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1、 一种有效的编制月度项目报告的方法1 引言1.1 项目报告在项目的实施过程中，随着工作流、物流、资金流有效的运动，推动着项目进程螺旋地前进，直至项目实施完成。在这个过程中同时伴随着信息流的产生和运动。信息流将项目的工作流、物流、资金流与项目的组织、管理职能、环境等因素紧密地结合在一起，它不仅反映了项目实施过程中的各种情况，而且还控制和指挥着工作流、物流、资金流的运动2。所以项目信息对项目的管理起着重要的作用。任何一个项目管理者的期望就是使项目在一个施工高度安全、品质卓越、工期提前、成本低于预算并且能令内部外部客户都满意的团队环境下进行，而项目报告则是有效地表达和传递项目执行状态信息的主要表现形
2、式之一，是人们沟通信息的重要工具。所谓“项目报告”，就是依据项目目标、项目各种计划、合同、组织资源供应等资料，收集项目实施过程中产生的大量信息，用特定的表达方式反映项目实施进度、费用、质量等状态的一种报告形式，以此来下达各种指令，协调、决策、控制和指挥项目实施过程。1.2 项目报告的分类项目报告的种类很多，例如：按时间可分为日报、周报、月报、年报；按项目内容可分为工作报、单位工程、单项工程、整体工程；按内容可分为质量报告、成本报告、工期进展报告；按专题内容可分为风险分析报告、总结报告、特别事件报告；按管理层次可分为分包商单位工程报告、项目管理层单一项目的进展报告、组织领导层整体项目或多项目状态
3、报告。项目报告不仅要完整真实地反映项目已经实施情况，评价过去的情况及阶段性成果，而且要总结经验，分析问题，提出解决问题方法，为项目决策提供依据，并为预测项目将来发展趋势提供预警信息。为了避免项目报告的阅读者，特别是项目领导层的决策者，要得到一两个项目必要的信息不得不从大堆的项目报告中进行繁琐的分析和筛选的现象，所以，针对不同类型的项目和不同层次的管理者，编制具有针对性的项目报告尤为重要，一份好的项目报告能使项目管理者迅速了解项目进展情况，快速做出决策。1.3 本文中项目报告编写的定位本文中所要论述的项目报告是以本人负责的生产线技术改造工程项目为例（项目投资4500万元；工期1999年6月200
4、0年12月；工程主要内容包括厂房建筑改造、设备采购安装试运行、公用系统管道安装、电气安装等；工程各部分内容施工均由不同的承建商承建4），重点表达工程项目在实施过程中，针对项目管理层收集来源于项目作业执行层记录的工程活动的数据和资料，向项目组织领导层上报月度报告时，如何分析对比，编写出单一项目的项目执行报告或多项目的项目状态报告。2 项目报告的构成2.1 项目报告的目标 项目组织领导层主要为高级项目经理或企业总裁、副总裁，他们与项目有着深切的利益关系，在繁忙的事务中，及时而又准确了解项目的关键问题，迅速地做出决策是非常必要的。因而项目管理层所提供的月度项目报告必须具备一下特征：（1）使阅读者迅速
5、地了解项目关键问题。（2）针对问题和目的，及时确定出某项行动计划。（3）用少于10分钟的时间能阅读完该项目报告。2.2 编写项目报告必要的条件一份要具备以上目标而且要有意义，并能为领导者带来价值的项目报告，在编制前必须满足一下必要条件：（1）了解组织领导者的需要和期望。（2）确定项目报告采用的报告形式、内容以及图表。（3）协商一致的报告截止日期。（4）作业执行层上报基础资料的提供人，必须采用统一的标准、规范的格式。2.3 项目报告的形式和内容在项目的整个进程中，组织领导层的管理者都应当清楚地了解项目的状况，月度报告是非常重要的交流项目信息的工具。让繁忙的高级项目管理者阅读过多的数据或很厚的项目
6、报告实际是一种资源的浪费。所以，本文推荐的月度项目报告编制方法，将项目报告内容用“必读”部分和“推荐阅读”部分形式表达。这样就使管理者在有限的时间内，从每个月的月度项目报告中了解最有效的项目信息。报告中“必读”部分是项目执行的基本信息，主要用两至三段文字阐述项目执行的概要、项目的关键问题和项目正常的状态。对项目总体上是否安全有效地按照计划执行发表评论，并对关键问题做出鉴别，提出建议性行动计划。这部分的信息主要是用来回答了“项目进展是否顺利”的问题。“推荐阅读”部分首先提供项目报告的分解结构，标明本报告信息的提供者和内容，其次是从项目执行层中工程师、各单项工程承建商、供应商提供的详细的报告中摘取
7、最恰当的信息，利用恰当的、简单的、容易让人理解的图形和表格，充分地表现了上一个月项目各部分执行状况和取得的项目绩效，项目的成本、进度与计划相比发生的变动，以及项目发展的趋势。应用这种表示方法目的就是通过这种月度项目报告的表达形式让高级项目经理或企业组织层的领导者在有限的时间内，迅速获得有效的项目信息，为制定下一个月关键的活动计划提供依据，使领导者快速做出决策。由于本文中介绍的项目报告“必读”部分目前在工程中是一种常见的、传统的表示方法，本文不做过多论述，主要介绍“推荐阅读”部分项目报告内容的表达方法。3 单一项目报告和多项目报告的表示方法3.1 单一项目的项目报告单一项目的项目报告“推荐阅读”
8、部分主要表现一个完整的项目进展的情况和项目各部分执行的绩效，使组织领导层的管理者能充满信心对项目做出有效的决策。所以项目首先要具有完整的计划系统，建立必要的挣值分析体系，并且能有效地收集项目实际完成的数据，通过分析计算项目的进度执行指标SPI和成本效用指标CPI，表现在各种图形和表格来说明项目的绩效和发展趋势。项目绩效状况图，主要表现项目实施过程中进度和成本发展状况和变动的趋势。本例中项目在3月至7月期间，实际绩效由滞后型转变为进度超前型。项目各部分成本绩效指标图，主要表现项目实施过程中各部分成本效果。本例中项目各部分实际成本与预算成本之间的偏差，反映了各部分实际成本之间的差距。3.2 多个项
9、目的项目报告有时一个组织领导层的高级项目经理或企业总裁同时负责几个项目，这里提供一个表格，主要汇总了多个项目报告提供的多个项目的项目执行情况，表格中用不同地符号表达项目的进展状态。如表1所示。 意味着项目正处于控制之下，对计划或成本的影响不到3。项目的安全和质量执行过程都得到保障。项目经理可以在下个月之前修正进度或成本误差。 表明项目的安全或质量正面临着一些困难。项目面临的问题可能会对计划或成本产生35的影响。要想在下个月之前改正这个问题就必须获得额外的资助或上一级管理层的协助。 向组织领导的管理人传达的信息是项目的安全和质量正处于岌岌可危的状态。项目遭遇的问题可能会对原计划的进度和成本产生5
10、以上的影响。信号，以及在某些情况下的信号，要求得到公司最高管理层的注意，以便他们能帮助解决项目所面临的问题。4 结论本文将项目管理层提供给组织领导层的项目月度报告定义和论述了报告的“必读”部分和“推荐阅读”部分形式和内容，特别是“推荐阅读”部分用进度执行指标和成本效用指标结合起来展现单一项目的状态和发展趋势，在同一个表格中用各种符号来展现多个项目的进展状况，是一个传递项目信息的有力的工具，这种方法能有效地提高项目管理绩效。本文地目标只是利用一些常用地管理工具和方法，提出引人深思的项目报告的表达方法，这不是唯一表达项目绩效的方法，相信对于不同层次项目管理者在实践中还会探索出许多不同类项目绩效的有效表达方法，更好地为项目管理服务。
