重要依据。1.2.13开标合
13、同预算部组织，工程部、企划部、财务部参加，邀请主管领导参与，采取公开开标的方式开标。开标须三人以上并分属不同部门并做好开标定标记录及分析表。企划部负责审计功能，并填写开标记录。各部门经理及主管领导负责监标。1.2.14评标标书开封后，商务标由合同预算部负责清标、分析，编制成本分析表。技术标由工程部负责评定；带设计方案投标的和需确认材料样板的，其投标设计方案的合理性、材料样板的效果由工程部、企划部负责评定，其投标设计方案的经济性由合同预算部负责评定，综合评定后对样板进行当场封存。合同预算部汇总商务标及技术标评定结果。1.2.15定标合同预算部组织招投标委员会成员出席定标会议。招投标委员会针对不同
14、项目选择不同的定标原则确定中标单位，填写定标信息记录表。1.2.16商务谈判合同预算部及工程部与定标会议确定的中标候选单位进行商务谈判，且负责谈判的人员不得少于两人，谈判过程须填写议标记录表，将谈判结果汇总填写议标记录汇总表。1.2.17请示报告合同预算部将谈判内容整理汇总后编写请示报告，请示报告须上报主管领导审批批准后方能向拟中标单位发出中标通知书。1.2.18中标通知书合同预算部根据经审批过的请示报告内容向中标单位签发中标通知书，中标单位将中标通知书确认并盖章后回复合同预算部，并按中标通知书规定时间提交履约保函或履约保证金。1.2.19合同签定、发放合同预算部拟定合同，经主管领导确认后与中标单位签订合同。带样板招标的工程，中标单位复制中标样板一式三份，送交工程部、企划部等确认后签订合同。样板上注明：材料名称、编号、规格、项目名称、使用部位。样板管理详见附件5。在合同签订的同时，合同签订部门应跟进中标单位提供履约保函/保证金的情况。合同签订后合同预算部向工程部发放合同复印件，向财务部发放合同副本。1.2.20交底会工程部负责组织合同预算部及中标单位进
