《{办公文秘}英国行政管理及文秘标准体系引进工作指南.》由会员分享，可在线阅读，更多相关《{办公文秘}英国行政管理及文秘标准体系引进工作指南.（81页珍藏版）》请在金锄头文库上搜索。
1、英国NVQ行政管理及文秘标准体系引进工作指南Guide for Introducing British NVQAdministration Standards System劳动保障部职业技能鉴定中心 李怀康1. NVQ行政管理及文秘标准体系的引进 (Introducing NVQ Administration Standards Systems)1.1 行政管理及文秘的职业范畴英国行政管理及文秘标准委员会在制定行政管理及文秘标准时对这个职业的性质作出了一个定义，即行政管理及文秘工作的主要职责是：“通过建立、实施、维持和评估各项管理制度、工作程序和服务活动，来有效地促进本机构自身目标的实现。”这
2、一简明扼要的定义包含了三层含义：一是该职业活动的性质与各种组织机构的管理制度和工作程序相关；二是这一活动的范畴涉及到从低到高所有管理层次上的各种工作或服务；三是从事这一职业的工作宗旨就是要不断地提高自身或所在团体的效率，来实现整个组织机构的社会或经济目标。根据这一职业工作方式的特点，英国NVQ行政管理及文秘标准委员会指出行政管理及文秘人员的工作任务：主要是要承担行政管理性的例行公事，即在现有制度规定的范围内、按照既定的工作程序去办事；除此以外，还要在行政管理的活动范围内处理各种不可预见的事务、不断地为促进组织机构的工作效率去工作。我们引进英国NVQ职业标准体系中的所谓“行政管理及文秘”，英文原
3、文是：Administration。在英国NVQ的标准体系里它的职业概念是行政或事务管理所包含的全部内容。其标准体系的基础部分所描述的职责主要是执行性的事务工作，包括来访接待、安全保卫、文件收发、信息处理、文档保管、文件准备和办公设备使用等。由于这些工作任务与我们对秘书职业技能标准的规定基本一致，我们曾经把Administration的职业概念理解为秘书，秘书的英文是Secretary，所以我们在使用这一词汇时，把它翻译为文秘。但是所谓“文秘”这个名称无论从语言文字和职业定义上都不能说明我们引进的这个职业的全部内含，所以我们使用了行政管理及文秘这一名称。因为，在英国NVQ Administra
4、tion 这个职业基础部分的工作与文秘相似、而在这个职业高层次的范畴，本身是就是各种管理性的工作。在我国的职业资格体系中的秘书与英国NVQ行政管理及文秘职业标准的基础部分相似。1997年，我国原劳动部组织有关专家制定了秘书职业技能标准，并在全国颁发实行。在这个标准文本里，对秘书的职业所做的定义是：专门从事办公室程序性工作、协助领导处理政务及日常事务并为领导决策及其实施服务的人员。对照英国行政管理及文秘的职业定义进行比较，从该职业本身的发展规律和人才发展的需要来看，我们目前对秘书所做的职业定义和技能标准的内容都限定于服务和事务性工作。在此基础之上，我国的秘书职业还应开发一个走向高层管理岗位的通道
5、。在传统的劳动人事制度下，各级管理人员都是按干部身份的待遇，归于一定的行政管理级别，还没有为这种管理工作确定一个统一的职业定义或范畴。随着我国劳动人事制度的改革，工人和干部之间的身份障碍基本消除，各种所有制的社会经济机构之间的人员流动频繁，从事行政或事务管理人员广泛分布在各种性质的组织机构，用原有的行政管理干部的等级和标准已经不能说明或描述他们的工作现状和身份。在市场经济的大环境下，迫切需要为这些人员确定一个统一的、科学的职业范畴及其标准体系。通过引进英国NVQ行政管理及文秘职业标准体系将为建立我国自己的行政管理及文秘职业标准体系提供经验和技术。我国现行的秘书职业技能标准体系也应根据目前的职业
6、现状和通行的国际惯例与行政管理的职业标准体系并轨。1.2 行政管理及文秘标准体系的建立英国的行政管理及文秘标准是国家职业标准和资格体系中的一部分，它的建立具有广泛的社会基础。英国行政管理及文秘标准体系建立的一个最基本原则就是： 由行业制定 为行业服务 被雇主和用人单位所认可英国文秘标准体系的开发主要依靠英国行政管理及文秘产业指导机构。该机构由各种国有和私营企业、各有关行业组织、工会，以及教育培训机构的人士参与组成，代表着该产业界有关方面的利益。该机构制定行政管理及文秘标准的宗旨是：“通过开发和推广行政管理及文秘职业标准，促进组织机构的高效率”。英国NVQ行政管理及文秘标准在开发过程中，曾经广泛
7、地征求了各界人士的意见，并组织专家和执业人员进行了全面系统的研究和修订，通过反复试点和检验后，才正式由英国国家职业资格委员会正式向社会颁布。与其他职业不同的是，由于英国NVQ行政管理及文秘标准的内容覆盖面广，而且标准等级延伸到高层次的行政管理工作领域，所以，英国行政管理及文秘产业指导机构涉及的行业范围更广泛，与教育培训和政府机构的联系更紧密，其标准体系的建立对整个英国NVQ证书体系的影响更深远。1.3 行政管理及文秘标准体系的特点 英国NVQ行政管理及文秘标准体系不仅具有NVQ标准模式的基本特征、还体现出其行业特有的性质。1.3.1 科学的职业功能导向，可体现实际工作岗位对员工工作能力的要求。
8、英国NVQ行政管理及文秘标准体系以实际工作岗位的功能分析为基础，以实际工作岗位的需要为基准。它测量的是一个人能做什么，而不仅仅是他知道什么。这是英国NVQ制度的核心和灵魂。英国从1986以来，在150个行业和专业设置了数千个职业的标准。因为雇主们对每一个职业或岗位需要何种技能最有发言权，所以这些标准都是以雇主为主组成的产业指导机构设置的。这种标准体系确立了以职业需要为导向，而不是以学科发展的需要为导向的教育培训目标，从根本上改变了传统教育培训中重理论轻实践的倾向，使职业培训和资格考核适应了生产经营和技术发展的要求。例如、在行政管理及文秘标准体系中，把“提高工作效率”、“建立有效的工作关系”等基
9、本技能列入标准体系，这是NVQ行政管理及文秘标准体系的一个值得注意的方面。它客观地反映了这个职业的现实状况和实际需要。尽管我们可以开设很多有关“效率”和“公关”的课程、但是这些技能不是在课堂上可以学到的，而必需通过反复的工作实践才能体会和掌握。以工作能力为基础的行政管理及文秘标准体系决定了其考评方式与传统考试决然不同。英国NVQ行政管理及文秘标准体系不追求表面上的考试成绩，他们关注的是你的工作能力和在工作中的表现是否符合岗位要求。以工作现场考核代替传统的课堂考试，以实际工作成果代替考试成绩，这是执行NVQ行政管理及文秘标准的基本要求。这种考核很少设置笔试，也从不搞故弄玄虚的考题。他们的考核总是
10、帮助你在自己的工作实践中去认识本岗位要求达到的目标，并通过不断的努力去达到这个目标。NVQ的考核方法坚持以职业要求的标准为尺度，真实有效地考核考生的实际工作表现。这就彻底摈弃了现代考试制度中最不合理的因素，为人才培训和考核开创了新的途径。1.3.2 完整的职业等级体系，可为人才的发展提供一个逐步提升并走向高层次职位的通道。在英国NVQ的标准体系的等级设置最低的等级为1级、最高的等级为5级。各种职业千差万别，它们的等级设置并不完全一样。行政管理及文秘标准体系的等级设置是完整的，它具有5个等级标准。在这个等级体系里最基础的是事务性和服务性的文秘工作、在这之上逐步延伸扩展到日程事务管理、各种资源配置
11、、项目计划、实施和评估、内外关系协调、甚至重大事务的决策和监督等高层次的行政管理活动。英国NVQ行政管理及文秘国家1级标准是这个职业的入门等级，它有9个单元，它包括了行政管理及文秘人员必需具备的、最基本的职业技能。这9个单元都是必需完成的单元，不仅刚刚进入这个职业的新手必需熟悉这9个职业标准的行为规范，并达到这个标准，所有等级的管理人员都要掌握这个标准，这是进行组织机构内部人事管理的基本条件。英国NVQ国家2级到4级标准有必选单元（7-8个），还有若干可选单元（3或7个）。这些标准级别的设置根据管理职位的递进关系逐步增加了工作的责任、难度和范围，同时也给组织机构内不同部门岗位的特殊要求留有较大
12、的选择余地。一般来说，这些级别的管理人员已经具备了岗位要求基本的技能，并且非常熟悉本岗位的专业要求和规范，由于有这些标准的指导，使他们更加明确本岗位与较高一级岗位之间的递进关系，比较容易接受和掌握高标准的工作规范和要求，这就为他们进入高等级岗位和职务奠定了良好的基础。英国NVQ国家5级标准有6个必选单元，这些单位规定了高级管理人员必需具备的能力和素质，包括组织机构战略决策的制定、组织实施和评估，以及为实现战略目标需要进行的一切开发和管理工作。从内容来看，这些标准的单元提出的要求很高，要达到这个标准，不仅需要丰富的实践经验，还需要经过高级工商管理的教育和培训。从标准的连续性来看，从1级到5级虽然
13、跨度很大，但是最高等级的标准也不是高不可攀，它是较低等级标准逻辑发展、循序渐近的必然结果。另外，走向最高等级的管理人员一般也是经过了各级别标准的考核，具备了各种基本技能和素质，只有具备这种坚实的实践基础，才能作为一个称职的、全面负责组织机构经营管理的高层经理人员。正如英国NVQ行政管理及文秘职业的定义所述，无论你处在这个职业的那个等级，大家的工作宗旨都是一样的，并且大家都处在一个管理体系和工作程序之中，每个人的工作活动都是相互关联、逐步延伸的。各等级之间没有不可逾越的鸿沟，随着工作涉及的范围越来越广，责任越来越重，难度越来越大。在这种等级体系里，每个人都可以看到自己的发展通道和工作目标。1.3
14、.3 广泛的行业适应范围，可为各类行政事务管理工作建立一个统一的行为规范和资格认证体系。英国NVQ行政管理及文秘标准体系所对应的是一个职业群，在英国NVQ的标准体系里，也有一些带有行业特点的行政管理及文秘职业。例如商务管理（Business Administration），办公室事务管理（Office Administration），金融事务管理（Bank Administration），秘书事务管理（Secretary Administration），等等。英国NVQ行政管理及文秘的标准体系包含了这些职业的一些共性的内容，因此，它所适应的行业范围较其他职业更广泛一些。英国行政管理及文秘标准委
15、员会提出的一个口号是：“文秘是每一个人的事业。”在英国从事行政管理及文秘工作的人数占社会公共部门和私有企业就业人数的31%。其中大约有一半从事管理和行政工作，另一半承担事务性工作或私人秘书的角色。行政管理及文秘职业的广泛适应性，还使它作为一个特殊的工作，成为大多数人职业中的一个重要内容。在英国颁发的1到4级的国家职业资格证书中，国家行政管理及文秘职业资格证书占有30%以上。到目前，英国有9家证书机构都在颁发行政管理及文秘职业资格证书。从行政管理及文秘职业的现状来看，其主要涉及的组织机构是：各行各业的企业、事业单位；各类行政管理部门（包括政府、军队和社团），教育培训和福利机构，等等。这些行政管理
16、及文秘人员的主要工作岗位主要是：行政事务管理人员、各类事务助理、秘书、以及商业服务管理人员，等等。这样一个行业分布广泛，岗位类型复杂的职业，由于有了一个统一的标准体系和行为规范，才能充分促进行政管理及文秘人才的开发、流动和使用。1.3.4 灵活的岗位功能模块，可根据实际情况和需要确定或调整员工培训和业绩考核的计划英国NVQ标准体系的制定采用的是职业功能分析法，这种职业单元模块式的描述，不但是以工作能力为基准的，而且，每一个单元模块都是相对独立的工作任务。因此，在职业培训和技能鉴定中可以独立地按单元来进行，甚至独立颁发单元的合格证书。这种灵活的岗位功能模块对各种组织机构的人力资源开发工作具有特别明显的优势。在制定企业的员工培训和考核计划时可以通过引进NVQ的标准体系，与一批或全部员工的素质状况进行比较，确定哪些员工在哪些单元还存在差距，需要在哪些单元进行培训或进修，以减少培训的盲目性。员工在自己的
