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1、6 房产公司项目部工程现场管理相关工作流程及书面资料归档要求（一）、工程现场签证管理流程及书面资料归档要求：1（二）、工程设计变更管理流程及书面资料归档要求：4（三）、总包、分包合同管理流程及书面资料归档要求：10（四）、收方记录管理流程及资料归档要求：15（五）、机械台班管理流程及书面资料归档要求：16（六）、图纸会审管理流程及资料归档要求：18（七）、工程部通知书面资料归档要求：20（八）、收发文件资料归档要求：21（九）、会议纪要资料归档要求：22（十一）监理资料归档要求：24（十二）工作日志书面资料归档要求：25（十三）项目部水电费书面资料归档要求：25（十四）、现场施工材料管理流程与
2、书面资料归档要求：26（一）、工程现场签证管理流程及书面资料归档要求：一、现场签证管理流程：1.职责分工1）建设单位授权派驻工地代表(简称甲方代表)负责工程施工现场签证工作的管理与实施。2）工程施工方(简称乙方)负责对甲方下达的指令或需由乙方签证的文件进行签证。2.签证工作内容1）基础开挖到满足设计要求时，必须进行签证确认。2）合同以外的土方工程。3）施工图和设计变更以外的工程内容。 4）甲方确定的必须通过签证才予以确认的。5）工程施工合同中约定必须签认的。6）法律、法规及现行有效标准规定必须签证的。3.现场签证参加人员：甲方代表、甲方预算部、乙方代表、监理单位代表。4.现场签证单填写要求工程
3、量必须经现场测量或查看认可后填写，到场人员必须当场在现场签证单上签字或当场在记录的原始数据上签字，后再补签签证单。现场签证单要求按统一格式办理，签证内容要求采用A4纸机打。 4.现场签证程序1）乙方提出签证申请甲方、监理单位同意进行认证甲方代表组织预算部现场进行工程量测量、参与方须当时共同签字确认签证单或收方记录，后再执行会签流程。2）乙方根据甲方指令提报现场签证单(现场签证单必须使用公司统一标准规范表格且签证内容要求采用A4纸机打，乙方签字、注明提报时间)各责任方须根据实际情况按时给予签批并复印留存。（如签证需要，乙方须对签证单做一份完整的预算附签证后以备甲方预算部审核，也作为后期结算依据）
4、5现场签证具体要求1）签证附件：甲方代表、监理单位、甲方预算部、施工单位共同签字确认的收方记录复印件；能反映签证施工内容的照片复印件（尤其隐蔽工程，影像资料须详细清晰）。2）现场签证一式两份，签署完成后，预算部负责将一份原件存入档案资料室，另一份原件由预算部交甲方项目部，由甲方项目部转交施工单位，预算部、项目部各留存一份复印件。3）现场签证必须使用公司统一标准规范表格，必须用A4纸电脑打印，手写无效，未经项目总经理签字确认的签证，不可作为结算依据。再者，签证原则上不允许签人工工日，如有特殊临时用工情况，必须列明用工人数及用工时间。4）现场签证单相关负责人必须严格执行流程签批（无监理跟踪的工程，
5、项目部须给予说明），否则签证单视同无效；再者,会签完成后由预算部再统一编号交接给档案室。6现场签证管理时间1）施工单位于签证内容发生后7个工作日内（以现场收方记录时间为准）办理相应工程签证监理单位于2个工作日内（以施工单位提报签证时间为准）审核完毕甲方项目部于7个工作日内（以监理单位提报签证时间为准）审核完毕并提报预算部预算部自收到项目部提报的签证资料之日起14个日内办理完剩余签证签批手续，并返还施工单位及到档案室备案。2）施工单位提报签证时，须注明当日日期，且签证内容需自发生之日起30个工作日内完成，如若不能按时完成，甲方有权不予认可，并将追究相关责任人责任。7.现场签证结算方式1）单体施工
6、单位在正式验收前3个月施工单位必须将相应签证等结算资料提交到甲方预算部，否则相关责任乙方自负。2）配套、景观及零星工程合同以外的签证，结算前必须将签证结算资料提交到集团预算部，逾期停付工程款。8.签证的效力及管理要求1）对涉及工程经济类的乙方应予提报签证的，而未严格执行现签证管理流程而以呈阅批示文件直接出具上属领导的批准文件，结算时一律不予承认，一切损失由乙方或责任方自行承担；已实施未经签证所产生的经济责任由乙方承担。乙方对甲方的指令确有异议(拒签)，在甲方坚持要求执行时，乙方应予以执行，因指令错误发生的费用和给乙方造成的损失由甲方承担，延误的工期相应顺延；因拒不执行指令而造成的损失则由乙方承
7、担。2）甲方驻地人员，施工过程中须严格按审核后的施工设计图纸及签订的施工协议内容进行全过程管理，对现场因设计变更及局部调整而减少的工程量或费用，项目人员有责任有义务要求乙方及时提报相应签证，若乙方不配合，则乙方施工的下一拨款点不予支付；甲方驻工地人员须积极对待类似签证，并作好现场一手资料，相关资料将作为审计工作重点，若后期抽查出漏项未补作签证的，直接追究对应负责人，并予通报，通报三次给予辞退，一切责任自行承担。对涉及工程经济类的需作签证的及时通知集团预算部共同查看现场，核实相关工程量及发生的费用，若未及时通知集团预算部，而自行与乙方收方并签字确认，且后期预算部因工程隐蔽或其他情况，现场不能核实
8、所提报的工程量及发生的费用，则后期结算中，预算部将不予承认，所发生的一切损失由责任方自行承担。3)对施工方间因工程量对接发生费用纠纷的问题，项目部须要求相关责任方同时到场，根据现场实际情况，明确真正的责任方以及费用应怎样赔偿，相互间的利害关系等描述详细、清晰，且由项目部和相关方签字认可，依此作为签证和后期工程结算费用扣减的依据。4）本办法为甲乙双方在合作中的经济或法律责任界定的依据，包括返工、返修、停工损失、延误的工期及其他经济损失。5）必要时，甲方可发出口头指令，施工方对甲方的口头指令应予以执行。但乙方应在4 8小时内提出书面文件，甲方进行签证确认。二、现场签证书面资料归档要求：1、 内容：
9、 签证管理目录 经济签证资料2、 要求：签证资料后期直接作为结算依据，故签证发生后严格按照签证会签流程执行，相关责任部门认真核实审批，签批完成后项目部统一转交给预算部，由预算部统一编号再下发。 现项目部对签批完成的签证资料按栋号及预算部的编号连续分别复印留存备档（总包范围内的须按栋号存档，分包可按楼号和施工单位存档）。 3、表格格式： 签证管理目录格式：（项目名称及楼号）签证管理目录编号施工单位签证部位签证内容签证日期（乙方提报时间为准）001002 工程经济签证单格式：日照安泰集团工程经济签证单( )项目日期：（乙方电子版注明提报日期） 编号：（甲方预算部统一手写编号，空）工程名称 施工情况
10、（签证主要涉及进度部位，须填）施工单位签证名称（签证主要涉及内容，须填）（签证内容一律电子版描述）施工单位：监理单位：（现场监理跟踪负责人）项目部：（经办人、项目经理）预算部：（经办人、预算部经理）项目副总经理：项目总经理：说明：签证发生后施工单位于2日内完成签证内容上报公司,规定时间内未完成责任由施工单位自负，签证内容须采用A4纸电脑打印，手写无效。经施工单位签字后依次由监理单位、项目部（经办人、负责人）、预算部（经办人、负责人）、副总经理、总经理审核签字认可，未经总经理签批的签证不能作为结算依据。签证单原件一式两份，施工单位一份（原件），甲方档案室一份（原件），预算部、项目部各存一份复印件
11、。（二）、工程设计变更管理流程及书面资料归档要求：一、设计变更流程管理流程：1目的管理、控制设计变更，确保任何工程变更都进行了必要的审批和信息传递。2适用范围本规程适用于公司开发项目中有关工程变更的管理和控制。3、职责分工：1）项目工程部负责各类工程变更的最终确认和实施；2）销售部负责客户相关变更的确认、信息传递和跟踪验证；3）集团预算部负责相关变更的费用预算及审定；4）总工办、项目总经理负责变更的审批。2、 工作程序1）顾客要求的变更顾客要求变更(不论是签订合同前还是签订合同后)，销售部经办人须向顾客说明变更发生的费用(设计费和材料费等)要由顾客自行承担。顾客要求变更，销售部经办人(销售员)
12、须将顾客要求的变更内容以及顾客愿意承担相关费用的承诺填入设计变更联系单并请顾客确认，设计变更联系单由销售部指定人员负责依次传递到总工办、项目工程部、预算部和设计单位审签意见。在上述单位、部门审签意见后，销售部负责人根据他们的意见签署本部门的意见或建议，并最终报请项目总经理审批确定。各会审部门在审签意见时若不同意变更，必须详细说明理由并及时反馈。总工办若同意变更，及时向销售部反馈信息；项目工程部若同意变更，须同时注明对设计变更联系单的时限要求，预算部会审主要对工程变更所产生的费用进行估算，以便项目总经理能在获得充分信息的情况下进行审批。经项目总经理最终审批不同意更改的，设计变更联系单原件由销售部
13、保存，销售部经办人(销售员)须及时向顾客解释说明并请求顾客谅解。经项目总经理最终审批同意更改的，销售部指定人员须及时将设计变更联系单复印并传递给设计单位及项目工程部(原件由销售部指定人员保存)，由销售部和项目工程部共同催促设计单位及时变更。预算部需及时核算应由顾客承担的费用并书面提供给销售部，并由销售部经办人(销售员)及时与顾客签订补充协议。对于顾客要求的变更，由销售部指定人员负责督促项目工程部进行相应的工程变更并进行实地验证。设计单位盖章后，由销售部指定人员转交给项目资料管理员再统一登记编码并发放相关单位、部门（施工单位、销售部、项目部、预算部、监理单位、档案室）存档备份。2）甲方项目部及上
14、级领导要求的变更在施工过程中若发现设计不合理可申请要求变更，项目工程部负责填写设计变更联系单，并提报集团总工办、监理单位、集团预算部、项目总经理予以批准确。（工作流程详见附图一）由项目工程部提出的的变更，若影响房屋使用功能、户型布局、立面或面积的，项目工程部须向销售部及时传递书面的变更信息。涉及工程经济类费用的由集团预算部负责编制变更费用，作为项目总经理审批依据。2万元以上的由项目总经理（或授权委托人）报集团总经理审批，审批完成后变更实施。2）施工、监理等合作单位要求的变更本公司原则上不允许合作单位擅自调整已经确认的设计图纸，但因技术方面的考虑确需对原设计进行调整时，合作单位可向项目工程部提出设计变更申请，由项目工程部负责填写设计变更联系单提报集团总工办、监理单位、集团预算部、项目总经理予以批准确认（工作流程详见附件二、三）。项目工程部须对照原设计图纸对合作单位提出的变更进行认真核对，发现对原房屋的使用功能、户型布局、立面或面积产生影响的，须立即向销售部传递书面的变更信息。涉及工程经济类费用的由集团预算部负责编制变更费用，作为项目总经理审批依据。2万元以上的由项目总经理（或授权委托人）报集团总经理审批，审批完成后变更实施。 附件： （一）建设单位提出设计变更的程序流程图总工办审核确认
