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1、 应收帐款的管理控制方法 現在我們先談應收帳款與信用的管理辦法。所謂的應收帳款應先從源頭來看,從信用管理來看;信用管理的產生,應先認識交易方式。以交易的活動來看,交易方式有3種:1.物 物2.現金 物3.信用 物以下分別說明之。1.物 物此類交易方式,在現階段的社會仍是存在,例如:筆者所主持的企業單位,從事三角貿易、多角貿易,就是這種交易方式。因為在第三世界國家有外匯管制,所以要用賣給它東西的所得來進口它的東西,則外匯才得以抵充,沒有風險。2.現金 物此類交易方式,銷售量大但金額不大。3.信用 物要注重與注意信用交易,因大過交易總量的80%為信用交易。何謂信用交易?我們做如下的說明:1. 我們
2、接受客戶跟我們買東西,產生應收款,客戶並沒立刻付錢。2. 客戶付錢,但收到應收票據,應收票據不代表一定會兌現,仍算是是信用交易。收到客戶的遠期票據,我們還存在風險,如何做到信用交易的安全措施?一定要注意做到銷售安全。從事業務的人員,要關心銷售安全,被倒一筆帳,就好比損失十筆生意,而且還要花許多精神追索。所以一定要做信用調查、徵信調查的工作,要為每個客戶建立客戶資料卡。如果你是經銷商或製造商,客戶資料卡都是一定要做的;除非你是做直銷,才可以不做,因你的客戶較不會固定或長期購買。但其實還是最好做,因為如此就可以將服務工作做得更好,然後於獲得口碑後,能達到客戶介紹客戶的境界,這就是最佳的銷售方式。客
3、戶資料卡的建議格式如下表所示,而相關填寫方式,以下將逐項說明之:客 戶 基本 資 料名稱、負責人、聯絡人、電話、傳真、Email Account、資本額、屬性、員工人數、設備營 運 資 料月SR、季SR、年SR、項目、比例信 用 資 料銀行帳戶同行評價同業評價客戶資料卡分3個section:客戶基本資料、營運資料、以及信用資料。現將客戶基本資料各欄位,說明如下:(1)名稱:指客戶的名稱。(2)負責人:指客戶的負責人。(3)聯絡人:指客戶的聯絡人,通常是採購或使用單位,亦常以Key Person 稱之。(4)電話:指客戶的聯絡電話。(5)傳真:指客戶的聯絡傳真。(6)Email Account:
4、指客戶的聯絡Email Account。(7)資本額:指客戶的資本額。(8)屬性:指客戶的經營屬性,是屬代理商?或製造業?或經銷商?或地區經銷商?零售商?。(9)員工人數:指客戶的僱用員工人數。(10)設備:指客戶的設備有哪些?上述這些都叫基本資料,是指不太會變的部分。現將營運資料各欄位,說明如下:(1) 月SR:指月營收。(2) 季SR:指季營收。(3) 年SR:指年營收。(4) 項目:指客戶的營業項目。(5) 比例:指我們公司產品在客戶那裡的佔比多少?如果我們做經銷或製造的業務,依此數值推算,可得到客戶它正常向我們進貨的量與金額,如果未做此整理分析,也許它會做過多的進貨,而我們並無警覺。防
5、止其異常交易,有此參考值,則會立刻知道,不會造成迷失;不至於當其大量進貨,只會很高興而不知道有風險。安全銷售比衝業績還重要。在說明信用資料之前,先給各位一個建議。大家也許應未忘掉,老闆曾一再叮嚀,與新客戶第一次交易,一定要收現金。筆者反而對筆者的業務人員要求,第一次交易不要給現金,否則第二次給我們跳票或不給錢,就不構成詐欺。如果第一次交易給我們跳票,就可以直接告詐欺。若存心倒帳,通常第一次交易金額較小,不會倒,當第二次、第三次胃口愈來愈大時,才會開始倒。因為若收票回來,票子上就有往來銀行及帳戶,就可以向銀行做徵信調查,此為重要的方法技巧,所以第一次交易就可以收票據。現將信用資料各欄位,說明如下
6、:(1) 銀行帳戶:指所收客戶票據的銀行帳戶。(2) 同行評價: 筆者常訓練業務團隊,到客戶那裡時,若同時看到其他廠商,可在門口等他出來,然後向他探聽:客戶與他們來往的信用情況?先自我介紹,然後以新近來往,想了解狀況做開頭。可以問他下述問題:你們與他們已交易多久?你覺得他們的信用怎樣?當他回答:我與他們交易五年,每次收錢都很困難。現在這筆錢,也是收了好多次才收到。如此我們就能心中有譜了(3)同業評價指可從客戶的同業去調查它的虛實。由上述3點來建立信用額度,尤其是當我們是經銷商與製造商,可以在這個額度內放心與它交易,超過則要小心。現定義信用額度的公式,如下:信用額度 = 未收款 + 未兌現票據
7、= 應收帳款 + 應收票據上述公式的意思,指:信用額度是未收款與未兌現票據兩種風險加起來,我們相信評估後,在此額度內是安全的。未兌現票據,指:客戶開的遠期支票。因此我們開發一個新的客戶,我們評估給在這個額度之內,可以隨時出貨,不去擔心這個風險。26年前筆者曾訂營運管理規則,其中有下述兩項的規定:(1) 業務人員的應收帳款被倒帳時,業務人員要賠償100%。(2) 業務人員的應收票據被倒帳時,業務人員要賠償40%。 現在如果再如此規定,恐怕找不到業務人員了,現在筆者一般的做法:在額度內免負責,超過則賠10%。建議從事業務工作的朋友,當我們規範好額度規定,我們還要做客戶管理。因為是你所提出申請的Cr
8、edit(信用額度)已獲得公司同意,所以你應負責任的繼續自行進行客戶管理的工作。做外銷時,亦會有客戶要求Open Account,其實就是賒帳交易,我們若同意,則要給它一個Credit Line。從信用調查產生信用額度,應收帳款與應收票據皆是信用額度的一部份。應收票據是票據憑證,但應收帳款就比較困難舉證,以確保相關權益。請問貴公司是否建立信用額度?鼓勵大家了解,並在這方面實際於公司內運用。一個企業在業務管理裏,如何做到公司的交易安全?這是本課程前面所做的第一個課題說明。接著說明應收帳款、應收票據,管控上應注意哪些?對於應收帳款,一般企業都只用一個科目,在筆者所主持企業為有效管理,筆者一定把應收
9、帳款分如下四個科目:一、應收帳款的管理定義1. 正常應收帳款2. 逾期帳款3. 問題帳款4. 壞帳為何要分這四個科目?筆者常向企業的老闆建議,這4個內容中,有3個很難收回,有2個是鐵定收不回來,如果未加以分辨,很容易造成誤判。例如:公司應收帳款掛了1000萬,其中細項內容如下:1. 正常應收帳款 400萬2. 逾期帳款 400萬 ?3. 問題帳款 100萬 X4. 壞帳 100萬 X實際正常部分僅有400萬,如果都掛在一齊很容易誤判。如何分辨上述四種應收帳款?假如公司的應收帳款政策是月結3個月,而今天的日期是89/1/24,那麼如果今天手上還有88/10/30以前的帳款存在,就叫逾期帳款,否則
10、未滿三個月者叫正常應收帳款。帳款的收取一定要快速,或依約定時間收款,一天也不能拖,一拖就容易變成逾期。千萬不要養成客戶逾期的習慣,久而久之帳款就會不給,成為問題帳款,最後變成倒帳。在稅法上規定,除已經一定法律程序,否則不承認呆帳損失。所以若呆帳不獲承認,則就會造成公司的雙重損失,因為損益表銷貨收入有淨利產生,要繳稅;錢又未收回,造成雙重損失。呆帳的損失必須經過法律程序,確認收不回來,經過兩年後,才能掛壞帳處理。筆者曾主持某醫療產業,有天發現業務與會計因逾期帳款而吵架,業務說:我到底是作業務的?還是收錢的?我跑業務很忙,要不然你去收。筆者當場糾正業務說:業務的工作就是既要做生意,又要收錢。你要會
11、計去收,客戶會說:叫業務來,東西又不是你賣給我的。其實這也正是許多公司常發生的情況。什麼叫問題應收?指這個客戶已經跳票了;或這個客戶雖屢經追索,仍一再拖欠,很可能會出問題造成的原因,可能為下述之一:(1) 客戶本身的因素。(2) 可能有交易的瑕疵。(3) 可能公司產品的品質不良、未處理好,而客戶想跟我們賴。什麼叫呆帳?指客戶已逃之夭夭、找不到;或客戶跳票、理都不理我們。鼓勵各位要將應收帳款分類清楚,才知如何做管理的動作。剛才從信用交易的過程中,了解第一個會產生應收帳款,第二個會產生應收票據。對應收票據,在心態上要把它看成應收帳款,因為還不一定會兌現?一定要收取到票據,才能做票據徵信。票據的徵信
12、,對從事業務的人很重要,如何做票據徵信?票據徵信是一般公司行號對金融機構,缺點是較不容易得到正確的資訊。現在介紹更為有效的、金融機構對金融機構的票據照會:假設你開發了一個新客戶,第一次交易設法收一個7天到期的現金票,該現金票的付款行為彰化銀行吉林分行,我們現在想假冒華南銀行城東分行來進行票據照會。先查好彰化銀行吉林分行的電話號碼後開始打電話,並請按下列程序進行應答:(1) 表明身分: 如何表明身分?一般人常不清楚。如果說:我是華南銀行城東分行。這樣是不對的,因為金融機構對金融機構,他們之間會講行話,正確的說法為:華銀城東,票據照會。並且要以閩南話發音。(2) 問:這個客戶什麼時候開戶?第二個問
13、題要用閩南問:何(閩南發音:當)時開戶?錯誤的問法是:開戶久不久?因為若獲得正確的開戶日期,即可自行判斷開戶久不久?若所獲得的開戶日期為才新開戶一個月,就要小心是否為詐騙集團、或是新公司虛設行號。除非是喜歡賺差價的公司,否則對方一直要給現金算折扣數,就要小心是否為詐騙集團?他們第一次用小魚釣大魚,第二次就開票給你。而如果第一次已付現,第二次以後才發生跳票,你就不能告它詐欺,因為此乃法律上的規定。(3) 問:往來實績?(4) 問:往來績數?(5) 問:平常的餘額幾位數(閩南發音:殘額幾位數)?要設法讓自己取信於對方,他就會告訴你許多實情。此問題對方答案的句型,可能會是下述六者之一: 六 上 、
14、六 高 六 下 、 六 中 六 中 、 六 低 六表示六位數,即10萬位數。上或高表示最高位數的值為7或8或9;中表最高位數的值為4或5或6;下或低表最高位數的值為1或2或3。若為310000就是六低。(6) 問:有沒有其他的帳戶(閩南發音:口座)?(7) 問:有沒有退補紀錄?票據法上規定,發生退票七天內註銷,則紅單子會收回,則沒有退票紀錄,只有註銷紀錄。所以不要只問:有沒有退票紀錄?或者問:信用好不好?應問:有沒有退補紀錄?如此才能涵蓋退票與註銷兩者的資訊。(8) 多謝,有空來坐。如果對方恰巧有朋友在華銀,要你轉電話,你可以說:等一下,我幫你看一看,他剛才離開,我再告訴他。票據徵信是非常重要
15、的,如此進行的話,就算給現金票,第一張也會安全。如果是固定客戶,也要每一季做票據照會,重新評估一次,這是非常重要的管理動作,若因為沒做,而產生安全狀況,就很可惜,所以對應收票據一定要做。現在說明剛才所提:票據照會的對談,要以閩南語進行,會較有效的原因。因為很多公司收回應收票據,會拿到金融體系做票據貼現,此時會轉到授信單位,而產生金融機構間的票據照會情況。通常在授信單位的行員,都是比較資深或表現比較好的,這些人都稍有年紀,行話很多。所以我們也要練就流暢的閩南語行話,讓他們誤以為我們也是老資格,就容易讓他們相信,他們就會什麼都告訴你。在筆者的企業裡,筆者都是叫業務助理或業務會計去做。另外筆者建議業務人員,因為客戶在你手上,你自己也一定要去做。接著說明有關應收票據的一些基本常識。太多人不了解票據的基