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1、第七讲 数据的管理与分析 通过对工作表和图表的学习，我们了解了Excel2000有很强的表格处理和图表功能。在数据的管理分析方面，尽管Excel并不是一个真正的数据库管理系统，但在管理数据、操作数据、作数据分析透视等方面，Excel却能实现数据库的管理职能。实际上，Excel是将数据列表用作数据库的。一、 数据列表所谓数据列表是包含相关数据的一系列工作表数据行，例如一批学生成绩、一组商品发货单数据，或一组单位名称和联系电话等等。在数据列表中，第一行数据通常用来作为数据列表的列标题，对列表的内容进行说明，它相当于数据库中的字段名称；其余各行的内容都是由列标题所标识的具体数据组成，每一行就象是数据
2、库中的一个记录。在执行数据列表中数据的排序、筛选、分类汇总时，Excel会自动将数据列表视作一个数据库。数据列表不同与一般的工作表，在数据列表中每列必须有列名，且每一列必须是同类型的数据。可以说数据列表是一种特殊的工作表。例如，上一节中介绍过的“学生公共课成绩表”就可以看作是一个数据列表，如图7-1所示。图7-1 数据列表示意图1. 数据列表数据的输入在工作表中建立一张数据列表后，就可以输入数据了。在建立数据列表时需要注意以下几点：l 一个工作表上最好只建一个数据列表；l 数据列表中最好不要有空白行和空白列；l 在数据列表中的第一行一定是列表头（字段名），名字必须唯一；l 数据列表中同一列上的
3、数据类型要完全相同。l 如果工作表中还有其它的数据，那么数据列表要与这些数据间留出至少一个空白列和一个空白行；数据列表既可像一般工作表一样进行输入和编辑，又可通过“数据”菜单“记录单” 命令图7-2 “记录单”对话框查看、更改、添加及删除数据列表中的记录。在图7-1所示的数据列表中选定任一单元格，选择“数据”菜单“记录单”命令，屏幕显示图7-2所示记录单对话框，一个记录单一次只显示一个完整的记录。如果在记录单上输入或编辑数据，Excel将在数据列表中及时更改相应的单元格内容。2. 列表数据的编辑 数据列表的编辑可以和一般的工作表数据的编辑一样进行，由于数据列表的特殊性，对数据修改后，要注意保证
4、数据列表中数据的完整性。所以数据列表通常是以记录（一行）或字段（一列）为单位进行编辑的。（1）添加新记录可以在数据列表的末尾依次输入数据，添加一条新记录，不过要保持每一列数据类型的一致性。（2）插入记录可以先插入空白的行，然后再在空白行中输入数据。（3）删除记录选中要删除的一个或多个记录（行），然后选择“编辑”菜单 “删除”命令项（注意！不是用“清除”）。（4）增加字段可以先插入空白的列，然后在空白的列中输入字段名及具体的数据。（5）删除字段选中要删除的一个或多个字段（列），然后选择“编辑”菜单 “删除”命令项，删除字段实际上是删除字段所在的列。需要注意的是：如果在一张工作表中有多个数据列表，
5、那么，在插入和删除记录、字段时，就不能简单地插入或删除行和列，而只能是插入或删除局限在本数据列表范围的单元格区域中的数据。二、 记录（行）的排序Excel2000的排序功能允许对数据列表中的所有记录（行）按照某种约定重新安排次序，从而实现用户按自己的要求对数据列表进行组织和管理。1. 简单排序直接使用“常用”工具栏上的“升序”、“降序”按钮就可以实现简单的数据排序。例如要对图4-93中“计算机”成绩作重新排序，可以这样操作：单击“学生公共课成绩表”中“计算机”列上的任一单元格选择“常用”工具栏“降序”（“升序”）按钮（如图7-3所示），即可将“计算机”成绩从高（低）到低（高）重新排列。 “升序
6、”按钮 “降序”按钮图7-3 “常用”工具栏上的“降序”/“升序”按钮 2. 复杂数据排序如果排序要求复杂一点，就需要使用“数据”菜单的“排序”命令了。例如在“学生公共课成绩表”中先按“总分”降序排序，若总分相等，再按“语文”降序排序，语文相等，再按“数学”降序排序。这个排序过程已不再局限于单列之中了，所以必须使用“数据”菜单的“排序”命令。操作步骤如下：第一步 单击数据列表区域内的任何一个单元格；第二步 选择“数据”菜单“排序”命令项弹出对话框，如图7-4所示；第三步 在“排序”对话框中设置排序条件；第四步 单击“确定”按钮，完成排序操作完成。图7-4 “排序”对话框第三步中排序条件的设置：
7、Excel在排序时以“主要关键字”作为排序的依据，当主要关键字相同时按“次要关键字”排序，如果次要关键字又相同，再考虑“第三关键字”。每个关键字有“递增”和“递减”两种排列顺序。在Excel中，用字段名作为排序的关键字。在排序中必须指明主要关键字。其他的关键字可以没有。可以在对话框的“当前数据清单”区设置“有标题行”或“没有标题行”。Excel据此确定数据列表是否有标题行（字段名）。一般Excel会自动判别数据库中是否有标题行，所以通常也不需要设置。如果有标题行，而指定的是“无标题行”，就会将标题行作为数据记录排序到数据列表中。请记住：如果排序结果不对，要立刻用菜单命令“编辑”菜单“撤消排序”
8、，把刚才的操作撤消，恢复数据列表原来的样子。 Excel默认状态为按字母顺序排序，如果需要按时间顺序（对月份或星期）数据排序，可以自定义排序次序：单击“排序”对话框“选项”按钮，然后在弹出的“排序选项”对话框（见图7-5）中进行设置。对话框中的“自定义排序次序”只能作用于“主要关键字”下拉列表框中指定的数据列。如果要使用自定义排序次序对多个数据列排序，请分别对每一列执行一次排序操作。如果希望按特殊顺序排序，例如百家姓，则要使用自定义序列。图7-5 “排序选项”，对话框如果希望根据行的数据对数据列排序，则可用下面的方法：第一步 在“排序”对话框中，单击“选项”按钮；第二步 在“排序选项”对话框的
9、“方向”框中设置“按行排序”，单击“确定”；第三步 在“主要关键字”和“次要关键字”中，选定需要排序的数据行，单击“确定”三、 数据的筛选 要显示出数据列表中满足给定条件的记录行数据，把不满足条件的数据暂时隐藏起来，可用自动筛选来达到要求。Excel提供了自动筛选和高级筛选两种方法，其中自动筛选较简单，而高级筛选的功能较强，可以利用复杂的筛选条件进行筛选。1自动筛选在“学生公共课成绩表”中插入“性别”、“出生年月”两列数据：如图7-6所示。图7-6 插入“性别”、“出生年月”两列数据的“学生公共课成绩表”（l）自动筛选操作 自动筛选的操作步骤如下：第一步 选定数据列表中的任一单元格；第二步 选
10、择“数据”菜单“筛选”命令项“自动筛选”命令。此时在字段名（列标题）的右下角显示一个下拉控制箭头，如图7-7所示。第三步 单击某一字段名的下拉控制箭头，出现下拉列表。在下拉列表中，通常包括该字段中每一独有的选项，另外还有五个选项：全部、前十个、自定义、空白、非空白。第四步 在下拉列表中单击某一个具体的值，这时符合条件的记录被显示，不符合筛选条件的记录均隐藏起来。 例如，单击“数学” 字段名的下拉箭头按钮，然后在列表中选择87，则所有数学成绩是87分的学生记录都筛选出来了。调选出的记录所在加列号变成了蓝色。 如果在下拉列表中选定“空白”，就仅显示该字段为空白的那些记录，选定“非空白”则仅显示该字
11、段不为空白的那些记录。 恢复隐藏的记录恢复的方法有：图7-7 “自动筛选”窗口l 单击“数据”菜单“筛选”命令项“全部显示”命令，可恢复显示数据库所有的记录，这时菜单中“自动筛选”命令旁的“”仍存在，所以筛选的下拉按钮也在，仍可以继续筛选。l 选择“数据”菜单 “筛选”命令项“自动筛选”命令，此时“自动筛选”旁的“”消失，结束自动筛选，数据列表恢复成原样。l 最简单的方法是：只须在字段名的下拉菜单中选择“全部”即可。（2）自动筛选的“自定义” 在图4-99中，如果单击“数学”字段下拉表中的“自定义”项，就会弹出“自定义自动筛选方式”对话框，如图7-8所示。在对话框中可以自定义自动筛选的条件，这
12、些条件当然不像是选择某一个值那么简单。 在对话框的左下拉列表中可以规定关系操作符（大于、等于、小于等等），在右下拉列表中则可以规定字段值，而且两个比较条件还能以“或者”或“并且”的关系组合起来形成复杂的条件。 例如，可以自定义筛选条件为数学成绩在85分和95分之间（大于等于85并且小于等于95），见图4-100。图7-8“自定义自动筛选方式”对话框通过对多个字段的依次自动筛选，就可以叠加为复杂一些的筛选操作。例如要筛选出英语和数学成绩都在85分以上的学生的记录，可以先筛选出“英语成绩在85分以上”的学生记录，然后在已经筛选出的记录中继续筛选“数学成绩在85分以上”的记录。2. 高级筛选对于复杂
13、的筛选条件，可以多次使用“自动筛选”来叠加完成。但如果使用“高级筛选”功能，既直观又方便，使用效率上事半功倍。使用“高级筛选”的关键是学会如何设置由用户自定义的复杂组合条件，这些组合条件常常是放在一个称为条件区域的单元格区域中。（1）筛选的条件区域使用“高级筛选”时需要一个“条件区域”，条件区域包括两个部分：标题行（也称字段名）；一行或多行的条件行。创建一个条件区域的操作步骤如下：第一步 在数据列表记录的下面准备好一个空白区域；第二步 在此空白区域的第一行输入字段名作为条件名行，最好是把字段名行整个都复制过来，以免输入时因大小写或有多余的空格而造成不一致；第三步 在字段名的下行开始输入条件。（
14、2）筛选的条件 简单比较条件简单条件是指只用一个简单的比较运算 ( =、=、=、 )表示条件。在条件区域字段名正下方的单元格内输入条件，如：姓名英语数学8085当是等于（=）关系时。等号“=”可以省略。当某个字段名下没有条件时，允许空白，但是不能加上空格，否则将得不到正确的筛选结果。对于字符型字段，在条件行中可以使用通配符“*”及“？”。字符的大小比较按照字母顺序进行。对于汉字，则以拼音为顺序。如果是汉字、字符串用于比较条件中，那么必须用双引号“”括起来（如“男”、“Beijing”等）。例题一：在“学生公共课成绩表”中筛选出满足条件“数学=85分且英语80分”的记录，条件区域的设置如图7-9所示。图7-9 条件区域的设置 组合条件对于需要使用多重条件在数据列表中筛选记录，就必须把条件组合起来。基本的形式有两种：在同一行内的条件表示AND（“与”）关系，也就是“所有条件为真（成立）结论才真”。例如：要筛选出“所有姓刘并且计算机成绩不低于86分”的记录，条件表示为：姓名计算机刘*=86 如果要建立一个条件为某字段的值的范围，必须在同一行的不同列中为每一个条件建立字段名。例如：要筛选出“所有姓刘并且英语成绩在70至79之间”的记录，条件表示为：姓名英语英语刘*=70=8060
