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1、电力档案管理工作问题及对策探讨【摘 要】电力档案是电力工程建设和竣工验收的必备条件，更是投产后管理、运行、检修、改建和扩建的重要依据。科学规范的管理档案，是衡量一个企业业绩与管理水平的重要尺度。目前，电力企业现代化管理水平日趋提高，档案工作作为电力企业的一项基础工作，必然要提高它的管理水平，以适应一流现代化公司的管理要求。【关键词】电力；档案管理；信息化一、电力档案管理的涵义电力企业档案管理是电力企业管理工作的基础和重要环节，对电力企业经济发展具有重要影响，是电力企业赢得市场竞争主动权的有力保证。电力企业档案是电力企业生产经营活动的原始记录，它涉及范围广、门类多、信息量大，对生产经营起着至关重
2、要的作用，是电力企业成长发展历程的真实写照，具有广泛的科技资源和特有的知识信息，是电力企业不可估量的宝贵财富。因此，面对目前电力企业档案管理现状，档案部门要以科学创新的理念，抓住机遇，加快企业档案管理信息化步伐，建立适应社会主义市场经济的管理体制，不断拓展企业档案工作新领域，为促进电力企业经济发展提供强有力的信息保障。二、电力档案管理存在的问题（1）电力企业对档案管理的重要性认识不足。“电”是工业革命的产物，中国电力的大发展也就近几十年时间，一直以来，电力企业只注重加快电力工程的建设，而忽视了企业的档案建设。部分企业的档案管理工作人员自身就对档案管理工作不够重视，工作责任心不强，直接导致原有一
3、些档案资料的缺失，电力企业库藏档案资源不够丰富，影响了日后为企业的发展提供档案服务和工作支持，使企业对于档案的需求和对档案的利用难以取得预期效果。在文件、图纸、资料等转化为档案工的活劳动和物化劳动过程中，企业进行了大量人力、物力的投资，但是在企业产权改革中，有些地方对档案资产的管理流于形式，存在着管理不善，使档案资产的开发利用效益没有充分发挥出来，没有认识到档案作为有形资产和无形资产的原始凭证和记录，其本身就是企业资产的组成部分。（2）企业档案管理现代化体制机制还不健全。电力企业内部分工较细，未形成档案管理部门与各业务部门工作的有效联动，在工作过程中形成的材料归档还比较难，导致电力企业的档案管
4、理工作与其它工作相比相对滞后。（3）企业档案管理与电力技术发展还不能有机融合。电力服务涉及千家万户，电力从生产、传输、运行，到销售、计量、使用、结算、管理是一个十分复杂繁琐的过程，为实现管理需要，电力企业建立了一系列各种专业的计算机管理系统，这些系统承载着大量的电力企业管理信息，并且随着电力的发展而快速的更新。但一些系统在先期开发时并未考虑与档案系统相融合，档案管理人员如果不进入到企业信息集成系统中去，则很难掌握到企业信息的核心部分或基本接收不到档案。（4）档案队伍的素质与电力的发展还不相适应。一个合格的档案管理人员，应具备一定的理论水平和政治素养；具备一定的工作能力和文字表达能力。面对电力建
5、设和信息高速公路的飞速发展，电力档案队伍中还需要一批现代化信息管理技术方面的人才。在档案管理现代化建设中，人是最关键的因素，网络化的实现和管理都离不开人，各种技术以及软硬件都必须通过档案管理人员才能发挥作用。档案网络化建设，对档案管理人员提出了更高的要求不仅要精通传统的档案业务，而且必须掌握自动化网络技术，成为信息和知识的导航员。目前电力档案队伍中整体素质普遍不高，不适应高速发展的计算机工作环境。档案管理人员中缺乏既懂计算机技术、通讯技术、网络技术，又精通档案业务的复合型人才，不能很好地适应档案网络化建设和电力档案事业的发展需要。（5）电力工程档案管理混乱。由于电力建设项目的施工单位多，项目档
6、案管理工作面广量大，各施工单位归档工作的要求和做法不尽一致，导致电力工程档案的管理混乱。（6）信息化建设要提高。一是个别企业领导对档案信息化建设认识不够，未把档案信息化建设纳入企业信息化整体规划，致使档案信息化建设缺乏必要的资金投入。二是企业档案信息化相关制度、标准不健全，开展过程中缺乏具体可行的措施和依据。三是数字化硬件设备使用效率低。有的企业虽配备了档案数字化设施，但数据录入量有限。四是对档案信息资源的开发利用不足。有的企业档案数字化下了很大功夫，但是没有对数字化资源进行开发利用；还有的企业档案虽已实现了计算机检索、利用，但仅限于档案室内部使用，不能实现整个企业信息资源的网络共享。三、解决
7、问题的对策（1）加强对电力档案管理工作重要性的认识。档案是人类社会实践活动的真实记录。充分开发利用档案信息资源，对实现知识的价值和推动知识经济的进程有着重大意义。实现档案管理现代化，充分发掘、利用档案信息资源，是知识经济时代的必然要求。领导重视是档案规范化管理的关键。档案部门必须重宣传、重造势，在积极探索改制企业档案处置工作的同时，加大宣传工作力度，通过新闻媒体，强势宣传推介档案规范管理工作，引起领导的极大关注，赢得社会各界的大力支持和监督，为档案工作的顺利推进创设良好的氛围。要让企业的领导者和决策者充分认识到企业档案是“企业知识资产和信息资源的重要组成部分”，是企业管理的重要组成部分，是一项
8、需要人人参与的重要工作。要将档案工作纳入企业的生产经营活动的工作计划上，摆上领导的重要议事日程，纳入职工岗位责任考核的制度中，对档案工作做到有领导分管，有部署、有检查、有总结、有奖惩，使这项工作得到持续健康发展。（2）管理机制健全是做好档案管理的保证。要按照国家档案局新颁发执行的企业档案工作规范，结合电力企业档案工作的特点，制定并完善档案工作的各项规章制度，建立并贯彻落实部门立卷责任制，切实将档案工作的“三纳入”、“四参加”、“四同步”纳入到企业各项工作流程，严格责任分工、规范过程管控、形成闭环管理。同时要建立档案管理机构负责，企业所有部门参与的档案管理领导机构，形成专兼职档案员相互配合、上下
9、联系，部门和档案室相互贯通、左右协调、纵横结合的档案工作网络。（3）融入企业主体，为企业生产、经营提供优质服务。在电子环境中，如果档案人员不积极介入文件的形成和保管过程，文件很可能不存在或到少不可能被鉴定、保存、编目或者提供利用。新形势下，档案工作应积极参与到企业生产经营的各个方面，在产生电子文件的源头就行使档案的监督指导职能。在各个系统的设计和运行过程中就应主动介入，加入电子档案文件的鉴定、归档、保存、利用等档案管理内容。档案工要在专业人员的指导下学会运用专门的档案信息接收管理平台，要懂得如何控制和维护档案信息资源的有效性、可靠性和实时性，掌握电子档案信息的收集、管理。（4）加强业务培训，提
10、高档案管理人员综合素质。电力企业档案工作要发展，必须加强档案人员的业务培训，重视档案人才的教育和培养，激发和调动档案人员的自觉性、积极性，提高档案人员的工作能力。培训的方式因地因人而异，可以现场培训，将培训和实际操作相结合，使档案人员较快地掌握档案工作基本要领。在日益发展的新形势下，要想做好电力企业档案管理工作，必须建立一支有专业知识，有文化素质，政治强、业务精、纪律严、作风好的档案干部队伍，定期培训则是建立高素质档案工作人员队伍的重要途径。通过培训使档案专业人员更加适应信息技术和档案事业的发展，采取积极措施抓好知识更新、引进、消化，适应信息技术的成果，拥有更广博的知识，能用信息化、数字化管理
11、手段来管理人事档案信息。电力档案管理人员要精通科学技术档案案卷构成的一般要求、建设工程文件归档整理规范和电力行业档案的整理规范和分类标准，同时要熟悉建设部门的工程项目管理规范、工程项目监理规范及相关的管理标准和要求，注重工程建设中新技术、新标准、新要求的信息掌握，还要了解一些文秘、历史学、目录学、社科情报等相关学科知识，在档案管理工作中应具备有积极主动的组织协调能力、观察和分析能力、处理业务水平的能力及应用现代手段的管理能力。所以企业必须将档案人员综合素质培养纳入单位人才培养计划，通过专业培训、继续再教育、进修学习等方式全面提高档案管理人员提高业务能力和知识水平。（5）严格规范电力档案管理制度
12、与标准。要使档案工作有序进行，必须从一开始就建立一整套科学、合理、适用和操作性强的项目档案管理制度，从组织领导、管理体系、职责分工、奖励处罚等方面作出明确规定，对文件材料的形成、收集、归档范围、分类、整理、立卷归档以及竣工文件编制、交接验收等提出具体要求。在工程建设开始，档案室应向各施工单位分发国家标准科学技术档案案卷构成的一般要求、行业标准归档文件整理规则、国家重大建设项目文件归档要求与档案管理规范以及电力建设施工、验收及质量验评标准汇编，同时还应发放本企业的项目文件归档制度说明，在收集和编制竣工资料时做到有章可循、标准一致、职责分明。（6）推进电力档案信息化建设。档案信息化建设包括：档案信
13、息网络建设、档案信息技术的应用，档案信息人才队伍的培养等。实行档案信息化管理的前提条件是要做好输入信息与数据的收集、整理、著录等一系列前处理性质的基础工作，使其充分满足计算机工作的技术要求。电子革命给未来的档案事业带来一个质的变化，电子档案的优势将会给人们以充分的展示：信息与载体之间脱离了原有的一一对应关系，档案利用者利用档案时，可以通过网络等形式截取档案信息，而不必同时获取原档案的载体。虽然这种本质的变化将会给我们带来理论性的、思想性的、技术性的困惑，将会使我们原有的传统管理模式产生巨大的变化，纸介质和磁介质双轨制的收集、整理、编目和保管，磁介质档案的形成、积累、开发、利用，将会给档案工带来
14、双倍或超过双倍的工作量。所以，要改变当前档案工作的重点，在注重收集纸介质档案的同时关注磁介质档案的积累，以适应这场变革，也是摆在档案工面前的首要任务。为此，我们要加强信息的选取和积累，在管理好传统档案的同时大力开发电子信息，以期达到服务于企业各项工作的目的。四、结语综上所述，档案管理工作涉及范围广、门类多、信息量大，对生产经营起着至关重要的作用。电力档案管理人员，一定要更新观念，适应21世纪的时代要求，树立与时俱进、勇于探索、积极创新的时代理念；全面加强对电力档案的收集、整理、保护、开发与利用，不但要为电力事业的发展留下宝贵的档案资料，还要增强自身素质，不断提高信息化管理水平和档案的编研能力，
15、充分发挥档案这一无形资产的宝贵价值，积极为电力行业提供多渠道、全方位、高效率的优质服务，为祖国电力事业的发展做出应有的贡献。参 考 文 献1叶萍.电力档案管理现代化建设初探浅析发展中的电力档案管理自动化J.电力档案.2002（2）2信阳市电业局档案室.紧随企业步伐的信阳电力档案管理J.档案管理.2005（1）3程林红.浅谈电子信息时代电力档案管理工作的转变J.电力档案.2005（4）4高慧.浅谈发展中的电力档案管理自动化J.天中学刊.2003（2）5林丽萍.福建电力数字档案信息资源管理系统达到国内领先水平M.中国电力网6李平.电力档案管理现代化浅论J.四川电力技术.2000（3）7李红梅.浅析电力企业档案管理现代化J.青海电力.2007（1）
